Навігація
Головна
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИФорми організації роботи з документамиОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОрганізація роботи з вхідними документами
ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУДокументообіг та діловодство в страховій організаціїСистеми електронного документообігуДокументообіг як функція управління знаннямиОрганізація документообігу
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація роботи з документами

У результаті освоєння даної глави студент повинен:

знати

• порядок, етапи та основні процедури організації роботи з документами;

• етапи руху документів в організації в процесі документообігу та порядок їх реєстрації;

• правила роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами;

• особливості роботи з кадровими документами, із зверненнями громадян;

вміти

• організувати документопотоки в системі документообігу, маршрути руху документів в організації, підготовку справ до передачі в архів;

• реєструвати документи в організації;

• організовувати роботу з вхідними та вихідними документами;

• готувати документи до передачі на зберігання в архів;

володіти

• методикою складання номенклатури справ;

• навичками формування та оформлення справи, описи справ.

Правильний підхід полягає в розробці окремих простих процесів з подальшим їх об'єднанням, а не в побудові єдиного громіздкого процесу.

Білл Гейтс

Організація роботи з документами - найважливіша складова частина діловодства в ланцюжку "створення / надходження документа - виконання / відправлення документа - зберігання документа". Цей етап роботи з документами в чому зумовлює ефективність діяльності апарату, забезпечуючи раціональний документообіг, створення інформаційно-пошукових систем по документації, контроль виконання документів і підготовку документів до передачі в відомчий архів.

Організація документообігу

Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності.

Документообіг, тобто рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення, здійснюється у вигляді потоків документів між пунктами обробки інформації (керівники, фахівці, службовці) та пунктами технічної обробки документів (експедиція, секретар, копіювально-розмножувальна служба і т.д .) (рис. 5.1).

Схема документообігу

Рис. 5.1. Схема документообігу

Основні потоки документів діляться:

• на вхідні (надходять в організацію);

• вихідні (відправляються з організації);

• внутрішні (документи, створювані в організації і використовувані в її внутрішньому управлінському процесі).

Вхідні документи, у свою чергу, діляться на документопотоки, що направляються керівникам, безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, тобто кількість документів, що надійшли в організацію і створених в ній протягом певного часу. Цей показник важливий тому, що їм визначається вибір організаційної форми діловодства, виду інформаційно-пошукової системи за документами установи, структури і штатного складу служби документаційного забезпечення конкретної організації, ступінь технологічної оснащеності процесів роботи з документами.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Підрахунок кількості документів, отриманих та створених в організації, проводиться щомісячно, за півріччя та за підсумками року наростаючим підсумком з початку поточного року по контрольно-реєстраційним формам в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку кількості документів приймається сам документ з урахуванням розмножених примірників. Розмноження екземпляри підраховуються окремо.

Облік кількості документів може проводитися по організації в цілому або за окремими її підрозділам. Підсумкові дані підрахунку представляються в табличній формі.

По кожній групі враховуються кількість документів та їх тираж (цифри проставляються через косу риску або в окремих графах).

Підрахунок обсягу документообігу доцільно проводити також по групах документів: розпорядчі, статистичні, листування, листи громадян, фінансові та ін.

Порядок руху документів в організації можна розділити на кілька етапів:

1) організація доставки документів;

2) прийом і первинна обробка надходять в організацію документів;

3) попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління;

4) реєстрація та розгляд документів керівником організації;

5) доставка документів виконавцям;

6) робота виконавців над документом;

7) контроль виконання документів;

8) обробка виконаних і відправляються документів, формування справ;

9) підготовка до передачі справ в архів, передача в архів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Форми організації роботи з документами
ОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Організація роботи з вхідними документами
ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
Документообіг та діловодство в страховій організації
Системи електронного документообігу
Документообіг як функція управління знаннями
Організація документообігу
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук