Навігація
Головна
Апаратура для дослідження документів у "польових" умовахКомплекс маркетингуПІДПРИЄМСТВО В СТРУКТУРІ ВИРОБНИЧО-ГОСПОДАРСЬКОГО КОМПЛЕКСУПодання документів для реєстрації кандидатів, списків кандидатівНАРОДНОГОСПОДАРСЬКИЙ КОМПЛЕКС РОСІЇ. ПІДПРИЄМНИЦТВО
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)Міжнародний стандарт аудиту 230 "Аудиторська документація"Облікова документаціяОблікова документаціяАудиторська документація
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Комплекси документів

Державні стандарти на документацію

Визначення стандарту міститься в ГОСТ 1.0-92 "Міждержавна система стандартизації. Основні положення".

Стандарт - нормативний документ по стандартизації, розроблений, як правило, на основі згоди, що характеризується відсутністю заперечень по суттєвих питаннях у більшості зацікавлених сторін, прийнятий (затверджений) визнаним органом (підприємством).

Державні стандарти розробляються на продукцію, роботи і послуги, що мають міжгалузеве значення. Зміст вимог стандартів, області їх поширення, сфери їх дії і дати введення визначаються державними органами управління, які їх приймають. Державні стандарти затверджуються Держстандартом.

Всі державні стандарти, що діють на території Росії, об'єднані в єдину Державну систему стандартизації (далі - ГСС) - ієрархічно організовану систему класифікації та кодування самих державних стандартів.

Серія 1 ГСС містить комплекс стандартів, в яких закріплені положення про порядок їх розробки, побудові, викладі, оформленні, затвердження, реєстрації введення в дію стандартів, внесення до них змін, їх скасування та ін.

Серія 6 ГСС містить комплекс стандартів на уніфіковані системи документації і Єдину систему класифікації та кодування техніко-економічної інформації:

ГОСТ 6.10.3-83 "Уніфіковані системи документації. Запис інформації уніфікованих документів в комунікативному форматі";

ГОСТ 6.10.4-84 "Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення";

ГОСТ 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів";

ДСТУ ISO 15489-1-2007 "Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги".

До цієї ж групи стандартів за змістом примикає стандарт, що входить до термінологічну серію:

ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення".

Даний стандарт був розроблений ВНИИДАД Росархіву. Прийнятий і введений в дію Постановою Держстандарту Росії № 28 від 27 лютого 1998

Встановлені в стандарті терміни розташовані в систематизованому порядку, що відбиває термінологічну систему понять в області діловодства та архівної справи.

Для кожного поняття встановлено один стандартизований термін. В алфавітному покажчику дані терміни наведені окремо із зазначенням номера статті.

Наведені визначення можна при необхідності змінити, вводячи в них похідні ознаки, розкриваючи значення використовуваних в них термінів, вказуючи об'єкти, що входять в обсяг визначається поняття. Зміни не повинні порушувати обсяг і зміст понять, визначених у даному стандарті.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Цей стандарт встановлює терміни та визначення понять у галузі діловодства та архівної справи. Стандарт включає наступні елементи.

1. Область застосування.

2. Стандартизовані терміни з визначеннями.

2.1. Загальні поняття.

2.2. Діловодство.

2.2.1. Документування.

2.2.2. Організація роботи з документами.

2.3. Архівна справа.

2.3.1. Організація документів Архівного фонду Російської Федерації.

2.3.2. Забезпечення схоронності документів.

2.3.3. Науково-інформаційна діяльність архівів.

Терміни, встановлені цим стандартом, обов'язкові для застосування у всіх видах документації та літератури з діловодства та архівної справи та представлені в словнику основних термінів і визначень.

У державних стандартах на документи закріплені вимоги до форми (формуляром-зразком) документа, бланків документів, складу реквізитів і їх оформлення, правила уніфікації та стандартизації документів і застосування уніфікованих систем документації, використовувана в документационном забезпеченні термінологія, вимоги до технічних засобів обробки інформації та ін .

Дамо загальну характеристику національного стандарту в області діловодства ДСТУ ISO 15489-1-2007, введеного в дію з 1 липня 2007 р Даний національний стандарт ідентичний міжнародному стандарту ISO 15489-1: 2001 "Information and documentation. Records management", який став основою розробки національного стандарту ДСТУ ISO 15489-1-2007.

ДСТУ ISO 15489-1-2007 складається з 11 розділів.

1. Область застосування.

2. Нормативні посилання.

3. Терміни та визначення.

4. Переваги управління документами.

5. Нормативна середу.

6. Політика управління документами і відповідальність.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

7. Вимоги до управління документами.

8. Проектування і впровадження системи управління документами.

9. Процеси управління документами і контроль.

10. Моніторинг і аудит.

11. Навчання.

Даний стандарт містить також Предметний покажчик і Додаток А (довідковий) "Відомості про відповідність з міжнародних стандартів національним стандартам Російської Федерації".

Стандарт регулює процеси управління документами державних, комерційних та громадських організацій, призначеними для внутрішнього або зовнішнього користування.

Положення стандарту є рекомендаціями щодо створення систем управління документами, включення до них документів, а також забезпечення відповідності справжніх документів встановленим у стандарті характеристикам (автентичність, достовірність, цілісність, придатність для використання та ін.).

Дія ДСТУ ISO 15489-1-2007 поширюється на документи (всіх форматів і на всіх носіях), створювані або одержувані державної, комерційної або громадською організацією в процесі її діяльності або особою, на яку покладено такий обов'язок.

Стандарт носить рекомендаційний характер, що встановлено Федеральним законом від 27 грудня 2002 № 184-ФЗ "Про технічне регулювання". Разом з тим не можна забувати про те, що стандарт містить керівні вказівки по управлінню документами в рамках процесів управління якістю та навколишнім середовищем у відповідності з національними стандартами ДСТУ ISO 9001 та ДСТУ ISO 14001-2007, а отже, обов'язковий для виконання в організаціях, атестуються на відповідність системи менеджменту якості.

З урахуванням того, що специфіка стандартів ISO серії 9000, 14000 та ін., Що регулюють системи менеджменту якості різних сфер діяльності, полягає в націленості на підвищення конкурентоспроможності продукції та послуг, довіри споживачів цих послуг та продукції, кредиторів та інвесторів, а також на зниження ризиків , пов'язаних з виробництвом, зміною зовнішньої (у тому числі нормативної) середовища та іншими факторами, можна провести пряму аналогію з ISO 15489-1-2007 зважаючи на ту ж принципової важливості цього стандарту для процесів управління документами, зокрема, сфери документаційного забезпечення управління.

ДСТУ ISO 15489-1-2007 містить дуже важливий для вітчизняної практики ДОУ розділ - "Політика управління документами і відповідальність", в якому визначено, що відповідальність і повноваження в галузі управління документами повинні бути чітко визначені і доведені до відома всієї організації з тим, щоб було ясно, хто несе відповідальність за роботу з конкретними документами. Ця відповідальність має бути розподілена між усіма співробітниками організації (у тому числі керуючими документацією, фахівцями суміжних інформаційних професій, керівництвом організації, керівниками структурних підрозділів, адміністраторами систем управління документами та іншими особами, для яких робота з документами входить до їхніх посадових обов'язків) і відображена в посадових інструкціях та організаційно-розпорядчих документах організації. Особлива відповідальність в галузі управління документами повинна бути покладена на особу, що володіє відповідними повноваженнями всередині організації.

В даному випадку представляє інтерес диференціація відповідальності в галузі управління документами між співробітниками організації в залежності від їх посадових обов'язків і займаного поста.

Наприклад, фахівці в галузі управління документами відповідають за всі його аспекти, в тому числі за проектування, впровадження та збереження систем управління документами та їх експлуатаційні характеристики, а також за навчання користувачів керуванню документами і застосуванню систем управління документами в індивідуальній практичній діяльності.

Адміністратори систем управління документами відповідають за точність введеної документації (документів), зручність їх відтворення і сприйняття, а також за доступ персоналу організації до цих документів. Відповідальність керівництва полягає в підтримці політики управління документами у всій організації і т.п. Разом з тим всі співробітники організації відповідальні за збереження автентичності, цілісності, достовірності та придатності для використання документів, що відображають їхню діяльність.

Стандарт містить ряд вимог до процесів управління документами і закладає принципи розробки програм управління документами. Основним принципом, що дозволяє забезпечити безперервність ділової діяльності організації, її відповідність нормативної середовищі і вимогам звітності, є необхідність "створювати і зберігати автентичні, достовірні та придатні для використання документи, а також захищати цілісність цих документів протягом необхідного часу ".

Важливим положенням стандарту у цьому зв'язку є те, що інформаційні та комунікаційні системи, прикладні програми, а також підтримувані ними процеси ділової діяльності "слід проектувати, модифікувати або перепроектувати так, щоб в процесі повсякденної ділової діяльності це не заважало створенню відповідних документів як складової частини системи управління документами ".

Стандарт містить також методичні рекомендації з проектування і впровадження систем управління документами. До теперішнього часу це питання в нормативних актах, що регулюють діяльність у сфері документаційного та інформаційного забезпечення управління, в належній мірі не був відображений. Тим часом такі документи містять інформацію, що є цінним ресурсом і важливим елементом ділової діяльності, а системний підхід до управління документами, відбитий в них, дозволяє організаціям створювати, використовувати і зберігати документи в часі.

У свою чергу, система управління документами дозволяє створювати інформаційний ресурс про ділової діяльності організації, який може підтримувати її подальшу діяльність, забезпечувати оперативне прийняття окремих рішень і подання необхідної та своєчасної звітності.

У розділі стандарту, присвяченому питань проектування та впровадження систем управління документами, описуються:

- Характеристики систем управління документами, основними з яких є надійність, цілісність, відповідність, комплексність, системність та ін .;

- Процес проектування та впровадження системи управління документами і його методологія;

- Механізм та умови припинення застосування системи управління документами, головним з яких є умова, що незалежно від причин припинення використання системи управління документами або втрати нею легітимності "документи, що знаходяться в цій системі, повинні бути доступні", а сам процес припинення діяльності цієї системи повинен бути "документально зафіксований в тій мірі, в якій це буде потрібно для збереження автентичності, достовірності та придатності для використання документів, як і раніше знаходяться в системі".

Методологія проектування та впровадження системи управління документами, закладена в ДСТУ ISO 15489-1-2007, проста і логічна. Вона включає в себе кілька "завдань" (етапів), які допускається виконувати на різних стадіях проектування та впровадження системи управління документами, "багаторазово, частково або повністю, відповідно до організаційними потребами, офіційними вимогами та змінами організаційної середовища або середовища управління документами".

Основними "завданнями" пропонованої методології є:

- Попереднє обстеження організації, навмисній впровадити систему управління документами;

- Аналіз се ділової діяльності;

- Визначення вимог до документів, що підлягають включенню в цю систему;

- Оцінка систем управління документами, існуючих па ринку;

- Розробка та впровадження в практику роботи організації принципів політики, стандартів, процедур та інших документів, що забезпечують дотримання вимог до документів і правилам документування;

- Проектування системи управління документами;

- Впровадження системи управління документами;

- Обстеження системи управління документами після впровадження.

Важлива особливість національного стандарту ДСТУ ISO 15489-1-2007 - його універсальність з точки зору традиційного та електронного діловодства. Звідси випливає наступне: по-перше, системи традиційного та електронного документообігу можуть і повинні існувати паралельно і бути взаємодоповнюючими; по-друге, система управління документами включає обидва ці напрямки. Отже, при проектуванні системи управління документами необхідно вибирати "придатну середовище зберігання і носії інформації, засоби фізичного захисту, процедури обробки та системи зберігання документів".

Одним з нововведень даного стандарту є стандартизована можливість розподіленого зберігання і управління документами, яка надає організаціям право фізично зберігати документи в одній організації, а управляти ними (наприклад, використовувати) і покласти відповідальність за їх збереження або на організацію - творця документів, або на інший повноважний орган, за умови, що правова і нормативна середу це дозволяють.

На сучасному етапі багато комерційні організації, чиї офіси розташовані в респектабельних будинках, вже використовують цей порядок в практиці своєї роботи. При цьому даний порядок поширюється на документи як на електронних, так і на традиційних (паперових) носіях. Цим і пояснюється зростання числа приватних архівів, що надають подібні послуги і складових серйозну конкуренцію державним.

Незважаючи на те що дія ДСТУ ISO 15489-1-2007 не поширюється на управління архівними документами в архівних установах, у ньому підкреслюється значимість архівної служби при залученні її до участі в процесі планування та впровадження політики і процедур управління документами.

У стандарті особлива увага приділяється проблемам збереження документів, введених в систему управління документами, і, зокрема, термінами зберігання цих документів. Стандарт не визначає ці терміни - в Російській Федерації подібні питання давно і досить повно опрацьовані щодо традиційних документів і є всі підстави стверджувати , що і відносно електронних документів це питання незабаром буде врегульовано.

Значимість положень національного стандарту полягає в тому, що прийняття рішення про терміни зберігання документів в системі управління документами має відбуватися на основі існуючих норм, виходячи з потреб ділової діяльності, з урахуванням прав усіх зацікавлених осіб, а також при оцінці ризиків, можливих у разі несвоєчасного знищення документів.

Також пріоритетне значення має дотримання вимог нормативної середовища. При цьому "правовими чи іншими вимогами нормативного середовища встановлюються мінімальні терміни зберігання документів в системі управління документами", а до вирішення цього питання "слід залучати вповноважені органи (архівні органи або аудиторів)".

Анітрохи не применшуючи практичну цінність, актуальність і затребуваність ДСТУ ISO 15489-1-2007, не слід забувати про те, що Росія має величезний досвід уніфікації та стандартизації процесів управління документами, а також самих форм документів, особливо в системах організаційно-розпорядчої документації. Ці традиції йдуть ще в радянський період, коли все було строго централізовано і огосударствлено.

У той же час в Росії з появою приватного сектора економіки держава не розповсюдило на нього вже наявні й апробовані правила і методи управління документами, а згодом взагалі усунулася від цієї проблеми. Всі нормативно-методичні документи, що регламентують процеси управління документами у сфері ДОП, адресовані виключно федеральним органам виконавчої влади, і зовсім незрозуміло, що ж робити організаціям, навмисним сумлінно вести своє діловодство, на які нормативні документи їм спиратися в роботі.

Потрібно відзначити, що ДСТУ ISO 15489-1-2007 відповідає на ці питання і, поширюючи єдині правила і процедури управління документами на державний і приватний сектор економіки, сприятиме відродженню єдиної системи документаційного та інформаційного забезпечення управління в Росії.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Апаратура для дослідження документів у "польових" умовах
Комплекс маркетингу
ПІДПРИЄМСТВО В СТРУКТУРІ ВИРОБНИЧО-ГОСПОДАРСЬКОГО КОМПЛЕКСУ
Подання документів для реєстрації кандидатів, списків кандидатів
НАРОДНОГОСПОДАРСЬКИЙ КОМПЛЕКС РОСІЇ. ПІДПРИЄМНИЦТВО
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)
Міжнародний стандарт аудиту 230 "Аудиторська документація"
Облікова документація
Облікова документація
Аудиторська документація
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук