Навігація
Головна
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОрганізація роботи з вхідними документами
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОрганізація роботи з вхідними документами
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИЗагальні положення роботи з кадровим резервомОцінка ефективності роботи з кадровим резервом
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація роботи з вихідними документами

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Обробка вихідних документів, що підлягають відправці поштовим зв'язком, здійснюється службою ДОП відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку. Порядок передачі телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів за допомогою засобів електричного зв'язку і досилання паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства організації з урахуванням наявних технічних і програмних засобів.

Основні етапи обробки вихідних документів включають:

• складання тексту проекту вихідного документа;

• узгодження проекту документа із зацікавленими посадовими особами шляхом візування проекту документа;

• підписання (у разі необхідності - утверждение) документа;

• реєстрацію в журналі або на картці і проставлення індексів;

• відправку документа адресату;

• підшивку копії вихідного документа в справу.

Для відправки приймаються тільки повністю оформлені, підписані та зареєстровані документи із зазначенням справи, в яку відповідно до номенклатури справ повинен бути поміщений даний документ.

Підлягають відправці документи обробляються і відправляються в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня. Дослання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою особи, яка підписала документ, або керівника служби ДОУ.

Організація роботи з внутрішніми документами

Внутрішні документи (накази, інструкції, правила, доповідні і пояснювальні записки та ін.) Готуються, оформляються і виконуються в межах самої організації. Порядок їх проходження включає наступні стадії:

• складання проекту документа;

• узгодження (візування) документа;

• підписання документа керівником;

• реєстрація документа;

• розмноження і доставка копії документа виконавцям;

• контроль виконання документа;

• підшивка виконаного документа в справу.

На етапі виконання документа робота з внутрішніми документами ведеться за схемою роботи з вхідними документами, включаючи:

• передачу документа виконавцю;

• контроль виконання;

• виконання документа;

• підшивку виконаного документа в справу.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовими особами передаються службу ДОП, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис керівництву. Після підписання документи реєструються. Розмноження екземпляри підписаних керівниками та зареєстрованих розпорядчих документів розсилаються у відповідні структурні підрозділи.

Прийом і передача документів між структурними підрозділами здійснюється через осіб, відповідальних за ведення справу виробництва в конкретному структурному підрозділі, з відповідною відміткою в реєстраційно-контрольної формі. Найбільш важливі документи (у тому числі поставлені на контроль) передаються під розписку через підрозділ, який контролює виконання даного документа, або секретаря організації.

Особливості організації роботи з кадровими документами

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Найважливішою функцією кадрової служби є облік і ведення довідкового апарату кадрової документації. Оскільки всі документи з особового складу мають особливу соціальну значущість, вони підлягають суворому обліку та реєстрації.

У кадровому діловодстві використовуються різні форми реєстрації:

• журнальна;

• карткова;

• автоматизована електронна.

Журнальна форма використовується для реєстрації наказів по особовому складу, обліку особистих справ, руху та видачі трудових книжок. Разом з документами з особового складу ці журнали здаються в архів, де зберігаються 75 років.

Для обліку руху кадрів можуть також використовуватися журнали реєстрації прийому на роботу, перекладів працівників, звільнення з роботи. Однак при впровадженні автоматизованих систем в роботу кадрових служб необхідність у веденні таких журналів відпадає.

Головним довідковим масивом, до якого співробітники кадрової служби звертаються постійно, є особисті облікові картки працівників. Для працівників, на яких в організаціях не ведеться особиста справа, особова картка є єдиним замінюють його обліковим документом.

У невеликих організаціях (фірмах) особисті картки стоять за абеткою прізвищ, у великих - систематизуються по структурних підрозділах, а всередині них - за алфавітом прізвищ. При звільненні працівника СТО особиста картка виймається з картотеки і після дооформлення переміщається в картотеку звільнених працівників, де вона зберігається до підготовки до здачі в архів.

Особливості роботи з кадровими документами проявляються в процесі здійснення основних кадрових процедур прийому на роботу, переведення, звільнення працівника, кожна з яких оформляється ланцюжком документів. Ця покрокова процедура може бути доповнена іншими етапами (наприклад, конкурсом на посаду або обов'язковим медичним оглядом при укладенні трудового договору з особами, які не досягли віку 18 років, а також іншими особами у випадках, передбачених ТК РФ й іншими федеральними законами).

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

При перекладі на іншу постійну роботу працівник пише заяву про переведення, на підставі якого вносяться зміни в трудовий договір і складається наказ про переведення за уніфікованою формою № Т-5, який підписує керівник організації або уповноважена ним особа. Працівник знайомиться з текстом наказу під розписку. На підставі наказу відповідні записи вносяться до трудової книжки та особисту картку працівника.

Заохочення документуються наказом, виданим на підставі доповідної записки (подання) керівника структурного підрозділу, в якому працює заохочений працівник. На підставі наказу працівник кадрової служби вносить відповідні відомості до трудової книжки та особисту картку працівника.

Звільнення працівника також відображається в ланцюжку документів, починаючи з заяви або службової записки, на підставі яких складається наказ із зазначенням причини звільнення і з посиланням на відповідну статтю ТК РФ. Після підписання керівником наказ реєструється, відповідна запис проводиться в трудовій книжці, особовій картці і особовому рахунку (рис. 5.3).

Покрокова процедура звільнення працівника за власним бажанням

Рис. 53. Покрокова процедура звільнення працівника за власним бажанням

Усі записи про роботу, нагородження, заохочення, внесені до трудову книжку в період роботи в даній організації, засвідчуються підписом керівника організації або кадрової служби та печаткою організації.

Працівник знайомиться з текстом наказу і ставить свій розпис. Копія наказу про звільнення і заява працівника (службова записка) поміщаються в особову справу, після чого воно закривається й обробляються для передачі в архів на довготривале зберігання. Особиста картка переміщається в картотеку звільнених працівників і ставиться за алфавітом прізвищ. Трудова книжка видається на руки звільненому у день звільнення під розпис у журналі реєстрації трудових книжок.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
ОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Організація роботи з вхідними документами
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
ОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Організація роботи з вхідними документами
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Загальні положення роботи з кадровим резервом
Оцінка ефективності роботи з кадровим резервом
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук