Навігація
Головна
Оформлення та ведення номенклатури справПроцес оформлення і ведення особових справОформлення справСкладання та оформлення описів справОформлення документів і справ до тривалого і постійному зберіганнюФормування, оформлення та зберігання справ, що містять конфіденційні...Оформлення обкладинки справиМИТНЕ ОФОРМЛЕННЯ ТОВАРІВ В РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇСКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ...
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Оформлення справ

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил. Воно включає в себе комплекс робіт з оформлення обкладинки справи, підшивці або палітурки справи (брошюровке), нумерації аркушів, складання листа-завірителя і внутрішнього опису документів справи (у необхідних випадках).

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Оформлення справ проводиться працівниками служби ДОУ і відповідних структурних підрозділів, в обов'язок яких входить заклад і формування справ за методичної допомоги та під контролем архіву організації.

Повне оформлення справи передбачає:

• оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою;

• нумерацію аркушів у справі;

• складання листа-завірителя справи;

• складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи;

• підшивку чи палітурку справи;

• внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.

Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу оформляється за встановленою формою. На обкладинці справи вказуються реквізити.

• найменування організації;

• найменування структурного підрозділу;

• номер (індекс) справи;

• заголовок справи;

• дата справи (тому, частини);

• кількість аркушів у справі;

• термін зберігання справи;

• архівний шифр справи.

Оформлення проставляють на обкладинці справи реквізитів здійснюється наступним чином:

• найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування;

• найменування структурного підрозділу вказується відповідно до затвердженої структурою;

• номер справи повинен відповідати індексу справи за номенклатурою справ;

• заголовок справи переноситься з номенклатури справ;

• дата справи містить вказівку року заведення і закінчення справи в діловодстві.

Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також справ, що складаються з кількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу. Датою додатки до справи, сформованому в окремий том, є дата реєстрації основного документа, додаток до якого поміщено в цей том. Так само при оформленні справи:

• число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться повністю словами;

• кількість аркушів у справі проставляється на обкладинці справи відповідно до підсумкової написом;

• термін зберігання справи переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначеними в переліку типових документів або в переліку документів, що утворюються в діяльності організації із зазначенням термінів зберігання;

• архівний шифр справи, що складається з номера фонду, номери опису і номера справи за описом, проставляється на обкладинках справ постійного зберігання в архіві організації чорним чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів, затверджених ЕПК відповідної архіву (до цього він проставляється олівцем ).

Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення: при невідповідності заголовка справ на обкладинці змісту підшитих документів в заголовок справи вносяться зміни і доповнення.

На обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування федерального архіву, в який будуть передаватися справи, кодів федерального архіву і федерального органу виконавчої влади за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) і Загальноросійському класифікатору органів державної влади та управління ОК 006-2011 (ОКОГУ) .

Встановлено наступний порядок нумерації аркушів справи:

• всі аркуші справи, крім листа-завірителя і внутрішнього опису, нумеруються простим олівцем, цифри проставляються в правому верхньому куті аркуша;

• лист великого формату, складений і підшитий за один край, нумерується як один аркуш у правому верхньому куті;

• документи з власною нумерацією аркушів, у тому числі друковані видання, нумеруються в загальному порядку;

• листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо;

• фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні та специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

• підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються в наступному порядку: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті:

• додатки до справи, що надійшли в палітурці, оформляються як самостійний тому і нумеруються окремо.

По завершенні нумерації аркушів складається засвідчувальний напис (лист-засвідчувач справи), в якій цифрами і прописом вказується кількість аркушів в даній справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і т.п.). Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання і розташовується в кінці справи.

Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішня опис документів справи. Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи, на яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис документів справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису. Завірена упорядником внутрішня опис документів справи підклеюється за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Документи, що становлять справа, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливого вільного читання тексту всіх документів. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання допускається зберігати в швидкозшивач, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять.

Завершення справи постійного і довгострокового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом трьох років, а потім здаються в архів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Оформлення та ведення номенклатури справ
Процес оформлення і ведення особових справ
Оформлення справ
Складання та оформлення описів справ
Оформлення документів і справ до тривалого і постійному зберіганню
Формування, оформлення та зберігання справ, що містять конфіденційні документи
Оформлення обкладинки справи
МИТНЕ ОФОРМЛЕННЯ ТОВАРІВ В РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук