Навігація
Головна
СУЧАСНИЙ СТАН ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ І ЇХ РОЛЬ В МЕНЕДЖМЕНТІСучасні інформаційні технології організації логістичного управління...Сутність, значення та закономірності розвитку інформаційних систем і...Предметні та прикладні інформаційні технологіїЗакономірності розвитку інформаційних технологій в сучасній економіці
Нормативно-правове та методичне забезпечення діловодстваСтандартизаціяПравові та нормативні основи діловодстваНОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНА БАЗА ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯСистеми автоматизації діловодства
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Сучасні інформаційні технології в діловодстві

У результаті освоєння даної глави студент повинен:

знати

• зміст і основні етапи стандартизації, уніфікації та автоматизації діловодства;

• зміст основних понять електронного діловодства;

• основні етапи автоматизації діловодства;

• нормативну правову базу автоматизації діловодства;

• базові функції систем електронного діловодства;

• основні вимоги до системи автоматизації діловодства;

• особливості зберігання електронних документів;

вміти

• використовувати отримані знання у практичній роботі;

• орієнтуватися в ринку програмної продукції електронного діловодства;

володіти

• навичками підготовки службових документів на основі уніфікованих форм управлінських документів;

• методикою організації колективної роботи з електронними документами;

• методикою організації електронного архіву.

Зростання призводить до ускладнення, а ускладнення - це кінець шляху.

Третій закон Паркінсона

Динамічний розвиток всіх сфер суспільного життя, зростання числа суб'єктів і об'єктів управління супроводжуються стрімко зростаючими потоками документів, які складають основу управління, забезпечуючи прямі і зворотні зв'язки між керівниками і керованими системами. Кожні три роки обсяг корпоративної електронної текстової інформації у світі подвоюється.

За даними моніторингу Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), у федеральних органах влади обсяг документації в 2010 р становив близько 250 млрд листів, причому за прогнозами щорічно він може збільшуватися від 15 до 30%.

У США, за даними Delphi Consulting Group, щодня створюється більш 1 млрд аркушів документів, а в архівах зберігається вже більше 1300000000000 різних документів.

Щорічно у світі видається близько 6 млрд нових документів, кожен з яких в середньому тиражується в 20 копіях, що переповнює документаційні потоки, створюючи загрозу їх некерованості і втрат. А за цим стоїть реальна загроза безпеці і кожного окремого громадянина, і організації або підприємства, і країни в цілому. Тому проблема вдосконалення технологій діловодства та освоєння їх практичними працівниками сфери управління набуває гострої актуальності.

Думка фахівців

За оцінкою Siemens Business Services, до 80% свого робочого часу керівник витрачає на роботу з інформацією, до 30% робочого часу співробітників йде на створення, пошук, узгодження і відправку документів, кожен внутрішній документ копіюється, в середньому, до 20 разів і до 15 % корпоративних документів безповоротно втрачається (при цьому, поданим журналу ASAP, середньостатистичний службовець витрачає щорічно до 150 годин свого робочого часу на пошук втраченої інформації). Існують також оцінки, що на роботу з документами доводиться витрачати до 40% трудових ресурсів і до 15% корпоративних доходів.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Актуальні завдання вдосконалення управління в усіх сферах народного господарства зажадали пошуку шляхів і сучасних форм інформаційної взаємодії як одного з найважливіших умов забезпечення діяльності органів управління всіх рівнів.

За останні два десятиліття діловодство пройшло шлях від стандартизації через уніфікацію до автоматизації і створення електронного діловодства.

Нормативно-методичне та правове забезпечення стандартизації та автоматизації діловодства

Правові основи стандартизації в Росії, були закладені Федеральним законом від 10.06.1993 № 5154-1 "Про стандартизацію".

Стандартизація являє собою процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється "зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом ". Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного документа.

Стандартизація - діяльність щодо встановлення правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва і обігу продукції і підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт або послуг.

Відповідно до Федеральним законом від 27.12.2002 № 184-ФЗ "Про технічне регулювання" основними цілями стандартизації в застосуванні до документів є:

• забезпечення єдності вимог в області діловодства;

• забезпечення технічної сумісності, порівнянності створюваних документів;

• сприяння проведенню робіт з уніфікації форм документів і вимог до їх оформлення та складання;

• приведення документації до однаковості.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Активне використання нових інформаційних технологій у діловодстві зажадало уніфікації документованої інформації, насамперед у сфері управління. Це спонукало розпочати роботу зі створення уніфікованих форм документації (УФД). Метою уніфікації документів було скорочення кількості застосовуваних у діяльності організацій документів, типізація їх форми, встановлення одноманітності складу і форм управлінських документів, що створюються при вирішенні однотипних завдань, спрощення роботи з документами за рахунок скорочення часових і матеріальних витрат на їх підготовку та обробку, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих баз даних.

Процес уніфікації документів проходив кілька стадій:

1) уніфікація форматів паперів. Міжнародна організація по стандартизації (International Organization for Standardization, ISO) розробила стандарти паперів, закріпивши їх в стандарті ISO 216: 1975 "Папір писальний і деякі види друкованої продукції. Споживчі формати рядів А і В". Прийняті міжнародним документом стандарти форматів паперів обов'язкові і в нашій країні для управлінської документації;

2) уніфікація полів документів. ГОСТ Р 6 .30-2003 встановив рекомендовані для службових документів мінімальні розміри полів:

• ліве поле - 20 мм,

• праве поле - 10 мм,

• верхнє поле - 20 мм,

• нижнє поле - 20 мм;

3) уніфікація форм документів, тобто закріплення розташування реквізитів документа на аркуші паперу і вимоги до них. Розробка уніфікованих форм документів здійснюється як на загальнодержавному рівні, так і на рівні організацій (наприклад, Альбоми уніфікованих форм документів або окремі форми документів);

4) уніфікація тексту документів. Наприклад:

• в ТК РФ містяться вимоги до тексту трудового договору, правил внутрішнього трудового розпорядку,

• в постанові Уряду РФ від 11.11.2005 № 679 "Про порядок розробки та затвердження адміністративних регламентів виконання державних функцій (надання державних послуг)" дана типова структура тексту адміністративного регламенту, а також зазначена інформація, яка повинна бути викладена в кожному розділі,

• розпорядженням Уряду РФ від 26.05.2005 № 667-р затверджено уніфікована форма анкети, заповнюваної при прийомі на державну цивільну службу, та ін. До уніфікації тексту документа можна віднести розробку і використання в документах наборів стандартних фраз і виразів, мовних формул, мовних кліше , усталених словосполучень;

5) уніфікація термінології. Перш за все, треба було визначення термінів у новій сфері - автоматизованих технологіях, так як саме в цій області введено велике число нових термінів, а ряд термінів отримав нові, уточнені тлумачення. У зв'язку з цим виникла потреба в розробці стандартів на терміни та визначення. Так, з 1 липня 2007 був введений ДСТУ ISO 15489-1-2007, з 1 березня 2014 діє ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Ряд нових понять введений або уточнений у Постанові про затвердження правил діловодства.

Відсутність уніфікованої термінології призвело до появи в спеціальній літературі різних термінів для позначення системи автоматизації діловодства: система автоматизації документообігу, система управління діловодством, розподілена система управління документами, система електронного документообігу, електронний архів, система автоматизації діловодства та документообігу. Головним недоліком цих термінів є змішання або підміна понять "діловодство" і "документообіг". Ми будемо користуватися поняттям "система електронного діловодства" (СЕД).

Уніфіковані системи документації і форми документів, дозволених до застосування в народному господарстві, включені в ОКУД, який є складовою частиною Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації. ОКУД призначений:

• реєстрації форм документів;

• упорядкування інформаційних потоків у народному господарстві;

• скорочення кількості застосовуваних форм;

• вилучення з обігу неуніфікованих форм документів;

• забезпечення обліку та систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;

• контролю за складом форм документів і виключення дублювання інформації, застосовуваної в сфері управління;

• раціональної організації контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.

В результаті роботи з уніфікації документів були розроблені:

• загальноросійські уніфіковані форми;

• галузеві уніфіковані форми;

• форми документів суб'єктів РФ;

• уніфіковані форми документів організацій і підприємств.

Уніфікована система документації складається з взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм документів, що забезпечують документовані подання даних у певних видах господарської діяльності. Безпосередніми розробниками конкретних форм і систем документації є міністерства (відомства), які очолюють ту галузь діяльності, документи якої уніфікуються. Вони розробляють і затверджують уніфіковані форми бланків документів, враховуючи можливість їх комп'ютерної обробки. В організаціях, на підприємствах за підсумками уніфікації розробляється Табель уніфікованих форм документів, що затверджується керівником організації.

Табель уніфікованих форм документів - перелік встановлених до застосування уніфікованих форм документів.

На основі Табеля форм документів в організаціях створюється Альбом форм документів, що розробляється в паперовому варіанті (еталонний зразок) і в його електронної копії, яка повинна бути на кожному робочому місці.

Альбом уніфікованих форм документів - збірник встановлених до застосування уніфікованих форм документів з вказівками щодо їх заповнення.

Таким чином, до теперішнього часу сформована нормативно-методична та правова основа стандартизації діловодства, що включає:

• федеральні закони;

• укази і розпорядження Президента РФ;

• постанови і розпорядження Уряду РФ;

• правові акти федеральних органів виконавчої влади та суб'єктів РФ;

• нормативні акти та методичні документи з діловодства організацій, установ і підприємств;

• ГОСТ на документацію, загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації та ін.

Системи електронного діловодства, у тому числі електронного документообігу, з'явилися наприкінці минулого століття. Початок активному переходу до електронного документообігу в Росії поклала Концепція реформування системи державної служби Російської Федерації, затверджена Президентом РФ 15.08.2001 № Пр-1496. Для підвищення ефективності функціонування системи державної служби та рівня інформованості суспільства про діяльність державних органів і державних службовців Концепцією передбачені широке використання сучасних інформаційних технологій, розробка нових стандартів діловодства, заснованих переважно на електронний документообіг із застосуванням електронного цифрового підпису, забезпечення більш широкого доступу державних службовців до державних і іншим інформаційних ресурсів.

З метою впровадження нових інформаційних технологій в роботу органів державного управління та організацій було прийнято низку урядових програм і рішень. У 2002 р стартувала Федеральна цільова програма "Електронна Росія (2002-2010 роки)", затверджена постановою Уряду РФ від 28.01.2002 № 65 "Про федеральної цільової програми" Електронна Росія (2002-2010 роки) "", найважливішими завданнями якої було підвищення ефективності міжвідомчої взаємодії та внутрішньої діяльності органів державної влади на основі організації міжвідомчої інформаційного обміну та забезпечення ефективного використання органами державної влади інформаційних та телекомунікаційних технологій; підвищення ефективності управління шляхом впровадження інформаційних і телекомунікаційних технологій у діяльність органів державної влади; забезпечення оперативності і повноти контролю за діяльністю органів державної влади.

Одним із напрямів Програми було вдосконалення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування на основі використання інформаційних технологій, головні заходи якого орієнтовані на "підвищення ефективності роботи органів державної влади та місцевого самоврядування шляхом забезпечення сумісності стандартів зберігання інформації та документообігу; підключення до комп'ютерних мереж органів державної влади та місцевого самоврядування, бюджетних установ; реалізації галузевих програм інформатизації; створення міжвідомчих та місцевих інформаційних систем і баз даних ".

Думка фахівця

Відповідно до Федеральної цільової програмою "Електронна Росія (2002-2010 роки)" до 65% господарюючих суб'єктів перейдуть до електронного документообігу всередині організацій та до 40% - до міжвідомчого документообігу. Таким чином, більше половини міст країни з населенням понад 50 тис. Чоловік повинні перейти на електронний документообіг.

Формування єдиного інформаційного поля ознаменувалося розробкою першого міжнародного стандарту ІСО 15489-1-2001 "Інформація та документація. Управління документацією". На його основі в ряді зарубіжних країн розроблені національні стандарти з управління діловою документацією. У Росії стандарт ІСО "методом обкладинки" був затверджений як ДСТУ ISO 15489-1-2007.

Відповідно до Стратегії розвитку інформаційного суспільства в Російській Федерації, затвердженої Президентом РФ від 07.02.2008 № Пр-212, цілями формування та розвитку інформаційного суспільства в Російській Федерації є підвищення якості життя громадян, забезпечення конкурентоспроможності Росії, розвиток економічної, соціально-політичної, культурної та духовної сфер життя суспільства, вдосконалення системи державного управління на основі використання інформаційних і телекомунікаційних технологій.

Окремі норми застосування електронних документів та електронного документообігу містять: Закон про архівну справу, Закон про інформацію, Федеральний закон від 27.07.2006 № 152-ФЗ "Про персональних даних", Закон про електронний підпис, Закон про порядок звернень громадян, Федеральний закон від 27.07 .2010 № 210-ФЗ "Про організацію надання державних і муніципальних послуг".

Положення про систему міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО), затверджене постановою Уряду РФ від 22.09.2009 № 754, стало нормативною основою для створення єдиної інфраструктури забезпечення електронної взаємодії органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Постановою Уряду РФ від 25.12.2009 № 1088 "Про державну автоматизованій інформаційній системі" Управління "" передбачено створення державної та регіональних автоматизованих інформаційних систем "Управління". Концепція ГАС "Управління" схвалена Урядовою комісією 02.10.2012.

Основоположним нормативним документом, що встановив загальні вимоги до організації електронного діловодства у федеральних органах виконавчої влади, є Постанова про затвердження правил діловодства та розроблені на його основі Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

СУЧАСНИЙ СТАН ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ І ЇХ РОЛЬ В МЕНЕДЖМЕНТІ
Сучасні інформаційні технології організації логістичного управління виробництвом
Сутність, значення та закономірності розвитку інформаційних систем і технологій в сучасній економіці
Предметні та прикладні інформаційні технології
Закономірності розвитку інформаційних технологій в сучасній економіці
Нормативно-правове та методичне забезпечення діловодства
Стандартизація
Правові та нормативні основи діловодства
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНА БАЗА ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
Системи автоматизації діловодства
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук