Навігація
Головна
ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВЕлектронне документуванняАРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВЗберігання цінностей у комерційному банкуОцифрованіє як спосіб створення електронних документівСИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВОЦІНКА ЗНАЧИМОСТІ ДОКУМЕНТІВ І ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯЗберігання документівПриймання на зберігання документівОрганізація зберігання бухгалтерських документів
 
Головна arrow Документознавство arrow Основи діловодства. Мова службового документа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Зберігання електронних документів

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

У більшості СЕД представлена ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа / полку / папка"). Кожен документ міститься в папку, яка, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Олін і той же документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань, при цьому вихідний документ залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД.

Будь-якому документові в СЕД властивий певний набір атрибутів: його назва, автор документа, час його створення й ін. Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого, проте в межах одного типу документів він зберігається незмінним. У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в попятном графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самим документом.

У більшості випадків серверна частина СЕД складається з логічно пов'язаних компонентів:

• сховище атрибутів документів (карток);

• сховище документів;

• сервіси повнотекстової індексації.

Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Зберігання документів у вихідному форматі і автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів є великою перевагою систем електронного документообігу.

Для зберігання безпосередньо вмісту документів в більшості СЕД застосовуються файл-сервери MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX та ін. Однак досить поширене зберігання документів разом з атрибутами в базі даних, що значно підвищує безпеку доступу до документів.

Рішення оптимізації роботи з великими обсягами документів організації знаходять у створенні електронного архіву.

Електронний архів документів - це система зберігання бухгалтерської, кадрової та іншої документації, що дозволяє значно оптимізувати і автоматизувати управлінські процеси сучасної організації.

Основне завдання електронного архіву організації - оперативне забезпечення доступу всіх відділів до необхідних документів й схоронності документації. Однією з найважливіших причин створення електронного архіву в організації є значне скорочення часу на пошук і обробку інформації. Потрібний документ можна знайти і роздрукувати за лічені хвилини. Пошук документа в паперовому архіві може віднімати до тижня робочого часу, але й після закінчення тижня не кожен документ буде знайдений. Як наслідок, загальна ефективність роботи паперового архіву з кожним роком падає. Інформація, що зберігається в паперовому вигляді, з часом приходить в непридатність. Документ, виданий з архіву для тимчасового користування, може бути безповоротно втрачено.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Користування електронним архівом забезпечує зручний і швидкий пошук потрібної документації, захист документації від безповоротної втрати або пошкодження, впорядковане її зберігання з можливістю формування різних звітів, миттєву відправку копій документів. Завдяки перекладу всіх документів в електронний вигляд офісні площі вивільняються від накопичених паперів. Організація електронного архіву документів дозволяє систематизувати документацію, розподіляти її за видами та строками зберігання, що сприяє стандартизації процесів роботи з документами. Резервування інформації значно знижує ризик її втрати, крім того, це в багато разів менше дорога операція, ніж створення резервних паперових копій звичайного архіву.

Використання електронного архіву робить більш ефективним і простим управління службовою інформацією, вирішує проблему оптимізації документообігу, скорочує час пошуку необхідних паперів, виключаючи втрату важливих документів та їх несанкціонованих змін. Завдяки обмеженню прав доступу, протоколювання дій користувачів і автоматичному резервному копіюванню забезпечується високий рівень інформаційної безпеки.

Першим етапом створення електронного архіву документів організації є підготовка до сканування і переклад в електронний вигляд на професійному обладнанні всіх документів, тобто створення їх електронних образів з усіма артефактами (резолюції, візи, підписи, печатки, штампи і т.д.).

Далі електронні документи індексуються по різних інформаційних полях (тип, назва, номер, дата створення і т.д.). Після переведення в електронний вигляд документи заносяться в електронний архів. Система управління електронним архівом інтегрується в діючу інформаційну систему організації.

Таким чином, електронний архів потрібен майже кожної організації, незалежно від характеру її діяльності, форми власності та розмірів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ
Електронне документування
АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Зберігання цінностей у комерційному банку
Оцифрованіє як спосіб створення електронних документів
СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
ОЦІНКА ЗНАЧИМОСТІ ДОКУМЕНТІВ І ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
Зберігання документів
Приймання на зберігання документів
Організація зберігання бухгалтерських документів
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук