Навігація
Головна
Організація роботи з вихідними документамиОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИФорми організації роботи з документамиОрганізація роботи з документамиОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З КОНФІДЕНЦІЙНИМИ ДОКУМЕНТАМИОрганізація роботи з нормативними правовими документами в установах...Третій етап роботи з текстом документаПерший етап роботи з текстом документаКам'яні роботи
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація роботи з вхідними документами

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Обробкою надходять в організацію документів, незалежно від адресата кореспонденції, займаються спеціально виділений працівник служби документаційного забезпечення (канцелярії, загального відділу), секретар установи або централізована експедиція (рис. 5.2).

Первинна обробка документів, що надійшли включає перевірку правильності доставки документів та наявності документів і додатків до них, а також розподіл документів на реєстровані і не підлягають реєстрації.

Конверти з документами розкриваються (за винятком конвертів з позначкою "Особисто"), перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки документів. При цьому упаковка знищується. Виняток становлять випадки, коли:

• зворотну адресу та прізвище відправника не вказані у вкладеннях;

• у документі не вказана дата і її доводиться встановлювати за поштовим штемпелем;

• надіслана кореспонденція вимагає доплати;

• отримана кореспонденція має особистий характер, але на упаковці або конверті відсутня гриф "Особисто".

Помилково доставлення документи пересилаються за належністю або повертаються відправнику. При відсутності на документі адреси відправника конверт додається до документа.

Документи без зазначення конкретної особи або структурного підрозділу попередньо розглядаються в службі ДОП, а потім направляються керівництву або в підрозділ.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на реєстровані і незареєстровані, потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців.

Як правило, не підлягають реєстрації:

• листи, надіслані до відома;

• телеграми та листи з позначкою "Особисто";

• документи первинного бухгалтерського обліку (банківські рахунки, кредитні довідки та ін.);

• документи первинного матеріального обліку (накладні, наряди, заявки та ін.);

• документи первинного статистичного обліку та звітності (зведення та інформація, надіслана для відомості);

• документи з кадрових питань та підвищення кваліфікації (пояснювальні записки, плани, програми та ін.);

• документи, адресовані громадським організаціям;

• друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

• запрошення.

Схема роботи з вхідними документами в організації

Рис. 5.2. Схема роботи з вхідними документами в організації

Попередній розгляд документів здійснюється на підставі оцінки їх змісту і встановленого в організації розподілу обов'язків. На розгляд керівника направляються документи урядових і вищих органів, а також документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності даної організації, що вимагають рішення керівництва. Адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам документи передаються за призначенням без попереднього розгляду.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Отриманий документ реєструється в реєстраційно-контрольної формі.

Телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому, реєструються, а потім передаються на розгляд керівництву і виконання. Текст телефонограми записується (друкується) на бланку, реєструється і оперативно передається керівнику, якому вона адресована. Факсограми реєструються, передаються адресатам під розписку в день їх прийому, термінові - негайно; надійшов слідом за факсограмою оригінал документа направляється до відповідного підрозділу.

Зареєстровані документи передаються службою діловодства на розгляд керівнику або за його рішенням іншим посадовим особам. Після розгляду керівництвом документи повертаються в службу ДОУ. Зміст резолюції вноситься до реєстраційно-контрольну форму, а документ передається на виконання. За наявності декількох виконавців оригінал документа передається в структурний підрозділ, що є відповідальним виконавцем, інші підрозділи отримують копію документа.

Правила прийому, обробки і розподілу документів в електронному вигляді визначаються інструкцією з діловодства організації з урахуванням наявних технічних і програмних засобів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Організація роботи з вихідними документами
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
ОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Форми організації роботи з документами
Організація роботи з документами
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З КОНФІДЕНЦІЙНИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Організація роботи з нормативними правовими документами в установах соціального захисту
Третій етап роботи з текстом документа
Перший етап роботи з текстом документа
Кам'яні роботи
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук