Навігація
Головна
Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії:...Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документівЗагальні вимоги до юридичної сили і оформленню документівЗагальні вимоги до бланків документів та оформлення документівВимоги до оформлення реквізитів документів
Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документівЗагальні вимоги до юридичної сили і оформленню документівЗагальні вимоги до бланків документів та оформлення документівВимоги до оформлення реквізитів документівВимоги стандартів до оформлення документів
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Оформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003

Вимоги до оформлення документів

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації визначені ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлення документів ", який прийнятий постановою Держстандарту Росії від 3 березня 2003 № 65-ст і введений в дію з 1 липня 2003 р

Даний стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, передбачені УСОРД: постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші, що фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності підприємств, організацій та об'єднань незалежно від їх організаційно-правової форми та виду діяльності.

Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів. При цьому слід мати на увазі, що вимоги даного стандарту носять рекомендаційний характер.

Кожен документ складається з набору окремих елементів (автор документа, текст, номер і дата, адресат, підпис, печатка та ін.), Які називаються реквізитами. Набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності, становить формуляр документа.

При підготовці й оформленні документів використовують такі реквізити:

- 01 Державний герб РФ;

- 02 герб суб'єкта РФ;

- 03 емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

- 04 код організації;

- 05 основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

- 06 ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);

- 07 код форми документа;

- 08 найменування організації;

- 09 довідкові дані про організацію;

- 10 найменування виду документа;

- 11 дата документа;

- 12 реєстраційний номер документа;

- 13 посилання на реєстраційний номер і дату документа;

- 14 місце складання або видання документа;

- 15 адресат;

- 16 гриф затвердження документа;

- 17 резолюція;

- 18 заголовок до тексту;

- 19 відмітка про контроль;

- 20 текст документа;

- 21 відмітка про наявність додатка;

- 22 підпис;

- 23 гриф погодження документа;

- 24 візи узгодження документа;

- 25 відбиток печатки;

- 26 відмітка про завірення копії;

- 27 позначка про виконавця;

- 28 позначка про виконання документа і направлення його до справи;

29 відмітка про надходження документа до організації;

- 30 ідентифікатор електронної копії документа. Нормативними актами закріплені такі вимоги до оформлення реквізитів документів.

Герби, емблеми, товарні знаки тощо Державний герб РФ розміщують на бланках документів відповідно до Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000 № 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації", а герб суб'єкта РФ - відповідно до правовими актами суб'єктів Федерації.

Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію). Емблему не відтворювався па бланку, якщо на ньому є Державний герб РФ або герб суб'єкта РФ.

Всі вищеперелічені реквізити розташовують по центру над найменуванням організації. При цьому емблему або товарний знак допускається розташовувати на одному рівні з найменуванням організації.

Найменування організації (філії тощо) та дані про неї. Найменування організації, яка є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленого в її установчих документах. Над найменуванням організації вказують скорочена, а за його відсутності - повне найменування вищестоящої організації. Найменування організації державною мовою суб'єкта РФ чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою РФ.

Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного або за ним.

Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у разі, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.

Автором документа може бути посадова особа, що представляє організацію.

Довідкові дані про організацію включають: поштова адреса; номери телефонів та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти та ін.).

Код організації проставляють згідно ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Основний державний реєстраційний номер (ОГРП) юридичної особи проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) проставляють відповідно до документів, що видаються податковими органами.

Відомості про документ. Найменування виду документа, складеного або виданого організацією, регламентується статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 0200000). У листі назву виду документа не вказують.

Код форми документа проставляють по ОКУД.

Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Документи, створені декількома організаціями, повинні мати одну (єдину) дату. Раніше діяло правило, згідно з яким в тому випадку, якщо авторами документа є кілька організацій, датою документа ставала найбільш пізня дата підписання.

Дата документа оформляється арабськими цифрами в такій послідовності: день, місяць, рік. День і місяць оформляються двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами. Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати (наприклад, 5 березня 2013), а також оформлення дати в наступній послідовності: рік, місяць, день місяця (наприклад, 2013.03.05).

Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавців та ін. Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій, проставляють через косу риску гаразд вказівки авторів в документі.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа містить реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь.

Місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо утруднене його визначення за реквізитами "Найменування організації" і "Довідкові дані про організацію". Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, і воно включає тільки загальноприйняті скорочення.

Адресати. Як адресата можуть виступати організації, їх структурні підрозділи, посадові чи фізичні особи. При адресуванні документа посадовій особі його ініціали ставляться перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку. Якщо документ відправляють у кілька однорідних організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, їх слід вказувати узагальнено.

До складу реквізиту "Адресат" при необхідності може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленій правилами надання послуг поштового зв'язку. Допускається центрувати кожен рядок реквізиту "Адресат" по відношенню до найдовшою рядку.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів складають список розсилки документа.

Якщо лист адресується організації, вказують її найменування, потім поштову адресу.

При адресуванні документа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу.

Оформлення тексту. Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Тема узгоджується з найменуванням виду документа. Заголовок може відповідати на питання:

- про що? (про кого?) (наприклад: "Наказ про створення атестаційної комісії");

- Чого? (кого?) (наприклад: "Посадова інструкція секретаря -референт").

До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок можна не вказувати.

Текст документа становлять державну мову Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів РФ відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ.

Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту або у вигляді їх комбінації.

При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ("маєте", "володієте" або "були", "перебували" і т.д .).

Характеристики, виражені словесно, узгоджуються з найменуваннями признаков. Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків потрібно узгоджувати з заголовками.

Якщо таблиця друкується понад одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф. Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин.

У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки).

У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказуються їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків та інше, то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У розпорядчих документах (наказ, розпорядження тощо) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу") .

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ("постановляє", "вирішив"), а в спільних розпорядчих документах - від першої особи множини ("наказуємо", "вирішили").

Текст протоколу оформляється від третьої особи множини ("слухали", "виступили", "ухвалили", "вирішили"). У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ("відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").

У листах використовують такі форми викладу:

- Від першої особи множини ("просимо направити", "направляємо на розгляд");

- Від першої особи однини ("вважаю за необхідне", "прошу виділити");

- Від третьої особи однини ("міністерство не заперечує", "ТОВ" Смоленскстрой "вважає за можливе").

Додатки. Документи-додатки можуть бути трьох видів:

- Затверджуються або вводяться в дію відповідним розпорядчим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення);

- Пояснюють або доповнюють зміст іншого документа;

- Направляються з листом в інші організації.

На додатках до реєстрації актів та додатках, доповнюють чи пояснюють зміст іншого документа, у правому верхньому куті вказують:

Додаток к_ №_ "

Назва документу

Склад реквізитів і порядок оформлення документів-додатків повинен відповідати вимогам УСД, до якої відноситься документ-додаток.

При наявності кількох додатків вони нумеруються. При розсилці додатків без розпорядчих документів на додатках проставляється гриф затвердження із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і номера.

Позначку про наявність додатка, названого в тексті, оформляють наступним чином: "Додаток: на 5л. В 2 екз.".

Якщо документ має додаток, що не назване в тексті, вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; при наявності кількох додатків їх нумерують. Наприклад:

1. Положення про Управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 прим.

2. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7л. в 2 екз. ".

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.

У додатку до розпорядчого документа (постанова, наказ, розпорядження, правила, інструкція, положення, рішення) на першому його аркуші в правому верхньому куті

пишуть "Додаток № _" із зазначенням найменування

розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера. Наприклад:

"Додаток № 2 до наказу Генерального директора

ТОВ "Соленоїд"

від 02.02.2013 М 9 "

Якщо до документа докладають інший документ, який також має додаток, відмітку про наявність останнього оформлюють таким чином: "Додаток: лист ВАТ" Хлебушек "від 14.12.2013 № 02-4 / 156 і додаток до нього, всього на 4 л.".

Якщо додаток надсилають не в усі зазначені в документ адреси, то відмітку про його наявності оформлюють таким чином: "Додаток: на 3 л. В 5 екз. Тільки в перший адресу".

Допускається вираз "ДОДАТОК №_" друкувати великими літерами, а також центрувати цей вираз, найменування документа, його дату і реєстраційний номер щодо самої довжини рядка. Наприклад:

"ДОДАТОК №2

до наказу директора Інституту

від 15.02.2013 № 1%

Узгодження документа. Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа повинне проводитися в такій черговості:

- Керівниками структурних підрозділів, фахівці яких розробляли проект документа;

- Працівниками, відповідальними за дозвіл функціональних питань (головні, старші фахівці і т.д.);

- З юридичною службою, службою документаційного забезпечення;

- З фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

- Із заступником голови колегіального органу або із заступником керівника організації, відають питаннями, що містяться в проекті документа.

Внутрішнє узгодження проекту документа оформляється візою, яка включає в себе особисту підпис візує і дату візування. При необхідності може бути вказана посада візує. Розшифровка його підпису (ініціали та прізвище) обов'язкове. Наприклад:

"Начальник юридичного відділу Особистий підпис А. С. Орлов 25.01.2013"

За наявності зауважень по документу візу оформлюють таким чином:

"Зауваження додаються. Особистий підпис А. С. Орлов 25.01.2013"

Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа.

Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.

Для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа. Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші узгодження. Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки.

Аркуш погодження може виглядати наступним чином:

"" ПОГОДЖЕНО "

Заст. директора В. В. Вербицький

"19" лютого 2013

Головний бухгалтер Т. К. Мироненко

"17" лютого 2013 "

Зовнішнє узгодження залежно від змісту документа повинно здійснюватися в такій черговості:

- З підлеглими і непідлеглими організаціями, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акта, або коли зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси;

- Організаціями та науково-виробничими об'єднаннями, що займаються дослідженнями в тій області, до якої має відношення зміст документа;

- Громадськими організаціями - у разі необхідності;

- Органами, які здійснюють державний надвідомчого контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний і т.д.);

- Вищестоящими органами загальної або галузевої компетенції - у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій, тільки з дозволу цих органів.

Зовнішнє узгодження може бути оформлено грифом погодження, довідкою про погодження, листом узгодження або поданням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу. Оформлення такого узгодження аналогічно наведеному вище.

Гриф узгодження документа складається із слова ПОГОДЖЕНО без лапок, посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження. Наприклад:

"ПОГОДЖЕНО

Ректор Фінансової академії

при Уряді Російської Федерації

Особистий підпис А. Г. Грязнова

23.02.2013 "

Якщо узгодження здійснюють листом, протоколом та іншими документами, гриф погодження оформлюють таким чином:

"ПОГОДЖЕНО Лист ЗАТ" Колосок "від 30.01.2013 №1-805"

або

"ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ради директорів

ТОВ "Солодко"

від 21.12.2013 №10 "

Затвердження документа. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті документа. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. Наприклад:

"ЗАТВЕРДЖУЮ

Г "перильного директор ЗАТ" БІЛОВСЬКИЙ "Особистий підпис І. В. Сергєєв Дата 12.01.2013"

Допускається в реквізиті "Гриф затвердження" документа центрувати елементи щодо самої довжини рядка, наприклад:

"ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор ЗАТ "БІЛОВСЬКИЙ" Особистий підпис І. В. Сергєєв Дата 12.01.2013 "

При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують на одному рівні.

При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування який стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номера.

Підпису та печатки. Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або заміщує його посадовою особою відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами організації (статут або положення про структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.).

Дві або більше підписи проставляються у тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб. Документи грошового, матеріального або кредитного характеру, що служать підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації та головний бухгалтер (бухгалтер); спільні документи декількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу в єдиноначальна порядку, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головного інженера, керівникам структурних підрозділів. Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.); підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, збори, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішуються в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не па бланку, і скорочене - на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище). При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказують. Допускається в реквізиті "Підпис" центрувати найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи мають одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді. При підписанні документа кількома особами, які займають рівні посади, їх підписи розташовують на одному рівні.

При підписанні спільного документа перший аркуш оформляють не так на бланку. У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії відповідно до розподілу.

Друк запевняє справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають завірення справжньої підписи.

При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють: заверительную напис "Вірно"; посада особи, що завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення. Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.

У додатках 7 і 8 представлені приблизні переліки документів, які підлягають затвердженню і на яких ставиться гербова печатка.

Відмітки на документі. Резолюція пишеться на документі відповідним посадовою особою. Вона включає прізвища та ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис і дату. Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.

Відмітка про контроль - це позначка про контроль за виконанням документа, яку позначають буквою "К", словом або штампом "Контроль".

Відмітка про виконавця включає ініціали та прізвище виконавця документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті. Наприклад:

"П. П. Петров 924 45 67"

При направленні документів в іншу організацію рекомендується зазначати ім'я та по батькові виконавця повністю, для того щоб полегшити процес спілкування. Для російського людини набагато звичніше звернутися до кого-небудь "Петро Петрович", ніж "пан Петров".

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "У справа"; номер справи, в якій буде зберігатися документ.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.

Відмітка про надходження документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини). Допускається відмітку про надходження документа до організації проставляти у вигляді штампа. Наприклад:

"Вх. № 12345-02 Від 20.02.2013"

Відмітка для автоматичного пошуку документа (ідентифікатор електронної копії) проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа (можна у вигляді колонтитула). Вона містить ім'я файлу, дату та інші пошукові дані, встановлювані в організації.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії: ГОСТ Р 6.30-2003
Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документів
Загальні вимоги до юридичної сили і оформленню документів
Загальні вимоги до бланків документів та оформлення документів
Вимоги до оформлення реквізитів документів
Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документів
Загальні вимоги до юридичної сили і оформленню документів
Загальні вимоги до бланків документів та оформлення документів
Вимоги до оформлення реквізитів документів
Вимоги стандартів до оформлення документів
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук