Навігація
Головна
Оформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003Службові листиВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВСтруктура, стиль і оформлення ділового листаСтруктура і оформлення ділового листаЗагальні вимоги до бланків документів та оформлення документівЗагальні вимоги до порядку оформлення ПСЗагальні вимоги до юридичної сили і оформленню документівВимоги до оформлення реквізитів управлінських документівДіловий лист: види і мовне оформлення
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Загальні вимоги до структури та оформлення службових листів

Розгляд вимог до підготовки ділових листів представляється доцільним почати з особливостей їх структури. Втім, правильніше буде говорити про структуру основного тексту ділового листа, який у свою чергу можна - досить умовно - розділити на інформаційну та службову частини.

Інформаційна частина - це власне текст ділового листа, несучий основне смислове навантаження і тому представляє найбільшу цінність для адресата. Службова частина - це допоміжні елементи, що відкривають і підсумовує текст.

Безумовно, з інформаційної точки зору службова частина ділового листа видається менш значною, другорядною. Проте вона покликана виконати ряд винятково важливих для розуміння ділового листа функцій.

Уточнимо у зв'язку з цим, що службова частина змісту ділового листа, як правило, включає:

а) привітання;

б) звернення до адресата;

в) лід-абзац;

г) заключну формулу ввічливості;

д) підпис відправника;

е) постскриптум (постпостскріптум).

Перші три елементи передують інформаційної частини (тексту) ділового листа, наступні три - підсумовують її. Коротко охарактеризуємо кожен з елементів.

Привітання - це обов'язковий елемент приватного ділового листа, який зазвичай відсутня в офіційних ділових листах. Являє собою початкову (ввідну) формулу ввічливості, призначену, насамперед, для скорочення психологічної дистанції між учасниками ділового листування і в кінцевому рахунку для створення необхідних передумов для конструктивного невербального діалогу.

У всіх випадках вітання передує зверненню до адресата (див. Далі) і тісно взаємопов'язано з ним. Найбільш часто в якості привітання в ділових листах використовуються наступні стандартні формулювання:

1) Здрастуйте ... (далі вказуються ім'я та по батькові адресата);

2) Здрастуйте ... (далі йде безособове звернення до адресата, наприклад "Пане Генеральний менеджер!");

3) Здрастуйте ... (далі йде безособове звернення до декільком адресатам, наприклад, "Добродії акціонери!").

Звернення до адресата - ще один обов'язковий елемент приватного ділового листа, який, як правило, присутня і в більшості офіційних ділових листів. Специфічною особливістю поводження є вживання в кінці його пунктуационного - оклику - знака, що вказує на особливе значення, що надається відправником листи фактом звернення до адресата.

Функціональне значення звернення до адресата - створення передумови для смислового та стилістичного переходу від вступній частині тексту до основної. Найчастіше в якості звернення до адресата використовуються або власні імена (прізвище, повне ім'я або ім'я та по батькові адресата), або імена іменники (найменування посади, титулу, спеціального або почесного звання).

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Лід-абзац - початковий абзац ділового листа, що складається, як правило, всього з одного речення. Функціональне призначення лід-абзацу може бути різним.

Б найбільш поширених випадках лід-абзац призначений:

а) для вираження адресату формальної подяки (у приватних ділових листах);

б) пояснення мотивів і теми ділового листа;

в) забезпечення смислової та стилістичної підводки до тексту ділового листа.

Підкреслимо, що формулювання лід-абзацу значною мірою зумовлюється функціональним призначенням ділового листа.

Наведемо також декілька найбільш показових прикладів лід-абзацу:

1) "Звертаюся до Вас у зв'язку з ..." (далі слід коротко вказати причину письмового звернення);

2) "Цим листом повідомляємо Вам про ..." (далі слід коротко вказати, про що конкретно має намір повідомити автор адресату);

3) "Повідомляю (доповідаю, сповіщаю тощо) про ..." (далі слід коротко вказати, про що саме має намір повідомити автор адресата).

Текст ділового листа в загальному випадку складається з пропозицій, згрупованих в абзаци. У найбільш загальному випадку текст ділового листа включає вступну, основну і заключну частини.

Вступна частина тексту ділового листа призначена для конкретизації суті питання, що послужив приводом для ділового листа, основна частина - для послідовного і докладного опису різних аспектів питання, а заключна частина - для викладу висновків і прохань.

Заключна формула ввічливості - це обов'язковий елемент приватного ділового листа, який, як правило, відсутня в офіційних ділових листах. Використання заключній формули ввічливості сприяє приглушення офіційного тону в кінці листа, втім, рівно настільки, наскільки це дозволяють зробити взаємовідносини учасників листування.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

У якості заключної формули ввічливості рекомендується використовувати наступні стандартні форми:

1) "З повагою ...";

2) "З незмінною повагою ...";

3) "З глибокою повагою ...".

Підпис відправника є обов'язковим і, як правило, заключним елементом структури ділового листа. Підпис, по-перше, надає офіційним діловій письма юридичну силу і, по-друге, засвідчує особу відправника.

Розрізняють скорочену, повну і розгорнуту форми підпису. При скороченій формі, використовуваної в ділових листах на бланку посадової особи підприємства, вказуються власне підпис (так звана сигнатура) і її розшифровка (ініціали та прізвище відправника).

Повна форма підпису, використовувана в ділових листах на бланках для листів підприємства, включає найменування посади, а також сигнатури і її розшифровки. Нарешті, розгорнута форма передбачає доповнення повної форми підпису відомостями про відправника ділового листа, наприклад, вказівкою на його спадковий або почесний титул, звання або інші особливі заслуги.

Постскриптум (постпостскріптум) являє собою коротку - не більше трьох-чотирьох рядків - приписку до тексту ділового листа, вміщену після підпису. Даний елемент - не обов'язковий, але, тим не менш, досить постійний елемент структури ділового листа, який складається з скорочення-заголовка - "Постскриптум", доповнення (приписки) до основного тексту ділового листа та підписи (сигнатури відправника без зазначення його посади і розшифровки підпису). Основне функціональне призначення постскриптума - оперативне повідомлення адресату короткої інформації, що має для нього особливо важливе значення.

Звернемося тепер до розгляду особливостей стилю викладу ділового листа, так званого офіційно-ділового стилю, що представляє собою функціональну різновид російської мови і призначеного для використання в процесі управління підприємством, в тому числі і за допомогою ділової переписки.

Специфічними для офіційно-ділового стилю є наступні риси:

а) підкреслена офіційність і діловитість, що виражається в своєрідних формах повсякденного (у тому числі письмового) спілкування між посадовими особами - так званої службової субординації - і дотриманні стандартних правил оформлення ділових листів;

б) адресність, подразумевающая наявність конкретних учасників управлінської діяльності, в даному випадку відправників (адресантів) та одержувачів (адресатів) ділових листів;

в) стійка повторюваність словникових величин у поєднанні з обмеженістю їх використання в процесі підготовці ділових листів;

г) тематична обмеженість ділових листів, в яких, як правило, не висвітлюється більше одного-двох питань одночасно;

д) лексичне і композиційне однаковість змісту ділового листа;

е) виключно нейтральний тон викладу ділового листа;

ж) точність і виразність викладу, що виключають різночитання або двояке тлумачення змісту ділового листа;

з) лаконічність викладу, що припускає стислість і ясність використовуваних в діловому листі формулювань.

Виходячи зі специфіки офіційно-ділового стилю при підготовці змісту ділового листа доцільно:

1. Викладати суть справи переважно простими, короткими реченнями.

2. Застосовувати стійкі словосполучення і звороти письмової мови.

3. Вживати терміни в їх загальноприйнятому, одноманітному для розуміння тлумаченні.

4. Віддавати перевагу прямому порядку слів у реченні, відповідно до якого підмет передує присудок, визначення стоїть перед визначеним словом, а вступні слова знаходяться на початку речення.

5. Не застосовувати застарілі слова і вирази (так звані архаїзми), віджилі канцелярські звороти, запозичення з місцевих діалектів.

6. Відмовлятися від зайвих слів, не вносячи нічого нового в істота викладу.

7. Уникати невиправданого вживання іноземних слів.

8. Використовувати присудки або в розповідному ("встановлюється"), або в наказовому ("узгодити") способі.

Підкреслимо, що свої особливості має стилістичне оформлення вступної, основної та заключної частин тексту ділового листа.

Так, залежно від функціонального призначення ділового листа на його початку переважно використання наступних стандартних формулювань:

1) "Насамперед ми висловлюємо Вам свою подяку за увагу, проявлену до нашої пропозиції щодо ..." ',

2) "Ваш лист від ... за № ... нами отримано і ретельно вивчено ...",

3) "Звертаємо Вашу увагу на те, що нами досі не отримано відповідь па лист від ... за № ...";

4) "Просимо вважати даний лист невід'ємною частиною угоди від ... за № ... про ...";

5) "Приносимо свої вибачення за затримку з відповіддю на Ваш лист від ... за № ... у зв'язку з ...";

6) "Ми звертаємося до Вас у зв'язку з дорученням нашого спільного ділового партнера пана ...".

Для продовження початкового абзацу ділового листа і забезпечення його логічного продовження рекомендуються наступні стандартні формулювання:

1) "Цим листом ми підтверджуємо рішучість до продовження взаємовигідного співробітництва з Вашою організацією в області, ..";

2) "Ваше попереднє послання створює гарні передумови для розвитку взаємовигідних відносин наших організацій в питаннях ...";

3) "Тим не менш, ми вважаємо своїм обов'язком знову звернутися до Вас з пропозицією про ...".

Наступне речення першого абзацу, як правило, формулюється таким чином, щоб впритул підвести адресата до ознайомлення зі змістом основної частини тексту ділового листа, наприклад, так:

1) "У зв'язку з викладеним ми маємо честь звернутися до керівництва Вашої компанії з наступним діловою пропозицією ...";

2) "Враховуючи зміст пропозицій, що надійшли від Вас раніше, ми вважаємо доцільним конкретизувати їх в проекті угоди про ...";

3) "Суть нашої пропозиції полягає в наступному ..."

Для стилістичного оформлення основної частини тексту з урахуванням функціонального призначення ділового листа рекомендуються наступні стандартні формулювання:

1) "Як відомо шановному пану директору, планом генерального розвитку компанії па ... рік передбачено виконання ...";

2) "Метою передбачуваної угоди є спільне здійснення ...";

3) "Згідно з планом поставок продукції на ... квартал ... року наша організація зобов'язалася ...";

4) "Для організації робочої зустрічі представників наших компаній пропонується наступний варіант її проведення: дата зустрічі місце зустрічі основні питання порядку денного ...";

5) "В даний час паша організація має можливістю надати діловим партнерам свої комплексні послуги з ...";

6) "По-перше, кваліфікація фахівців Вашого підприємства оцінюється виключно високо. По-друге ...".

Зміст наступних пропозицій і абзаців має будуватися таким чином, щоб у адресата у процесі читання складалося все більш цілісне розуміння освітлюваного в тексті ділового листа питання.

Для завершення основної частини тексту і забезпечення плавного логічного та стилістичного переходу до заключної його частини рекомендується використання наступних стандартних формулювань:

1) "Така основна ідея нашого ділового пропозиції ...";

2) "Ви можете отримати від нашого представника всю необхідну Вам додаткову та довідкову інформацію про ...";

3) "Ми щиро сподіваємося, що представлене в цьому листі пропозицію про співпрацю викличе у Вас інтерес ...".

І, нарешті, для стилістичного оформлення заключній частині тексту ділового листа пропонуються наступні стандартні формулювання:

1) "Ми будемо раді дізнатися Вашу думку з приводу викладених вище пропозицій про ділове співробітництво і сподіваємося на отримання від Вас відповіді по суті даного питання ...";

2) "Користуючись нагодою, ми хотіли б ще раз звернути Вашу увагу па фінансовий аспект висловленої пропозиції ...";

3) "Керівництво організації висловлює свою готовність розглянути Ваш відповідь негайно після його отримання ...".

Загальні рекомендації по стилістичному оформленню змісту ділового листа:

1. Ділові листи слід викладати в спокійному, рівному тоні. Пам'ятайте, що вияв у змісті послання надмірної люб'язності, так само як і нехтування, що межує з грубістю, не допускається.

2. Не спонукайте адресата до поспіху при винесенні рішень по внесеним вами письмовими зверненнями словами "Срочно", "Негайно", "В можливо більш короткі терміни". Пам'ятайте про те, що швидко - добре не буває.

Краще вкажіть, коли б ви бажали дізнатися про рішення, наприклад, таким чином: "Прошу Вас відповісти до такого-то числа" або "Переконливо прошу Вас відразу ж повідомити про своє рішення".

3. У процесі викладу будьте помірні в проханнях, стримані в оцінках подій, об'єктивні при викладі фактів, гуманні при визначенні заходів дисциплінарного впливу, щедрі на турботу і заохочення гідних, дбайливі при витрачанні грошових коштів. Будьте також плідні на слушні пропозиції, а у висновках - досить конкретні.

4. Не слід вмістом (або підтекстом) документа нав'язувати адресату очікуваний результат освітлюваного в листі питання: "Прошу вивчити і вирішити питання позитивно" або "Прошу затвердити цю кандидатуру". Дайте адресату подумати самому.

5. Не слід натякати одержувачеві листа на його уявну неуважність, вводячи в заключний текст листа наступне формулювання: "Пропоную уважно вивчити": сумлінну підлеглий може затаїти образу, а не занадто розумний начальник - впасти в лють, сприймаючи мимовільний натяк надто вже буквально.

6. У тому випадку, якщо ви сповіщаєте когось про те, що виконання його доручення або прохання нс представляється можливим, не починайте послання з констатації відмови -ізложіте спочатку мотивацію свого рішення і дайте зрозуміти, що за певних обставин до розгляду нещасливого питання можна повернутися.

7. Проявляйте відому дипломатію і в тих випадках, коли ви повідомляєте про щось позитивному: дайте зрозуміти, що виконання будь-чиєї прохання коштувало вам відомого праці, бо в іншому випадку ви ризикуєте зіткнутися з новими наполегливими зверненнями з ще менш нагальним проблемам.

8. Посилання (до місця) на конкретні вимоги керівних документів додає листу вагу, працює на ваш діловий імідж. Посилання на абстрактні вказівки "начальства", скоріше, будуть сприйняті одержувачем листи як ваша спроба зняти з себе відповідальність за наслідки прийняття того чи іншого рішення.

9. Діловий лист має бути абсолютно чистим в юридичному сенсі (в першу чергу це стосується грошових і кадрових документів), бездоганним за змістом і виконанню. Словам в ньому має бути тісно, а думкам - просторо.

10. Пишіть рідше і по можливості коротше. Достаток ділових листів і слів у них не прискорює, а уповільнює вирішення справи. Якщо вже вирішили написати, то робіть це доступним розумінню мовою, чому в чималому ступені сприяє і неухильне дотримання офіційно-діловому стилю викладу.

Коротко зупинимося па особливості оформлення ділових листів. Зазначимо передусім, що для оформлення ділових листів використовуються або бланки Підприємства встановленого зразка, або листи паперу (останні частіше застосовуються для приватних ділових листів.

Відповідно до ГОСТ Р 630-2003 для ділових листів застосовуються такі види бланків:

а) загальний бланк;

б) кутовий бланк листа;

в) поздовжній бланк листа;

г) поздовжній бланк посадової особи;

д) поздовжній бланк структурного підрозділу.

Для оформлення ділових листів, обсяг тексту яких перевищує розміри бланка (листа) формату A4, можуть застосовуватися листи для продовження ділового листи, що містять, як правило, у верхньому колонтитулі назва підприємства і короткий пояснювальний текст, наприклад: "Лист для продовження листа №".

При використанні листів для продовження утримання ділового листа слід розташовувати таким чином, щоб па заключний лист потрапляло щонайменше чотири рядки основного тексту, а також наступні за нею стандартні службові частини змісту (підпис, позначка про примітці і т.п.).

Вимоги до писального папері, використовуваної для підготовки та оформлення ділових листів, грунтуються на положеннях ОСТ 29.115-88, відповідним чином адаптованих з урахуванням специфіки цього посібника.

Крім того, зазначений документ містить конкретні вказівки по оформленню тексту ділового листа на писального папері. Згідно з цими вимогами текст ділового листа друкується чорним кольором на одній стороні паперу білого кольору формату A4 або близького до нього з розміром шрифту висотою не менше 2 мм для рядкових літер, через півтора інтервали, малими літерами (крім заголовних і абревіатур у відповідності з правилами граматики ).

Відбитки всіх знаків повинні мати рівномірну насиченість і візуально різкі краю. Виявлені друкарські помилки, описки та інші неточності допускається виправляти рукописним способом, але без пошкодження аркушів, помарок і слідів неповного видалення колишнього тексту.

Друкарські помилки, виявлені в остаточно оформленому варіанті ділового листа, допускається зафарбовувати за допомогою "штриха" з подальшим написанням остаточного варіанту фрагмента тексту друкованими літерами ручкою відповідного кольору.

При оформленні ділових листів, крім того, допускається використання прийомів комп'ютерної верстки, що поліпшують сприйняття змісту, у тому числі:

а) виділення найбільш важливих у смисловому відношенні фрагментів тексту підкресленням;

б) виділення найменувань керівних документів, що згадуються в тексті, напівжирним шрифтом;

в) виділення вступних слів розділів тексту, прізвищ згадуваних по тексту осіб прописними літерами (іноді - в поєднанні з розрядкою);

г) виділення ключових слів, термінів, формулювань висновків і пропозицій курсивом.

Обов'язковими реквізитами ділового листа є:

1. Емблема (логотип) організації.

2. Код організації за ЗКПО.

3. ОГРН організації.

4. ІПН / КПП організації.

5. Найменування відправника (організації і, в залежності від виду бланка, відповідного структурного підрозділу або посадової особи організації).

6. Довідкові дані про організацію.

7. Дата.

8. Реєстраційний номер.

9. Посилання на дату і реєстраційний номер документа, що поступив.

10. Місце складання.

11. Адресат (довідкові дані про одержувача).

12. Заголовок до тексту.

13. Текст.

14. Відмітка про наявність додатка.

15. Підпис.

16. Гриф погодження.

17. Відбиток печатки.

18. Відмітка про виконавця.

При підготовці ділових листів необхідно в належній мірі враховувати фактор часу.

Зокрема, для ініціативного ділового листа термін підготовки зазвичай встановлюється на підставі вказівки відповідної посадової особи. Відзначимо, що термін, відведений для підготовки ініціативного ділового листа, повинен бути розумним і з цією метою враховувати час, необхідний не тільки для розробки тексту, але і для його оформлення, узгодження, коригування, тиражування, реєстрації, конвертування, а також час доставки до адресата.

Крім того, рекомендується зарезервувати деяку частину часу, необхідного для підготовки ініціативного ділового листа, на випадок виникнення різного роду непередбачених обставин.

У свою чергу терміном виконання відповідного ділового листа є:

а) для звичайного листа - термін, що не перевищує одного місяця (30 діб у календарному обчисленні) з моменту реєстрації листа на підприємстві;

б) для листів, в яких зазначено термін подання відповіді, - термін, що враховує час, необхідний для підготовки і доставки відповіді;

в) для листів, забезпечених резолюцією посадової особи і переданих на виконання іншому співробітникові, -термін, зазначений у резолюції;

г) для термінових письмових звернень (телеграм та ін.) - дві доби з моменту отримання останніх.

На терміни підготовки ділового листа, безумовно, впливає обсяг його тексту. З одного боку, цей показник начебто нічим і ніким не лімітується. З іншого боку, існують такі поняття, як "цейтнот" (брак часу) і "паперовий вал".

У зв'язку з цим рекомендується дотримуватися наступного правила: текст (власне зміст) ділового листа повинен уміщатися на одному аркуші формату А4 і при цьому містити достатню кількість інформації з излагаемому питання.

Обсяг тексту ділового листа не повинен перевищувати 2 тис. Машинописних знаків. Для порівняння: це приблизно 150- 200 шари, об'єднаних в 20-25 пропозицій, згрупованих у свою чергу в 3-8 абзаців.

Такий обсяг, як свідчить практика ділового листування, цілком достатній для освітлення в листі одного питання. Для ознайомлення з листом такого обсягу адресату - з урахуванням середнього темпу читання - потрібно не більше 1-1,5 хв.

Основні зразки службових листів представлені у додатку 6.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Оформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003
Службові листи
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Структура, стиль і оформлення ділового листа
Структура і оформлення ділового листа
Загальні вимоги до бланків документів та оформлення документів
Загальні вимоги до порядку оформлення ПС
Загальні вимоги до юридичної сили і оформленню документів
Вимоги до оформлення реквізитів управлінських документів
Діловий лист: види і мовне оформлення
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук