Навігація
Головна
Інформаційно-довідкова документаціяЗвітна і звітно-довідкова документаціяЗвітна і звітно-довідкова документаціяНормативна і нормативно-довідкова документаціяСкладання регламентованої звітності та видачі довідкової та...Нормативна і нормативно-довідкова документаціяОбліки, зосереджені в Головному інформаційно-аналітичному центрі та...ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВСистема аналітичних фінансових документів як інформаційна основа...Аудиторська документація
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Довідково-інформаційна та довідково-аналітична документація

Ефективність діяльності організацій та установ знаходиться в прямій залежності від наявності достовірної та своєчасної інформації. Позбавлений інформації державний організм починає працювати вхолосту і втрачає керованість. Однак дієвість управління обумовлена не тільки наявністю інформації, але і станом технологій її накопичення, обробки та раціонального використання і зберігання.

Найважливіше місце серед джерел інформації про фактичний стан справ в системі управління займають довідково-інформаційні та довідково-аналітичні документи. Хоча в порівнянні з організаційно-розпорядчими документами вони виконують службову, допоміжну роль і не містять доручень, без них неможливий процес підготовки, прийняття та реалізації обгрунтованих рішень.

На відміну від організаційно-розпорядчих документів, що йдуть зверху вниз від керуючого органу до керованого, довідково-інформаційні документи, навпаки, направляються за системою управління знизу вгору - від виконавця до керівника, від структурного підрозділу до організації в особі її керівника або його заступників або по горизонтальним зв'язкам - між супідрядними організаціями або структурними підрозділами, посадовими особами.

До довідково-інформаційним документів відносяться:

• доповідна записка;

• Пояснювальна записка;

• заява;

• представлення;

• пропозицію;

• протокол;

• службовий лист та ін.

Доповідна записка - документ довідково-інформаційного характеру, адресований керівникові або вищестоящої організації і містить грунтовний виклад питання, який відображає певну сторону діяльності організації, з висновками і пропозиціями, або інформацію про події, факти, що вимагають прийняття рішення.

Доповідна записка може бути зовнішньої і внутрішньої.

Зовнішня доповідна записка адресується керівнику вищестоящої організації. Вона складається на загальному бланку організації і включає наступні реквізити:

• найменування структурного підрозділу;

• найменування виду документа;

• дата і номер документа;

• заголовок до тексту;

• підпис;

• резолюція;

• позначка про виконання.

Датою доповідної записки є дата її складання та підпису.

Внутрішня доповідна записка ініціюється працівником або створюється за завданням його безпосереднього керівника і адресується керівнику підрозділу. Вона оформляється на стандартному аркуші паперу з тими ж реквізитами, що і зовнішня доповідна записка.

Пояснювальна записка - документ, що складається працівником для представлення безпосередньому керівнику з поясненням причин невиконання будь-якого доручення, порушення дисципліни чи інших дій, подій чи фактів.

Пояснювальна записка оформляється на стандартному аркуші паперу, її обов'язковими реквізитами є:

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

• найменування структурного підрозділу;

• дата і номер документа;

• найменування виду документа;

• заголовок до тексту;

• підпис;

• резолюція;

• позначка про виконання.

Допускається виконання пояснювальної записки рукописним способом.

Заява - документ, адресований керівнику і містить прохання, що стосується прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки та т.д.

Заява оформляється на стандартному аркуші паперу, його обов'язкові реквізити:

• найменування підрозділу;

• назву документа;

• дата і номер документа;

• ініціали, прізвище і посада заявника;

• підпис автора заяви;

• резолюція.

Подання - документ, в якому міститься пропозиція про призначення, переміщення або заохочення працівника організації.

Подання оформляється на стандартному аркуші паперу, його обов'язкові реквізити:

• найменування підрозділу;

• назва виду документа;

• дата, номер документа;

• адресат;

• заголовок.

У текст подання може бути включена наступна інформація:

• прізвище, ім'я та по батькові акредитуючої;

• дата народження;

• освіта;

• займана посада;

• найменування структурного підрозділу;

• стаж роботи (у тому числі загальний, в даному підрозділі й у справжньої посади);

• оцінка службової діяльності;

• оцінка ділових і моральних якостей;

• підвищення професійного рівня;

• участь у громадській роботі;

• мотиви призначення, переміщення або заохочення;

• посаду і структурний підрозділ, куди пропонується призначити або перемістити працівника.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Подання підписує керівник підрозділу, адресуючи його керівнику організації.

Пропозиція - документ, який складається за дорученням керівника і містить пропозиції з певного питання.

Текст пропозиції складається з обгрунтування та переліку пропозицій.

Пропозиція складається так само, як і доповідна записка.

Протокол - документ, за допомогою якого документуються процедури колегіального прийняття управлінських рішень і самі рішення.

Протокол складається на підставі записів, зроблених під час наради (засідання), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень та ін. Записи під час наради (засідання), збір матеріалів та підготовка тексту покладаються на секретаря колегіального органу або службу документаційного забезпечення управління (ДОП) і співробітників підрозділів, які готували питання до обговорення. На протоколі, що містить інформацію обмеженого поширення, проставляється позначка "Для службового користування".

Протоколи друкуються на стандартному бланку протоколу розміром шрифту № 14 або на загальному бланку організації формату А4 і мають такі реквізити:

• Назва документу;

• вид засідання (наради);

• місце проведення засідання (наради);

• дата і номер протоколу;

• підпис.

Найменування документа - ПРОТОКОЛ - друкується від кордону верхнього поля прописними літерами вразрядку, напівжирним шрифтом розміром № 17 і вирівнюється по центру.

Реквізит "Вид засідання" відділяється від попереднього реквізиту двома міжрядковими інтервалами, друкується напівжирним шрифтом через один інтервал і вирівнюється по центру.

Реквізит "Місце проведення засідання" вирівнюється по центру і відокремлюється від реквізитів "Дата" і "Номер" протоколу лінійкою.

Дата оформляється словесно-цифровим способом і відокремлюється двома міжрядковими інтервалами від попереднього реквізиту.

Номер протоколу друкується арабськими цифрами і складається зі знака "№" і порядкового номера протоколу.

Основна частина протоколу друкується через 1,5 міжрядкових інтервалу.

Підпис відокремлюється від тексту трьома міжрядковими інтервалами і включає найменування посади особи, головуючого на засіданні (нараді), його особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище). Найменування посади друкується від лівої межі текстового поля через один міжрядковий інтервал і центрується щодо самої довжини рядка. Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка найменування посади з пропуском між ініціалами і прізвищем.

Протоколи можуть видаватися у повній або короткій формі, при якій опускається хід обговорення питання і фіксується тільки прийняте по ньому рішення.

Текст повного протоколу, як правило, складається з двох частин: вступної та основної. Постійна інформація вступній частині (слова "голова", "секретар", "були присутні") друкується великими літерами безпосередньо від краю лівого поля аркуша. Прізвища присутніх, складові змінну інформацію, розташовуються в алфавітному порядку і друкуються через один інтервал. Якщо їх кількість перевищує 15 осіб, складається список присутніх.

Слова "порядок денний" друкують великими літерами і розташовують від лівого краю поля аркуша. Питання, перераховані в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного пункту порядку денного, нумеруються арабськими цифрами.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ

(ВИРІШИЛИ).

Основний зміст доповідей і виступів поміщається в тексті протоколу або додається до нього; в останньому випадку робиться в тексті виноска "Текст виступу додається". Постанова (рішення) у тексті протоколу друкується повністю. За необхідності наводяться підсумки голосування. Зміст особливої думки, висловленого під час обговорення, записується в тексті протоколу після відповідної постанови (рішення).

Зразок оформлення повного протоколу

Текст короткого протоколу також складається з двох частин. У вступній частині вказуються ініціали та прізвища головуючого (голови), а також посади, ініціали, прізвища осіб, присутніх на засіданні.

Слово "Були присутні" друкується від межі лівого поля, підкреслюється, наприкінці слова ставиться двокрапка. Нижче вказуються найменування посад, ініціали та прізвища присутніх. Багаторядкові найменування посад присутніх вказуються через один міжрядковий інтервал. Список відділяється від основної частини протоколу суцільний рисою.

Основна частина протоколу включає дані питання та прийняті по них рішення. Найменування питання нумерується римською цифрою і починається з прийменника "Про" ("Про"), друкується центрованим способом розміром шрифту № 15 і підкреслюється однією рисою нижче останнього рядка. Під рисою вказуються прізвища посадових осіб, які виступили при обговоренні даного питання. Прізвища друкуються через один міжрядковий інтервал. Потім вказується прийняте з питання рішення.

Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем. Датою протоколу є дата засідання.

Зразок оформлення короткого протоколу

Протоколам присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань колегії, протоколи технічних, наукових та експертних рад та ін. Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь у засіданні. Номери постанов (рішень), прийнятих на засіданнях, складаються з номера протоколу, номери розглянутого питання в порядку денному і порядкового номера постанови (рішення) в межах питання. До номерам протоколів та постанов (рішень) можуть додаватися літерні коди відповідно до пошуковою системою, прийнятою в державному органі виконавчої влади.

Довідка - документ, що складається з метою опису фактів основної діяльності організації або підтвердження відомостей біографічного або службового характеру.

Наприклад:

Зовнішні довідки складаються для подання у вищестоящу або іншу організацію, оформляються на загальному бланку організації і включають в себе реквізити:

• найменування організації;

• найменування виду документа;

• дата і номер документа;

• заголовок до тексту;

• адресат;

• відмітка про наявність додатків;

• підпис.

Внутрішні довідки складаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіальний орган.

Тема відповідає на питання "Про що?" і включає вказівку періоду часу, до якого відносяться викладені в ній відомості.

Текст довідки може бути оформлений у вигляді таблиці, якщо він включає однорідну систематизовану інформацію. Якщо в довідці містяться відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Зовнішні довідки підписуються керівником організації або його заступником. Якщо довідка містить інформацію фінансового характеру, вона підписується керівником організації та головним бухгалтером і завіряється печаткою.

Внутрішні довідки підписуються заступником структурного підрозділу.

Службове лист - узагальнена назва різних за змістом документів, які служать засобом спілкування з організаціями, приватними особами, повідомлення або повідомлення про що-небудь.

Близько 4/5 всіх вхідних і вихідних документів в системі довідково-інформаційної документації організації займає ділова переписка, що виконує функцію зв'язку між організаціями.

Різноманіття видів листування зумовлене різними способами передачі інформації для вирішення оперативних питань (поштовий зв'язок, електронний зв'язок), змістом листування (запити, повідомлення, угоди, претензії, вимоги, нагадування, підтвердження, роз'яснення, прохання, рекомендації, гарантії і т.д.) .

Однак до всіх видів листування пред'являються єдині вимоги. Всі листи оформляються на спеціальних бланках для листів.

Службове лист - один з найбільш поширених на державній службі документів передачі інформації за допомогою пересилання поштою.

Службове лист оформлюється на бланку для листів формату А4 або А5. Його обов'язкові реквізити:

• найменування організації-учасника;

• поштові реквізити організації;

• номер телефону, телетайпа, факсу;

• дата і номер документа;

• посилання на дату і номер вхідного документа (для вихідних листів);

• адресат (кому направляється);

• заголовок до тексту, що відповідає на питання: "Про що?";

• текст;

• підпис;

• позначка про виконавця;

• відмітка про наявність додатків (у супровідному листі).

Службові листи візуються на другому примірнику, який залишається в архіві організації, керівником відповідного структурного підрозділу та заступником керівника організації, що курирує даний підрозділ.

На вхідні листи проставляються відмітка про надходження, резолюція керівника організації або структурного підрозділу, відмітка про контроль (якщо виконання листа контролювалося службою ДОП, відмітка про виконання документа і направлення його до справи).

Важливо запам'ятати!

При веденні міжнародної ділової переписки необхідно дотримуватися правила, встановлені стандартом міжнародною організацією ISO щодо розташування та оформлення деяких реквізитів. Так, поштова адреса приватних осіб розташовується в лівій частині поля документа і включає:

• найменування адресата (вказівка сімейного стану або титулу особи), наприклад містер, місіс, міс, Його Високоповажність та ін .;

• імена (імена та прізвища, прізвище сім'ї, приставка до імені (старший, молодший));

• заняття, функція (суддя, нотаріус, торговий аташе і т.д.);

• пункт доставки (номер будинку, вид і назва вулиці, назва населеного пункту, поштовий ящик);

• поштовий код;

• назва території (регіону, графства, району, кантону, країни).

Оформлення дати здійснюється відповідно до стандарту ІСО +8601: 2000 у послідовності:

• рік - чотирма цифрами;

• місяць - двома цифрами від 01 до 12;

• день місяця - двома цифрами від 01 до 31. Наприклад: 2014-06-25.

Телеграма - група різних за змістом документів, переданих по телеграфної мережі загального користування.

Телеграми оформляються на спеціальних друкарських бланках або на звичайному аркуші паперу у двох примірниках на одній стороні аркуша великими літерами через два інтервали.

Існують різні категорії і види телеграм. Відповідно до цього у верхній частині телеграми (крім простий) пишеться:

• Президент Російської Федерації;

• Вища урядова;

• Урядова;

• Термінова.

Основні реквізити телеграми включають:

• службовий заголовок;

• вказівка категорії телеграми;

• відмітку про вид телеграми;

• телеграфна адреса одержувача;

• текст телеграми (складається без спілок, прийменників і розділових знаків, без переносів слів);

• підпис;

• реєстраційний діловодний номер і дату реєстрації;

• адресу і найменування організації-відправника;

• номер і дату документа, на який дається відповідь (в відповідних телеграмах);

• візу виконавця;

• підпис керівника організації;

• друк.

У тексті телеграми використовуються скорочені позначення розділових знаків:

• точка - точ;

• кома - зпт;

• двокрапка - двтч;

• лапки - КВЧ;

• дужки - скб;

• номер - нр.

Зворотна адреса пишеться без скорочень, з усіма розділовими знаками.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Інформаційно-довідкова документація
Звітна і звітно-довідкова документація
Звітна і звітно-довідкова документація
Нормативна і нормативно-довідкова документація
Складання регламентованої звітності та видачі довідкової та довідково-аналітичної інформації
Нормативна і нормативно-довідкова документація
Обліки, зосереджені в Головному інформаційно-аналітичному центрі та інформаційних центрах системи МВС Росії
ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ
Система аналітичних фінансових документів як інформаційна основа фінансового менеджменту
Аудиторська документація
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук