Навігація
Головна
Національна система акредитації Російської Федерації і її учасникиСтилеобразующие фактори. Система функціональних стилів російської...Інструкція з діловодства в Центральної виборчої комісії Російської...Форми і сфери існування мови. Система функціональних стилів...Організаційно-розпорядча документація (ОРД)Система, її основні структурні частини, завдання та служба в органах...Класифікатори та уніфіковані системи документаціїОсновні особливості транспортної системи Російської ФедераціїСистеми документаціїОсновні напрямки діяльності Уряду Російської Федерації
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Основні функціональні системи документації в Російській Федерації

Система ОРД - одна з найважливіших систем документації. Вона включає документи, які фіксують рішення всіляких питань управління та функціонування органів влади, установ, підприємств, організацій, окремих посадових осіб.

Система ОРД складається з двох підсистем, які іноді розглядаються в якості самостійних систем документації:

- Підсистема організаційної (організаційно-правовий) документації;

- Підсистема розпорядчої документації. Підсистема організаційно-правової документації

являє собою сукупність документів, що містять правила, норми, положення, що встановлюють статус організації, установи, підприємства, їх компетенцію, структуру, штатну чисельність, зміст діяльності і т.д.

До організаційно-правових відносяться такі види:

- Статут (регулює діяльність організацій, установ, товариств, громадян, визначає їх права та обов'язки);

- Положення про організацію;

- штатний розклад;

- Посадові інструкції; та ін.

У підсистему розпорядчої документації входять документи, що регулюють діяльність установ, організацій, підприємств: постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка та ін.

Система планової документації фіксує результати планування діяльності установи. Основні види планових документів - програма, план (перспективний, річний і т.д.), а також графік, кошторис витрат та ін.

Система інформаційно-довідкової та інформаційно-аналітичної документації. Документи цієї системи виконують підпорядковану, обслуговуючу роль стосовно організаційно-розпорядчих документів.

До інформаційно-довідкової документації відносяться: протокол, доповідна записка, пояснювальна записка, заява, службова (ділове) лист, телеграма, факсограма, телефонограма, електронне повідомлення та ін.

До складу інформаційно-аналітичних документів входять: акт, довідка, зведення, висновок, відгук, перелік, список.

Система звітної документації складається з документів, що містять відомості про результати діяльності установи, організації, підприємства за певний період часу. Основний вид документів цієї системи - звіт. Досить широко використовується також звітну доповідь.

Кадрова інформаційно-документационная система складається з широкого кола документів, що містять відомості про працівників підприємства, установи, організації, а також про діяльність самої кадрової служби. Поряд з організаційними, розпорядчими, інформаційно-довідковими документами, до її складу входять також облікові документи: особова картка, особовий листок з обліку кадрів та ін.

Основну масу документів цієї системи складають персональні документи, до числа яких відносяться:

- Документи, видані громадянам відповідними державними органами та юридично підтверджують відомості, повідомлені громадянами про себе: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, листок непрацездатності, медична довідка та ін .;

- Документи, що видаються підприємством, установою, організацією своїм працівникам з метою підтвердження тих чи інших правових фактів: клопотання, характеристика, довідка (з підтвердженням місця роботи, посади, заробітної плати), посвідчення, пропуск, посвідчення про відрядження і т.п .;

- Документи, що складаються громадянами та спрямовуються на адресу адміністрації або профспілкової організації з метою встановлення, зміни або припинення трудових або інших правовідносин: заяву, автобіографія, резюме, пояснювальна записка та ін .;

- Службові документи, що характеризують ділові, професійні, особистісні якості працівника, але не призначені для передачі цьому працівникові: уявлення до призначення на посаду, атестаційний лист, результати тестування та анкетування, довідка-об'єктивка, доповідні і службові записки і т.п.

Кадрова інформаційно-документационная система має відгалуження, які являють собою багато в чому самостійні специфічні комплекси документів, виступаючі по відношенню до неї як підсистеми кадрової документації:

- Документація по отриманню громадянином середньої та вищої освіти, спеціальності, робітничої професії (студентський квиток, залікова книжка, академічна довідка, диплом про закінчення навчального закладу тощо);

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Документація з присудження вчених ступенів і вчених звань (стенограма засідання вченої ради, диплом доктора, кандидата наук; атестат професора, доцента і т.д.);

- Документація по проходженню військової служби;

- Документація з підвищення кваліфікації робітників і службовців; і т.д.

Система науково-дослідної документації виникає в процесі проведення наукових досліджень та виконання науково-технічних розробок. До основних видів документів цієї системи відносяться:

- Звіти про результати науково-дослідних, дослідно-конструкторських, дослідно-технологічних і експериментально-проектних робіт;

- Звіти, доповіді про наукових експедиціях, наукових і технічних відрядженнях фахівців;

- Програми науково-дослідних робіт;

- Техніко-економічні обгрунтування, огляди, доповіді, записки та ін .;

- Ув'язнення, відгуки, рецензії, анотації;

- Монографії, дисертації та автореферати до них, інші наукові публікації та відгуки па них,

- Депоновані рукописи;

- Первинна документація, що утворюється в ході проведення науково-дослідних робіт (результати аналізів, журнали записів експериментів і т.п.).

Система проектно-конструкторської документації. У всіх групах технічної документації значну питому ніс займають креслення, що мають, в заспіваю чергу, безліч різновидів, обумовлених:

- Характером зображуваного предмета (креслення предметів промислового виробництва, об'єктів капітального будівництва);

- Ступенем подробиці зображення (генеральні плани, габаритні креслення, власне креслення);

- Повнотою зображення (креслення загального вигляду, креслення складальних одиниць, креслення деталей) та ін .; в конструкторської документації, наприклад, креслення деталі, поряд зі специфікаціями (містять відомості про склад складальної одиниці, комплексу або комплекту), є основним видом документів.

Крім того, існують теоретичні, монтажні, електромонтажні, пакувальні креслення.

До найважливіших видів технічних документів відносяться також:

- Схеми - документи, в яких основні частини виробів і зв'язки між ними показані у вигляді умовних зображень або позначень;

- Технічні умови (містять вимоги до виробу, його виготовлення, контролю тощо);

- Пояснювальні записки (містять опис пристрою і принципу дії розроблюваного виробу, обґрунтування прийнятих при його розробці технічних і техніко-економічних рішень);

- Розрахунки (містять розрахунки параметрів і величин для обгрунтування конструктивних рішень);

- Інструкції; та ін.

До числа технічних документів відносяться малюнки, що дозволяють рельєфно уявити предмет, особливо в тих випадках, коли виріб оцінюється не тільки з технічної, але і з мистецького боку (малюнки шпалер, тканини, пакувальних коробок, а також архітектура будинків і т.д.).

Технічні описи містять інформацію про особливості виробу, його основних характеристиках, призначенні, пристрої, роботи окремих частин. До текстових технічним документам відносяться також пояснювальні записки, в яких наводяться відомості про будову та принцип роботи виробу, дається обгрунтування технічних і техніко-економічних рішень. До технічним описам і пояснювальної записки тісно примикають паспорта виробів, розрахунки, інструкції, схеми, графіки і т.д.

Система технологічної документації включає документи, що є результатом документування процесу праці. Вони містять інформацію не про самі предметах, виробах, а про способи їх виготовлення, складання, будівництва, експлуатації, ремонту, організації виробничого процесу.

Основним технологічним документом є технологічна карта, що містить докладну інформацію про всі виробничих операціях, необхідних для виготовлення виробу. Існує кілька різновидів технологічних карт:

- Операційні (фіксують одну виробничу операцію);

- Загальні, або маршрутні (показують послідовність всіх операцій але виготовлення виробу або деталі);

- Циклові (містять інформацію про групу операцій, що виконуються одним працівником або в одному цеху);

- Карти типових технологічних процесів (містять відомості про засоби технологічного оснащення і матеріальних нормативах для виготовлення групи деталей і складальних одиниць).

Технологічні карти містять інформацію про назву проведених операцій, про схему установки і обробки виробу, про використаний обладнанні та інструментах, про режим роботи, часу обробки, вартості кожної операції.

На підприємствах з безперервним виробничим циклом (хімічних, нафтопереробних, целюлозно-паперових і т.п.) найважливішим технологічним документом є заводські регламенти, що містять відомості про основні фізико-хімічних процесах, їх забезпеченні для отримання кінцевого продукту.

У систему технологічної документації входять також графіки робіт цехів і бригад; технічні умови па обробку деталей, складання конструкцій, будівництво об'єктів і виконання інших виробничих завдань; прикладне програмне забезпечення автоматизованих технологічних процесів.

До технологічних документів належить і експлуатаційна документація, що регламентує порядок використання обладнання, що містить правила техніки безпеки і т.п.

У систему документів, пов'язаних зі сферою обслуговування і споживання, що сприяє використанню технічних засобів входять:

- Паспорти технічних виробів, посібники з експлуатації та ін .;

- Промислові каталоги;

- Прейскуранти (прайс-листи);

- Рекламні креслення, малюнки; і т.д.

Система документів, що фіксують інформацію про природу як об'єкті людської діяльності. У складі цієї численної групи документів виділяють:

- Картографічну документацію;

- Інженерно-геологічну документацію;

- Топографо-геодезичну документацію;

- Грунтову документацію;

- Гідрологічну документацію;

- Аерокосмосьемочную документацію.

До числа найважливіших видів документів, що входять в цю систему, відносяться карти, кадастри, аерофотознімки і інші, що мають, у свою чергу, численні різновиди. Зокрема, карти (карта - креслення поверхні Землі, небесного тіла або зоряного неба) можуть бути загальногеографічна і спеціальними (фізико-географічними, соціально-економічними, історичними і т.п.). Вони розрізняються за охопленням території, за масштабами, фарбам і т.д. Кадастри (містять інвентаризацію природних ресурсів) представлені земельними, водними, вітровими різновидами.

Патентна документація і стандарти становлять особливу підсистему науково-технічної документації. Особливість цих документів полягає, насамперед, у тому, що вони мають правове значення.

Патентна документація являє собою сукупність відомостей про результати науково-технічної діяльності. Це документи, що встановлюють офіційне визнання наявності винаходів, промислових зразків і корисних моделей. Вони відіграють важливу роль у процесі створення та освоєння нової техніки, є одним з основних джерел знань про технічної думки, втіленої в корисні моделі та промислові зразки, в сучасні технології виробництва.

У міру прискорення науково-технічного прогресу значення патентної інформації зростає. Пов'язано це з принциповою особливістю патентної документації, що полягає в тому, що понад 80% міститься в ній інформації не публікується в будь-яких інших джерелах. Крім того, ця інформація пройшла експертну перевірку на новизну і містить практичні рекомендації щодо її реалізації.

Історично далекими попередниками патентної документації були охоронні грамоти і привілеї. У Росії це були жалувані грамоти - привілеї, які надавалися головним чином монастирям і рідше - окремим особам. Перший спеціальний патентний закон - "Статус про монополії" - був прийнятий в Англії в першій половині XVII ст.

Основними видами патентної документації в Росії є:

- Авторське свідоцтво;

- Патент (від лат. Patens - свідоцтво, грамота). До початку 1990-х рр. в Радянському Союзі видавалися тільки авторські свідоцтва. В даний час в Російській Федерації є патенти - документи, що засвідчують офіційне визнання чого-небудь винаходом і право винахідника на нього. Їх видача здійснюється державним патентним відомством (Федеральна служба з інтелектуальної власності). Патент на винахід в Росії діє протягом 20 років. Він є об'єктом купівлі-продажу, тобто товаром. Формою реалізації майнових прав, що випливають із власності на патент, є ліцензія.

До патентної документації примикають документи на товарні знаки. Найважливішим із них є свідоцтво на товарний знак, яке засвідчує виключне право власника на відповідний товарний знак.

Одним з найважливіших видів технічної документації є стандарти.

Стандартизація - об'єктивна закономірність, властива людині, живій і неживій природі. Стандартизація - це одна з ознак цивілізації. Однак не всі аспекти людської діяльності відображаються в стандартах. Не належать до стандартів, зокрема, писемність, календар, система рахунку; норми поведінки, що регулюють взаємини людей у процесі спілкування на основі понять моральності (заповіді, кодекси честі і т.д.), так само, як і на основі понять права (закони).

Власне стандартизацією стала називатися тільки діяльність по встановленню певного порядку в області виробництва і споживання матеріальних об'єктів.

Поява перших стандартів відноситься до далекого минулого. Так, найстародавнішої одиницею довжини вважається подвійний лікоть (990-996 мм) вавілонського царя гуде. У Стародавньому Римі був встановлений єдиний діаметр грубий для міського водопроводу (в п'ять пальців, або приблизно 95 мм).

У Росії перші кроки по стандартизації були зроблені в роки правління Івана IV Грозного в середині XVII ст.

У СРСР вирішення завдань стандартизації було зведено в ранг державної політики. Першим радянським державним актом такого роду був декрет "Про введення міжнародної метричної системи мір і ваг". У 1923 р було створено Комітет еталонів і стандартів при Головній палаті мір і ваг. Після численних перетворень в 1940 р був організований Всесоюзний комітет стандартів при Раді народних комісарів СРСР. З цього часу загальносоюзні стандарти стали називатися державними стандартами і позначатися індексом ГОСТ з додаванням порядкового номера та року затвердження.

У міру розвитку стандартизація стала виходити за національні, державні рамки. У 1875 р з'явилася Міжнародна комісія мір і ваг, в 1906 р - Міжнародна електротехнічна комісія (МЕК). У 1926 р була створена Міжнародна асоціація національних організацій по стандартизації, до якої увійшли 20 країн.

В даний час міжнародна стандартизація здійснюється знаходиться у віданні Організації Об'єднаних Націй ІСО, яка була заснована в 1946 р Її членами є 146 країн світу, в тому числі і Російська Федерація.

Одним з найважливіших напрямків в діяльності ІСО є міжнародна стандартизація документації, вирішення проблем сумісності інформаційних систем. У складі ІСО діє, зокрема, спеціальний технічний комітет ТС 46 "Інформація та документація" (усього ж в ІСО налічується 188 технічних комітетів і 546 підкомітетів).

До основних нормативних документів по стандартизації відносяться:

- Стандарти;

- технічні умови.

Стандарти - це нормативні документи, які містять правила, вимоги до об'єкта стандартизації, встановлені на основі досягнень науки, техніки і передового досвіду і затверджені відповідно до чинного законодавства. Стандарти являють собою текстові документи, в яких звичайна лінійна запис може при необхідності поєднуватися з таблицями, графічним матеріалом.

Розрізняють такі види стандартів: міжнародні, регіональні, міждержавні, національні.

Міжнародні стандарти розробляються і приймаються ІСО. В цілому фонд міжнародних стандартів ІСО налічує понад 14 тис. Одиниць.

Стандарти ІСО регламентують, зокрема:

- Термінологію в області документації (ІСО 5127-2001 "Документація та інформація. Словник термінів");

- Формати паперу для документів (ІСО 216-1975 "Папір писальний і деякі види друкованої продукції. Споживчі формати рядів А і В");

- Написання дат і адрес (ІСО 8601-2000 "Елементи даних і формати обміну. Обмін інформацією. Подання дат і часу");

- Основні вимоги до бланків документів (ІСО 8439-1990 "Бланки. Основна схема складання"); та ін.

Відповідно до принципів стандартизації в Російській Федерації, закріпленими у Федеральному законі "Про технічне регулювання", міжнародні стандарти застосовуються як основа розробки національних стандартів.

Регіональні стандарти розробляються і приймаються регіональною міжнародною організацією зі стандартизації.

Міждержавні стандарти розробляються і приймаються міждержавної організацією, зокрема, Міждержавною радою по стандартизації, метрології та сертифікації для країн СНД з центром у м Мінську.

Національні стандарти - для Росії це державні стандарти Російської Федерації (ГОСТ Р), затверджувані Федеральним агентством з технічного регулювання і метрології. В даний час фонд державних стандартів РФ налічує більше 25 тис. Одиниць. Рівень їх гармонізації з міжнародними стандартами складає в середньому близько 40%, що відповідає показникам розвинених країн.

Крім державних існують:

- Галузеві стандарти;

- Стандарти науково-технічних та інженерних товариств;

- Стандарти підприємства;

- технічні умови.

Ряд взаємопов'язаних стандартів, що відносяться до однієї галузі, може скласти відповідний комплекс (систему) стандартів. Так, в СРСР в 1978 р була створена "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи" (далі - СИБИД), що продовжує діяти на території Росії і в даний час. У неї входять понад 50 ГОСТів, основними об'єктами яких є:

- Організаційні аспекти діяльності органів науково-технічної інформації, бібліотек, видавництв, архівів;

- Науково-технічні терміни та визначення;

- Представлення документальних джерел інформації (їх частин);

- Інформаційно-бібліотечна технологія.

В даний час в рамках СИБИД, зокрема діють наступні ГОСТи:

- На ряд систем документації (наприклад, ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"); правильно;

- Термінологічні стандарти (зокрема, вже згадуваний ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення");

- Аналогічні стандарти, що уніфікують загальні поняття та визначення в галузі бібліотечно-інформаційної та видавничої діяльності (ГОСТ 7.0-99 "Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. Терміни та визначення"; ГОСТ 7.69-95 "Аудіовізуальні документи. Основні терміни та визначення" та ін .);

- Стандарти, що містять загальні вимоги до видавничого оформлення окремих різновидів документів (ГОСТ 7.83-2001 "Електронні видання. Основні види і вихідні відомості"; ГОСТ Р 7.0.49-2007 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Державний рубрикатор науково технічної інформації. Структура, правила використання та ведення "; ГОСТ Р 7.0.11 -2011" Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Дисертація і автореферат дисертації. Структура і правила оформлення "ГОСТ 7.60-2003" Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Видання. Основні види. Терміни та визначення "та ін.);

- Технологічні стандарти, що уніфікують різні процеси роботи з документами (ГОСТ 7.1-2003 "Бібліографічний запис. Бібліографічний опис документів. Загальні вимоги та правила складання");

- Стандарти на матеріальні носії інформації (ГОСТ 18510-87Е "Папір писальний. Технічні умови"; ГОСТ 9327-60 "Папір і вироби з паперу. Споживчі формати" та ін.);

- Стандарти на засоби документування, починаючи від ручок та олівців і закінчуючи складними автоматизованими комплексами.

Крім розглянутих, існує ще кілька десятків функціональних систем документації, складаються з великої за обсягом і різноманітного за видовим складом кількості документів, призначених в кінцевому рахунку задовольняти відповідні потреби суспільства.

Ці процеси, на думку деяких документознавців, об'єктивно регулюються законом відповідності змісту, кількості та видового складу документів потребам суспільства.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Національна система акредитації Російської Федерації і її учасники
Стилеобразующие фактори. Система функціональних стилів російської літературної мови
Інструкція з діловодства в Центральної виборчої комісії Російської Федерації
Форми і сфери існування мови. Система функціональних стилів російської літературної мови. Особливості книжкової сфери
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)
Система, її основні структурні частини, завдання та служба в органах внутрішніх справ Російської Федерації
Класифікатори та уніфіковані системи документації
Основні особливості транспортної системи Російської Федерації
Системи документації
Основні напрямки діяльності Уряду Російської Федерації
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук