Навігація
Головна
Склад і структура документації кадрової службиХарактеристика комплексів кадрової документаціїПланова кадрова документаціяКомплекс кадрової документаціїФорма, зміст і обсяг аудиторської документації
КАДРОВІ ТЕХНОЛОГІЇ ТА КАДРОВИЙ АУДИТ У СФЕРІ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИОсновоположні організаційно-методичні документиКадрові технології та трудова зайнятістьКадрові особливості процесу стратегічного управлінняКадрові особливості процесу стратегічного управління
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Структура та зміст кадрової документації

Весь комплекс кадрових документів можна систематизувати за різними ознаками.

За цільової приналежності виділяють дві групи кадрових документів:

• документи з обліку особового складу працівників (накази про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, звільнення, особова картка працівника та ін.), Включені до складу уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати;

• документи, пов'язані із здійсненням функцій з управління персоналом і організацією праці (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ, посадові інструкції, структура і штатна чисельність, штатний розклад).

За типовим кадровим процедурам розрізняють наступні види кадрових документів:

• документація по прийому на роботу (заяву про прийом на роботу, службовий контракт про призначення на посаду, наказ про прийом на роботу, протокол загальних зборів трудового колективу про прийом на роботу);

• документація з перекладу на іншу роботу (заяву про переведення на іншу роботу, подання про переведення на іншу роботу, наказ про переведення на іншу роботу);

• документація по звільненню з роботи (заяву про звільнення, наказ про звільнення, протокол загальних зборів трудового колективу про звільнення);

• документація по оформленню відпусток (графік відпусток, заява про надання відпустки, наказ про надання відпустки);

• документація по оформленню заохочень (подання про заохочення; наказ про заохочення; протокол загальних зборів трудового колективу про заохочення);

• документація по оформленню дисциплінарних стягнень (доповідна записка про порушення трудової дисципліни, пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни, наказ про накладення дисциплінарного стягнення, протокол загальних зборів трудового колективу про накладення дисциплінарного стягнення).

За видам використовуваних в кадровому діловодстві документів всю кадрову документацію можна розділити на три групи:

• організаційно-кадрові документи (структура і штатна чисельність персоналу, штатний розклад, положення про кадрову службу, правила внутрішнього розпорядку, положення про персонал);

• організаційно-розпорядчі документи (зміни штатного розкладу, розпорядження, графік відпусток, посадова інструкція / службовий контракт);

• документи з працевлаштування, обліку та роботи з кадрами (трудовий договір / службовий контракт, документи кадрового планування, накази по особовому складу, накази з кадрових питань, трудова книжка, особова картка працівника, особиста справа, особовий рахунок по заробітній платі, довідки персоналу організацій по лінії кадрових служб).

За порядком прийняття кадрові документи ділять на групи:

• потребують узгодження з первинним профспілковим органом (за умовами колективного договору);

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

• вимагають урахування думки первинного профспілкового органу (графік відпусток);

• вимагають обліку думки представницького органу працівників (локальний акт з оплати праці);

• потребують узгодження з посадовими особами у відповідності з внутрішніми регламентами.

Організаційно-кадрові документи

Відповідно до статуту організації, підприємства, установи (положенням про організацію) передбачається складання такого документа, як структура і штатна чисельність. Його призначення - закріплення складу структурних підрозділів (відділів) організації та штатної чисельності кожного з них і всієї організації в цілому. Наприклад:

Код

підрозділи

Найменування підрозділу

Штатна

чисельність

01

Керівництво

3

02

Канцелярія

3

03

Відділ кадрів

2

04

Бухгалтерія

5

Всього

13

Текст документа складається у формі таблиці, графи якої відповідають графам штатного розкладу. У них зазначаються коди структурних підрозділів, їх найменування, штатна чисельність кожного з них і організації в цілому.

Проект структури та штатної чисельності за дорученням керівника організації готується відділом кадрів, візується головним бухгалтером, заступниками керівника організації, підписується заступником керівника з персоналу і затверджується керівником організації з проставленням печатки.

Зазвичай цей документ затверджується на рік. Якщо протягом цього часу в нього вносяться зміни, вони оформляються наказом керівника.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Штатний розклад - стратегічно важливий локальний документ, призначений для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до її установчим документом (статутом або положенням).

Штатний розклад включає перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати. На основі штатного розкладу кадрова служба планує потребу в персоналі, веде підбір співробітників на вакантні посади, формує резерв на висування, організовує підвищення кваліфікації кадрів.

Відсутність штатного розпису в організації є порушенням законодавства про працю та про охорону праці. КоАП за це передбачені санкції у вигляді адміністративного штрафу, який накладається на посадових осіб (у тому числі індивідуальних підприємців).

Необхідність наявності штатного розкладу в кожній організації обумовлена тим, що штатний розклад дає чітке уявлення про організаційну структуру підприємства, містить відомості про кількість працівників, фонд оплати праці, розмір заробітної плати співробітників залежно від займаної посади, що дозволяє визначати ступінь необхідності в прийомі на роботу додаткових співробітників або в скороченні їх кількості, служить базою для управління персоналом, у тому числі шляхом регулювання ставок заробітної плати. Крім того, наявність штатного розкладу може бути підтвердженням обгрунтованості застосування податкових пільг.

Обов'язок по складанню штатного розкладу лягає, як правило, на співробітників кадрового та планово-економічного підрозділу організації, а в невеликих організаціях - на співробітників бухгалтерії.

Так як штатний розпис є не тільки організаційним, а й первинним обліковим документом, його форма уніфікована (форма № Т-3) і входить до Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці і його оплати, затверджений постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" (далі - Постанова про затвердження уніфікованих форм з обліку праці та її оплати). Зазначена форма штатного розкладу обов'язкова до застосування підприємствами, установами та організаціями незалежно від їх організаційно-правової форми та форми власності.

Штатний розклад підписується керівником кадрової служби організації та головним бухгалтером. Роботодавець затверджує штатний розпис наказом чи розпорядженням керівника організації, вирішує питання його зміни, доповнення, термінів дії і дати введення. У грифі затвердження вказуються загальна штатна чисельність підприємства і місячний фонд заробітної плати.

Зміни до штатного розпису вносяться наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженого ним на це особи (рис. 4.1).

Процедура зміни штатного розкладу

Рис. 4.1. Процедура зміни штатного розкладу

Типова форма № П-3 "Штатний розклад"

Положення про кадрову службу - один з найважливіших локальних нормативних актів організації тривалої дії, що регламентують статус і місце кадрової служби в системі управління, всі сторони і напрямки її діяльності: роботу з персоналом, порядок побудови і функціонування системи кадрового менеджменту, статус кадрової служби в ієрархічній структурі організації, цілі і завдання, функції та взаємодії служби персоналу, права і відповідальність її співробітників.

Положення про кадрову службу має встановлену структуру тексту, що включає дев'ять розділів,.

I. Загальні положення.

II. Структура.

III. Цілі і завдання.

IV. Функції.

V. Права.

VI. Керівництво.

VII. Відповідальність.

VIII. Взаємовідносини (службові зв'язки).

IX. Організація роботи.

Положення про кадрову службу діє до заміни його новим, оформляється на загальному бланку організації, підписується керівником кадрової служби і затверджується керівником організації. Його обов'язковими реквізитами є:

• герб / емблема організації, установи, підприємства;

• код форми документа;

• найменування організації / підприємства;

• найменування виду документа;

• дата документа;

• реєстраційний номер документа;

• місце складання документа;

• гриф затвердження документа;

• заголовок до тексту;

• текст документа;

• підпис;

• візи узгодження документа.

Правила внутрішнього трудового розпорядку та Положення про персонал. Правила внутрішнього трудового розпорядку та Положення про персонал - найважливіші документи, що визначають режим роботи організації, порядок професійно-трудових відносин, закріплених у локальних нормативних актах організації, підприємства, установи.

Правила внутрішнього трудового розпорядку - локальний нормативний акт, що регламентує відповідно до ТК РФ й іншими федеральними законами порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки та відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівників заходи заохочення і стягнення, а також інші питання регулювання трудових відносин у даного роботодавця.

Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників у порядку, встановленому ст. 372 ТК РФ для прийняття локальних нормативних актів. Правила внутрішнього трудового розпорядку регламентують:

• порядок прийому і звільнення працівників;

• основні права, обов'язки та відповідальність сторін трудового договору;

• режим робочого часу (розпочато і закінчення робочого дня і встановлених перерв, облік і нормування робочого часу);

• заходи заохочення за працю, застосовувані до працівників;

• інші питання регулювання трудових відносин в організації.

Важливо запам'ятати!

У відповідності зі ст. 189 ТК РФ правила внутрішнього трудового розпорядку є обов'язковими для всіх організацій.

Укладаючи трудовий договір, працівник бере на себе зобов'язання дотримуватися прийняті в організації правила внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець вправі вимагати від нього дотримання цих правил.

До підписання трудового договору при прийомі на роботу працівник зобов'язаний відповідно до ст. 68 ТК РФ ознайомитися з правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з трудовою діяльністю працівника, підтвердивши ознайомлення особистим підписом.

Типові правила внутрішнього трудового розпорядку є підставою для розроблення галузевих правил, що відображають специфічні умови праці підприємств та установ в кожній окремій галузі (режим роботи, додаткові заходи з охорони праці та техніки безпеки і т.п.).

Правила внутрішнього трудового розпорядку окремого підприємства можуть бути істотно розширені. Вони більш конкретно відображають особливості виробничих умов на даному підприємстві.

Правила внутрішнього трудового розпорядку складаються на бланку організації, обговорюються на зборах трудового колективу і погоджуються з ним, візуються юристом і затверджуються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників.

Форма документа "Положення про персонал" запозичений із зарубіжної практики регулювання трудових відносин. Його поява в російському кадровому діловодстві збігається з формуванням інституту приватної власності в сучасній Росії і появою перших комерційних підприємств. А от наповнення його новим змістом відбувається з урахуванням російської специфіки взаємин роботодавця і працівника.

У вітчизняній практиці Положення про персонал включає в себе всі основні правила внутрішнього трудового розпорядку, засновані на трудовому законодавстві. Тому в даний час в організаціях основним локальним документом, що регулює трудові відносини, може бути як Положення про персонал, так і Правила внутрішнього розпорядку, а іноді - обидва документи одночасно. В останньому випадку юрист і менеджер по персоналу повинні забезпечити несуперечність одного документа іншому і виключення дублювання одних і тих самих положень в обох документах. При такому підході Положення про персонал являє собою складний програмний документ про взаємини персоналу підприємства і його адміністрації, що визначає основні принципи корпоративної культури організації, а Правила внутрішнього трудового розпорядку розглядаються лише як правова база регулювання трудових відносин.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Склад і структура документації кадрової служби
Характеристика комплексів кадрової документації
Планова кадрова документація
Комплекс кадрової документації
Форма, зміст і обсяг аудиторської документації
КАДРОВІ ТЕХНОЛОГІЇ ТА КАДРОВИЙ АУДИТ У СФЕРІ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ
Основоположні організаційно-методичні документи
Кадрові технології та трудова зайнятість
Кадрові особливості процесу стратегічного управління
Кадрові особливості процесу стратегічного управління
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук