Навігація
Головна
ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВІ ТЕХНОЛОГІЇ В ДОВІДКОВО-ПРАВОВОМУ ПОЛІДовідкові правові інформаційно-пошукові системиОсновоположні організаційно-методичні документиПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВАвтоматизована інформаційно-довідкова система на допомогу...Правові та інформаційно-довідкові системи і бази данихПравові та інформаційно-довідкові системи і бази данихОбліки, зосереджені в Головному інформаційно-аналітичному центрі та...Інформаційно-довідкова документаціяТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ В ДОВІДКОВИХ ПРАВОВИХ СИСТЕМАХ
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Інформаційно-довідкові документи

До інформаційно-довідкових документів належать листи, доповідні (службові) і пояснювальні записки, довідки, акти, зведення, списки, переліки, висновків, відгуки, листи, телеграми, факсограми і телефонограми. Всі ці документи призначені або для передачі інформації від одного адресата іншого, або для фіксації будь-яких відомостей. На основі резолюції керівника такі документи можуть послужити підставою для прийняття окремих рішень або підготовки розпорядчих документів.

Акт - документ, що складається кількома особами і підтверджуючий встановлені ними факти або події.

Текст акту складається з двох частин: вступної і констатуючої.

Під вступній частині акту вказується розпорядчий документ, на підставі якого фіксуються факти, події чи дії (у називному відмінку), його номер і дата. При перерахуванні осіб, брали участь у складанні акта, вказуються найменування посад з позначенням організацій, прізвища та ініціали (у називному відмінку).

Якщо акт складено комісією, то першим вказується голова комісії. Прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Слова "Підстава", "Голова", "Члени комісії", "Були присутні" пишуться з великої літери.

У констатуючій частині акту викладаються цілі та завдання його складання, сутність і характер проведеної комісією роботи, встановлені факти і події, а також висновки та зауваження. Акт підписується всіма членами комісії із зазначенням посад і розшифровкою підписів. Акти, що зачіпають матеріальні та фінансові питання, затверджуються керівником і завіряються печаткою.

Зі змістом актів знайомлять осіб, чию діяльність вони зачіпають. Після ознайомлення ці особи в кінці акту пишуть "З актом ознайомлений", ставлять дату і підпис з розшифровкою. У разі відмови від підписання акта після відмітки про це укладачі акту розписуються ще раз. Бажано також один примірник акта видавати "актіруемому" під розписку.

У довідках описуються або підтверджуються різні факти і події.

Зазвичай довідки бувають двох видів:

- Містять інформацію, необхідну в процесі управління (наприклад, бухгалтерські довідки);

- Підтвердні ті чи інші юридичні факти і видані зацікавленим особам.

Для цілей управління постійно потрібно різна виробнича інформація, одним із способів передачі якої є довідки.

Довідки можуть бути внутрішніми (для керівництва або для паралельної структури) і зовнішніми (наприклад, для головної компанії).

Внутрішню довідку підписує виконавець, а довідки, які складаються за запитами зовнішніх організацій, - керівник підприємства. У довідках для зовнішніх користувачів зазначаються дата або період часу, до якого відносяться запитувані відомості. Такі довідки мають обов'язковий реквізит "Заголовок до тексту".

Якщо в довідці викладаються дані з декількох питань, то вона розбивається на розділи та підрозділи, які нумеруються арабськими цифрами, розділеними крапками. Текст пунктів і підпунктів пишеться з великої букви і закінчується крапкою.

Вміст довідки може бути оформлено у вигляді таблиці, яка містить цифрову або словесну інформацію про декілька об'єктах за низкою ознак.

Графи, рядки таблиці повинні мати заголовки і підзаголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку однини. Підзаголовки граф і рядків повинні узгоджуватися з заголовками. Назви граф пишуться з великих літер, а підзаголовки - з малої, якщо вони складають одне ціле з заголовком, тобто пояснюють його.

Якщо підзаголовок має самостійне значення, то він пишеться з великої літери. У заголовках, короткий зміст рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення. Точки в заголовках і короткий зміст граф непроставляється.

Якщо таблиця друкується понад одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.

Згідно ст. 62 ТК адміністрація зобов'язана видати працівнику на його прохання довідку про роботу в даній організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.

Змістовна частина довідки, що складається за прохання працівника, починається з його прізвища, імені та по батькові (повністю) у називному відмінку, потім викладається запитувана ним інформація.

Якщо довідки реєструють у спеціальному журналі, то необхідно вказати порядковий номер документа. У довідці обов'язково повинна стояти дата. Довідку підписує уповноважена на те особа, і вона завіряється печаткою організації.

Доповідна записка - документ, що інформує керівника організації або структурного підрозділу про різні події або сформованих ситуаціях. Доповідна записка може бути підготовлена за вказівкою керівництва або з ініціативи працівника.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

За своїм змістом доповідні записки можуть бути ініціативними (складаються з метою спонукати адресата прийняти певне рішення і містять не тільки факти, а й конкретні пропозиції), інформаційними (складаються регулярно і містять відомості про деталі або результати виконання робіт) або звітними (інформують про завершення роботи , її етапу, виконанні розпоряджень і т.п.).

У доповідній записці обов'язково повинен бути заголовок, починається з прийменника "Про" ("Про").

Доповідну записку оформляють на простому аркуші паперу із зазначенням таких реквізитів:

- Найменування структурного підрозділу;

- вид документа;

- Дата;

- Адресат;

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Підпис.

Наприкінці документ підписується укладачем.

Пояснювальна записка - документ, що складається для пояснень окремих положень виконаної роботи (проекту, розробки, звіту).

Пояснювальні записки бувають двох видів: - в записках першого виду пояснюється зміст окремих положень основного документа;

- В записках другого виду працівники підприємства пишуть про причини своїх вчинків або коментують якісь події.

Пояснювальні записки оформляються аналогічно Доповідна записка (тільки не містять висновків і пропозицій) і підписуються укладачем із зазначенням посади та розшифровки підпису.

Зведення - документ, що містить узагальнені відомості по якомусь питання (зведення пропозицій, зведення зауважень, вимог і т.д.). Як правило, у зведенні концентруються дані з різних джерел за певними параметрами, пов'язаним однією темою. Зведення може містити дані тільки з одного джерела в разі їх систематизації, логічного переробки, узагальнення.

У зведенні допускається наводити відомості про джерела інформації, перераховувати і давати характеристику фактичному матеріалу але одним або декількома показниками. В цілому зведення оформляється за тими ж правилами, що й довідка.

Обов'язковими реквізитами зведення є: найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, дата документа, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис.

Текст зведення, як правило, оформляється у вигляді таблиці.

Зведення підписується керівником підрозділу або упорядником, при її напрямку в іншу організацію - керівником організації.

Висновок (відгук) - документ, що містить думку, висновки організації, комісії або фахівця з якого-небудь документа або питання.

Висновку (відгуки) складаються на проекти положень, постанов, інструкцій, на наукові роботи (звіти, статті, дисертації, дипломні проекти), проекти стандартів, за результатами аналізу представлених даних та ін.

Висновок (відгук) може бути оформлено па загальному бланку організації, якщо воно підписується керівником організації або його заступниками, або на стандартних аркушах паперу, якщо висновок підписується фахівцем або групою фахівців організації. Якщо висновок (відгук) складено не на бланку, підпис укладача завіряється печаткою організації.

Обов'язковими реквізитами укладення (відкликання) є: найменування виду документа, дата документа, реєстраційний номер, заголовок до тексту, текст, підпис.

Текст укладення (відкликання) складається з двох частин: у першій частині дається короткий опис істоти питання, аналіз основних положень або пропозицій і загальна оцінка. У другій частині викладаються конкретні зауваження по суті розглянутого питання або документа, висновки і пропозиції. Ця частина тексту укладення (відкликання) може складатися з окремих пунктів, нумерованих арабськими цифрами.

Якщо висновок (відгук) складається на проект документа, то за відсутності зауважень і пропозицій в ув'язненні вказується: "З проектом ... згодні" або "За проектом ... зауважень немає".

При відправці укладення (відкликання), складеного не так на бланку організації, в іншу установу складається супровідний лист за підписом керівника.

Перелік - документ, що містить систематизоване перерахування предметів, осіб, об'єктів або робіт, складений з метою поширення на них певних норм або вимог.

Список - документ, що також містить перелік осіб, предметів, об'єктів у певному порядку, по складений в цілях інформування або реєстрації.

Перелік (список) може бути самостійним документом або складати додаток до розпорядчого документа. Оформляються переліки (списки) на стандартних аркушах паперу формату А4.

Якщо перелік (список) є самостійним документом, він оформляється з титульним листом, на якому вказується найменування документа, заголовок до тексту, місце видання, рік, гриф затвердження. Текст переліку (списку), як правило, оформляється у вигляді таблиці.

Переліки в більшості своїй є затверджуваними документами і затверджуються керівником організації або вищестоящим органом. Списки, як правило, не відносяться до затверджуються документам, хоча виключити можливість затвердження списку можна.

Порядок складання та форма конкретних різновидів переліків регламентуються відповідними інструкціями, вказівками, методичними документами.

Текст списку, як правило, викладається у вигляді перерахування найменувань об'єктів, предметів, осіб, нумерованих арабськими цифрами, або в табличній формі. Список підписується посадовою особою, яка його склала, при необхідності - керівником організації. Списки, які є додатками до розпорядчих документів, візуються упорядником.

Листами називають різні за змістом документи, які пересилають поштою, кур'єром, за допомогою факсимільного зв'язку, електронною поштою тощо Листи як вид документа за змістом і призначенням можуть бути інструктивні, гарантійні, інформаційні, листи запити, листи-сповіщення, листи-додатки, листи-відповіді та ін.

Листи можуть бути простими і складними.

Прості листи складаються у випадках, коли не потрібно викладу складних в адміністративному або юридичному відносинах ситуацій. Просте лист може мати одну або дві смислові частини. Лист, що складається з однієї частини, - це прохання без пояснень, нагадування без ввідної частини, повідомлення без обгрунтування та ін.

Якщо лист складається з двох частин, то перша - це обгрунтування листи, виклад причин сто написання, а друга, заключна, - прохання або відмова, нагадування, пропозиція, згода, вираз гарантії тощо Текст простого листа не повинен перевищувати однієї-двох машинописних сторінок.

Складні листи складаються з питань, потребує докладного викладу ситуації, се аналізу, оцінки, аргументації, формулювання висновків, думок, пропозицій, прохань. Складні листи можуть містити до п'яти сторінок тексту і складаються з наступних основних частин:

- Вступ;

- Основний зміст;

- Висновок.

У вступі формулюється тема листа, що пояснює причини його написання. Вступ може містити:

- Посилання на документ (організаційно-правовий, розпорядчий, нормативний, договірний, інформаційний або довідково-аналітичний) і (або) його окремі пункти, що послужили юридичною підставою чи приводом для письма;

- Констатацію факту, події, ситуації, що склалася.

Основне зміст листа складають опис події або ситуації, їх аналіз та приводяться докази. Висновок являє собою висновки у вигляді пропозицій, думок, вимог, прохань, відмов, нагадувань.

Телеграма (телетайпограма) - узагальнена назва різних документів, що виділяються в одну категорію за особливим способом передачі тексту (по телеграфу або телетайпу). Використовується у випадках, коли необхідна більш швидка (порівняно з поштою) доставка документа одержувачу.

Швидкість проходження телеграми залежить від того, яка категорія вказана: поза категорією, позачергова, урядова, преса, міжнародна, термінова, звичайна. Терміни доставки телеграми залежать від її виду: з повідомленням про вручення, з доставкою поштою, з доставкою в термін, зазначений відправником, з оплаченою відповіддю та ін.

Телеграми оформляють або на спеціальних бланках, або на звичайних аркушах паперу, які мають реквізити: відмітку про категорії і вигляді, телеграфна адреса одержувача, текст, реєстраційний індекс (номер), прізвище посадової особи, яка підписала документ, поштова адреса організації-відправника, підпис посадової особи, від імені якого передається телеграма, друк і дата. Категорія та вид телеграми вказуються упорядником перед адресою.

Адреса в телеграмі оформляється звичайним способом тільки в тих випадках, якщо організація не має умовного телеграфного (або телетайпного) адреси, який зареєстрований на телеграфі. Телеграфна адреса значно коротше поштового і складається з найменування місця призначення, умовного найменування організації та прізвища посадової особи. Наприклад:

"САНКТ-ПЕТЕРБУРГ ГАЛС кедрових" або "МОСКВА АЗИМУТ СОЛОВЙОВУ"

Якщо телеграма одного змісту направляється в кілька адрес і пунктів, то адреса оформляється таким чином:

"КРА СПОЯРСК КРА СНОЯРСКТЕЛЕКОМ накопичуємо КРА СНОЯРСК АДМІНІСТРАЦІЯ"

Текст телеграми складається у гранично стислій формі. У ньому відсутні прийменники, сполучники, частки (крім "не") і розділові знаки. Розділові знаки вживають тільки в тому випадку, якщо їх відсутність може спотворити зміст тексту. При цьому допускається їх позначення умовними скороченнями: ТЧК - точка, ЗПТ - кома, ДВТЧ - двокрапка, КВЧ - лапки, ВКВ - дужки. Цифри і числа пишуться словами. Цифрами позначають тільки заводські і торгові знаки і марки, нумерацію будинків, індекси документів. Слово "номер" позначається умовно як НР.

Текст телеграми (телетайпограми) друкують у двох примірниках (перший направляється па телеграф, другий підшивається до справи) на одній стороні аркуша великими літерами через два інтервали без абзаців і переносу слів. Він закінчується номером телеграми, який є її реєстраційним індексом. Після номера з нового рядка друкується прізвище тієї посадової особи, від імені якого передається телеграма.

Інформація, що не підлягає передачі, відокремлюється від тексту рисою. До такої інформації відносять надруковані звичайним способом найменування та поштова адреса організації-відправника, найменування посади, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала текст телеграми, дату. Підпис завіряється печаткою.

Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються в окрему категорію у зв'язку з особливим способом передачі (передається усно по каналах телефонного зв'язку і записується від руки). Зазвичай телефонограми застосовують для термінових оповіщень про нарадах, засіданнях, зборах, раптово трапилися події, скасування раніше запланованих заходів і подібних випадках.

Складається телефонограма в одному екземплярі. При великій кількості телефонограм в діяльності організації доцільно розробити бланки для них. Допускається оформлення телефонограм на чистих аркушах паперу.

При оформленні телефонограми використовуються такі реквізити: найменування організації - автора документа, посада, прізвище співробітника, що передав телефонограму, номер його телефону, найменування організації - одержувача документа, посада та прізвище співробітника, що прийняв телефонограму, номер його телефону, дата і номер телефонограми, текст ( не повинен перевищувати 50 слів), найменування посади особи, яка підписала документ, його особистий підпис, ініціали та прізвище.

При складанні телефонограми слід дотримуватися наступних правил: інформація повинна бути короткою і точною, текст не може містити складних логічних оборотів і важко вимовляти слова.

При передачі телефонограми необхідно перевірити правильність запису повторним читанням, при цьому слова, погано сприймаються на слух, слід передавати, розбиваючи по буквах. Якщо телефонограма направляється в декілька адрес, то до неї складається список на розсилку із зазначенням номерів телефонів.

Співробітник, який прийняв телефонограму, зобов'язаний ознайомити з її змістом усіх посадових осіб, яким призначена отримана інформація.

Факсограма - отримується на паперовому носії копія документа, переданого по каналах факсимільного зв'язку. Найчастіше факсимільні повідомлення замінюють листи або телефонограми, тому вимоги до оформлення документів, переданих по факсу, ідентичні вимогам до підготовки відповідних видів документів. Іноді але факсом можуть передаватися інші види документів (рахунки, копії платіжних доручень і т.д.).

Вхідні факсограми містять додаткові позначки, які друкує апарат факсимільного зв'язку: найменування (код) відправника, номер факсу, дату і час передачі, кількість сторінок. Факсограми повинні реєструватися співробітниками, відповідальними за реєстрацію інших документів. Вихідний факс оформляють в одному примірнику, дотримуючи всі необхідні вимоги, після передачі він підшивається до справи.

При цьому слід пам'ятати наступне:

- Обсяг переданого документа не повинен перевищувати п'яти аркушів формату А4;

- Відповідальність за зміст переданої інформації покладається на виконавця, який підготував документ;

- Забороняється передавати документи з грифом обмеження доступу;

- Факсограми на іноземних мовах відправляються при наявності перекладу, який завірений особою, яка підписала факсограму.

Основні зразки інформаційно-довідкових документів представлені у додатку 4.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВІ ТЕХНОЛОГІЇ В ДОВІДКОВО-ПРАВОВОМУ ПОЛІ
Довідкові правові інформаційно-пошукові системи
Основоположні організаційно-методичні документи
ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ
Автоматизована інформаційно-довідкова система на допомогу уповноваженому прокурору по виконанню законів в ОРД.
Правові та інформаційно-довідкові системи і бази даних
Правові та інформаційно-довідкові системи і бази даних
Обліки, зосереджені в Головному інформаційно-аналітичному центрі та інформаційних центрах системи МВС Росії
Інформаційно-довідкова документація
ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ В ДОВІДКОВИХ ПРАВОВИХ СИСТЕМАХ
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук