Навігація
Головна
Подання документів для реєстрації кандидатів, списків кандидатівЕкспорт в MS Word, збереження в файл і друк тексту документаРобота з текстом документаОсновні документи, що виконують функції договору при водних...Функції ціниФункція мобілізаціїФункції філософіїЕкспорт в MS Word і збереження в файл списку документівОсновні етапи створення документаОсновоположні організаційно-методичні документи
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Функції документа

Будь-який документ поліфункціонален, що дозволяє йому задовольняти різні соціальні потреби і виступати засобом і способом реалізації покладених на апарат управління функцій. У документах, що виступають одночасно засобом і способом реалізації покладених на апарат управління функцій, відображаються всі форми управлінської діяльності.

Головна, єдина для всіх документів функція - збереження і передача (поширення) інформації в часі і в просторі.

Функції документа поділяються на загальні - властиві будь-якому документу, і специфічні - властиві окремим видам документів. До загальних функцій відносяться:

інформаційна, тобто будь-який документ є носієм інформації, його мета - задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань, зберігати цю інформацію в часі і в просторі;

соціальна, Г.Є. всякий документ є вираженням тієї чи іншої соціальної потреби;

функцію фіксації, тобто документ є засобом фіксації інформації про вжиті управлінських рішеннях і результатах функціонування системи управління;

комунікативна, тобто документ є інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності, виступаючи засобом прямого і зворотного зв'язку між керуючою і керованою системами, між державними організаціями, посадовими особами. Документ забезпечує документную комунікацію, яка без нього була б неможлива;

кумулятивна, тобто за допомогою документа інформація не тільки передається, але і накопичується, збирається, впорядковується з метою її збереження для нинішнього і майбутніх поколінь;

культурна, тобто документ - це письмовий історичне джерело, пам'ятка історії та культури, який виступає засобом закріплення і передачі культурних традицій.

Особливості різних сфер управлінської діяльності зумовили наявність також ряду специфічних функцій, якими наділяються лити деякі групи документів.

Одна з основних функцій управління, що реалізуються в діяльності владних структур, - функція організації системи і процесів управління, знаходить вираз у комплексі організаційних документів. Це статут, положення, правила, що встановлюють статус, межі компетенції, функціональний зміст діяльності органу управління, його структуру, штатну чисельність, посадовий склад та інші аспекти.

Функція планування реалізується в результатах планування діяльності організації, які фіксуються в планових документах.

Вирішення адміністративних питань, питань взаємодії, забезпечення, регулювання діяльності органів влади, установ, організацій та їх структурних підрозділів, окремих посадових осіб знаходить відображення в розпорядчих документах. Створенням інформаційно-довідкової та довідково-аналітичної документації завершується процес збору і обробки об'єктивної і достовірної інформації, яка становить важливий елемент і умова прийняття обґрунтованих, своєчасних і реальних управлінських рішень.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Правовий функцією наділені законодавчі та правові нормативні документи, які фіксують правові норми і правовідносини в суспільстві, або документи, які тимчасово виконують цю функцію (наприклад, будь-який документ, який виступає в якості судового докази).

Результати діяльності будь-якої організації фіксуються в звітній документації, що виконує роль зворотного зв'язку і забезпечує необхідний і своєчасний контроль за виконанням прийнятих рішень, що дозволяє зіставляти реальні результати із запланованими і на підставі цього коригувати діяльність організації.

Науково-історичну функцію виконують документи, які реалізували свої основні функції і надійшли в архів. У загальному масиві документації такі документи становлять близько 12-14%.

Знання функцій документа дозволяє:

• визначити справжню цінність документа, соціальну значимість його змісту;

• призвести наукову класифікацію і типологізацію документа;

• оптимізувати процес його створення, поширення, зберігання та використання в бібліотеках, архівах, книгарнях і т.п .;

• сформувати понятійний апарат діловодства.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Подання документів для реєстрації кандидатів, списків кандидатів
Експорт в MS Word, збереження в файл і друк тексту документа
Робота з текстом документа
Основні документи, що виконують функції договору при водних перевезеннях
Функції ціни
Функція мобілізації
Функції філософії
Експорт в MS Word і збереження в файл списку документів
Основні етапи створення документа
Основоположні організаційно-методичні документи
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук