Навігація
Головна
Передача документів в архівПідготовка документів для здачі в архівЗабезпечення збереження та обліку документального фонду, доступу до...Порядок підготовки та передачі звернень громадян на зберіганняЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ
Формування особової справи співробітникаФормування особової справиФормування позиції у справіФормування справ
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Підготовка документів до передачі на зберігання в архів

Завершальним етапом діловодного процесу є підготовка документів до передачі на зберігання в архів організації або (за відсутності архів) безпосередньо в кадровій службі.

Підготовка документів до зберігання включає в себе угруповання документів з метою формування справ, експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, опис і знищення підлягають знищенню справ, забезпечення схоронності справ, передачу справ в архів організації.

Формування справ

Виконані і закінчені діловодством документи повинні в 10-денний термін здаватися виконавцем особам, відповідальним за ведення діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи.

Формування справ являє собою систематизовану угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ, що забезпечує їх збереження і оперативний пошук, групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ.

Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Зазвичай справи в організаціях формуються децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. Однак, в організаціях з обмеженим документообігом і компактним розташуванням підрозділів можливо централізоване формування справ у службі документаційного забезпечення управління.

Всі документи організації групуються в справи за певними ознаками, а всередині справи - в певній послідовності.

Ознаки закладу справи:

• номінативний (по різновидах документів). За цією ознакою формуються розпорядчі документи, деякі види інформаційно-довідкових документів, наприклад: "Накази за 2010 рік";

• авторський (по авторам документів справи), наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства освіти і науки Російської Федерації";

• кореспондентський (за назвою кореспондента), наприклад: "Листування з Міністерством внутрішніх справ Російської Федерації за 2010 рік";

• предметно-питальний (групуються документи з одного питання), наприклад: "Доручення Уряду Російської Федерації з реалізації Національного плану протидії корупції";

• географічний (за територіальним розташуванням кореспондентів), наприклад: "Листування з Регіональним управлінням в Республіці КоміСиктивкар) з питання видання навчальної літератури за 2010 рік";

• хронологічний, наприклад: "Квартальні звіти про фінансову діяльність організації".

Справи з особового складу, як правило, систематизуються за хронологічним ознакою. В архівах великих організацій з великою кількістю працівників може використовуватися структурно-хронологічний принцип систематизації особистих справ.

У межах кожного року справи з особового складу систематизуються за ступенем важливості: накази про зарахування на службу (в навчальний заклад і т.д.), переміщення, звільнення (закінчення навчального закладу і т.д.), особові рахунки, списки, журнали обліку документів з особового складу, інші реєстраційно-облікові документи, особисті справи, особові картки.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Особові справи та особисті картки звільнених співробітників відносяться до року звільнення і систематизуються в межах кожної групи за алфавітом прізвищ.

При формуванні справ слід дотримуватися ряду встановлених правил:

• у справу поміщають тільки виконані і правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі з необхідним набором реквізитів, відміткою про виконання і написом "До справи";

• у справи групуються документи одного календарного року, розташовуючись в хронологічному, алфавітному порядку або за порядковими номерами. Виняток становлять лише перехідні справи;

• документи постійного і тимчасових термінів зберігання групуються в справи окремо;

• у справу підшивається тільки один екземпляр документа (оригінал або завірена за встановленою формою копія), за винятком чернеток особливо цінних документів;

• підлягають поверненню документи в справу не підшиваються;

• установчі документи, статут організації поміщаються в одну справу;

• у справу об'єднуються документи тільки з одного питання;

• додатки приєднуються до основних документів, незалежно від дати їх затвердження або складання;

• документи колегій групуються в дві справи: 1) протоколи та рішення колегії, 2) документи до засідань колегії;

• документи обмеженого доступу формуються у справи окремо від інших;

• документи з особового складу формуються за абеткою прізвищ співробітників;

• при великих обсягах листування вхідні та вихідні документи формуються в окремі справи за видами документів (листи, листи-відповіді, листи-запити, факси і т.д.);

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

• запити і відповіді, супровідні листи та їх застосування не повинні разобщающейся;

• ксерокопії факсограм, телефонограми, машинограми поміщаються у справи на загальних підставах;

• справа не повинна перевищувати за обсягом 250 аркушів;

• при наявності справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються на кожному томі (частини) з додаванням "т. 1", "т. 2" і т.д.

Усередині справи документи розташовуються у певній послідовності відповідно до вимогами державних, галузевих стандартів державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ):

• розпорядчі документи групуються в справи в хронологічному порядку за видами документів разом з відносяться до них додатками;

• положення, інструкції, затверджені в якості самостійного документа, групуються в самостійні справи;

• протоколи розташовуються у справі в хронологічному порядку за номерами;

• документи до протоколів, згруповані в окремі справи, систематизуються за номерами протоколів;

• затверджені плани, звіти та інші документи групуються окремо від проектів;

• документи в особисті справи групуються по мірі їх надходження;

• особові рахунки по заробітній платі, анкети розташовуються в справі в алфавітному порядку за прізвищами;

• накладні, квитанції та інші документи розташовуються у справі за номерами;

• документи, що мають додатки з різними датами складання або твердження, групуються в питально-логічній послідовності;

• стенограми засідань формуються в окремі справи;

• статистична інформація групується окремо;

• пропозиції, заяви громадян з питань вдосконалення роботи організацій та заяви і скарги з особистих питань формуються окремо, всередині них документи групуються в алфавітному порядку за прізвищами заявників. Відносяться до одного заявнику документи утворюють самостійну групу, яка формується в хронологічній послідовності;

• документи підвідомчих організацій групуються в самостійні справи;

• листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності по датах створення або надходження документа. Документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу попереднього року.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Передача документів в архів
Підготовка документів для здачі в архів
Забезпечення збереження та обліку документального фонду, доступу до документів фонду організації
Порядок підготовки та передачі звернень громадян на зберігання
ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ
Формування особової справи співробітника
Формування особової справи
Формування позиції у справі
Формування справ
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук