Навігація
Головна
Уніфіковані системи управлінської документаціїУніфіковані системи документаціїОрганізаційно-розпорядча документація (ОРД)Системи документаціїОблікова документаціяОблікова документаціяАудиторська документаціяХарактеристика комплексів кадрової документаціїСИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Уніфіковані системи документації

В останній третині XX ст. з початком широкомасштабного використання нових інформаційних технологій постало питання про необхідність уніфікації документованої інформації, насамперед у сфері управління.

На початку 1980-х рр. в СРСР фактично вперше у вітчизняній і зарубіжній практиці була створена система документаційного забезпечення управління з метою встановлення єдиного порядку документування управлінської діяльності в масштабах держави. Вона отримала умовну назву ЕГСД-1973. У загальній складності в СРСР було розроблено 16 уніфікованих систем документації.

Згідно стандартизованному визначенню, викладеному в ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" УСД - це "система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності".

Головною метою створення УСД є встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов'язаних техніко-економічних і соціальних показників.

УСД сприяє:

- Скороченню затрат ручної праці в інформаційних процесах (в результаті від людини потрібно мінімум зусиль для заповнення або прочитання документів);

- Широкому використанню електронно-обчислювальної техніки, оскільки уніфіковані форми документів зручні для електронної обробки (це досягається забезпеченням програмної, технічної та інформаційної сумісності документів, розробкою відповідних форм документів, класифікаторів, словників тощо);

- Впорядкування інформаційних потоків;

- Скорочення кількості документів;

- Подальшого вдосконалення культури документа і в цілому інформаційної культури.

Все це разом узяте дозволяє підвищити ефективність управління, оскільки досягається велика оперативність в отриманні якісної інформації, знижується кількість помилок у документах, скорочуються ручні операції, підвищується творчий характер управлінської праці, зменшуються фінансові витрати на роботу з документами.

Формою юридичного закріплення результатів уніфікації є стандартизація, тому УСД являє собою комплекс державних стандартів, що визначають, по-перше, основні положення уніфікованої системи і, по-друге, єдину форм} 'всіх вхідних в неї документів.

Ядро всій УСД складають уніфіковані форми документів. Залежно від рівня затвердження вони поділяються на такі категорії:

- Загальноросійські;

- Галузеві (відомчі);

- Форми документів суб'єктів РФ;

- Форми документів об'єднань, підприємств, організацій.

В даний час в Російській Федерації діє УСД, у тому числі:

- Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Уніфікована система банківської документації;

- Уніфікована система звітно-статистичної документації;

- УСД по праці;

- УСД Пенсійного фонду РФ;

- Уніфікована система зовнішньоторговельної документації; та ін.

На підприємствах, в установах, організаціях за підсумками уніфікації складається табель форм документів - єдиний нормативний документ, являє собою перелік уніфікованих форм документів, які необхідні і достатні для даної організації, щоб ефективно вирішувати завдання і виконувати функції управління.

По суті справи табель форм документів - це довідник, де у впорядкованому вигляді містяться форми документів, які використовуються в організації, а також вказані етапи підготовки та оформлення документа. Він складається у формі таблиці. В основі схеми табеля знаходиться класифікація функцій, виконуваних усіма підрозділами організації.

На підставі табеля створюється альбом форм документів - збірник еталонних уніфікованих форм документів, необхідних для документаційного забезпечення управління даної конкретної організації, установи, підприємства. І альбом, і табель форм документів затверджуються керівником організації.

Альбом форм документів в організації повинен бути представлений у двох варіантах:

- Паперовий (еталонний зразок), який зберігається в службі діловодства організації (у канцелярії);

- Електронна копія, яка повинна бути на кожному автоматизованому робочому місці.

Стандартизація охоплює не тільки управлінську, а й технічну документацію. Зокрема, розроблені і широко використовуються в Росії:

- Єдина система конструкторської документації (ЕСКД) (до неї, наприклад, відноситься ГОСТ 2.105-95 "Єдина система конструкторської документації. Загальні вимоги до текстових документів");

- Єдина система технологічної документації;

- Система проектної документації для будівництва. Робота з уніфікації та стандартизації документів

ведеться і за кордоном (у Бельгії, Великобританії, Норвегії, Швеції, Федеративній Республіці Німеччина, Китайській Народній Республіці та інших країнах). У цій роботі беруть участь міжнародні організації, у тому числі ІСО, Європейська економічна комісія (ЄЕК) та ін.

Уніфіковані системи документації безпосередньо пов'язані з класифікаторами техніко-економічної та соціальної інформації.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Уніфіковані системи управлінської документації
Уніфіковані системи документації
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)
Системи документації
Облікова документація
Облікова документація
Аудиторська документація
Характеристика комплексів кадрової документації
СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук