Навігація
Головна
СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВРЕЄСТРАЦІЯ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВРеєстрація і контроль виконання документівКредитні організації як учасники системи виконання судових рішеньТерміни виконання документівОсобливості виконання окремих виконавчих документівОрганізація виконання та контроль плану маркетингуРобота з текстом документаДокументи на контроліЦілі і рівні контролю виконання
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація контролю виконання документів

Загальні принципи організації контролю руху і використання документів встановлені Національним стандартом РФ ДСТУ ISO 15489-1-2007 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Общие требования", затвердженим наказом Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 12.03. 2 007 № 28-ст (далі - ДСТУ ISO 15489-1-2007).

Основними завданнями контролю виконання документів є:

• відстеження ходу виконання і фіксація відомостей про фактичне виконання документів і розпоряджень керівництва;

• узагальнення даних про хід виконання документів та його результати, доведення цих відомостей до керівництва установи;

• вироблення пропозицій щодо вдосконалення організації роботи з документами та підвищенню виконавської дисципліни.

Контроль виконання документів покликаний забезпечувати своєчасне і якісне виконання доручень, що містяться в документах, отримувати аналітичну інформацію, необхідну для оцінки діяльності підрозділів і окремих виконавців.

Регламентація контролю виконання документів в організації закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління. У ній визначаються суб'єкт контролю виконання документів в організації; види документів, які ставляться на контроль; етапи контролю і терміни виконання документів; форми відображення даних про контроль в реєстраційно-контрольних формах; порядок узагальнення та аналізу даних про результати контролю виконання документів, а також інформування керівництва організації про результати контролю.

На контроль ставляться документи, що містять доручення, потребують виконання у встановлений термін. Терміни виконання документів можуть бути типовими і індивідуальними.

Типові терміни встановлюються законодавчими або іншими нормативними правовими актами і не можуть бути змінені. Перелік типових термінів виконання документів додається до інструкції з діловодства організації.

Індивідуальний термін виконання документів міститься в тексті документа чи резолюції керівника, змінити його може тільки що встановив його керівник. Продовжити термін виконання документа може то посадова особа або установа, яка цей термін встановило. Продовження терміну виконання документа повинно бути обгрунтовано.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях:

• внутрішніх - з дати підписання (затвердження) документа;

• надійшли з інших організацій - з дати їх надходження;

• звернень громадян - з дати реєстрації звернення.

Технологія організації контролю виконання документів.

1. Постановка документів на контроль.

2. Перевірка своєчасності доведення документів до виконавців.

3. Попередня перевірка і регулювання ходу виконання.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

4. Зняття документа з контролю.

5. Напрямок виконаного документа в справу.

6. Облік, узагальнення та аналіз результатів контролю виконання документів.

7. Інформування керівництва про хід та результати виконання документів.

Контроль виконання документів може здійснюватися за допомогою електронного журналу (наприклад, MS Excel) або реєстраційно-контрольних карток (РКК), складових контрольно-довідкову картотеку. Для здійснення контролю виконання документів в реєстраційну форму вводяться необхідні відомості про документ (автор документа, найменування виду, дата і реєстраційний номер (дата надходження та реєстраційний номер надходження) документа, заголовок до тексту, резолюція, термін виконання, позначка про виконання і номер справи, в якому буде зберігатися документ).

У службі ДОП організації формується загальна контрольно-довідкова картотека, у підрозділі - контрольно-довідкова картотека підрозділу.

Виконані документи знімаються з контролю. На копії документа проставляється відмітка про виконання документа і направлення у справу, що включає короткі відомості про виконання або посилання на документ-відповідь (дата і номер), відмітку "До справи", номер справи, в якій буде зберігатися документ, дату і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ.

У реєстраційно-контрольну форму також вносяться відомості про виконання, ставиться підпис особи, що підтверджує виконання (відповідальний виконавець), і дата. Копія виконаного документа поміщається у справу згідно з відміткою про виконання.

Для узагальнення даних про контроль виконання документів використовуються різні форми зведень (довідок, звітів), в яких зазначаються загальна кількість документів, які знаходяться на виконанні, кількість виконаних у строк документів, кількість невиконаних документів або виконаних з перевищенням терміну, причини затримок виконання документів.

Після підпису керівником служби ДОУ дані про контроль виконання документів представляються керівництву організації.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
РЕЄСТРАЦІЯ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Реєстрація і контроль виконання документів
Кредитні організації як учасники системи виконання судових рішень
Терміни виконання документів
Особливості виконання окремих виконавчих документів
Організація виконання та контроль плану маркетингу
Робота з текстом документа
Документи на контролі
Цілі і рівні контролю виконання
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук