Навігація
Головна
Інтеграційні завдання в електронному документуванніВикористання електронного цифрового підписуПравовий режим документування та подання інформації. Документообіг та...Прийом (і документування) фахівців, наукових, науково-педагогічних та...ДОКУМЕНТУВАННЯ І ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ -Методичні ПРИЙОМИ ОБЛІКУ
Оцифрованіє як спосіб створення електронних документівОсновні етапи створення документаПорядок електронного документообігуУніфікація мови документів. Правила оформлення документів. Мовний...Технології створення друкованої реклами
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Електронне документування

Виходячи зі змісту поняття "електронне діловодство", створення електронного документа здійснюється на етапі його документування.

Сьогодні електронні документи у сфері управління створюються і використовуються поряд з паперовими носіями. Хоча в цілому обсяги документообігу з року в рік збільшуються, зростання електронних документів відбувається стрімкіше, щорічно подвоюючи, в той час як кількість паперових документів збільшується на рік на 8-9%.

Електронні документи мають ряд очевидних переваг, що стосуються часу транспортування документа, пошуку інформації в інформаційному фонді, можливості працювати одночасно з декількома документами, редагувати документ, виділяти фрагменти документа і робити копію документа шляхом сканування.

Разом з тим в роботі з електронними документами не втрачається актуальність таких проблем, як збереження інформації і її доступність для сприйняття людиною, інформаційна безпека та захист інформації, розширення сфери застосування електронних документів. Настійно вимагають уточнення використовувані в електронному діловодстві терміни, вимоги до оформлення електронних документів, що забезпечують їх юридичну силу.

Якщо вимоги до оформлення паперових документів розроблені і закріплені в стандартах і уніфікованих формах, то вимоги до оформлення електронних документів обмежуються поки питаннями, що стосуються використання електронного цифрового підпису (ЕЦП). Більш чітко вимоги до оформлення електронних документів сформульовані в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства: "Складання, оформлення та узгодження проектів електронних документів здійснюється за загальними правилами діловодства, встановленим у відношенні аналогічних документів на паперовому носії. Електронний документ повинен мати реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитка печатки ".

Створення електронних документів

Створення електронних документів програмно-технічними засобами системи електронного діловодства федеральних органів виконавчої влади забезпечує такі важливі їх якості, як автентичність (справжність), достовірність, цілісність, придатність для використання.

Електронне документування здійснюється на базі комплексу програмних засобів електронного офісу Microsoft Office, що включає:

• універсальний редактор текстів і засіб підготовки оригінал-макетів - Microsoft Word,

• електронну таблицю з аналітичними функціями і засобами побудови діаграм - Microsoft Excel,

• програму презентаційної графіки для створення слайдів і мультимедіа-презентацій - Microsoft PowerPoint,

• систему управління змінними базами даних для створення звітів, запитів, списків поштової розсилки - Microsoft Access;

• інформаційну систему для роботи з електронною поштою і документами - Microsoft Outlook,

• інші продукти і можливості (OneNote, Publisher, Lync, Project, Visio, InfoPath), а також допоміжні засоби (графічний редактор, підтримка, помічник) та ін.

Перший випуск Microsoft Office 365 вийшов 28 червня 2011, а 3 грудня 2012 була представлена новітня версія офісного пакета компанії - Microsoft Office +2013.

У додатках Office містяться стандартні команди, основні операції для спільної роботи, шаблони документів, які можна використовувати при створенні юридичних документів, службових записок, листів, факсимільних повідомлень, звітів, довідників, бюлетенів, розкладів, повісток дня і т.п.

Шаблон - особливий вид документа (бланк, формуляр), що надає спеціальні засоби для стандартного оформлення підсумкового документа, що містить однакові для цих документів текст, стилі оформлення, елементи автотексту, макроси, меню та привласнені сполученням клавіш операції, панелі інструменту.

У постачання Word включені стандартні шаблони для часто використовуваних типів документів, включаючи листи і факси, пам'ятки, звіти, інформаційні бюлетені та web-сторінки. При створенні документа за допомогою шаблону весь фіксований текст і всі фіксовані графічні елементи розташовуються автоматично. Використання включених в шаблон стилів гарантує, що всі створені за допомогою шаблону документи містять одні й ті ж шрифти, параметри розташування на сторінці і т.д.

У шаблонах зберігаються стандартні тексти, стилі, елементи автотексту, настроюються панелі інструментів. Найбільш простий спосіб створити шаблон - відкрити підготовлений документ, що містить елементи, які потрібно використовувати повторно, і зберегти його в каталозі Шаблони або в одному з його підкаталогів.

Крім шаблонів при створенні нових документів в Office передбачена можливість використання кошти, званого майстер.

• Майстер - спеціальний автоматизований документ, що дозволяє керувати покроковим процесом створення нового документа.

Перевага використання майстра полягає в тому, що він спрощує процедуру створення документа, в процесі якої потрібно відповісти на питання майстра, отримані дані автоматично вставляються в текст документа з відповідним форматуванням.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Інтеграційні завдання в електронному документуванні
Використання електронного цифрового підпису
Правовий режим документування та подання інформації. Документообіг та мережеве звернення інформації
Прийом (і документування) фахівців, наукових, науково-педагогічних та деяких інших категорій працівників
ДОКУМЕНТУВАННЯ І ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ -Методичні ПРИЙОМИ ОБЛІКУ
Оцифрованіє як спосіб створення електронних документів
Основні етапи створення документа
Порядок електронного документообігу
Уніфікація мови документів. Правила оформлення документів. Мовний етикет в документі. Робота з електронними шаблонами Word
Технології створення друкованої реклами
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук