Навігація
Головна
Розпорядчі документиОрганізаційно-розпорядчі документиОрганізаційно-розпорядчі документиМова і стиль розпорядчих та інструктивно-методичних документівНормативні правові та інші акти управління (організаційно-розпорядчі...ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ НАЙБІЛЬШ ПОШИРЕНИХ ВИДІВ...Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії:...Про порядок офіційного опублікування організаційно-розпорядчих...Характеристика доручення клієнтів і розпорядчої записки
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Розпорядчі документи

За допомогою розпорядчих документів вирішуються найважливіші питання управління.

Основними видами розпорядчих документів, які видають органи управління відповідно до чинного законодавства та компетенцією є:

- Накази;

- Вказівки (розпорядження);

- Протоколи;

- Рішення.

Наказ - найпоширеніший розпорядчий документ на підприємстві. Він призначений для вирішення будь-яких конкретних завдань. Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу.

Процес підготовки наказів складається з наступних етапів:

- Визначення задачі або проблеми;

- Збір необхідної інформації;

- Підготовка наказу;

- Узгодження;

- Підпис наказу керівником.

Проекти наказів розробляються фахівцями підприємства за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

При складанні проекту наказу необхідно:

- Пов'язати містяться в ньому пропозиції до раніше виданих з даного питання документами щоб уникнути повторень і суперечностей;

- Викладати текст стисло, послідовно, чітко, не допускаючи по можливості сто двоякого тлумачення;

- Визначити конкретних виконавців і реальні терміни виконання доручень виходячи з термінів, встановлених вищестоящими органами, та обсягу підлягає виконанню роботи, а також часу, необхідного для розмноження, розсилки і доведення до виконавців;

- Забезпечувати юридичне обгрунтування видання наказу (при необхідності включати до його тексту посилання на законодавчі акти), правильні написання найменувань урядових органів, інших установ, організацій і підприємств та їх скорочених найменувань.

Наказ оформляється на спеціально розробленому бланку або на загальному бланку із зазначенням виду документа, номери і дати.

Дата наказу - це дата підписання його керівником. Накази нумеруються порядковими номерами протягом календарного року.

Текст наказу повинен містити заголовок і складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Заголовок наказу починається з прийменника "Про" ("Про"), наприклад: "Про затвердження ...", "Про створення ...", "Про оголошення ..."> "Про підсумки ..." і т. д.

У констатуючій частині викладаються цілі та завдання пропонуються дій. Якщо підставою до видання наказу є законодавчий, інший правовий акт або який-небудь інший документ, то в констатуючій частині вказуються його пив, дата, номер, заголовок і передається зміст тієї його частини, яка безпосередньо стосується даного підприємства. Зазвичай текст констатуючій частині починається з формулювання: "б відповідно ...", "На виконання ...", "З метою ...", "Для ...".

Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу вказуються виконавці, конкретні дії та терміни виконання запропонованих дій.

Накази, а також окремі розділи (пункти) раніше виданих наказів втрачають чинність одночасно з виданням нових наказів з даної проблеми. Перелік наказів, що втратили чинність, вказується окремим пунктом (при великій їх кількості він може бути даний у додатку).

Якщо раніше виданий наказ підлягає частковій зміні, то в проекті наказу дається нова редакція конкретного пункту, наприклад: "Пункт 2 наказу від 22.09.2013 № 46 викласти в такій редакції ...", і далі дається новий текст.

Повторні накази по одним і тим же питанням видаються у виняткових випадках і тільки після розгляду причин зриву виконання раніше прийнятих рішень. У них повинні бути передбачені заходи щодо виконання встановлених завдань і дисциплінарні стягнення особам, які допустили невиконання раніше виданих наказів.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, це обумовлюється в тексті наказу. Накази, які є доповненням до раніше виданим, повинні мати в тексті застереження: "У доповнення до наказу від 12.10.2013 М 48".

В останньому пункті розпорядчої частини наказу вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Якщо наказом вводять в дію будь-які документи, то їх оформляють у вигляді додатку до наказу. На початку цих документів ставлять найменування: "Додаток № 1 до наказу по ТОВ" Принцип "від 09.01.2013 № 2".

Проект наказу до подання на підпис повинен бути ретельно відредагований, узгоджений і завізований на першому примірнику зацікавленими структурними підрозділами і посадовими особами, яких він стосується.

Проект наказу по основній діяльності візується керівником структурного підрозділу - упорядника проекту, керівниками зацікавлених структурних підрозділів, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юристом. Останній в рівній мірі з упорядником проекту наказу несе відповідальність за відповідність наказу чинному законодавству, раніше виданим наказам, вказівкам, положенням, інструкціям, а також за правильність посилань на законодавчі або нормативні документи.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Проекти наказів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, узгоджуються з фінансовою службою або головним бухгалтером. Наказ підписує керівник підприємства або його заступник, який має на це повноваження.

Наказ набирає чинності в момент підписання, якщо в ньому не вказана інша дата введення в дію. Далі працівників підприємства знайомлять зі змістом наказу. Для цього зазвичай один примірник вивішують на дошці оголошень. Другий примірник підшивають у справу з відмітками про ознайомлення виконавцями. Для цього виконавці на ПОЛЯХ документа або на зворотному боці пишуть слово "ознайомлений", ставлять свій підпис і дату. Позначку про ознайомлення можна заносити також в спеціальний журнал.

Вказівка (розпорядження) - розпорядчий документ, видаваний організаціями з питань інформаційно-методичного і оперативного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших нормативних документів. Підготовка та оформлення вказівок (розпоряджень) проводиться аналогічно порядку підготовки та оформлення наказів, тільки констатуюча частина завершується словами "Зобов'язую", "Пропоную".

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях колегіальних органів, конференціях, нарадах. Найбільш поширені на комерційних підприємствах протоколи засідань ради директорів, протоколи загальних зборів акціонерів та ін.

Якщо за договором простого товариства спільні справи ведуться спільно всіма товаришами, то рішення оформляються небудь протоколом, або додатковою угодою до договору про спільну діяльність.

Протокол складається на загальних бланках підприємства або спеціально розроблених бланках.

На початку бланка зазначаються найменування підприємства, назва документа - "Протокол", дата, номер і заголовок. Датою протоколу є день проведення заходу. Протоколи нумеруються порядковими номерами в межах календарного року. У заголовку протоколу вказують назву колегіального органу, який проводив засідання або збори. Наприклад:

"Протокол

засідання Соната директорів

16.01.2013 № 1 "

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

У вступній частині заповнюються такі реквізити:

- "Голова", і далі в цьому рядку прізвище та ініціали голови;

- "Секретар", і далі в цьому рядку прізвище та ініціали секретаря;

- Після слова "Були присутні" вказують прізвища та ініціали присутніх в алфавітному порядку, потім посади і прізвища запрошених, якщо число присутніх менше 10, або якщо загальне число присутніх більше 10, то загальна їх кількість; в протоколах засідань вказують всі прізвища присутніх незалежно від їх кількості;

- У розділі "Порядок денний" розкривають по пунктах питання, винесені на обговорення. Кожен пункт порядку денного нумерується і починається з прийменника "Про" ("Про"), наприклад: "Про затвердження ...", "Про створення ...", "Про оголошення ...", "Про підсумки ... "і т.д.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Текст кожного розділу будується за схемою:

- "Слухали: ...";

- "Виступили: ...";

- "Постановили (Вирішили): ...".

Основний зміст доповідей і виступів поміщається в тексті протоколу; постанову (рішення) друкується повністю. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Текст постанови будується за зразком тексту наказу. Документ, що затверджується колегіальним органом, додається до протоколу. Зміст особливої думки записується в протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем. Наприклад, протокол загальних зборів акціонерів може виглядати наступним чином.

Залежно від статусу колегіального органу і виду засідання вибирається форма протоколу: коротка, повна або стенографическая.

Короткий протокол містить тільки обговорювалися на засіданні питання, прізвища доповідачів та прийняті рішення. Такий протокол рекомендується вести тільки в тих випадках, коли засідання носить оперативний характер або виробляється стенографування, доповіді та тексти виступів будуть представлені секретарю.

Повний протокол містить не тільки обговорювані питання, прізвища виступаючих і прийняті рішення, але й докладні записи доповідей і виступів учасників засідання.

Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засіданні і дослівно передає його хід. Повний і стенографічного протокол складають на основі стенограм або магнітофонних записів.

Протокол оформляє секретар засідання, підписують - голова і секретар.

Прийняті па засіданні рішення часто доводяться до виконавців у вигляді виписки з протоколу, яка являє собою точну копію частини тексту справжнього протоколу, що відноситься до відповідного питання порядку денного. Виписка відтворює всі реквізити бланка, вступну частину тексту, питання порядку денного, по якому готується виписка, і текст, що відображає обговорення даного питання і прийняте рішення.

Витяг з протоколу підписує тільки секретар, він же її запевняє. Засвідчувальний напис робиться від руки і складається зі слів "Правильно", найменування посади особи, що завіряє виписку, його підпису, прізвища, ініціалів та дати. Якщо виписка робиться для подання в іншу організацію, то вона завіряється печаткою служби документаційного забезпечення управління.

Рішення - розпорядчий документ, видаваний органами, що діють на основі колегіальних принципів управління (поради директорів, загальні збори акціонерів та ін.).

Зазвичай рішення оформляються на бланках і включають реквізити: найменування організації, вид документа, дату, індекс документа, місце видання, заголовок до тексту. Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

Якщо рішення видається з ініціативи цього органу управління, то в констатуючій частині вказуються причини видання та цілі, які повинні бути досягнуті при його виконанні.

Якщо рішення видається на підставі розпорядчого документа вищого органу управління, то в констатуючій частині дається посилання на нього.

Розпорядча частина рішення починається з найменування органу, його приймаючої, і слова "ВИРІШИВ" (великими літерами). Рішення полягає, як правило, з декількох пунктів, в кожному з яких вказується виконавець (організація, підрозділ або посадова особа), наказують дії і термін виконання. В останньому пункті називають особа, на яку покладається контроль виконання.

Юридичну силу рішення знаходить після його підписання головою або секретарем колегіального органу, реєстрації (присвоєння йому номера) та проставлення дати (відповідає даті проведення засідання колегіального органу, його прийняв).

Основні зразки розпорядчих документів представлені у додатку 3.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Розпорядчі документи
Організаційно-розпорядчі документи
Організаційно-розпорядчі документи
Мова і стиль розпорядчих та інструктивно-методичних документів
Нормативні правові та інші акти управління (організаційно-розпорядчі документи)
ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ НАЙБІЛЬШ ПОШИРЕНИХ ВИДІВ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ
Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії: ГОСТ Р 6.30-2003
Про порядок офіційного опублікування організаційно-розпорядчих документів генеральної прокуратури Російської Федерації, що носять нормативно-правовий характер
Характеристика доручення клієнтів і розпорядчої записки
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук