Навігація
Головна
Подання документів для реєстрації кандидатів, списків кандидатівРЕЄСТРАЦІЯ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВПорядок реєстрації документів і облік громадян РФ в готелях...Документи, необхідні для реєстрації та отримання ліцензіїВимоги до документів, що подаються на державну реєстрацію правСИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВФорми реєстрації документівРеєстрація і контроль виконання документівДержавна реєстрація нормативних правових актів федеральних органів...Подання документів на державну реєстрацію прав
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Реєстрація документів в організації

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Реєстраційний номер є обов'язковим реквізитом будь-якого організаційно-розпорядчого документа. Реєстрація документів здійснюється шляхом проставлення на документі дати і реєстраційного номера (індексу) із записом необхідних відомостей про документ у реєстраційній формі.

Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання.

Мета реєстрації - надання документа юридичної сили, підтвердження факту отримання або відправки документа, забезпечення його обліку, контролю та пошуку.

Надійшли документи реєструються в день надходження, створювані - у день підписання або затвердження або на наступний робочий день. При передачі документа з одного підрозділу в інший новий реєстраційний номер на документі, як правило, не проставляється.

Реєстрація документів здійснюється в залежності від назви виду документа, автора і змісту в межах груп документів. Окремо реєструються документи, що надійшли з вищестоящої організації, накази по основній діяльності та з особового складу, службова переписка, звернення громадян.

Документи, одержані з вищестоящих організацій, що надходять на розгляд керівника організації і його заступників, розпорядчі документи і листування за підписом керівника, протоколи та рішення колегіальних органів реєструються в службі ДОП. Реєстрація вступників, внутрішніх і відправляються документів здійснюється у місцях виконання і створення документів.

Найбільш поширеним способом реєстрації документів є реєстраційно-контрольні картки (традиційні та електронні), що використовуються для всіх видів документів. Такі картки мають ряд очевидних переваг: вони легко піддаються механізованій обробці, їх можна групувати в картотеки, що прискорює пошук необхідної інформації, особливо при великих обсягах документообігу.

Для створення пошукових систем і досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних встановлюється наступний склад основних реквізитів реєстрації:

• найменування організації (автора або кореспондента);

• найменування виду документа;

• дата та реєстраційний номер документа;

• дата та індекс надходження;

• заголовок до тексту (короткий зміст документа);

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• термін виконання документа;

• відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Залежно від характеру документа і завдань використання інформації складу основних реквізитів реєстрації може доповнюватися наступними реквізитами:

• гриф (відмітка) обмеження доступу до документа;

• внутрішня переадресація документів по виконавцям;

• код за тематичним класифікатором;

• ключові слова;

• кількість аркушів документа;

• наявність додатків;

• посадова особа, що поставила документ на контроль;

• проміжні терміни виконання;

• перенесення термінів виконання;

• термін зберігання документа;

• статус документа (проект, версія);

• вид передачі документа (поштою, факсом) та ін.

При реєстрації звернень громадян вводяться їх прізвища, імена, по батькові, адреси, у тому числі електронні (e-mail), телефони, актуальні при електронних зверненнях громадян. У відповідності зі ст. 4 Закону про порядок звернень громадян звернення можуть реєструватися як у письмовій формі, так і у формі електронного документа.

При реєстрації документів, що відправляються записується назва організації і структурного підрозділу посадової особи - автора документа.

При реєстрації відповідей на звернення громадян вводяться їхні персональні дані. Допускається застосування скороченого найменування організації.

У графі "Дата документа" в реєстраційно-контрольну картку переноситься дата, привласнена документом організацією - автором документа.

У графі "Реєстраційний номер документа" в реєстраційно-контрольну картку переноситься реєстраційний номер документа, присвоєний організацією - автором документа. На вхідних документах ці ж дані заносяться в реєстраційний штамп.

У графі "Заголовок до тексту" вказується заголовок до тексту документа, а при його відсутності складається анотація, що містить ключові слова.

Графа "Резолюція" заповнюється після перегляду документа керівником. У ній зазначаються зміст доручення, прізвища виконавця, автора доручення і дата резолюції.

У графі "Термін виконання" проставляється індивідуальний термін, що міститься в резолюції, а при його відсутності - типовий термін. При реєстрації відправляється документа може записуватися дата очікуваної відповіді.

Графа "Відмітка про виконання" містить коротку запис про вирішення питання по суті, в неї переносяться реєстраційний номер і дата виконання створеного документа, посилання на реєстраційний номер і дату надходження документа.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний номер вхідного і відправляється документа складається з порядкового номера, який виходячи з інформаційних потреб організації може доповнюватися буквеним або цифровим індексом структурного підрозділу, індексом справи за номенклатурою справ, кодом документа за класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. Складові частини реєстраційного номера відокремлюються один від одного косою рисою. Наприклад, 95 / 06-12, де 95 - порядковий реєстраційний номер, а 06-12 - номер справи, в яку буде підшитий документ (або його копія) після виконання.

Внутрішні документи реєструються окремо за видами документів: наприклад, накази з основної діяльності, протоколи засідань колегії і т.д. У межах групи, що реєструється дотримується свій порядок номерів, наприклад наказ 14, протокол № 10.

У практиці організацій використовуються не тільки контрольно-реєстраційні картки, але й журнальна, електронна форми реєстрації. Журнальну форму реєстрації використовують в організаціях, документообіг яких становить менше 600 документів на рік. Журнали реєстрації ведуться окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Листи журналу, починаючи з другого, нумеруються у правому верхньому куті. Усі аркуші прошиваються міцними нитками, їх кінці виводяться на останній пронумерований лист із зворотного боку і склеюються паперовим квадратом, в середині якого ставиться печатка організації. Правильність оформлення завіряється написом: "У цьому журналі пронумеровано, прошнуровані та скріплені круглою печаткою ... листів", яка розміщується на зворотному боці останнього пронумерованого листа. Напис підписує діловод або секретар.

Після останньої реєстраційної записи в журналі робиться, наприклад, наступна напис: "У даному журналі зареєстровано 120 документів з вх. № 1 по 120. Випадково пропущені номери 5 і 80", зазначаються назва посади, підпис і розшифровка підпису діловода (секретаря).

Всі реєстраційні журнали мають номер за номенклатурою справ. Оформлення обкладинки журналу включає назву журналу, найменування організації, реєстраційний номер за номенклатурою справ, який розміщується у верхньому вдачею кутку обкладинки. У правому нижньому кутку зазначаються дати початку та закінчення журналу відповідно до числами першого і останнього зареєстрованих в журналі документів у межах календарного року.

Підлягають реєстрації документи повинні бути перелічені в інструкції з діловодства організації із зазначенням місця їх реєстрації.

Обов'язковість ведення журнальної форми реєстрації трудових книжок і вкладишів до них нормативно закріплена Постановою про трудові книжки. Форма журналу "Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них" затверджена постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок".

Для реєстрації кадрових документів організаціям також рекомендується вести:

• книгу обліку договорів, змін і доповнень до них;

• книгу наказів по особовому складу;

• книгу реєстрації та контролю за вступниками та відправляються документами;

• книгу реєстрації розпорядчих і нормативних документів організації;

• журнал обліку відпусток;

• інші журнали, які визначаються потребами організації.

Загальні вимоги до оформлення журналів реєстрації документів.

1. Тверда обкладинка (для дотримання термінів зберігання).

2. Клейовий палітурка (щоб уникнути додавання або видалення аркушів у журналі).

3. Наскрізна нумерація листів журналу.

4. Прошивка журналу.

5. Наявність заверительной записи (із зазначенням назви журналу, кількості прошитих, пронумерованих аркушів (цифрами і прописом), посади, підпису та розшифрування підпису керівника організації і дати оформлення журналу).

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Подання документів для реєстрації кандидатів, списків кандидатів
РЕЄСТРАЦІЯ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Порядок реєстрації документів і облік громадян РФ в готелях Російської Федерації
Документи, необхідні для реєстрації та отримання ліцензії
Вимоги до документів, що подаються на державну реєстрацію прав
СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Форми реєстрації документів
Реєстрація і контроль виконання документів
Державна реєстрація нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади
Подання документів на державну реєстрацію прав
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук