Навігація
Головна
Реквізит "Гриф затвердження документа"ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВВНУТРІШНЬОВІДОМЧЕ І МІЖНАРОДНЕ ЛИСТУВАННЯЛисти-відповідіЛисти, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дійМовні вимоги до оформлення реквізитів документаЛисти, пов'язані з вираженням уваги та участіРеквізит "Дата документа"Особовий листок з обліку кадрівПриклади листів сповіщень
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Реквізити міжнародного листа

Листи, використовувані в практиці спілкування зарубіжних організацій, можуть включати такі реквізити:

1) відомості про відправника (Issuer Field) - найменування організації, її поштова та телеграфна адреса, номер телефону, факсу, телефаксу і т.д .;

2) посилання на індекси відправника (Reference Line);

3) дату (date);

4) "внутрішній адресу" (Inside Address), що включає найменування одержувача листа (особа, організація) та його поштову адресу;

5) вказівку на конкретну особу "До відома" (Attention Line);

6) вступне звернення (Salution);

7) заголовок до тексту (Subject Line);

8) основний текст листа (Body of the Letter);

9) заключна формула ввічливості (Complementar} 'cióse);

10) підпис (Signature);

11) вказівка на додаток (Enclosure);

12) вказівка на розсилку копій даного документа (CCNotation).

Відомості про відправника. На бланку листа організації вказують найменування організації, її товарний знак, поштова та телеграфна адреса. Під найменуванням організації може вказуватися рід її діяльності. Наприклад, фірма BRM, що займається вдосконаленням роботи з діловою документацією, вказує на бланку: "Зберігання і управління інформаційними потоками".

Посилання па індекси відправника. У зарубіжній практиці в листі наводяться його пошукові ознаки - цифрові або літерні позначення укладача листи, друкарки, відділу, фірми, номера справи та ін. Наприклад: 453/12, де 453 - порядковий помер листи, а 12 - номер справи.

Посилання може мати такий вигляд:

- In your please refer to ЕЬ / КД / 15621) (В Вашій відповіді просимо посилатися на ЇЇ / КД / 15621);

- Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просимо згадати Ex 16/1716 у Вашій відповіді).

Дата листа проставляється зазвичай у верхній правій частині бланка. Певні складнощі можуть виникнути при цифровому написанні дати. Стандарт ІСО +8601: 1 898 рекомендує цифрове оформлення дати в наступній послідовності: рік, місяць, день. Наприклад: 2013.04.01.

Через відмінності між англійської та американської традиціями цифрового написання дати можуть виникати помилки при її тлумаченні. Так, дата 06.07.2013 у Великобританії буде сприйматися як 6 липня 2013, а в США - як 7 червня 2013

Однозначне розуміння дати забезпечує її словесно-цифрове оформлення. Наприклад: 10 June +2013 (10 червня 2013).

До традиційних британським способів відносяться наступні варіанти оформлення дати: 20 Feb. 2 013; 20 February 2013. В американській традиції прийнята інша послідовність елементів дати: February 20, 2013. Назви місяців англійською мовою пишуться з великої літери.

Адресат ("внутрішній адреса"). Поштова адреса має бути написаний компактно, без проміжків між буквами і без підкреслення елементів слів. Рекомендується писати великими літерами назва місцевості, установи, що здійснює доставку, і країну призначення.

Рядки адреси повинні бути вирівняні з лівого боку.

Кількість знаків у рядку в поштовій адресі не повинно перевищувати 30. Адреса, що містить більше 30 знаків у рядку, можна написати, використовуючи менший крок письма.

У стандарті ІСО 11180: +1193 міститься лише рекомендація дотримуватися при написанні адреси запропонованої послідовності адресних елементів, по можливості групуючи їх та керуючись правилами та звичаями країни призначення.

Для написання повної поштової адреси приватних осіб використовуються наступні елементи:

1) найменування адресата (вказівка сімейного стану або титулу особи); наприклад: містер, міс, місіс, Його Святість, Його Високоповажність, Її Величність;

2) ім'я (імена), прізвище, приставка до імені:

- Імена (прізвиська, особливі імена) у поєднанні з прізвищем для розрізнення осіб в сім'ї (наприклад, Джон, Майкл, Дуді, Міллі);

- Прізвище родини (слово або група слів), що використовується для позначення сім'ї (наприклад, Райдер, Сміт, Чізмен);

- Приставка до імені (наприклад, старший, молодший);

3) заняття, функція, за адресою (через):

- Певне заняття (наприклад, інженер, суддя, нотаріус);

- За адресою (через) вказується зв'язок з іншою особою або установою (наприклад, за адресою Ейсі Браун Бовері; за адресою сім'ї Сміт);

4) пункт доставки:

- Вид вулиці (бульвар, авеню, дорога, площа і т.д.);

- Назва вулиці (наприклад, Станційна авеню; Станційна вулиця, Станційна площа, станція Вікторія, станція Лайм-стріт);

- Ідентифікаційний помер на вулиці; номер під'їзду або будівлі, поверху і квартири (наприклад, 27/307, під'їзд № 27, 4-й поверх, квартира № 7);

- Назва додаткового адресного компонента, що відноситься до будівлі, кварталу, вежі, комплексу і т.д .;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Назва села, містечка, села, кварталу, регіону;

- Поштову скриньку і номер (для володаря ящика);

- Загальна доставка;

5) поштовий код або номер поштового маршруту, місцевість, найменування установи, що здійснює доставку:

- Поштовий код, який зазвичай використовується для підсумкової сортування місцевим або регіональним вузлом доставки. До цих кодів можуть додаватися інші цифри або букви (наприклад, 750 15; ВН2 120);

- Номер поштового маршруту, код, що включає кілька цифр і (або) букв, що вказують маршрут для направлення пошти до місця призначення (наприклад, 67 -дорога Белліізона Анроло; К1А - відправка на сортувальний ділянка);

- Назва установи доставки, назва установи, відповідального за доставку поштового відправлення адресат) 'в місце призначення; наприклад, Берн 31 (поштова скринька);

6) назва території або провінції і (або) назва країни:

- Назва регіону, графства, району, кантону і т.д. (наприклад, Техас, Йоркшир, Уельс);

- Назва країни призначення (наприклад, Швейцарія, Франція, Великобританія, США).

Нижче наведені приклади написання адрес приватних осіб:

Mr. Walter EGGERS 3040 Idaho Ave NW Apt # 621 WASHINGTON DC 2001G USA

MR. Adam SIMPERINGHAM 37 Franklin Road Frecmans Bav AUCKLAND NEW ZEALSND

Для написання повної поштової адреси юридичних осіб використовуються наступні елементи:

1) назва організації (наприклад, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) вказівка на рід діяльності або вироби (наприклад, фірма по цивільному будівництву, загальна трастова компанія, продаж насіння);

3) назва відділу або підрозділу організації (наприклад, відділ зовнішньої торгівлі, відділ кольорових металів, загальний відділ);

4) пункт доставки;

5) поштовий код або номер поштового маршруту, назва місцевості, найменування установи, що здійснює доставку;

6) назва території або провінції і (або) назва країни. Останні три елементи при написанні адреси юридичної особи зазначаються так само, як при написанні адреси приватної особи. Якщо лист адресується організації, то спочатку вказують її назву, потім поштову адресу. Наприклад:

Continental Supply Company 12 Березня Sixth Avenue New York, NYI 1 011 USA

Якщо лист адресується посадовій особі, то спочатку вказують сто прізвище, посаду, рядком нижче - назва фірми, потім - поштову адресу. Наприклад:

Mr. GHBlack, Chairman, A.Smith and Ch., Ltd. London SWL75C England

Якщо адресат - чоловік, то перед його прізвищем ставлять скорочене слово Mr. - Від Mister ("пан"). У Великобританії замість цього слова нерідко вживають скорочення Esq. ("есквайр"), яке ставиться після прізвища, наприклад, EFWhite, Esq.

Перед прізвищем слід вказувати ім'я або ініціали, наприклад Mr. Harold Brown Mr. A.White.

Якщо адресат - жінка, то перед прізвищем ставиться скорочене слово Mrs. - Від Mistress ("пані") або слово Miss, якщо жінка незаміжня, наприклад, Mrs. Rosajfnda Jones Miss G. Black.

Ім'я та прізвище особи при адресуванні рекомендується писати так само, як вони дані в підписі на надійшов документі: якщо ім'я в підписі зазначено повністю, то і при адресуванні воно має бути дано повністю, якщо в підписи стоять тільки ініціали, то і при адресуванні потрібно вказувати тільки ініціали. На відміну від російської мови в англійському ініціали особи ніколи не пишуться після прізвища, а завжди перед нею.

Нерідко після прізвища посадової особи скорочено (великими літерами) вказують на приналежність до якої-небудь організації, партії, на наявність звання чи ордена. Наприклад:

- E.FJons, DM (Doctor of Medicine - доктор медичних наук);

- ABSmith, MP (Member of Parliament - член парламенту);

- GHDIack, К. CVO (Knight Commander of the Victorian Order - кавалер ордена Королеви Вікторії).

Вказівка посади без прізвища особи, її займає, можливо лише тоді, коли ця посада є єдиною в організації, зазначеної в адресатові (Chairman -голова, President - президент, голова, Managing Director - директор-розпорядник, Secretary - секретар. Chief Accountant - головний бухгалтер). У цьому випадку перед назвою посади ставиться артикль the (The Chairman, The Secretary і т.д.).

Якщо ж відомі та прізвище, і посада адресата, то вони вказуються наступним чином:

RSJones, Р. С. Джойсу,

Chairman, A. Smith & Co., Ltd голові компанії

"А. Сміт енд Ко. Лімітед"

Артикль перед назвою посади в таких випадках не вживається.

При написанні поштової адреси прийнята така послідовність елементів: номер будинку, назва вулиці, назва міста та індекс, назва країни. Наприклад:

"Індастріал Хаус" 34-41 Kpeíirpov / i Болтон BL4 8TF БРИТАНІЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишуться з великої літери.

Якщо лист направляється в США, то після назви міста дається назва штату, часто скорочене. При адресуванні листів на Великобританію може бути зазначено графство.

Вказівка на конкретну особу "До відома". Альтернативою включення імені та посади одержувача в реквізит "адресу" є внесення їх в графу "До відома". Якщо в адресі не вказані ці дані, то вони можуть міститися в особливому елементі письма, який не є обов'язковим, але є в тому випадку, коли автор зацікавлений, щоб його лист надійшов конкретній особі. Ця позначка - вказівка на конкретну особу - поміщається окремим рядком під адресою. Наприклад:

- Attention: Mr. Р.Соореr або

- Attention of: Р.Соореr або

- For the Attention of Mr. Р.Соореr.

Замість прізвища особи може бути вказана посада або назва відділу, в який направляється лист. Наприклад:

- Attention of the Sales Manager;

- Attention - Sales Department.

Вступне звернення. У ділових листах використовуються наступні звернення:

- "Шановні панове" - до організації в цілому: Dear Sirs Gentlemen (в США);

- "Шановний пане" - до чоловіка, якщо невідомо його ім'я: Dear Sir;

- "Шановна пані" - до жінки, якщо невідомо її ім'я: Dear Madam;

- "Шановний пан Сміт" - до чоловіка: Dear Mr. Smith;

- "Шановна пані Сміт" - до заміжньої жінки: Dear Mrs. Smith;

- "Шановна пані Сміт" - до незаміжньої жінки: Dear Miss Smith;

- "Шановна пані Сміт" - до жінки, якщо невідомо її сімейний стан: Dear Ms. Smith;

- "Дорогий Джон" - до людини, яку ви добре знаєте, або другові: Dear John.

Менш офіційно виглядають звернення "Шановний пан Джон" (Dear Mr. John) або "Шановний пан Джон Сміт" (Dear Mr. John Smith). Ім'я та ініціали адресата в цьому випадку зазвичай опускаються.

Після вступного звернення ставиться кома (в Англії) або двокрапка (в США).

Тема до тексту листа включає короткий його зміст, наприклад: "Про відновлення постачань", "Про заповнення договору".

Основний текст листа. Текст більшості листів складається з трьох частин. Після привітання або обігу ("Шановний пан ...") слід початок основного тексту, де говориться про причини звернення; в головній частині тексту повідомляється про деталі (подробицях); в завершальній частині робляться висновки, повідомляється про плани на майбутнє і т.д.

У першій частині можуть використовуватися наступні фрази:

- "... Ми пишемо, щоб дізнатися (навести довідки) про ..." ("... We are writing to inquire about ...");

- "Ми пишемо у зв'язку з ..." ("We are writing in connection on with ...");

- "Ми цікавимося (зацікавлені) і хотіли б дізнатися ..." (We are interested in ... and we would like to know ... "); і т.п.

Пропозиція, що містить основне повідомлення, може починатися такими словами:

- "Ми хочемо повідомити ..." ("We would advise ...");

- "Із задоволенням повідомляю, що ..." ("It is my pleasure ...);

- "Маємо честь повідомити Вам, що ..." ("We bed to inform you that ..."); і т.п.

Прохання повідомити необхідну інформацію починається словами:

- "Повідомте, будь ласка ..." ("Could you please tell me ...");

- "Будь ласка, повідомте ..." ("Please let me know if ...");

- "Я був би радий дізнатися ..." ("I should be glad to know if ..."); і т.п.

Лист-відповідь може починатися з таких фраз:

- "Дякую Вам за лист від (дата) ..." ("Thank you for your letter of (date) ...");

- "Ми отримали Ваш лист (дата) ..." ("We have received your letter of (date) ...") і т.п.

У діловому листуванні використовуються наступні вирази подяки і уваги:

- "Дуже люб'язно з Вашого боку ..." ("It is very kind of you to ...");

- "Пишу, щоб подякувати Вам за ..." ("I am writing to thank you very much indeed for ...");

- "Дозвольте скористатися нагодою, щоб подякувати Вам ..." ("May I take this opportunity of thanking you for ...");

- "Дякуємо за Ваш великий внесок у ..." ("Thank you for contributing so much to ...");

- "Прийміть, будь ласка, мою щиру (глибоку) вдячність за Вашу допомогу ..." ("Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help ...); і т.п.

Вибачення можуть починатися такими словами:

- "Ми повинні вибачитися за ..." ("We must apologise for ...");

- "Ми вибачаємося за ..." ("We apologise for ...");

- "Ми дуже засмучені через те, що ..." ("We are extremely sorry for ...");

- "Хочу принести свої найщиріші вибачення за ..." ("I wish to offer me sincere apologies for ..."); і т.п.

Після викладу основної причини листи, деталей і подробиць наводяться заключні фрази:

- "Буду чекати Ваш відповідь ..." ("I look forward to receiving your soon reply ...);

- "З нетерпінням чекаю відповіді ..." ("Looking forward to hearing from you ..."); і т.п.

У заключній частині може бути дана оцінка наведеною в листі інформації:

- "Сподіваюся, що ця інформація Вам допоможе" ("I hope that this information will help you");

- "Будь ласка, без коливань зв'яжіться зі мною, якщо Вам потрібна більш детальна інформація" ("Please, do not hesitate to contact me if you need any further information"); II т.п.

Заключна формула ввічливості. У якості заключної фрази в листах до організаціям використовуються такі вирази:

- "Yours faithfully";

- "Yours truly";

- "Yours very truly".

Зазначені фрази можна відповідно перекласти як "З повагою", "Щиро Ваш", "Найкращі побажання".

В Англії найбільш поширеними поєднаннями вступного звернення та заключної формули ввічливості є наступні:

"Dear Sirs / Sir / Madam" "Yours faithfully"

"Dear Mr. / Mrs. / Miss / Ms Smith" "Yours sincerely"

"Dear John" "Best wishes"

У даних формулах заключна фраза відповідає початку листа. Ці ж формули часто використовуються в листах російських організацій.

Підпис. У листах іноземних кореспондентів підпис розміщується зазвичай під заключній формулою ввічливості. Прізвище особи, яка підписала документ, поміщається під особистим підписом, а потім вказується посада. Наприклад: "Yours sincerely Mr. S Basuki Manager".

Підпис виглядає інакше, якщо лист підписує працівник фірми за дорученням керівництва. Наприклад:

For a. Smith and Co., Ltd D.Whith

Export Department

Перед підписом може стояти відмітка "pp" - "за", "від імені", або "Per pro" - "за дорученням" (від латинського виразу "per procura"). Співробітники організації використовують цю позначку, коли підписують листи від імені своїх керівників.

Відмітка про наявність додатків. У листах зарубіжних кореспондентів відмітка про наявність додатків розташовується в нижньому лівому кутку, під підписом. Вона складається з слова "Enclosure", якщо додаток одне, або "Enclosurеs", якщо їх декілька. При цьому зазвичай вказують їх кількість. Наприклад: 2 Enclosures.

Можливо скорочене позначення "End". У відмітці про додатки можуть бути названі документи-додатки.

Вказівка на розсилку копій листа. У листах зарубіжних кореспондентів буває спеціальна позначка про копії листа. Така відмітка проставляється у нижнього поля документа і включає скорочення "с.с." (від "карбонові копії") і назва фірми, якій вислана копія. Наприклад: "с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers".

Якщо автор бажає підкреслити, що копій немає, він робить відмітку "без копій" ("without copies").

Постскриптум. За кордоном допускається внесення додаткової інформації в діловий лист після його підписання. Це позбавляє від необхідності складати новий лист і дає можливість оперативно повідомляти про події, що трапилися вже після полпісанія листи. Приписка розташовується в кінці листа після підпису і починається літерами PS (від лат. Post scriptum - "після написаного"). Наприкінці приписки ще раз ставиться підпис.

Оформлення другого і подальших листів листи. У зарубіжній кореспонденції для оформлення другого і подальших листів документа використовується спеціальний папір з надрукованим типографським способом у верхньому лівому куті (1 см від верхнього краю) назвою організації. У правому верхньому куті друкуються слова "Лист для продовження листа № ...". Наприклад: "Continuation Sheet No ...".

Під назвою фірми, направляючої лист, вказуються організація, якій воно адресується, і дата. Наприклад:

Mills and Green Continuation Sheet No

Messrs. A.Sniith and Co., Ltd 12 May +2013

Багато британських фірм користуються додатковими листами без напису праворуч. У цьому випадку сторінки нумеруються, а справа внизу на всіх сторінках, включаючи першу, але крім останньої, пишеться "Continued" (або скорочене "Cont'd (Countd)"), що означає "мається продовження".

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Реквізит "Гриф затвердження документа"
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
ВНУТРІШНЬОВІДОМЧЕ І МІЖНАРОДНЕ ЛИСТУВАННЯ
Листи-відповіді
Листи, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дій
Мовні вимоги до оформлення реквізитів документа
Листи, пов'язані з вираженням уваги та участі
Реквізит "Дата документа"
Особовий листок з обліку кадрів
Приклади листів сповіщень
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук