Навігація
Головна
Службові листиВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВСтруктура, стиль і оформлення ділового листаЗагальні вимоги до структури та оформлення службових листівПриклади листів-відмовЛисти, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дійЛисти, пов'язані з вираженням уваги та участіЕксплуататорської-авторитарний стильВикористання стилів оформлення при форматуванні документаОсобовий листок з обліку кадрів
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Мова і стиль службового листа

Специфіка мови. Різновид мови, використовувана в тій чи іншій сфері людської діяльності, називається мовним стилем. У сфері офіційного спілкування ми користуємося офіційно-діловим стилем. У засобах масової інформації в агітаційно-пропагандистських цілях використовується публіцистичний стиль, в павуку - науковий стиль, у спілкуванні - літературна розмовна, побутова мова та інші мовні різновиди.

Стиль - функціональна різновид мови, система мовних одиниць, прийомів їх відбору та вживання, обумовлених соціальними завданнями мовного спілкування в певній сфері людської діяльності (науці, техніці, публіцистиці, праві, художній літературі, діловодстві та ін.).

Практично кожен стиль - складне мовне явище, що включає подстіла - різновиди, що мають специфічні риси і відрізняються один від одного. В офіційно-діловому стилі виділяються дипломатичний підстиль, законодавчий, судовий, управлінських документів, або діловий стиль.

Культурна мова - завжди мова нормована. Норма в мові - це сукупність уживаних загальновизнаних мовних засобів, що вважаються правильними і зразковими. Норми складаються історично, у процесі суспільної мовної практики.

Мовознавці розрізняють норми загальнолітературними та стильові, або функціонально-стильові. Загальнолітературний норма - це правила, прийняті в літературній мові. Стильова норма - правила вживання мовних засобів, в тому чи іншому функціональному стилі. Кожен функціональний стиль має свої норми, причому те, що доречно в одному стилі, може бути абсолютно неприйнятно в іншому.

Порушення норми сприймається як мовна помилка. Природно, що культура ділового спілкування передбачає володіння не тільки загальнолітературний мовними нормами, а й стильовими.

Особливості ділового стилю, специфічні риси, властиві йому, стильові норми цього різновиду мови сформувалися під впливом умов, в яких протікає письмове ділове спілкування.

Ці умови полягають в наступному:

- Учасники ділового спілкування переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, від імені яких діють керівники та інші посадові особи;

- Характер і зміст інформаційних взаємозв'язків організацій досить жорстко регламентовані;

- Предметом ділового спілкування є діяльність організації - управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна та ін .;

- Управлінські документи в переважній більшості випадків орієнтовані на конкретного одержувача;

- Більшість ситуацій, що виникають в діяльності організацій і потребують письмовому оформленні є повторюваними, однотипними.

Розглянуті умови ділового спілкування формують певні вимоги до управлінської інформації. Для забезпечення ефективного інформаційного обміну у сфері управління інформація повинна володіти певними властивостями. Вона повинна бути:

- Офіційної за своїм характером, що підкреслює ділову основу відносин, їх неособистого характеру, а також свідчить про певну дистанції, що існує між учасниками ділового спілкування;

- Адресною, так як управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачеві - посадовій особі, організації, групі організацій;

- Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу для прийняття ефективного управлінського рішення чи іншого використання в управлінській діяльності;

- Об'єктивної і достовірної, так як для ефективної управлінської діяльності необхідна неупереджена, неупереджена оцінка подій, фактів, явищ;

- Переконливою, аргументованою, оскільки завдання ділового спілкування - спонукати адресата зробити (або не вчиняти) певні дії;

- Повної або достатньою для прийняття обгрунтованого управлінського рішення; недостатність інформації може викликати необхідність запросити додаткові відомості, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і коштів.

Діловий стиль має сукупність специфічних ознак, що відрізняють його від інших стилів мови (наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури та ін.).

Для ділового стилю в цілому характерні:

- Нейтральний тон викладу; констатуюче-розпорядчий характер викладу;

- Точність і ясність викладу; лаконічність (стислість) тексту;

використання мовних формул;

- Використання термінів; застосування лексичних і графічних скорочень;

- Переважання пасивних конструкцій над дійсними; обмежена сполучуваність слів;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому або орудному відмінку;

- Вживання словосполучень з віддієслівним іменником;

- Переважання простих поширених пропозицій.

Нейтральний тон викладу. Норма офіційного ділового спілкування - нейтральний тон викладу. Інформація, що міститься в тексті документа, є офіційною за своїм характером, а учасники ділового спілкування діють від імені організацій, установ, підприємств, фірм, тобто від імені юридичних, а не фізичних осіб. З цієї причини особистий, суб'єктивний момент в ділових листах повинен бути зведений до мінімуму. З мови ділових листів виключаються слова, що володіють яскраво вираженою емоційно-експресивним забарвленням (слова з зменшувальними і пестливими суфіксами, суфіксами перебільшення і применшення, вигуки та ін.).

Однак не слід вважати, що діловий лист взагалі позбавлене емоцій. Мета більшості листів - зацікавити адресата, переконати його, тільки словом спонукати діяти в потрібному для автора напрямку.

Діловий лист не досягне своєї мети, якщо буде позбавлено емоційного підтексту, однак емоційність, навіть експресивність документа повинні бути прихованими, завуальованими. Емоційність листа повинна бути не мовної, а змістовною, її необхідно приховувати за зовні спокійним, нейтральним тоном викладу.

Констатірующе-розпорядчий характер викладу. У літературній мові існує кілька способів викладу змісту: розповідь, міркування, опис.

Оповідання розповідає про події, факти, явища в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності. Спосіб викладу тексту в формі розповіді характерний насамперед для художньої літератури, а й у діловій промови він присутній в таких документах, як протоколи засідань, акти, звіти, автобіографії та ін.

Спосіб викладу у вигляді міркування грунтується на логічній формі мови, розкривається внутрішній зв'язок явищ.

Міркування - це послідовний ряд визначень, суджень, умовиводів, використовуваних для обгрунтування будь-яких положень і формулювання висновків. Міркування лежить в основі наукової мови, але також використовується і в діловий.

Опис - спосіб викладу, в якому розкривається суть якогось явища, перераховуються його ознаки, відмітні особливості. В описі, як правило, дасться загальна характеристика предмета чи явища, розглядаються його окремі сторони. Опис присутня в багатьох документах, що містять виклад і аналіз управлінських ситуацій. Цей спосіб найбільш характерний для ділового мовлення.

Особливість ділового стилю полягає в тому, що який би спосіб викладу ні використовувався, мова повинна мати констатірующе-розпорядчий характер.

Якщо використовується описовий спосіб викладу, то з метою констатації фактів, подій, явищ. Навіть те, що в ділових текстах зовні схоже на розповідь за рахунок використання дієслів у формі теперішнього часу, є насправді тієї ж констатацією, що має підтекст повинності або обов'язковості дій, наприклад: Фірма пропонує продукцію провідних європейських фірм.

У наведеному прикладі даний час дієслова виступає у формі теперішнього розпорядчого. Те ж значення набуває і минулий час дієслова: Комісія провела перевірку і встановила ...

Незалежно від конкретного змісту і способу викладу тексту значення повинності, властиве дієсловам в наведених прикладах, надає тексту констатірующе-розпорядчий характер.

Точність і ясність викладу. Текст документа повинен бути точним, ясним, зрозумілим. Точність викладу тексту забезпечує однозначності його розуміння адресатом, виключає всякого роду двозначності.

Адекватність сприйняття тексту автором і адресатом документа надзвичайно важлива в діловому спілкуванні; при цьому не має особливого значення швидкість сприйняття, оскільки текст документа - письмовий, розрахований на зорове сприйняття і, як правило, тривалу роботу з ним. У цих умовах головне, щоб зміст було передано максимально точно.

Точність викладу досягається вживанням термінологічної лексики, використанням стійких оборотів, відсутністю образних слів і висловів, обмеженої сполучуваністю слів, використанням уточнень, доповнень, застережень у вигляді вступних слів, причетних і дієприкметникових оборотів та ін.

Ясність викладу тексту визначається, насамперед, чіткістю, прозорістю його композиційної структури, відсутністю логічних помилок, продуманістю і чіткістю формулювань.

Прагнення точності і ясності викладу виробило особливий тип пропозиції в діловому мовленні.

Лаконічність (стислість) тексту. Лаконічність викладу тексту листа досягається економним використанням мовних засобів, винятком мовної надмірності - слів і виразів, що не несуть додаткового сенсу.

Вимога лаконічності, або стислості, тексту безпосередньо пов'язане зі зменшенням його об'єму і, отже, скороченням часу на обробку документної інформації і її сприйняття. Вимога стислості змушує більш чітко формулювати тему листа, економно використовувати мовні засоби, виключати зайві слова, що не несуть необхідної інформації, невиправдані повтори і непотрібні подробиці.

Використання мовних формул. Одна з особливостей ділового мовлення - широке вживання мовних формул, тобто стійких (шаблонних) мовних оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Наявність їх у діловій промови-наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового мовлення:

Повідомляємо, що за станом на ...

Направляємо на розгляд і затвердження ...

Відповідно до домовленості, досягнутої ...

Просимо Вас розглянути питання ...

Беручи до уваги, що .., просимо ...

Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, що використовуються в повторюваних ситуаціях. Крім вираження типового змісту мовні формули нерідко виступають як юридично значимі компоненти тексту, без яких лист не володіє достатньою юридичною силою, або є елементами, що визначають його видову приналежність:

Оплату гарантуємо. Наші банківські реквізити ...

Претензії по гарантії слід пред'являти ...

... в іншому випадку Вам будуть пред'явлені штрафні санкції.

Володіння діловим стилем - це в значній мірі знання мовних формул і вміння їх вживати. Висловлюючи типове зміст, мовні формули забезпечують точність і однозначність розуміння тексту адресатом, скорочують час на підготовку тексту і його сприйняття.

Використання термінів. Термін - слово або словосполучення, яке позначає певне наукове чи спеціальне поняття. Сукупність термінів окремої галузі знань або професійної діяльності становить термінологію, або терміносистему.

Вживання термінів в строго фіксованому значенні забезпечує однозначність розуміння тексту, що дуже важливо в діловому спілкуванні.

Терміни, що використовуються в управлінській документації, - це галузева термінологія, що відображає зміст тієї предметної області, якою присвячується зміст документа, а також терміни, що склалися в сфері документаційного забезпечення управління.

Правильність і стабільність вживання термінів на практиці досягається використанням термінологічних словників і стандартів, які встановлюють строго однозначну систему понять і термінів і сприяють впорядкуванню термінології. Терміни, що вживаються у сфері документаційного забезпечення управління, зафіксовані в ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення".

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Службові листи
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Структура, стиль і оформлення ділового листа
Загальні вимоги до структури та оформлення службових листів
Приклади листів-відмов
Листи, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дій
Листи, пов'язані з вираженням уваги та участі
Експлуататорської-авторитарний стиль
Використання стилів оформлення при форматуванні документа
Особовий листок з обліку кадрів
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук