Навігація
Головна
СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВОформлення касових документів у бухгалтеріїОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ...
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)Облікова документація
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)Класифікатори та уніфіковані системи документаціїОблікова документація
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ДОКУМЕНТУВАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Системи документації

Історичний розвиток систем документації

Багато з класифікаційних схем документованої інформації широко використовуються в практиці роботи з документами. Зокрема, семантичні класифікації застосовуються в бібліотечно-бібліографічної діяльності, функціональні класифікації - в управлінській сфері, класифікації матеріальних носіїв враховуються в архівній справі. При цьому в основі як наукової, так і практичної документної діяльності використовується системний підхід, безпосередньо пов'язаний з класифікацією документів.

Кожен документ, будучи сам по собі складної інформаційної системою, незалежно від характеру міститься в ньому інформації - масової, спеціальної чи особистої, - є елементом більш великої документної системи.

Вся сукупність документів тієї чи іншої країни, що знаходяться в оперативній і ретроспективній середовищі, являє собою складну багаторівневу документную систему, яка складається з безлічі підсистем, що є, у свою чергу, відносно самостійними системами документації по відношенню до їх структурним складовим.

Така системна класифікація документованої інформації, що базується на основі комплексу ознак, надзвичайно важлива для вирішення практичних завдань. Саме вона лягла в основу побудови і функціонування систем документації в Російській Федерації. Кількість таких систем дуже велике і різноманітне, що не дозволяє охарактеризувати кожну окремо.

У зв'язку з цим розглянемо ці системи на прикладі спеціальної документації - великої за обсягом, різноманітною за своїм складом і що грає найважливішу роль у розвитку суспільства загалом, функціонуванні всіх його сфер, структур, соціальних інститутів.

В основі класифікаційних схем, іменованих системами документації, лежить сукупність ознак. Стосовно до управлінської документації в Російській Федерації визначення поняття "система документації" стандартизовано. Згідно ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" системою документації називається "сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення".

У найзагальнішому вигляді все різноманіття систем документації можна розділити па два основних типи: функціональні і корпоративні (атрибутивні).

Найбільш довговічними і універсальними є функціональні системи, оскільки покладені в їх основу в якості головних ознак основні функції документа залишаються, як правило, незмінними протягом тривалого часу.

До функціональних систем відносяться такі комплекси документів, які забезпечують виконання, насамперед, загальних управлінських функцій (напрямів) діяльності:

- Система організаційно-розпорядчої документації;

- Система планової документації;

- Первинна облікова документація;

- Звітно-статистична;

- Документація з праці;

- Система бухгалтерської документації;

- Система фінансової та розрахунково-грошової документації;

- Система статистичної та відомчої звітності. У число функціональних систем входять також комплекси документації, в яких знаходить відображення специфічна діяльність цілого ряду організацій та установ.

За оцінкою фахівців, в управлінському процесі склалась і діє в даний час більше 40 великих функціональних систем документації. Це системи проектно-конструкторської документації; документації оперативного управління; медичної; навчальної та іншої документації.

Корпоративна система документації являє собою сукупність документів, призначених для реалізації управлінських функцій в певній сфері державної діяльності, галузі господарства, а також в рамках окремої корпорації (відомства якої підприємницької структури).

До неї ж належать сукупності документів, що утворюються в процесі життєдіяльності окремої особи, сім'ї. Кількість корпоративних систем незрівнянно більше, ніж функціональних.

У корпоративній системі документації може бути об'єднаний ряд функціональних систем, що з'являються в цьому випадку як її підсистеми. Наприклад, система документації того чи іншого вищого навчального закладу включає в якості підсистем організаційно-розпорядчу, звітно-статистичну, бухгалтерську і деякі інші функціональні системи документації. Певний набір функціональних підсистем документації та видів документів в сукупності називається документальним фондом.

Кожна з функціональних яких корпоративних систем документації може розглядатися як підсистема загальнонаціональної системи. У свою чергу, корпоративні системи документації в якості підсистем включають документацію підвідомчих їм установ, організацій і підприємств. Подібна ієрархія може бути властива і функціональним системам.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Таким чином, для систем документації характерні не тільки взаємозв'язок і взаємозумовленість, але нерідко і взаємне проникнення один в одного, оскільки в суспільстві і державі взаємопов'язані, взаємообумовлені всі сфери життєдіяльності і насамперед процеси управління, які обслуговуються цими системами.

Однією з перших систем документації, що виділилися із загального документного масиву ще в стародавніх Єгипті та Межиріччі, стала система ділової документації, що регулювала господарські, цивільні, сімейні відносини, тобто документи адміністративного характеру і правової практики. Документи цієї системи містили реквізити, що додавали зафіксованої на матеріальному носії інформації юридичну силу.

Поява систем документації в Росії було пов'язано з народженням і становленням централізованої держави, ускладненням апарату управління. Існуюча на перших порах єдина система документації поступово, у міру поглиблення спеціалізації та диференціації управління втрачала свою цілісність. Від неї відбруньковувалися і залежно від функціональної та галузевої спрямованості перетворювалися в самостійні ті системи документації, які обслуговували окремі функції або галузі держави.

У числі перших виділилася система загального діловодства. Вона стала складатися вже в XVI ст. одночасно з процесом становлення центральних органів управління - наказів і місцевих установ російської держави. Надалі почали виділятися системи документації, призначені для реалізації окремих функцій управління.

У дореволюційній Росії склалася система дипломатичній документації. Її підсистемами були: документування договірних відносин з іноземними державами (договори, конвенції, протоколи тощо); дипломатичне листування; документування стану та діяльності дипломатичних агентів за кордоном (накази, інструкції, звіти, щоденники, записки, огляди преси та ін.).

Незабаром після утворення централізованої держави стала формуватися система військової документації, що отримала широкий розвиток в період існування Російської імперії. До цієї системи ставилися такі види документів, як іменні списки, відомості, табелі; розпорядження підлеглим особам (накази, ордери, приписи); роз'яснення до виконання наказів (інструкції, повчання, правила); документи, що відображали хід військових дій (журнали, дислокації, диспозиції) та ін.

У XVI-XVII ст. виникла система бухгалтерського обліку, представлена на перших порах обліковими книгами для запису господарських операцій, розписками та іншими документами, а згодом поповнять більш складними видами документів, що включали рахунки, прибутково-видаткові книги і т.д. Тоді ж з'являється система статистичного обліку, що включала Писцовойкниги (містили опис міст і повітів), переписні книги (фіксували подвірні перепису населення). У XVIII ст. до них додається статистична звітність, а починаючи з другої половини XIX ст., - матеріали першої всеросійського перепису населення, переписи населення великих міст, сільськогосподарські переписи, звіти фабричних інспекторів, матеріали земської статистики. У дореволюційній Росії склалися системи документації вотчинних господарств, монастирів, підприємств. У другій половині XIX ст. почала складатися система комерційної документації - контракти, угоди, акції, облігації і т.п.

Після 1917 р у складі та змісті систем документації відбулися якісні зміни. Окремі старі системи наповнилися фактично новим змістом (система організаційно-розпорядчої документації). Деякі системи документації зникли (наприклад, комерційна система). Разом з тим з'явилися зовсім нові - система планової документації; система документації по матеріально-технічному постачанню; документація по ціноутворенню. Особливу значущість отримала досягла величезних розмірів система документації правлячої комуністичної партії.

Таким чином, протягом століть в процесі розвитку Російської держави і суспільства сформувалися десятки функціональних систем документації, що є необхідною умовою життєдіяльності соціуму, основою інформаційного забезпечення управління.

Кожна з систем документації безперервно розвивається, так як ускладнюються і розвиваються функції суспільства і держави, які вони відображають, змінюється технологія управління, його технічна оснащеність. На сучасному етапі розвиток систем документації йде в двох напрямках.

По-перше, відбувається подальша диференціація системи загальної документації, відділення і розвиток нових самостійних систем документації. Їх поява обумовлена новими функціями держави і суспільства. Так, в останні два десятиліття з'явився ряд нових систем документації (система підприємницької, податкової документації та ін.), А багато старі системи зазнали істотних змін (банківська, бухгалтерська, документація з праці та ін.). Інакше кажучи, чим більше розвинене суспільство, тим більше може бути виділено класифікаційних угруповань за функціональною ознакою.

По-друге, в умовах активного впровадження нових інформаційних технологій йде процес інтеграції різних видів документації, відносяться до різних систем, їх пристосування до комплексної обробці.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Оформлення касових документів у бухгалтерії
ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)
Облікова документація
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)
Класифікатори та уніфіковані системи документації
Облікова документація
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук