Навігація
Головна
Зовнішні умови, що впливають на групуСтиль і мова ділового листування-а група - естетичні показникиГрупа 6. Програми для роботи з текстовими масивамиГрупові норми
Підготовка відповідних ділових листівВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВДіловий листЕтичні норми при складанні тексту ділового листаДІЛОВІ ІГРИ
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Групи листування

Підготовка ініціативних ділових листів

Перш ніж приступити до підготовки ініціативного ділового листа, слід переконатися в тому, що написати такий лист абсолютно необхідно.

Така необхідність може бути викликана наступними обставинами:

1) питання (група питань), який ви маєте намір висвітлити в діловому листі, не може бути в даний момент вирішене ні в ході особистої зустрічі, ні по телефону, ні будь-яким іншим чином у зв'язку з тимчасовою недоступністю (відсутністю на місці) адресата ;

2) ви маєте намір зафіксувати (для себе і для адресата) певну інформацію на папері, з тим щоб згодом мати можливість - за необхідності - послатися на неї;

3) ви маєте намір відповідним чином оформити свої думки для того, щоб надати їм більш впорядкований вигляд і таким чином зробити їх більш ясними, дохідливими і переконливими для адресата;

4) ви маєте намір попередньо присвятити в курс справи, представляющегося вам досить складним (або є для адресата чимось абсолютно невідомим до цього дня) людини, від якого в кінцевому рахунку буде залежати його результат; з тим щоб забезпечити його відповідною інформацією, ви і використовуєте ділове письмо;

5) ви маєте намір повідомити адресату щось конфіденційне.

Зверніть також увагу на те, хто саме в даному випадку є адресатом, яка буде його найбільш ймовірна реакція на діловий лист і наскільки ця реакція буде відповідати меті, якої ви маєте намір досягти за допомогою свого послання.

Якщо, проаналізувавши ситуацію, ви утвердилися у своєму намірі підготувати і відправити діловий лист, то, не відкладаючи справу в довгий ящик, приступайте до роботи.

З цією метою:

а) заплануйте час, необхідний (і в той же час достатня) для продуктивної роботи над діловим листом;

б) визначте, де саме ви будете займатися цією роботою: в офісі, вдома або де-небудь ще;

в) підготуйте все, що вам необхідно для ділового листа: папір або відповідні бланки, комп'ютер, принтер, дискету для збереження файлу з текстом, ручку, олівець (для того, щоб робити позначки та виправлення в чернетці), можливо, стірательную гумку, " штрих ", конверт і марки до нього, візитну картку чи інший матеріал, який ви маєте намір прикласти до послання (додатки готуються окремо);

г) підберіть також весь необхідний вам для роботи над текстом інформаційно-довідковий матеріал: переписку по суті піднімається в діловому листі питання, звіти, службові записки, довідки, зведення, акти, доповіді, договору і т.п .;

д) про всяк випадок запасіться і літературою, зокрема, словниками (орфографічним, синонімів, іноземних слів і т.п.) або енциклопедичним словником, а також будь-який інший спеціалізованою літературою (в тому числі і періодикою), наприклад, юридичної.

Далі переходите до підготовки плану ділового листа. Як правило, ця процедура здійснюється в наступній послідовності:

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

а) уточнюється мета (функціональне призначення) ділового листа (наприклад, ви маєте намір запросити у ділового партнера певну інформацію, що має відношення до проекту договору про співпрацю);

б) визначається тип ділового листа (в даному випадку це - лист-запит);

в) визначається загальна структура ділового листа (перший абзац - змалювати ситуацію навколо проекту договору, другий абзац - викласти суть запиту, третій абзац - обгрунтувати необхідність отримання запитуваної інформації, четвертий абзац - подякувати за співпрацю, а також попросити відповісти можливо скоріше і т.п .);

г) визначаються основні мовні засоби для досягнення зазначеної мети (стандартні формулювання для освіти "каркасу" змісту, текстові підводки для забезпечення зв'язку між абзацами);

д) визначаються найбільш важливі факти і події, посилання на які необхідно зробити в листі (наприклад, в якості обгрунтування мотивів своїх дій);

е) визначаються форма звернення, заключна формула ввічливості, форма підпису, уточнюється необхідність у підготовці додатків до діловій письма.

Після того як план ділового листа складений, його слід ретельно переглянути та уточнити. На основі остаточної версії плану можна приступати до підготовки чернетки основного змісту (тексту) ділового листа.

Робота над чернеткою припускає:

а) формулювання ключових думок, відображають суть ділового листа (у вигляді окремих пропозицій);

б) взаємопов'язування окремих пропозицій в абзаци (послідовно для всіх абзаців);

в) формулювання текстових зв'язок між абзацами, а також, якщо це необхідно, початкової та заключної текстової підводки.

Після того як чернетка ділового листа зафіксований вами на папері або на екрані комп'ютера, вам слід:

а) відредагувати проект, зробивши з цією метою додаткову структуризацію тексту, а також його стилістичну обробку;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

б) відкоригувати проект, тобто відшукати, помітити і виправити містяться в тексті помилки орфографії, пунктуації і т.п .;

в) переоформити чернетку ділового листа на новому носії, використовуючи для цього інший аркуш паперу й відповідну комп'ютерного файлу.

Уточнений чернетку:

а) перечитується;

б) повторно редагується і коригується;

в) оформляється у виправленому варіанті.

З цією метою до тексту ділового листа "підключаються" заздалегідь продумані:

- Вітання (іноді в поєднанні зі зверненням);

- Заключна формула ввічливості;

- Підпис.

Повністю скомпонований (скомпільований) робочий варіант ділового листа остаточно проглядається автором (розробником) на предмет виявлення прихованих в тексті помилок і неточностей.

Нарешті, заключна фаза роботи над діловим листом припускає:

а) узгодження тексту (у тих випадках, коли це необхідно);

б) оформлення ділового листа на бланку або аркуші паперу з дотриманням чинних на цей рахунок правил;

в) оформлення додатків (якщо такі є);

г) підписання листа;

д) конвертування листи та його реєстрацію (останнє не обов'язково для приватних ділових листів);

е) відправлення за вказаною на конверті адресою. Приклади найбільш поширених ініціативних ділових листів:

а) приклад листа-прохання

Генеральному менеджеру відкритого акціонерного товариства "ААА"

І. О. Прізвище

Шановний пане..!

Комерційний відділ нашої компанії вкрай зацікавлений у поставках деяких найменувань продукції Вашого Підприємства і, зокрема, ... (вказати конкретно).

У зв'язку з викладеним прошу направити на адресу компанії каталог (прайс-лист, проект договору тощо) цікавить нас продукції.

Бажаний термін отримання каталогів -... (вказати конкретно). З повагою.

Заступник генерального директора з маркетингу

ЗАТ "БББ"

І. О. Прізвище

б) приклад листа-повідомлення

Виконавчому директору

ЗАТ "ВВВ >> І. О. Прізвище

Вельмишановна Ім'я По батькові! Радий повідомити Вам, що в даний час керівництво фірми розглядає можливість відкриття нової філії в ... (вказати конкретно) з метою збільшення збуту продукції. Передбачувана дата початку роботи філії -... (вказати конкретно). Штатна чисельність персоналу -... (вказати конкретно). Зазначена інформація повідомляється Вам для відомості.

З повагою,

Комерційний директор ВАТ "ГГГ" І. О. Прізвище

в) приклад листа-запиту

Ректору Державного освітнього закладу ...

І. О. Прізвище

Директору ФГУП "ДДД" І. О. Прізвище

Шановний Ім'я Прізвище!

Направляю Вам запит на документальне підтвердження трудового стажу працівника нашого підприємства ... (вказати конкретно), який втратив трудову книжку внаслідок ... (вказати конкретно). Відомості про роботу ... на ввіреному Вам підприємстві прошу повідомити за формою:

1 .....

Зазначені відомості необхідні для видачі ... дубліката трудової книжки.

З повагою, Директор МГУП "НЕЇ" І. О. Прізвище

Заступник директора з персоналу І. О. Прізвище

г) приклад листа-заяви (про наміри)

Вельмишановний Ім'я По батькові!

Справжнім заявою маю честь заявити про намір нашої установи продовжувати плідну співпрацю з дорученим Вам ... (інститутом, університетом, академією). Минулий навчальний рік наочно продемонстрував наявність у наших організацій значного потенціалу для ефективного та взаємовигідного взаємодії.

Бажаю Вам і викладацькому колективу ... творчих успіхів і благополуччя.

З повагою,

Завідувач науково-дослідним інститутом ... І. О. Прізвище

д) приклад листа-замовлення

Начальнику відділу збуту ЗАТ "ЖЖЖ" І. О. Прізвище

Шановна пані..!

Просимо Вас прийняти до розгляду замовлення на придбання у ЗАТ "ЖЖЖ" ... (вказати найменування продукції) у кількості ... (вказати конкретно). Звертаємо Вашу увагу на те, що найбільш переважними для реалізації є вироби, які мають ... (вказати характеристики, що сприяють поліпшенню збуту продукції).

Прошу Вас також вишукати можливість для укомплектування замовлення приблизно рівною кількістю виробів, що володіють перерахованими характеристиками. Відправлення замовлення прошу призвести ... (вказати кількість) рівними партіями - к ......

і ... (вказати дати).

З повагою. Директор торгового дому І. О. Прізвище

е) приклад листа-привітання (варіант 1)

Ім'я. По батькові. Прізвище (у давальному відмінку)

Шановний (Ім'я. По батькові)!

Дозвольте від імені ... (вказати конкретно) та від себе особисто привітати Васі Днем народження! Ось уже ... (вказати конкретно) років Ви плідно працюєте на благо нашого підприємства, віддаючи справі свої професійні знання і досвід. Ваша трудова діяльність - це рідкісний приклад професійного успіху, приклад, що заслуговує поваги і наслідування.

У цій радісний день ми від усієї душі бажаємо Вам, шановний Ім'я По батькові, міцного здоров'я, успіхів у всіх починаннях, благополуччя і достатку, миру і щастя!

З повагою.

Ініціали (Ім'я) Прізвище

ж) приклад листа-привітання (варіант 2)

Членам правління АКБ "Банк" Ельдорадо ""

Шановні панове!

Маю честь привітати Вас з виключно успішним завершенням інвестиційного проекту але фінансуванню ... (вказати конкретно).

Мені приносить велике задоволення повідомити Вам, що але попередніми оцінками, прибуток банку у зв'язку із завершенням зазначеного проекту перевищить заплановані показники. Я також украй радий тій обставині, що своєчасне і найвищою мірою успішне завершення цього проекту створює більш ніж сприятливі умови для здійснення інших, не менш значущих інвестиційних програм, а саме ... (вказати конкретно).

Дозвольте, панове, висловити впевненість у тому, що діяльність нашого банку і надалі буде такою ж успішною і шляхетною. Бажаю вам всього найкращого.

З найглибшою пошаною,

(І. О. Прізвище), головний керуючий

з) приклад листа-запрошення

Шановні панове!

Регіональний виставковий центр "Новий Ермітаж" має честь запросити вас до участі у виставці-ярмарку ... (вказати конкретно). Виставка-ярмарок проводитиметься у ... (вказати конкретно) з ... по ... (вказати конкретно).

Програмою виставки-ярмарку передбачене розгортання наступних тематичних розділів:

1 .....

Щорічні виставки-ярмарку ... є найбільшими подібними заходами, проведеними нині в ... регіоні. Щороку в роботі зазначених виставок бере участь у середньому більше ... експонентів.

Таким чином, в учасників виставки-ярмарку ... є прекрасні можливості як для демонстрації своїх досягнень в області .., так і для продуктивного обміну досвідом, у тому числі і для встановлення нових партнерських зв'язків.

У зв'язку з викладеним організаційний комітет виставки-ярмарку ... запрошує вашу організацію взяти участь у її роботі. Ми готові надати вам всіляке сприяння у підготовці до участі та безпосередній участі в цьому значному заході.

За більш детальною інформацією ви можете звернутися за адресою: ....

Адреса інтернет-сайту оргкомітету виставки-ярмарку -....

Запросити документацію для подачі заявки на участь ви можете у ... (вказати конкретно) електронною поштою ...

Ми будемо раді бачити вашу організацію в числі учасників виставки-ярмарку ....

З повагою,

Голова оргкомітету ... І. О. Прізвище Секретар оргкомітету ... І. О. Прізвище

і) приклад листа-вибачення

Генеральному директору ЗАТ "ККК" І. О. Прізвище

Вельмишановна Ім'я По батькові!

... (Вказати повне найменування підприємства) приносить Вам свої вибачення у зв'язку з неналежним виконанням зобов'язань за договором від ... № .... Дозвольте також повідомити Вам, що трапилося стало, на жаль, можливим, за обставинами, незалежних від діяльності нашого підприємства.

Тим не менш, шановна Ім'я По батькові, ми висловлюємо своє глибоке засмучення у зв'язку з цим неприємним фактом. Одночасно ми хотіли б сподіватися на те, що цей сумний випадок не відіб'ється на перспективах нашого ділового співробітництва. Ми також хотіли б запевнити Вас в тому, що керівництво підприємства докладе енергійні зусилля до того, щоб виключити повторення подібних випадків.

Щиро бажаємо Вам благополуччя і процвітання.

Залишаюся щиро Ваш. Директор-розпорядник ЗАТ "ЛЛЛ" І. О. Прізвище

к) приклад листи з висловленням співчуття

Виконавчому директору ЗАТ "ІПН" І. О. Прізвище

Вельмишановний Ім'я По батькові!

Дозвольте висловити співчуття у с зв'язку з постігнувшей Ваше підприємство нещастям - виробничої аварією, яка потягнула за собою значний матеріальний збиток.

Ми поділяємо Ваше засмучення і в цю нелегку годину намір справжнім листом засвідчити Вам наші підтримку і симпатію. Одночасно ми пропонуємо Вам свою допомогу у вирішенні питань, пов'язаних з відновленням і ремонтом пошкодженої будівлі, обладнання та майна.

Щиро сподіваємося, що вже незабаром наслідки аварії будуть успішно подолані. У цьому зв'язку ми підтверджуємо свій намір зберігати і всіляко розвивати ділове співробітництво з Вашим підприємством і Вами особисто.

Користуючись нагодою, бажаємо Вам, Ім'я По батькові, стійкості духу, енергії та наполегливості, удачі в здійсненні Вашої непростий місії, якнайшвидшого і цілковитого відновлення Підприємства, здоров'я і благополуччя.

З глибоким співчуттям і незмінною повагою, І. О. Прізвище

(При необхідності після прізвища через кому вказується найменування посади.) Ч) приклад іміджевого листи

Головному редактору ЗАТ "Телеканал" І. О. Прізвище

Дорогий Ім'я!

Радий можливості відправити Вам невелике повідомлення.

Вважаю, що Ви не забули про нашу домовленості щодо .., досягнутої минулого тижня. Повідомте мені з оказією, як відіб'ється виконання цієї домовленості на довгострокових планах нашої співпраці.

Мені було також украй цікаво дізнатися Вашу думку про .., кандидатуру якого запропонував Вам днями мій колега і давній друг нейм Фемілі. У кожному разі буду щасливий отримати від Вас швидкий відповідь.

Надіюсь у вас все добре?

Залишаюся щиро Ваш, Ім'я Прізвище, продюсер

м) приклад листа з висловленням подяки

Генеральному директору ЗАТ "ППП" І. О. Прізвище

Вельмишановна Ім'я По батькові!

Висловлюю Вам від імені трудового колективу ВАТ "РРР" сердечну подяку у зв'язку з спрямованими на адресу нашого Підприємства привітаннями з нагоди ... (вказати конкретно).

Щиро сподіваємося, що склалися між нашими Підприємствами міцні взаємовигідні ділові взаємини отримають свій подальший плідний розвиток. Користуючись нагодою, передаю Вам і Вашим колегам побажання успіхів у роботі, процвітання, миру і щастя.

З незмінним повагою, Генеральний директор ВАТ "РРР" І. О. Прізвище

н) приклад рекомендаційного листа

Керівнику кадрової служби ЗАТ "ССО І. О. Прізвище

Шановний пане..! Цим листом я із задоволенням рекомендую Вам нейм Сенейм Фемілі, якого маю честь знати як сумлінного, порядну працівника і перспективного фахівця. Ви, безсумнівно, можете довірити йому будь-яку справу, не побоюючись настання несприятливих наслідків.

Я також свідчу, що за час стажування у ввіреній мені компанії пан II. С. Фемілі вияви.! виняткові здібності в області інформаційних технологій. Вважаю, він буде вельми корисний Вашу фірму в якості спеціаліста.

Додаток: відгук керівника підрозділу про роботу Н. С. Фемілі в період стажування ...

З надзвичайним повагою, І. О. Прізвище,

віце-президент з персоналу компанії

о) приклад листа негативного змісту (варіант 1)

Найменування посади співробітника І. О. Прізвище

Шановний пане..! З жалем змушені повідомити, що Ви звільнені з нашої компанії з ... (вказати конкретно). Нам щиро шкода, що, незважаючи на винесені Вам раніше ... (вказати, скільки) дисциплінарних стягнення, Ви так і не зуміли змінити свою роботу на краще.

Незважаючи на те, що сталося, ми з вдячністю згадуємо отої роботі, яка була виконана Вами з належною відповідальністю і належним службовим завзяттям.

Виписку з наказу про звільнення, розрахунок і трудову книжку Ви можете отримати ... протягом усього робочого дня. Необхідні вказівки на цей рахунок будуть дані відповідним посадовим особам.

Бажаємо Вам всього найкращого.

Від імені генерального директора компанії "ТТТ >>, І. О. Прізвище, менеджер

п) приклад листа негативного змісту (варіант 2)

І. О. Прізвище

Шановна госножа ..! Конкурс на заміщення вакантної посади менеджера з продажу.

Дякую Вам за інтерес до нашого оголошенням про вакансію, і отримане від Вас в цьому зв'язку детальне резюме (СУ).

Відомості, люб'язно надані Вами в наше розпорядження, були вивчені з належним увагою. Однак, на превеликий жаль, я змушена повідомити, що Ваше прізвище не була включена в остаточний список (шорт-лист) здобувачів на заколисало посади.

Я щиро засмучена тим, що мені доводиться писати Вам про це. Користуючись нагодою, висловлюю сподівання на те, що Вата наступна спроба буде більш успішною.

З повагою,

Від імені генерального менеджера але персоналу компанії

І. О. Прізвище, референт офісу р) приклад листи з висловленням відмови

Головному менеджеру по постачаннях ВАТ "ФФФ> І. О. Прізвище

Шановний пане..! Цим листом ми з глибоким прикрістю змушені повідомити Вам про свою відмову перерахувати Вашої організації доплату за вироблені ... (вказати, коли саме) поставки ... (вказати конкретно). Наше рішення продиктоване наступними обставинами:

1. Ваша організація не повідомила нас про ... (вказати конкретно), що суперечить .... (вказати конкретно) угоди про постачання і порядок взаємних розрахунків на поточний рік.

2. Ваша організація справила поставку ... (вказати конкретно) із запізненням проти обумовлених в угоді термінів. Це також є порушенням чинного угоди (подп .... п .... (вказати конкретно)).

Ви також не потрудилися надати нам на цей рахунок будь-які пояснення.

Наслідком зазначених порушень Вашої стороною договірних зобов'язань стали прямі і непрямі витрати, понесені нашим підприємством у зв'язку з ... (вказати конкретно).

У зв'язку з викладеним ми вважаємо абсолютно неправомірним ваша вимога про ... (вказати конкретно). Зі свого боку, ми повинні попередити, що у разі повторної неналежною поставки комплектуючих ми, мабуть, повинні будемо подбати про пошук більш благонадійного ділового партнера.

Сподіваємося, що наші доводи виявляться переконливими. Ваше наступне звернення з вимогою про доплату змусить нас передати розгляд цієї справи до арбітражного суду.

З повагою,

СТ. менеджер по роботі з постачальниками

ЗАТ "ЦЦЦ"

І. О. Прізвище

Юрисконсульт

І. О. Прізвище с) приклад розгорнутого листа-резюме

До відома керівництва компанії "ЧЧЧ" при розгляді претендентів на вакансію:

МЕНЕДЖЕР З ПЕРСОНАЛУ

Здобувач: Ім'я По батькові Прізвище, вік ... року (років), освіту ... (вказати конкретно), досвід роботи за фахом -... років (року). Контактна інформація: телефони: ... (роб.), (Дом.) .:

Шановні панове!

Я звертаюся до Вас у зв'язку з опублікованими на сайті Вашої компанії оголошенням про запрошення на роботу менеджера з персоналу. Дозвольте запропонувати Вам свої послуги.

У ... м закінчив ... за спеціальністю "Менеджмент". З ... по ... рр. працював на ... на посаді ... У період з ... але ... рік постійної роботи не мав - працював на тимчасовій основі в ...

С ... по теперішній час працюю менеджером з персоналу компанії ... У моїх посадових обов'язків входить:

а) ...;

б) ...

За відгуками колег, розташовую достатніми для виконання обов'язків менеджера по персоналу знаннями законодавства РФ і відповідними практичними навичками.

Облачалося високою працездатністю, широким кругозором. Маю гарні навички роботи з комп'ютерними програмами

(...).

За характером спокійний, привітний. Захоплююся ... (вказати конкретно). Рекомендації з попередніх місць роботи додаю.

З повагою, І. О. Прізвище

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Зовнішні умови, що впливають на групу
Стиль і мова ділового листування
-а група - естетичні показники
Група 6. Програми для роботи з текстовими масивами
Групові норми
Підготовка відповідних ділових листів
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Діловий лист
Етичні норми при складанні тексту ділового листа
ДІЛОВІ ІГРИ
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук