Навігація
Головна
Нормативно-методичне та правове забезпечення стандартизації та...ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ДІЛОВОДСТВА. СУЧАСНА СИСТЕМА ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО...MS Outlook як інструмент автоматизації офісного діловодстваОрганізація діловодства в 1917-1941 ррНаказове діловодствоІнформаційні системи діловодства в органах прокуратуриСистеми автоматизації обліку для великих організаційОгляд сучасних систем електронного діловодстваСистема міністерського "виконавчого" діловодства XIX - початку XX стАвтоматизація міжнародних розрахунків
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Системи автоматизації діловодства

Ефективність управління підприємствами та організаціями не в останню чергу залежить від вирішення завдань оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їх виконання, а також продуманої організації їх зберігання, пошуку і використання. Потреба в ефективному управлінні електронними документами призвела до створення систем електронного діловодства, покликаних забезпечити процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, конвертацію і безпеку даних, а також контроль над потоками документів в організації.

Системи електронного діловодства (СЕД) - нове покоління систем автоматизації підприємств, основними об'єктами автоматизації в яких є документи і бізнес-процеси, що подаються як рух документів і їх обробка.

Головне призначення СЕД - охопити весь цикл діловодства підприємства чи організації від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване зберігання документів в будь-яких форматах, об'єднати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему; забезпечити керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД передбачається чітке розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень.

Одним з характерних властивостей СЕД є можливість інтеграції з різними додатками, що дає можливість системі виступати в якості сполучної ланки між різними корпоративними додатками, створюючи основу для організації діловодства на підприємстві.

Завдяки можливості розмежування повноважень і контролю за доступом до документів забезпечується повний контроль над документом:

• право редагувати документ, не знищуючи його;

• створювати нові версії або читати його, чи не редагуючи;

• право доступу до картки, але не самого документу;

• протоколювання кожної дії користувача.

При одночасній роботі з документом відразу декількох користувачів передбачена можливість автоматичного відстеження версій і подверсий документів.

Класифікація СЕД передбачає виділення основних типів систем:

• СЕД, орієнтовані на бізнес-процеси. Ці системи забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи роботу з образами, управління записами і потоками робіт, управління вмістом, збереження і пошук документів та ін .;

• корпоративні СЕД. Системи цього типу забезпечують корпоративну інфраструктуру, доступну всім корпоративним користувачам, для створення документів, колективної роботи над ними та їх публікації. Розробкою і просуванням корпоративних СЕД займаються компанії Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell Group Wise), Open Text (система LiveLink), Key file та ін .;

• системи управління вмістом. На світовому ринку відомі системи управління вмістом від компаній Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum та ін .;

• системи управління потоками робіт. Системи даного типу призначені для забезпечення маршрутизації потоків робіт будь-якого типу (визначення шляхів маршрутизації файлів).

У відповідності з цією класифікацією більшість вітчизняних СЕД відноситься до класу систем, орієнтованих на бізнес-процеси. У більшості з них реалізовані такі функції, як:

• обробка / зберігання документів;

• управління потоками робіт (передача документів між виконавцями);

• контроль виконання документів;

• пошук документів по атрибутах і повнотекстовий пошук;

• робота із взаємопов'язаними документами;

• регламентація прав доступу;

• списання документів;

• інтеграція з зовнішніми системами електронної пошти та ін.

Сучасні офісні системи створені російськими компаніями на основі пакетів офісних систем Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office. Найбільш відомими офісними програмами є:

• система автоматизації конфіденційного документообігу OPTIMA-WorkFlow (розроблена компанією "Оптіма"), що забезпечує управління процесами створення, обробки, тиражування, зберігання документів та організації роботи з документами, захисту від навмисного або випадкового втручання. Система дозволяє використовувати документи на електронних і паперових носіях та вести обробку даних у складі Microsoft Office;

• система електронного документообігу "ІнтерТраст", що включає комплект баз даних для автоматизації документообігу підприємства на основі вимог традиційного діловодства "Діловодство"; систему "Канцелярія", призначену для автоматизації діловодства великої державної або комерційної організації; комплект для автоматизації офісної діяльності малих підприємств "Малий Офіс";

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

• система автоматизації діловодства великих організацій на базі DOCS Open і WorkRoute, що випускається компанією "Весть-Метатехнологія" і дозволяє поуровневого впровадження автоматизованої системи діловодства;

• система автоматизації діловодства "Дело" (розроблена компанією "Електронні офісні системи"), застосовувана в службах документаційного забезпечення управління організацій для виконання операцій, пов'язаних з організацією роботи з документами (реєстрація документів, розсилка повідомлень, введення резолюцій, відправка, контроль виконання, напрямок у справу, пошук та ін.). Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.

Завдяки багатофункціональності комп'ютерних технологій у діловодстві їх використання в організації роботи з документами, автоматизації рутинних процедур, підвищенні ефективності управлінської праці дозволяє знижувати вартість зберігання інформації, збільшувати швидкість пошуку документів і доступу до них, скорочувати витрати на копіювання, економити час на передачу документів між виконавцями та виключити несанкціонований доступ до документів. Таким чином, відкриваються нові можливості:

• у створенні документа (документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів), редагуванні і розміщенні його в пам'яті;

• в передачі документа на відстань за допомогою локальної комп'ютерної мережі, електронної пошти, мережі Інтернет;

• в автоматичній реєстрації документів;

• в контролі виконання документа, що забезпечує стійке управління організацією, що дозволяє автоматично інформувати керівництво організації про стан виконавської дисципліни персоналу;

• в роботі з взаємопов'язаними документами, з кореспонденцією;

• в захисті документів від несанкціонованого або випадкового доступу до них за допомогою антивірусного захисту і функції відновлення документа;

• у забезпеченні пошуку та архівного зберігання документів;

• в перекладі тексту документа з однієї мови на іншу в автоматичному режимі;

• у забезпеченні автоматизації довідково-аналітичної роботи (формування типових звітів, графіків, довідок, зведень, журналів, списків документів);

• в регламентації прав доступу (як права доступу до картотекам і документів відповідно до їх грифами, так і набору функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т.д.));

• в делегуванні права підпису шляхом введення електронного підпису документів і резолюцій на документи.

Думка фахівця

Впровадження електронного діловодства в державних структурах здатне на 15-20% скоротити витрати на бюрократичний апарат і на 25-30% - безпосередньо апарат, на 20-25% збільшити продуктивність праці персоналу, на 80% скоротити вартість архівного зберігання електронних документів в порівнянні з вартістю зберігання паперових архівів.

Незалежно від організаційно-правових форм організацій, установ і підприємств автоматизація діловодства в них переслідує загальні цілі:

• підвищення якості та оперативності управління організацією шляхом вдосконалення діловодства;

• об'єднання в єдиний діловодний цикл всіх структурних підрозділів організації, включаючи територіально віддалені;

• забезпечення оперативного і в той же час розмежування доступу до документаційне ресурсам організації;

• досягнення економічного ефекту за рахунок зниження трудових, часових і матеріальних витрат;

• підвищення рівня виконавської культури персоналу.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Нормативно-методичне та правове забезпечення стандартизації та автоматизації діловодства
ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ДІЛОВОДСТВА. СУЧАСНА СИСТЕМА ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ РОСІЇ
MS Outlook як інструмент автоматизації офісного діловодства
Організація діловодства в 1917-1941 рр
Наказове діловодство
Інформаційні системи діловодства в органах прокуратури
Системи автоматизації обліку для великих організацій
Огляд сучасних систем електронного діловодства
Система міністерського "виконавчого" діловодства XIX - початку XX ст
Автоматизація міжнародних розрахунків
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук