Навігація
Головна
Стиль і мова ділового листуванняСлужбове листуванняКласифікація ділового листування
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВМова і стиль службового листаЗагальні вимоги до структури та оформлення службових листів
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВМова і стиль службового листаЗагальні вимоги до структури та оформлення службових листів
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ВНУТРІШНЬОВІДОМЧЕ І МІЖНАРОДНЕ ЛИСТУВАННЯ

Службові листи

Призначення і класифікація службових листів

Службові листи - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами і являють собою повідомлення чого-небудь, повідомлення про чим-небудь.

Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси випливає різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги тощо

Так як службові листи є сполучною ланкою між підприємствами, установами та організаціями, вони займають до 80% вхідної та вихідної документації установи, тому, прагнучи до скорочення документообігу, насамперед слід звернути увагу на обгрунтованість використання цієї групи документів. Лист повинен складатися тільки в тих випадках, коли неможливо вирішення питання при усному спілкуванні (зняття питання по телефону або в особистій розмові).

Класифікація листування може проводитися за різними ознаками, пов'язаних з призначенням і змістом документів, їх важливістю і терміновістю, значимістю у вирішенні певних завдань, статусом автора й адресата, характеристиками матеріального носія і способу запису, технологією передачі за допомогою засобів зв'язку і особливостями обробки в системах діловодства .

Для класифікації листування істотне значення має віднесення документів до певних систем управлінської документації і категоріям повідомлень, переданих по мережах зв'язку. Перелік підстав, за якими може проводитися систематизація ділового листування, є дуже великим. Па різних стадіях створення, передачі і використання ділової переписки вирішуються певні прикладні завдання і застосовуються відповідні ознаки класифікації документів.

Переписку, як будь-яку іншу документацію, прийнято поділяти на службову (офіційну) і особисту. Позначка "Особисто" на листах, що направляються за адресою організації, має двоякий характер: вона може проставлятися на листах конкретній особі, що мають суто особистий характер, і підкреслювати закритість, конфіденційність інформації службового характеру.

Офіційне листування класифікується за різними ознаками (підставах розподілу) (табл. 4.1).

Таблиця 4.1. Класифікація офіційного листування

Ознака

Група листування

Вид сяяли

Діловий лист (отправляемое поштою, факсом), телеграма, телекс, телефонограма, електронний лист

Територія

Внутрішні (усередині країни), міжнародні листи

Місце в інформаційному обміні

Ініціативні листи, листи-відповіді

Завершеність

інформаційного

обміну

Листи, що вимагають опита: листи, які не потребують відповіді

Положення

в системі

документообігу

Вступники, що відправляються листи

Рівень типізації

Типові листи, листи в довільній формі

Композиція

Прості, складні листи

Ставлення до дій партнерів

Подяка, привітання, схвалення, вимога, побажання та ін.

Ставлення до повноти і точності інформації

Запити, підтвердження, спростування та ін.

Тематика

З питань матеріально-технічного забезпечення, фінансів, будівництва, транспорту, культурного обміну і т.д.

Відносини в ієрархії управління

Листи вищестоящих, підвідомчих, сторонніх організацій

Правовий статус кореспондента

Листи юридичним і фізичним особам, ряду організацій (інформаційні), однієї організації, структурному підрозділу, посадовій особі; листи громадян (індивідуальні, колективні); парламентські, депутатські запити

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Число адресатів

Лист на одну адресу, лист на кілька адрес

Кількість маємо ВІД одного автора

Первинне, повторне листи

Наявність інформації про адресата

Листи, що містять відомості про автора, анонімні звернення

Перелік ознак класифікації ділового листування не вичерпується зазначеними підставами поділу. У ряді випадків істотне значення мають такі фактори в роботі з документами, як статус відправника і одержувача, терміновість підготовки і виконання, категорія доступу до інформації, віднесення до визначених поштовим категоріям і розрядами. Важливим моментом при організації роботи з підготовки та оформлення листів є наявність офіційно затвердженої форми листи або вимог до його складу та змісту.

Приступаючи до вивчення особливостей підготовки службових листів, не можна не згадати про різноманітність їх видів. Зауважимо, що для класифікації ділових листів існує чимала кількість оціночних критеріїв.

Зокрема, відомо, що ділові листи відрізняються один від одного:

а) за ступенем доступності міститься в них (по грифу обмеження доступу) - звичайні і обмеженого доступу (конфіденційні);

б) строками виконання - виконувані в загальноприйняті терміни, а також оперативно і терміново;

в) обсягом - короткі, середні і довгі;

г) увазі міститься в них - текстові та комбіновані (поєднують фрагменти тексту з таблицями, анкетами і графічними зображеннями);

д) стилю викладу - офіційні та приватні;

е) комплектності - з додатками і без додатків;

ж) композиції - прості (що стосуються одного питання) і складні (що стосуються двох і більше питань);

з) способу адресування - направляються в один (цільового призначення) або декілька (циркулярні) адрес;

і) інформаційного приводу для підготовки - ініціативні і відповідні листи.

Однак головним класифікаційним критерієм для ділових листів раніше залишається їх функціональне призначення.

Виходячи з результатів аналізу ділової переписки, видається цілком допустимим розділити всі ділові листи па три базові класифікаційних категорії:

1) офіційні ділові листи;

2) приватні ділові листи;

3) письмові повідомлення для ведення внутрішнього листування (листування, здійснюваної виключно всередині підприємства).

У свою чергу класифікація офіційних і приватних службових листів з урахуванням особливостей їх функціонального призначення може бути продовжена.

Так, у групі офіційних листів слід виділити:

1) листи-прохання;

2) листи-повідомлення;

3) листи-запити;

4) листа-заяви;

5) листи-підтвердження;

6) листи-замовлення;

7) листи-пропозиції (оферти);

8) листи-доповнення;

9) листи-рекламації (претензії);

10) інформаційні листи;

11) гарантійні листи;

12) презентаційні листи;

13) листи прямої поштової розсилки (директ-мейл);

14) стислі письмові повідомлення (повідомлення, нагадування тощо);

15) супровідні листи.

У групі приватних листів слід виділити:

1) листи-привітання;

2) листи-запрошення;

3) листи-вибачення;

4) листи для вираження жалю, співчуття і співчуття;

5) листи з нагоди представлення (при заочному знайомстві);

6) листи з нагоди від'їзду;

7) листи для підтримки контактів і взаємин (іміджеві листи);

8) листи подяки;

9) рекомендаційні листи;

10) міні-листи (листи-шаблони, листи-маятники тощо);

11) листи-листівки;

12) листи негативного змісту (листи-відмови, письмові повідомлення про звільнення або відмову в наданні вакансії, листи з висловленням несхвалення або осуду чиїхось дій тощо);

13) листи для вираження згоди або відмови від якої-небудь пропозиції;

14) листи для звернення в різні інстанції в приватному порядку;

15) листи-резюме.

Дамо далі коротку характеристику перерахованих видів листів.

Листи-прохання - одна з найпоширеніших форм ділового листа. Функціональне призначення - виклад якої-небудь прохання, пов'язаної із здійсненням організацією своєї діяльності (створенням для цього відповідних умов). Відрізняється однотемна змісту, стислістю і конкретністю викладу (в іншому випадку існує небезпека того, що адресат не зрозуміє, що саме від нього вимагається).

Лист-повідомлення - також вельми поширена форма офіційного ділового послання. Основне призначення листи-повідомлення - цілеспрямована передача адресату будь-якої конкретної інформації, як правило, розпочата з ініціативи автора (організації-відправника). Таким чином, на практиці листи-повідомлення частіше є ініціативними, хоча в певних випадках інформація може повідомлятися і у відповідь на що надійшов на адресу організації письмовий запит.

Лист-запит, у свою чергу, призначене саме для запрашіванія відповідної інформації. Особливістю даного виду листів є те, що вони практично завжди припускають обов'язкову реакцію адресатів у вигляді письмової відповіді по суті і, як правило, у строк, встановлений або відправником запиту, або нормативно-правовим документом.

Лист-заяву служить для офіційного (тобто від імені організації) попереднього інформування адресата про позицію відправника з того чи іншого питання (висловити своє ставлення до його суті і порядку дозволу), наприклад, підтвердити свої наміри щодо реалізації раніше узгоджених планів співпраці . Як і лист-прохання, лист-заява є однотемна.

Лист-підтвердження служить виключно для підтвердження будь-якого факту, припустимо, отримання організацією листи, висланого раніше адресатом. Із зазначеної причини даний лист використовується в діловому листуванні виключно в якості відповідного.

Лист-замовлення також є відповіддю. Функціональне призначення подібних листів - документування замовлення. Помстимося, ч го лист-замовлення одночасно може виконувати і функцію супровідного листа, наприклад, якщо до нього додається раніше вислане адресатом ділову пропозицію (оферта, проект договору тощо), доповнене необхідною інформацією.

Лист-пропозиція (оферта) - класичний приклад комерційної переписки. Такий лист направляється на адресу ділового партнера для того, щоб зробити йому офіційну пропозицію щодо поставки (допостачання) тієї чи іншої продукції. Розрізняють тверду оферту і оферту без зобов'язання. Перша відрізняється винятковою конкретністю і точністю у викладі умов передбачуваної комерційної угоди (термінів, номенклатури продукції, її кількості, порядку розрахунків тощо). Друга швидше свідчить про принципову готовність адресата до співпраці, для налагодження (розвитку) якого, однак, потрібна попередня згода одержувача такого листа.

Лист-додаток служить для оперативного повідомлення адресату якої-небудь важливої інформації, яка раніше з яких-небудь причин не була йому передана в попередньому листі. Лист-додаток завжди є продовженням попереднього послання.

Лист-рекламація - менш часте явище в сучасній діловому листуванні. Основне призначення - вираз письмових претензій у зв'язку з незадовільним виконанням адресатом взятих ним на себе ділових зобов'язань. Як правило, надсилають на адресу з додатком документів, що свідчать про недобросовісність одержувача відносно відправника листа (наприклад, акта про некондиційність продукції).

Інформаційний лист використовується для розвитку ділових відносин з новими партнерами. Такий лист доречно відправити на адресу після того, як на попереднє послання отримана відповідь, що вказує на принципову готовність до співпраці. Основне функціональне призначення листи - інформування адресата з метою надання в його розпорядження конкретної інформації щодо перспектив співпраці по можливо більш широкому колу напрямків.

Гарантійний лист призначене для надання адресату письмових гарантій щодо намірів або дій відправника, так чи інакше зачіпають ділові інтереси адресата. Хрестоматійний приклад гарантійного листа - підтвердження готовності відправника оплатити запитувану партію продукції тощо Обов'язковими для гарантійного листа є відомості про відправника - юридична та фактична адреса, банківські реквізити тощо, - а також присутність в тексті слова "Гарантую".

Презентаційний лист має на меті презентувати (буквально - представити у вигідному світлі) адресату яку-небудь продукцію, організацію (виробника чи розповсюджувача продукції) або якесь соціально значуща подія, наприклад, свято організації.

На практиці презентаційний лист найчастіше звернена не до конкретної організації (посадовій особі), а до публіки, широкої громадськості і, крім інформування, покликане викликати у адресата зацікавленість і розташування по відношенню до презентуемой об'єкту. Додамо, що презентаційні листи ніколи не розсилаються по одному, оскільки покликані проінформувати можливо більшу кількість людей.

Лист прямої поштової розсилки (директ-мейл) на відміну від презентаційного листи має куди більш конкретну і прозаїчну мету - спонукати адресата до здійснення покупки. Особливістю листа є те, що, крім опису пропонованої продукції, воно містить - як додаток - і бланк замовлення для її отримання (поштою або з кур'єром), а в деяких випадках - і зразки продукції для безкоштовного (пробного) вживання. Іншою особливістю листів прямої поштової розсилки є те, що вони адресуються багатьом сотням, тисячам, а в окремих випадках і сотням тисяч потенційних покупців.

Короткі письмові повідомлення використовуються в цілях небагатослівного термінового інформування адресата у зв'язку з конкретним приводом (обставинами). Серед коротких письмових звернень розрізняють повідомлення, нагадування та попередження, що направляються на адресу, як правило, послідовно, з певним інтервалом часу. Уточнимо, що попередження використовується тільки в тому випадку, коли повідомлення і нагадування не досягли своєї мети і адресат на них не відреагував належним чином.

Супровідний лист - лист, призначене для супроводу доданих до неї документів (матеріалів). Включає в себе повідомлення про відправку відповідних документів (матеріалів), а також їх перелік із зазначенням точних характеристик (назва, кількість сторінок і т.п.).

Лист-привітання - це, мабуть, найпоширеніший вид приватних ділових листів. Залежно від характеру взаємовідносин, що склалися між відправником та одержувачем, вважається цілком доречним направляти поздоровлення за такими основними приводів:

а) день народження адресата - посадової особи або дата заснування підприємства-одержувача;

б) державні, церковні та професійні свята;

в) призначення адресата на більш престижну посаду;

г) нагородження, присвоєння почесного або спеціального звання (у тому числі організації-одержувача);

д) видатні досягнення одержувача на професійному терені (перевищення показників економічного розвитку, виграш тендерів, перемога в конкурсах, змаганнях тощо);

е) висновок взаємовигідних партнерських угод;

ж) річниця співробітництва (як правило, перша чи "кругла");

з) видатні події в особистому житті адресата (заручини, весілля, народження дитини, промоція - закінчення навчального закладу, захист дисертації, "кругла" річниця весілля і т.п.). Характерною особливістю листи-привітання є його доброзичливий, доброзичливий і щирий тон. Присутність у тексті слова "Вітаю ..." є обов'язковим.

Лист-запрошення - очевидно, другий за поширеністю вид приватних ділових листів. Функціональне призначення письмового запрошення - по-перше, сповістити адресата про те чи іншому урочистому або діловому заході, і, по-друге, запросити його до участі в ньому. У зв'язку з викладеним текст листа-запрошення може відкриватися або з інформації про захід, або зі слова "Запрошуємо (запрошую) ...". Запрошення може оформлятися як у вигляді листа, так і на спеціальному бланку (запрошенні, доданому до листа). Особливістю письмового запрошення є персональний характер звернення до адресата.

Лист-вибачення все частіше застосовується в повсякденному діловому листуванні. Функціональне призначення - принести адресату формальні вибачення. Особливістю даного листа є підкреслено примирливий тон викладу, який, втім, не повинен сприйматися адресатом як запобігливий тон.

Листи для вираження жалю, співчуття і співчуття використовуються в повсякденному діловому листуванні у зв'язку з не надто радісними подіями в житті адресата. Функціональне призначення такого листа - проявити до адресата увагу, висловити йому свою підтримку в непросту, часом трагічну хвилину. Характерною особливістю - і одночасно чи не найважливішим вимогою до листа подібного характеру - є виняткова щирість і теплота його тону.

Лист з нагоди представлення (представницьке лист) незамінне при заочному знайомстві з адресатом для встановлення з ним особистих взаємин. Особливістю листи з нагоди представлення є наявність у нього в якості додатку візитної картки відправника. Такий лист служить для вираження адресату (в короткій, доброзичливій формі) розташування і, як правило, містить запрошення до неформальної діловій зустрічі.

Лист з нагоди від'їзду призначено для вираження вдячності з боку виїжджаючого по відношенню до що залишається (приймаючої) стороні. Крім того, такий лист може містити запрошення адресату до продовження контактів (співпраці), у тому числі і за допомогою відповідного візиту - за умови, що це відповідає інтересам і планам обох сторін.

Лист для підтримки контактів і взаємин (іміджеве лист) служить для зміцнення сформованих ділових та особистих зв'язків між учасниками листування. Основне функціональне призначення іміджевого листи полягає у відсутності формального приводу продемонструвати адресату свою увагу і повагу. Крім того, іміджеве лист може виконувати і допоміжну інформаційну функцію.

Подячний лист направляється адресату з метою висловити подяку за проявлену останнім по відношенню до відправника увагу (допустимо, у відповідь на привітання) або за вжиті адресатом зусилля, спрямовані на забезпечення особистого чи ділового благополуччя відправника листа. Подячний лист має бути природним по тону, іншими словами, ступінь вираження подяки повинна бути адекватною приводу.

Рекомендаційний лист - особливий вид приватного ділового листа, яке пишеться в інтересах третьої особи, що не бере участь в листуванні. Функціональне призначення письма - відрекомендувати належним чином та чи інша особа адресату. Рекомендаційний лист може бути оформлено в короткій або розгорнутій формі. Коротка форма застосовується, якщо мова в листі йде про людину, добре знайомому адресату, а розгорнута форма - якщо потрібно відрекомендувати людини, яку адресат знає недостатньо або ж зовсім з ним не знайомий.

Міні-листи (малі епістолярні форми) - листи-шаблони, листи-маятники і т.п. - Активно використовуються в діловому листуванні насамперед для експрес-відповідей. Особливістю міні-листів є повторюваність (стандартність) значної частини їх змісту - в основному завдяки використанню шаблонного тексту - і присутність в листі спеціального формуляра, що полегшує підготовку відповіді для адресата. Іншою особливістю міні-листів є "телеграфний" стиль викладу, втім, прийнятний у спілкуванні тільки з людьми, яких пов'язують з відправником тісні ділові або особисті взаємини.

Лист-листівка - специфічна мала епістолярна форма. Функціональне призначення листів-листівок - ведення приватної ділової переписки, яка не зачіпає аспекти ділових взаємин її учасників. Дані листи зазвичай містять короткі повідомлення особистого характеру, обмін якими здійснюється в періоди, коли особисті контакти між учасниками ділового листування з яких-небудь причин утруднені. Особливістю таких листів є їх обов'язкове оформлення на листівці (поштовій картці з видом).

Лист негативного змісту - збірна група листів, що включає листи-відмови, письмові повідомлення про звільнення, відмову у наданні вакансії, відмову у наданні грошової субсидії (пом'якшення умов погашення заборгованості), листи з висловленням несхвалення (осудження) чиїхось дій і т.п . Такі листи, як правило, є відповідними (за винятком випадків висловлення несхвалення або осуду дій адресата).

Лист для вираження згоди або відмови застосовується для сповіщення адресата про згоду (відмову) відправника від якої-небудь пропозиції. Прямує у відповідь на що надійшла раніше від адресата лист, що містить якесь речення, найчастіше про участь в якому-небудь заході, проект і т.п. Лист в обов'язковому порядку має містити вираз подяки за зроблену пропозицію.

Лист для звернення в різні інстанції в приватному порядку призначене для письмового викладу конкретної прохання чи вимоги відправника. Як правило, такі листи направляються в судові органи, підприємства комунального господарства, освітні установи, транспортні організації, служби побуту, сервісу і торгівлі і т.д. Функціональне призначення листів полягає, по-перше, в тому, щоб проінформувати про що-небудь адресата і, по-друге, спонукати його до певних дій.

Лист-резюме - резюме відправника, викладене у формі стандартного ділового листа, ініціативний лист, висилати на адресу потенційного роботодавця. Містить найбільш істотні дані про біографії, рівні освіти і професійному досвіді відправника, а також (в обов'язковому порядку) вказівку про вакансії, на яку претендує відправник, та адресу (телефоні, E-mail і т.п.), за якими адресат може направити відповідь.

На цьому характеристику найбільш поширених видів ділових листів можна вважати закінченою. Розглянемо далі вимоги до структури, стилю викладу і оформлення ділових листів, а також до строків їх підготовки.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Стиль і мова ділового листування
Службове листування
Класифікація ділового листування
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Мова і стиль службового листа
Загальні вимоги до структури та оформлення службових листів
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Мова і стиль службового листа
Загальні вимоги до структури та оформлення службових листів
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук