Навігація
Головна
Основні поняття діловодстваОгляд сучасних систем електронного діловодстваОсновні поняття при роботі з електронними таблицямиОсновні поняття і спосіб організаціїСучасні інформаційні технології в діловодствіОрганізація діловодства в 1917-1941 ррПоняття та визначення електронної комерціїЕлектронний уряд: поняття та оцінка якості його функціонуванняНаказове діловодствоПоняття "електронний уряд"
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Основні поняття електронного діловодства

Перехід до електронного діловодства привів до розширення його термінологічного апарату і зажадав уточнення змісту нових понять, що одержали поширення як в нормативних документах, так і в управлінській практиці: електронний документ, електронне діловодство, електронний документообіг, Оцифрованіє, електронний образ документа.

Багатофункціональністю документа пояснюється наявність великого числа визначень цього поняття, в кожному з яких на перший план виступають ті чи інші характеристики та функції документа.

Електронний документ - документована інформація, представлена в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі по інформаціоннотелекоммунікаціонним мережам або обробки в інформаційних системах.

З даного визначення виділяється функція електронного документа як засобу фіксації інформації.

ГОСТ Р 52292-2004 "Інформаційна технологія. Електронний обмін інформацією. Терміни та визначення" визначає електронний документ як "об'єкт інформаційної взаємодії в соціальному середовищі, призначений для формального вираження соціальних відносин між іншими об'єктами цього середовища", акцентуючи увагу на комунікативної функції документа. При цьому на перший план виступають вимоги до документа: фіксованість, доступність, цілісність, легітимність.

ДСТУ ISO 15489-1-2007 визначає електронний документ як зафіксовану на матеріальному носії ідентифіковану інформацію, створену, отриману і зберігається організацією або фізичною особою як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або ділової діяльності. На перший план тут висувається правовий аспект документа.

Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади визначають електронний документ як рівнозначний документу на паперовому носії за умови дотримання встановленого порядку його оформлення, що додає електронному документу офіційний статус.

У найбільш загальній формі поняття "електронний документ" було визначено у Федеральному законі від 10.01.2002 № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис", а також в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Електронний документ - документ, в якому інформація представлена в електронно-цифровій формі.

Таким чином, основу поняття "електронний документ" складають три основні компоненти: інформація, матеріальний носій інформації і фіксація інформації з можливістю її ідентифікації через реквізити.

Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні документа з матеріальної складової на інформаційну, що знайшло відображення в появі синонім поняття "діловодство" - "документаційне забезпечення управління". Введення в практику законодавчим шляхом поняття "документована інформація (документ)" затвердило поняття документа як двуединства інформації (відомостей) і матеріального носія (у вигляді символів, знаків, букв, хвиль і т.д.), у результаті чого відбувається як би матеріалізація і уречевлення відомостей.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Шляхом сканування документа, спочатку виготовленого на паперовому носії, створюється його електронна копія, названа електронним чином документа.

• Електронне діловодство - діловодство, де основним носієм інформації виступає електронний документ, допоміжним - паперовий документ, а виконавцями запропонованих інструкцій є людина, комп'ютер і комп'ютерна мережа.

Таке визначення електронного діловодства дозволяє виокремити в ньому дві найважливіші складові - створення електронного документа в процесі його документування з використанням інформаційних технологій (електронне документування) і організацію роботи з електронним документом у процесі електронного документообігу та електронного архівування.

Електронний документообіг як складова частина електронного діловодства являє собою таку систему ведення документації, при якій весь масив створених, переданих і збережених документів підтримується за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій на комп'ютерах, об'єднаних в мережеву структуру.

Електронний документообіг повинен являти собою цілісну, комплексну управлінську технологію, що забезпечує основні процеси роботи з електронними управлінськими документами (вхідні, вихідні і внутрішніми), а також їх метаданими, з дотриманням вимог до оформлення і посвідчення документів.

На грунті невпорядкованості документоведческой термінології не тільки в друкованих виданнях, а й в офіційних документах, а за ними і в практиці з'явилося некоректне використання або підміна двох понять: "електронне діловодство" і "електронний документообіг". У Правилах діловодства у федеральних органах виконавчої влади сказано, що "електронні документи створюються, обробляються і зберігаються в системі електронного документообігу федерального органу виконавчої влади", проте в системі електронного документообігу електронні документи не створюються. Вони створюються в системі електронного діловодства на стадії їх документування, і тільки потім, на другій стадії процесу діловодства, тобто в процесі документообігу, відбувається їх обробка.

Процедура зберігання електронних документів також не входить в процес документообігу, починаючись уже за його межами, а саме там, де завершено виконання електронними документами основних функцій і вирішується питання про їх подальшу долю.

Представляється також некоректним використовувати ці поняття в порядок перерахування, як однопорядкові, оскільки електронний документообіг становить лише частину організації роботи з електронними документами, яка, у свою чергу, є однією з частин всього діловодства. Також некоректно навчальну дисципліну "Діловодство (документаційне забезпечення управління") називати "Документальне забезпечення управління і діловодство".

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Основні поняття діловодства
Огляд сучасних систем електронного діловодства
Основні поняття при роботі з електронними таблицями
Основні поняття і спосіб організації
Сучасні інформаційні технології в діловодстві
Організація діловодства в 1917-1941 рр
Поняття та визначення електронної комерції
Електронний уряд: поняття та оцінка якості його функціонування
Наказове діловодство
Поняття "електронний уряд"
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук