Навігація
Головна
Вимоги стандартів до оформлення документівСКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВСтандарти в галузі управління документамиОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ...КОНЦЕПТУАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ МІЖНАРОДНИХ СТАНДАРТІВ АУДИТУ
Формати паперу для письмової кореспонденціїФорматування текстуКомплексні форматиВИХОВАННЯ В РІЗНИХ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ФОРМАТАХ: ОСОБЛИВОСТІ МЕТОДИКИОпис розробки та бланк спеціалізованого семантичного диференціала...
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Міжнародні стандарти по оформленню документів

Формати паперу і проектування бланків

У відповідності з міжнародними стандартами для створення управлінських документів використовуються аркуші паперу, розміри яких встановлює ІСО 216: 1975 "Папір писальний і деякі види друкованої продукції. Споживчі формати рядів А і В". Система форматів паперу за вимогами ІСО 216: +1975 грунтується на метричній системі і будується так, що кожний наступний формат виходить розподілом попереднього формату на дві рівні частини (паралельно найменшою стороні аркуша).

Букви А або В вказують ряд форматів, а цифра - число поділок, що були вироблені, починаючи з основного формату, що позначається 0. Наприклад, формат A4 відповідає формат} 'АТ, поділеній на чотири частини. Всі формати однієї серії геометрично подібні один одному. Площі двох послідовних форматів відносяться як 2: 1

Основним є ряд форматів А (ІСО - А ряд), допоміжним - ряд В (ІСО - У ряд). Формати ряду В використовуються, коли необхідні формати, займають проміжні розміри між двома суміжними форматами ряду А.

Стандартом передбачені також спеціально встановлені довгі формати, які отримують діленням будь-яких відповідних похідних форматів з двох вище зазначених рядів на 3, 4 і 8 рівних частин, паралельно найменшою стороні аркуша.

Формати паперу (ряд А). Для створення управлінської документації використовуються формати A3, A4, Л5, Л6. Формат A3 застосовується для великих таблиць, карт або діаграм. Основним форматом для інших офіційних документів є формат A4. Для невеликих за обсягом документів використовується формат А5. Формат А6 призначений для поштових листівок і поштових карток.

Закріплені в стандарті ІСО 216: 1975 норми ведуть свій початок від системи форматів паперу, встановлених в німецькому стандарті DIN 476 ще в 1922 р Ухвалення міжнародного стандарту в цій області стало можливим завдяки тому, що до 1975 року більшість країн світу перейшло на формати паперу по DIN 476. У Росії ці формати були прийняті в 1934 р і в даний час вони наведені в ГОСТ 9327-60 "Папір і вироби з паперу. Споживчі формати".

Впровадження міжнародних форматів паперу в ряді країн (США, Канада та ін.) Зіткнулося з певними труднощами, пов'язаними з тривалим переходом цих країн до метричної системи.

Наприклад, у США стандартом ANSI ХЗ / 151-1987 встановлені формати паперу, що відрізняються від форматів по ІСО 216: 1975 і мають наступні неофіційні назви: Letter (216 х 279 мм), Legal (216 х 356 мм), Executive (190 х 254 мм), Ledger / Tabloid (279 х 432 мм).

Розбіжності з форматами ІСО викликає цілий ряд незручностей, особливо в галузі міжнародних зв'язків. Так, формат ІСО A4 па 6 мм менше по ширині і на 18 мм більше по довжині, ніж формат Letter. Ці розбіжності викликають труднощі при копіюванні документів, призводять при автоматизованій обробці текстів до втрати інформації (наприклад, нумерації сторінок), викликають необхідність проведення переформатування тексту і зміни програмного забезпечення для роботи з текстами.

Проектування бланків. Форми документів розробляються з використанням допоміжних засобів, встановлених стандартом ІСО +3535: тисяча дев'ятсот сімдесят сім "Листи для розробки форм та схеми розміщення".

Лист для розробки форм - це схема розміщення реквізитів, що містить покажчики полів і сітку ліній, що вказує розташування надрукованих реквізитів. Лист для розробки форм застосовується там, де розташування реквізитів із заздалегідь надрукованим текстом точно визначено таким чином, щоб вся інформація була розташована всередині кордонів. Зразок листа наведено у додатку до стандарту. Він віддруковано на папері формату A4 і може використовуватися для проектування форм до цього розміру включно.

Лист має покажчики полів: лівого - 20 мм; верхнього - 10 мм. На аркуші нанесені вертикальні і горизонтальні лінії. Відстань між вертикальними лініями - 2,54 мм (1/10 дюйма), що відповідає вертикальних лініях на схемі розміщення. Відстань між горизонтальними лініями - 8,466 мм (1/3 дюйма).

Схема розміщення - аркуш паперу, забезпечений шкалами та іншими покажчиками, які відповідають характеристикам більшості пишучих, машин. Схема розміщення призначена для розташування інформації на формах, для яких розташування реквізитів залишається на розсуд проектувальника. Схема розміщення призначена для проектування форм великих розмірів (A3 та ін.). Відстань між вертикальними лініями в схемі - 2,54 мм (1/10 дюйма); горизонтальними - 4,233 мм (1/6 дюйма).

Вимоги до бланків на міжнародному рівні встановлює стандарт ІСО 8439: +1990 "Конструкція бланків. Основна схема розташування". Для бланків використовуються формати паперу A4 і A5L. На бланку виділяється область тексту і поля.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Поля бланків встановлюються по ІСО +3535: 1977: ліве - 20 мм; верхнє - 10 мм.

Текстова область для формату A4 становить: 183 х 280 мм; для формату A5L - 183 х 131 мм. Зазначені розміри можуть застосовуватися також для інших форматів ряду А або для інших форматів, не визначених стандартами ІСО. Інформація повинна розташовуватися в текстовій області незалежно від того, який формат паперу застосовується.

Міжрядковий інтервал і крок листи при створенні документів встановлює стандарт ІСО 4882: 1979 "Офісні машини та обладнання для обробки даних. Інтервали між рядками і знаками". Міжрядковий інтервал дорівнює 4,233 мм (1/6 дюйма); крок письма - 2,54 мм (1/10 дюйма).

По вертикалі текстова область поділяється на графи, по горизонталі - на колонки. Текстова зона документа формату A4 розділяється на 72 горизонтальних кроку (72 х X 2,54 мм = 183 мм), розбитих на вісім колонок по дев'ять кроків. Лінії зліва, що обмежують колонки, позначені CO - C8.

Текстова область, як правило, розбивається на поля (зони):

- Поле відомостей про відправника документа (issuer field);

- Поле посилань (reference field);

- Поле адреси (address field).

Відомості про відправника документа включають його найменування, логотип і при необхідності вказівка на підрозділ або особа, яка має відношення до документа.

Додаткові відомості про відправника документа (поштова адреса, телефон, телекс, телеграфна адреса і т.д.), які не можна помістити в даному полі, вказують в додатковій зоні вихідних відомостей у нижній частині бланка. За ГОСТ Р 6.30-2003 ці відомості зазначаються тільки у верхній частині бланка.

Поле посилань призначене для найменування документа, коду, дат та інших відомостей, а поле адреси - для зазначення одного або двох адрес (в ГОСТ Р 6.30-2003 передбачено зазначення на документі від одного до чотирьох адресатів).

У стандарті ІСО 8439: 1 990 визначені правила розміщення лише трьох полів (зон) на бланку. Оформлення інших реквізитів документів зазвичай регламентується інструкціями, прийнятими на національному рівні або на рівні окремих відомств і організацій.

Наприклад, в інструкціях регламентується порядок оформлення таких реквізитів листів, як вказівку на конкретну особу, "До відома" (Attention Line); заголовок (Subject Line); підпис (Signature); вказівка на додаток (Enclosure); вказівка на розсилку копій (СС Notation) та ін.

Ділові відносини із зарубіжними країнами сьогодні стали вже звичними, тому при прийомі па роботу багато російські організації вимагають від своїх майбутніх співробітників знання двох або більше іноземних мов.

Найпоширенішим мовою міжнародного спілкування є англійська, і більшість людей в змозі прочитати лист, написаний по-англійськи. Велика частина зарубіжної листування присвячена продажу та покупок, імпорту та експорту.

Міжнародним листам надається важливе значення, так як через них встановлюються і розвиваються надійні ділові зв'язки.

При підготовці міжнародних службових листів необхідно дотримуватися єдиних правил оформлення та обробки ділової документації. Ці правила вироблені національними службами стандартизації в рамках ІСО. В даний час в цій організації представлені національні органи 130 держав.

Термінологію в області документації на міжнародному рівні регламентують стандарти ISO серії "Документація та інформація" (ІСО 5127-1: 1983, ІСО 5127-2: 1983, ІСО 5127-3: 1988 та ін.).

Стандартами ІСО визначені загальні правила підготовки та оформлення документів, у тому числі стандартами встановлені:

1) формати паперу, що використовується для документів (ІСО 216: 1975);

2) міжрядкові інтервали і крок письма (ІСО +4882: 1979);

3) формуляр-зразок і конструкційна сітка для створення бланків та основні вимоги до бланків документів (ІСО +8439: 1990).

У міжнародних стандартах і в російському ГОСТ Р 6.30-2003 по-різному встановлені правила оформлення полів документа. У додатку А ІСО 3535: 1977 обумовлені наступні розміри полів і текстової області: ліве поле - 20 мм; верхнє - 10, текстова область для формату А4 - 183 х 280, для формату A5L - 183 х 131 мм. За російським стандартом ліве поле повинно бути розміром 20 мм, нижнє - 20, праве - 10, верхнє - 15 мм.

Поле адреси стандартами ІСО призначене для вказівки одного або двох адресатів, в російському стандарті (ГОСТ Р 6.30-2003) передбачено вказівку від одного до чотирьох адресатів.

У міжнародних листах адреса на бланку розміщують відповідно до ІСО 11180: 1 993.

Поле посилань призначене для найменування документа, коду документа, дати та ін.

Па поле відомостей про відправника документа вказується його найменування, при необхідності - підрозділ або особа, яка має відношення до документа.

Додаткові відомості про відправника (поштова адреса, номер телефону, факсу, телеграфна адреса і т.д.), які не можна помістити у відповідному полі, можуть бути розміщені в нижній частині бланка. У російському листі відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 ці відомості поміщаються тільки у верхній частині бланка.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Вимоги стандартів до оформлення документів
СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Стандарти в галузі управління документами
ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ
КОНЦЕПТУАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ МІЖНАРОДНИХ СТАНДАРТІВ АУДИТУ
Формати паперу для письмової кореспонденції
Форматування тексту
Комплексні формати
ВИХОВАННЯ В РІЗНИХ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ФОРМАТАХ: ОСОБЛИВОСТІ МЕТОДИКИ
Опис розробки та бланк спеціалізованого семантичного диференціала "Спосіб життя"
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук