Навігація
Головна
БЛАНКИ І СКЛАД РЕКВІЗИТІВ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ПРАВИЛА ЇХ...Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документівМовні вимоги до оформлення реквізитів документаОформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003Реквізит "Гриф затвердження документа"
Вимоги до бланків управлінських документівЗагальні вимоги до бланків документів та оформлення документівБЛАНКИ І СКЛАД РЕКВІЗИТІВ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ПРАВИЛА ЇХ...Оформлення бланків документівБланк документа і його різновиди
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Вимоги до оформлення реквізитів документів

01. Державний герб РФ поміщають на бланках документів відповідно до Закону про герб. Відповідно до Закону відтворення Державного герба РФ на бланках документів допускається в трьох варіантах:

• в багатоколірній варіанті - на бланках федеральних конституційних законів і федеральних законів; указів і розпоряджень Президента РФ; постанов Ради Федерації і Державної Думи; постанов і розпоряджень Уряду РФ; рішень Конституційного Суду, Верховного Суду та Вищого Арбітражного Суду РФ; а також на бланках Президента РФ; Ради Федерації і Державної Думи, Уряду РФ; Конституційного Суду, Верховного Суду та Вищого Арбітражного Суду РФ;

• в одноколірному варіанті - на бланках адміністрації Президента РФ; повноважних представників Президента РФ у федеральних округах; федеральних органів виконавчої влади; Генеральної прокуратури РФ; Уповноваженого з прав людини в Російській Федерації; Рахункової палати РФ; Центральної виборчої комісії РФ; Банку Росії;

• в одноколірного варіанта без геральдичного щита - на бланках Міжвідомчої комісії із захисту державної таємниці; органів, організацій та установ при Президентові і Уряді РФ; дипломатичних представництв, консульських установ та інших офіційних представництв РФ за її межами.

Законом також встановлено, що Державний герб РФ поміщається на печатках федеральних органів державної влади, інших державних органів, організацій та установ, а також органів, організацій та установ незалежно від форм власності, наділених окремими государственновластнимі повноваженнями.

Зображення Державного герба РФ розташовується на верхньому полі бланка документа.

02. Герб суб'єкта РФ розміщують на бланках документів відповідно до правовими актами суб'єктів РФ.

На бланках документів можуть також програватися герби територій або населених пунктів, затверджені у встановленому порядку. Місце розташування гербів - верхнє поле документа.

03. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщається на бланках документів відповідно до статуту (положення) організації.

Емблема організації являє собою умовне графічне зображення, затверджене в установленому порядку відповідно до статуту (положення про організацію). Як емблеми організації можуть виступати товарний знак, малюнок, абревіатура, комбіноване буквено-графічне зображення та ін. Наприклад:

При кутовому розташуванні реквізитів емблема поміщається в лівому верхньому куті аркуша, при поздовжньому - в середині його верхнього поля.

Важливо запам'ятати!

При наявності зображення Державного герба РФ або герба суб'єкта РФ на бланку організації емблема не воспроизводится.

04. Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) відповідно до Положення про ведення Загальноросійського класифікатора підприємств і організацій (ОКПО) і взаємозалежних з ним класифікаторів. Код організації оформляється у вигляді восьмизначний цифри в правій верхній частині першого аркуша документа. Він може бути проставлений друкарським способом на бланку документа організації.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

05. Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

06. Ідентифікаційний номер налогоплателиціка / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

07. Код форми документа проставляється по ОКУД, при складанні конкретного виду документа тільки на уніфікованих документах, назви форм яких включені в ОКУД. Він відтворюється у вигляді семи цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ) в правій верхній частині документа. Наприклад:

0221052 - посадова інструкція;

0222152 - штатний розклад.

08. Найменування організації включає повне та скорочене (за наявності) найменування автора документа.

Важливо запам'ятати!

Найменування організації повинне відповідати найменуванню, закріпленого в її установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою.

Пол повним найменуванням організації вказують скорочена (а за його відсутності - повне) найменування вищестоящої організації.

Найменування організацій суб'єктів РФ, що мають як державної мови поряд з російською державна мова суб'єкта РФ, друкується на двох мовах. При цьому найменування організації державною мовою суб'єкта РФ розміщують нижче або праворуч від найменування державною мовою РФ.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Скорочене найменування організації - автора документа, якщо воно закріплене в її установчих документах, поміщають нижче повного або за ним. Наприклад:

МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОГО ЗАХИСТУ

РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

(Мінпраці Росії)

Найменування іноземною мовою, якщо воно закріплене в установчому документі, мають нижче найменування російською мовою.

Якщо автором документа виступає філія, територіальне відділення, представництво або структурний підрозділ організації, то його найменування поміщають нижче реквізиту.

Відомості про конкретний автора документа обов'язкові на внутрішніх документах організації.

09. Довідкові дані про організацію можуть включати в себе за рішенням організації: поштову адресу, номери телефонів, факсів, телексів, адресу електронної пошти та інші дані. Цей реквізит зазначається тільки в листах. Його розташовують у верхньому лівому кутку під реквізитом "Найменування організації" або на нижньому полі кутового бланка документа. Наприклад:

Профспілкова у л., Д. 82,

Москва, 117393

Тел. / Факс (495) 718-78-74

E-mail, Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт.

На бланках для листів та факсів юридичну адресу проставляється друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки.

10. Найменування виду документа, складеного або виданого організацією, є одним з найважливіших реквізитів документа. Воно регламентується статутом або положенням про організацію та повинно відповідати видам документів, передбачених Загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД) (клас 0200000). Цей реквізит вказує на призначення документа, визначає склад його реквізитів і структуру тексту.

Найменування виду документа друкується великими літерами, наприклад: Наказ, Розпорядження. Його розташовують в заголовної частини документа нижче реквізиту "Найменування організації".

11. Дата документа - один з основних реквізитів документа. Його відсутність позбавляє документ юридичної сили.

Датою документа вважається: дата його підписання (для наказів, факсів, листів, довідок); затвердження (для планів, звітів, правил, інструкцій) або дата події, що в ньому зафіксовано (для протоколів, актів). Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа вважається найбільш пізня дата підписання.

Всі дати в документі (у його заголовної частини, в тексті, в реквізитах "Резолюція", "Візи", "Гриф затвердження" та ін.) Оформлюються цифровим способом арабськими цифрами в певній послідовності: день місяця (2 знака), місяць (2 знака), рік (4 знака). Наприклад, дату 5 грудня 2014 слід оформляти:

05.12.2014.

Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати без лапок. Наприклад: 5 грудня 2014, а також оформлення дати в прийнятій у багатьох країнах послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад: 2014.12.05.

Дата документа проставляється в його верхній заголовної частини нижче реквізиту "Найменування виду документа".

12. Реєстраційний номер документа проставляється одночасно з датою документа. Він являє собою умовне позначення документа, введеного в інформаційно-пошукову систему організації. Для внутрішніх документів (наприклад, наказів) его зазвичай порядковий номер документа з початку календарного року. Для вихідних документів реєстраційний номер може складатися з декількох складових: індекс структурного підрозділу, індекс справи за номенклатурою справ, де буде зберігатися копія документа, і порядковий номер документа. Наприклад: 02-12 / 11, де 02 - індекс структурного підрозділу, 12 - номер справи за номенклатурою, 11 - порядковий номер відправленого документа.

На документах, авторами яких є кілька організацій, реєстраційні номери проставляються через косу риску гаразд вказівки авторів в документі.

Реєстраційний номер документа поміщається праворуч від реквізиту "Дата документа".

13. Посилання на реєстраційний номер і дату документа

проставляється тільки на відповідних листах на ініціативний документ. Реквізит включає в себе реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь. Наприклад: на № 02-15 / 36 від 05.07.2014. Це посилання допомагає організації, що отримала відповідь, швидко знайти копію ініціативного листа.

Реквізит розміщується під реквізитами "Дата документа" і "Реєстраційний номер документа".

14. Місце складання або видання документа доцільно вказувати на всіх документах, але обов'язковою цей реквізит є в тих випадках, коли визначення місця складання або видання документа утруднено за реквізитами "Найменування організації" і "Довідкові дані про організацію". У листах цей реквізит входить в поштову адресу.

Важливо запам'ятати!

Якщо місцем складання або видання документа є Москва або інше місто, назва якого закінчується на "град", "місто" або "бург" (наприклад, Зеленоград, Ужгород, Єкатеринбург), перед назвою міста не слід писати скорочення "р".

15. Реквізит "Адресат" використовується при складанні вихідних документів і служить засобом контролю за правильністю вказівки адресата на упаковці.

Як адресата можуть виступати організації, їх структурні підрозділи, посадові особи або фізичні особи.

Склад цього реквізиту може включати:

• найменування організації, установи (у називному відмінку), наприклад: Міністерство культури Російської Федерації або Мінкультури Росії;

• найменування структурного підрозділу (у називному відмінку), наприклад:

Мін'юст Росії

Департамент організації

та контролю

• вказівка посади особи, якій адресовано документ, ініціалів і прізвища посадової особи (в давальному відмінку), наприклад:

Головному редактору Видавничого дому

"Медіадім"

Н. В. Свєтланова

На документах, що направляються в урядові установи і постійним кореспондентам, адреса не проставляється.

При адресації листи в організацію вказують її найменування, потім поштову адресу в послідовності, встановленій Правилами надання послуг поштового зв'язку (у правому верхньому куті), а при відправленні документа за кордон - Міжнародними поштовими правилами (у лівому верхньому куті). Наприклад:

Російська академія народного господарства та державної служби

при Президентові Російської Федерації Проспект Вернадського, д. 82,

Москва, 117454

або

American National Standards Institute

11 West 42 nd Street

13 th floor

NEW YORK, NY10036

USA

На документах, направлених фізичній особі, вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу. Наприклад:

Образцову А. Н.

вул. Гіляровського, д. 5, кв. 70,

Москва, 129090

Якщо документ направляють у кілька однорідних організацій, їх слід вказувати узагальнено. Наприклад:

Адміністрації районів

Московської області

Допускається в реквізиті "Адресат" центрувати його елементи відносно самої довжини рядка.

16. Гриф затвердження документа надає змісту офіційного документа нормативний або правовий характер.

При затвердженні документа посадовою особою цей реквізит повинен складатися з слова "Затверджую" (великими літерами і без лапок), назви посади затверджує документ особи, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. Допускається в реквізиті "Гриф затвердження" центрувати елементи щодо самої довжини рядка. Наприклад:

Якщо документ затверджується кількома посадовими особами, реквізити розташовують на одному рівні.

Важливо запам'ятати!

При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом або протоколом даний реквізит складається з слова Затверджено (Затверджена, затверджені, затверджено) без лапок, погодженого в роді і числі з найменуванням виду документа, найменування який стверджує документа в орудному відмінку, його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНА

наказом Міністерства освіти і науки Російської Федерації

від 08.02.2014 № 536

ІНСТРУКЦІЯ

Реквізит "Гриф затвердження" розташовується в правому верхньому куті першого аркуша документа. Допускається в реквізиті центрувати його елементи відносно самої довжини рядка.

17. Резолюція пишеться від руки відповідною посадовою особою і включає в себе прізвища, ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис і дату. Наприклад:

Степанову Н. К.

Свєтланова А. М.

Прошу підготувати проект договору з консалтинговою групою "Олімп" до 05.03.2014

Особистий підпис

Дата

Якщо на документі більше однієї резолюції, то друга та наступні розташовуються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Резолюція може оформлятися і на окремому аркуші із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого відноситься резолюція.

18. Заголовок до тексту обов'язковий для всіх документів, за винятком коротких (супровідних) листів, виконаних на папері формату А5. У заголовку повинно відображатися короткий зміст тексту документа.

Важливо запам'ятати!

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа, відповідаючи на запитання: Що таке? (про кого?) або чого? (кого?).

Наприклад:

НАКАЗ

Про зміцнення виконавської дисципліни та апараті Міністерства

або

Посадова інструкція секретаря-референта

Заголовок до тексту розташовується нижче реквізитів "Дата документа" і "Реєстраційний номер документа". На друкарських бланках для цього реквізиту встановлюються обмежувальні знаки.

19. Відмітка про контроль оформляється літерою "К", словом "Контроль", які проставляються кольоровим олівцем, фломастером або спеціальним штампом Контроль. Реквізит розташовується на лівому полі документа на рівні його заголовка.

20. Текст документа відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державні мови складається державною мовою РФ або на державних мовах суб'єктів РФ.

Текст документа оформляють у вигляді зв'язного тексту, анкети, таблиці або у вигляді з'єднання цих структур.

Зв'язний текст складається, як правило, з двох частин: у першій вказують причини, підстави, цілі документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити лише заключну частину (наприклад, накази, розпорядження - розпорядчу частину без констатуючої, листи, заяви - прохання без пояснення).

У тексті документа, підготовленого на підставі раніше виданих документів чи документів інших організацій, вказують їх реквізити в послідовності: найменування документа, найменування організації - автора документа, дата документа, його реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, текст викладають від першої особи однини: "наказую", "пропоную", "прошу".

У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини: "постановляє", "вирішив".

У спільних документах текст викладають від першої особи множини: "вирішили".

Текст протоколу викладають від третьої особи множини: "слухали", "виступили", "ухвалили", "вирішили".

В організаційних документах, що встановлюють права та обов'язки організації, її структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (довідка, акт), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини: "відділ здійснює функції "," комісія постановила "," до складу об'єднання входять ".

У листах використовують такі форми викладу:

• від першої особи однини: "направляю", "вважаю за необхідне", "прошу мене звільнити";

• від першої особи множини: "просимо направити", "направляємо на розгляд";

• від третьої особи однини: "Міністерство не заперечує", "Академія вважає можливим".

При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу: маєте, володієте, були, перебували і т.д. Виражені словесно характеристики повинні бути узгоджені з найменуваннями признаков.

У тексті, оформленому у вигляді таблиці, графи та рядки повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні узгоджуватися з заголовками. Графи таблиці, располагаемой на двох і більше сторінках, повинні бути пронумеровані; на кожній сторінці, починаючи з другої, друкують тільки номери цих граф.

21. Відмітка про наявність додатка, названого в тексті, оформляється наступним чином:

Додаток: на 6 л. в 2 екз.

Якщо лист має додаток, що не назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників. При наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:

Додаток.

1. Проект постанови Уряду Російської Федерації "Про передачу ..." на 3 л. в 1 прим.

2. Висновок на доручення Уряду Російської Федерації від 24.06.2014 № ... на 2 л. в 1 прим.

Важливо запам'ятати!

Не можна в одному пункті додатки об'єднувати різні документи, наприклад:

Додаток: листи Волошкової С. В. від 10.01.2014 № 27650 та Степанової 3. П. від 05.01.2014 № 27678, всього на 6 л. в 1 прим.

Якщо додаток зброшурувати, кількість аркушів не вказується.

У додатку до розпорядчого документа (постанова, наказ, розпорядження, правила, інструкція, положення, рішення) в правому кутку його першого аркуша поміщається слово "Додаток №" із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера, наприклад:

Додаток № 2

до розпорядження Мінекономрозвитку Росії від 30.05.2014 № 156-р

Якщо до документа додається інший документ, який також має додаток, то відмітку про його наявності оформлюють таким чином:

Додаток: лист Мінзв'язку Росії від 05.07.2014 № 03-12 / 94 та додаток до нього, всього на 20 л.

Якщо додаток відправляється не в усі адреси, зазначені в документі, відмітку про його наявність оформляють таким чином:

Додаток: на 10 л. в 2 екз., тільки в перший адресу.

Якщо до супровідного листа додається велика кількість додатків, в самому листі їх не перераховують, а складають на окремому аркуші в довільній формі опис додатків.

Опис підписується упорядником і датується, а в супровідному листі робиться відмітка:

Додаток: за описом.

У всіх випадках слово "Додаток" завжди пишеться в однині.

22. Підпис - обов'язковий реквізит будь-якого документа. Вона проставляється на документі особою, яка несе відповідальність за зміст цього документа. До складу реквізиту входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:

При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказують.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовуються одна під інший в тій послідовності, яка відповідає займаній посаді, наприклад:

Якщо документ підписують кілька посадових осіб рівних посад, їх підписи розташовують на одному рівні. При підписанні спільного документа перший аркуш оформляють не так на бланку.

Документи колегіальних органів і комісій також підписуються кількома особами (у першому випадку - головою і секретарем, у другому - всіма членами комісії із зазначенням розподілу між ними обов'язків). При цьому прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

Принципи, види і порядок використання електронного цифрового підпису затверджені Федеральним законом від 06.04.2011 № 63-ФЗ "Про електронний підпис" (далі - Закон про електронний підпис).

Важливо запам'ятати!

Якщо документ підписує виконуючий обов'язки посадової особи, зазначеної у реквізиті "Підпис", не допускається ставити прийменник "за", напис від руки "Зам" чи косу риску перед найменуванням зазначеної посади.

23. Гриф погодження документа оформляється зовнішнє узгодження з конкретною посадовою особою або з колегіальним органом. Він висловлює згоду установи або його органу, яка є автором документа, з його змістом.

Реквізит складається з слова Погоджено, найменування посади особи (у називному відмінку), з яким узгоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, його розшифровки (в послідовності: ініціали та прізвище) і дати погодження, наприклад:

Якщо узгодження здійснюється листом, протоколом та ін "гриф погодження оформляється таким чином:

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис".

Важливо запам'ятати!

Грифи узгодження двох рівнозначних організацій розташовують на одному рівні.

Якщо зміст листа зачіпає інтереси декількох організацій або осіб, складається окремий лист погодження, про що робиться відмітка на місці грифа погодження: "Аркуш погодження додається".

При цьому узгодження слід здійснювати в такій черговості:

1) з організаціями, інтереси яких зачіпаються в документі;

2) з організаціями, що займаються науковими дослідженнями в області, до якої має відношення зміст документа;

3) з громадськими організаціями (при необхідності);

4) з органами, які здійснюють державний контроль у даній області;

5) з вищестоящими або міжгалузевими органами, якщо законодавством передбачено отримання дозволу цих органів.

Датою документа, узгодженого з декількома організаціями, є дата останнього узгодження.

24. Віза узгодження документа припускає внутрішнє погодження документа, вона висловлює згоду або незгоду посадової особи зі змістом документа.

Реквізит включає в себе найменування посади візує, його підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Наприклад:

Віза узгодження може включати вказівку на ознайомлення працівника з документом, на документ, що підтверджує узгодження, або на рішення профспілкового органу (за наявності). Наприклад:

або:

Візи узгодження документа, оригінал якого залишається в організації, проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа. Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа.

Зауваження візує або доповнення до документа оформляються на окремому аркуші узгодження.

Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки.

Внутрішнє узгодження (візування) рекомендується здійснювати в наступній послідовності:

1) укладач документа;

2) керівник структурного підрозділу, в якому складено документ;

3) зацікавлені посадові особи інших структурних підрозділів організації;

4) громадські організації (при необхідності);

5) керівник фінансової або бухгалтерської служби (на документах, що містять фінансові питання);

6) заступник керівника організації, що курирує даний напрямок діяльності або даний структурний підрозділ;

7) керівник юридичної служби або юрисконсульт організації.

Реквізит "Віза" використовується і при оформленні процедури ознайомлення з документом, підтверджуючи факт доведення до відома працівника змісту документа. У цьому випадку реквізит "Віза" включає наступні елементи:

• слова "З наказом (постановою і т.д.) ознайомлений";

• особистий підпис працівника;

• розшифровка підпису;

• дата.

Віза ознайомлення розташовується нижче реквізиту "Підпис".

25. Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на найбільш важливих документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають завірення справжньої підписи. Документи запевняють печаткою організації. Застосовувати гербову печатку з відтворенням Державного герба РФ мають право організації, визначені в Законі про герб: федеральні органи державної влади, інші державні органи, організації та установи, а також органи, організації та установи незалежно від форм власності, наділені окремими державно-владними повноваженнями.

Нормативні документи зазвичай не обмовляють місце розташування реквізиту "Друк".

26. Відмітка про завірення відповідності копії документа оригіналу ставиться для додання цієї копії юридичної сили. Вона складається з засвідчувального напису "Правильно", найменування посади особи, яка засвідчує копію, його особистого підпису, його розшифровки (ініціали, прізвище) і дати запевнення. Цей реквізит розташовується нижче реквізиту "Підпис". Наприклад:

або:

Важливо запам'ятати!

Необхідно вказувати дату, на яку завірення дійсно, або термін, протягом якого ця копія дійсна. Дата проставляється власноручно. Якщо копія представляється в інші організації, обов'язково проставлення печатки організації, що видала копію документа.

Копія вихідного документа, що залишається в організації, може бути завірена в спрощеному вигляді, без зазначення посади завірителя і дати запевнення.

27. Відмітка про виконавця проставляється для оперативного зв'язку, роз'яснення та уточнення порушених у документі питань. Вона включає в себе ініціали (або ім'я та по батькові), прізвище виконавця та номер його телефону. Реквізит розташовується на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті. Наприклад:

Степанов С. І. (або повністю ім'я та по батькові)

8 (499) 205-29-20

28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється на виконаних документах, що підлягають списанню у справу для зберігання і використання в довідкових цілях. Реквізит включає посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або короткі відомості про виконання, відмітку "До справи", номер справи, в якій буде зберігатися даний документ, підпис виконавця документа або керівника структурного підрозділу, в якому був виконаний документ, і дату проставлення відмітки.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється в лівому нижньому куті першого аркуша документа, наприклад:

У справу 05-30 за 2013

Підпис

Дата

29. Відмітка про надходження документа до організації включає в себе черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності також годинник і хвилини).

Допускається проставлення відмітки про надходження документа до організації у вигляді штампа.

30. Ідентифікатор електронної копії документа являє собою відмітку (колонтитул), проставляються в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, встановлювані організацією.

Вимоги до бланків документів

Відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-2003 всі документи виготовляють на бланках. Встановлено два стандартних формату бланків документів: А4 (210 × 297 мм) і А5 (148 × 210 мм).

Бланк документа - аркуш паперу або електронний шаблон з реквізитами, які ідентифікують автора офіційного документа.

Бланки документів виготовляють на білому папері або папері світлих тонів і оформляють у відповідності зі схемою розташування реквізитів документа, встановленої ГОСТ Р 6.30-2003.

Залежно від розташування реквізитів використовують два варіанти бланків - кутовий і поздовжній.

Для організації, її структурного підрозділу або посадової особи встановлені три види бланків:

• загальний бланк;

• бланк листа;

• бланк конкретного виду документа.

Загальний бланк використовується для виготовлення будь-яких видів організаційно-розпорядчої документації, крім листів. Залежно від установчих документів організації він включає в себе такі реквізити:

• Державний герб РФ (герб суб'єкта РФ, емблема або товарний знак);

• найменування організації - автора документа;

• місце складання або видання документа;

• позначки для проставлення дати і номера документа.

Бланк листа залежно від установчих документів

організації включає в себе такі реквізити:

• Державний герб РФ (герб суб'єкта РФ, емблема або товарний знак);

• найменування організації;

• довідкові дані про організацію;

• позначки для проставлення дати і номера документа, і також реєстраційного номера і дати документа, на який дається відповідь.

Зразок кутового бланка листа організації

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації включає в себе реквізити:

• Державний герб РФ (герб суб'єкта РФ, емблема або товарний знак);

• найменування організації;

• найменування виду документа;

• місце складання або видання документа;

• відмітка для проставлення дати і номера документа.

Зразок бланка конкретного виду документа

Для організацій суб'єктів РФ, які мають поряд з державною мовою РФ державна мова суб'єкта РФ, доцільно використання поздовжнього бланка. При цьому реквізити "Найменування організації", "Довідкові дані про організацію", "Місце складання або видання документа" друкують на двох мовах: російській (ліворуч) та національному (праворуч) на одному рівні.

Номери сторінок документа проставляють посередині його верхнього поля.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

БЛАНКИ І СКЛАД РЕКВІЗИТІВ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ПРАВИЛА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ
Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документів
Мовні вимоги до оформлення реквізитів документа
Оформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003
Реквізит "Гриф затвердження документа"
Вимоги до бланків управлінських документів
Загальні вимоги до бланків документів та оформлення документів
БЛАНКИ І СКЛАД РЕКВІЗИТІВ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І ПРАВИЛА ЇХ ОФОРМЛЕННЯ
Оформлення бланків документів
Бланк документа і його різновиди
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук