Навігація
Головна
Електронного листаВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВЛисти-відповідіЛисти, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дійЛисти, пов'язані з вираженням уваги та участіПисьмові звіти, листи, факси, використання електронної поштиВикористання електронного цифрового підписуОсобовий листок з обліку кадрівПриклади листів сповіщеньЕтичні норми при складанні тексту ділового листа
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Електронного листа

Загальні відомості про електронну пошту та е-таil-повідомленнях. Це досягнення науково-технічного прогресу в області комп'ютерних комунікацій вже міцно увійшло в російську ділову практику. У даній частині підручника не ставиться мета навчити читачів технічним азам поводження з електронною поштою. Мова тут піде насамперед про специфіку електронних ділових листів - структурної, змістовної і стилістичної.

Тим не менш, приступаючи до розгляду перерахованих особливостей, необхідно сказати кілька слів про те, що являє собою електронна пошта (як засіб комунікації) і як забезпечити найбільшу ефективність електронної ділової переписки. В даний час електронна пошта (e-mail) є найбільш популярною інтернет-послугою.

Основною перевагою електронної пошти є моментальна гарантована доставка адресату майже необмеженої кількості інформації, причому не тільки текстової, але і графічної, звукової і т.д.

Ще одним не менш істотною перевагою електронної пошти є її безкоштовність: автор листа і його одержувач платять тільки за користування Інтернетом. Нарешті, для відправки електронного ділового листа не потрібен посередник в особі звичайної пошти або служби кур'єрської доставки - достатньо комп'ютера, приєднаного до Інтернету, і відповідного програмного забезпечення.

Згадка в якості головного переваги електронної пошти її оперативності не випадково. Пересилання інформації від одного e-mail-абонента до іншого відбувається в режимі реального часу.

При цьому лист - у разі тимчасової відсутності адресата - чекатиме його в "поштовій скриньці" стільки, скільки буде потрібно, і якість інформації від цього анітрохи не постраждає.

Безсумнівною перевагою електронної пошти є і те, що доступ до цієї послуги (до "поштової скриньки") можна отримати з будь-якого комп'ютера, приєднаного до Інтернету. Перераховані плюси електронної пошти роблять ведення ділової переписки виключно зручним, підвищують її ефективність.

У електронної пошти є і деякі недоліки:

1) обмін електронними листами цілком і повністю залежить від якості послуг інтернет-провайдера та пропускної здатності телефонної лінії; якщо це якість незадовільно, користувачеві швидше за все дуже скоро не захочеться користуватися не тільки електронною поштою, але й Інтернетом;

2) існування рамкових обмежень на обсяг пересилається інформації; як правило, ці обмеження задає інтернет-провайдер, вказуючи, якого обсягу "поштова скринька" він надає в розпорядження користувача безкоштовно. Зазвичай цей обсяг становить до 10 мегабайт. Втім, як свідчить практика ведення електронного листування, в більшості випадків цього цілком достатньо;

3) якщо ваш "поштова скринька" зайнятий вже надійшли раніше листами, то надходження подальшою кореспонденції стає неможливим доти, поки ви не звільните для цього відповідний обсяг;

4) разом з електронними листами в ваш "поштова скринька" і, отже, і у ваш комп'ютер можуть проникнути віруси;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

5) відправлені електронні листи неможливо повернути; це особливо неприємно в тому випадку, якщо лист помилково вирушило не до тієї адресату.

Що потрібно знати кожному учаснику електронного листування. Той, хто хоча б раз скористався електронною поштою, безсумнівно, оцінив се позитивні якості. Однак це зовсім не означає, що процес спілкування за допомогою e-mail завжди протікає без проблем. Для того щоб уникнути їх, учаснику електронного листування слід дотримуватися кількох нескладних правил.

1. Зберігайте конфіденційність. Ніхто, крім вас, не повинен мати доступу до вашого "поштової скриньки". Тримайте в таємниці пароль, службовець для доступу до електронного листування, що ведеться від вашого імені, і до кореспонденції, що надходить на ваше ім'я. Якщо ви помітили щось недобре, негайно змініть пароль, а при необхідності і адресу електронної пошти, не забувши при цьому розіслати своїм партнерам відповідне повідомлення.

2. Захищайте свій "поштова скринька" від рекламного "сміття" - спаму. Домогтися цього можна, встановивши електронні фільтри, передбачені програмою-браузером для роботи з Інтернетом. Крім того, не поспішайте повідомляти свою електронну адресу всім підряд. Підтримуйте інтернет-зв'язок тільки з тими, хто перебуває з вами в постійних ділових або дружніх відносинах. В іншому випадку ви незабаром ризикуєте виявити у своєму "поштовій скриньці" повідомлення від сторонніх осіб, аж ніяк не доставляють вам радості.

3. Утримуйте в порядку книгу електронних адрес. Це особливо важливо в тих випадках, коли вам необхідно здійснити циркулярну розсилку будь-якої інформації. Слідкуйте за тим, щоб з адресної книги своєчасно віддалялися відомості про тих, хто вже перестав з тих чи інших причин підтримувати з вами стосунки (у тому числі і по e-mail). Вносячи в адресну книг} 'новий запис, особливо ретельно перевіряйте написання e-mail-адреси. У випадку помилки ваше повідомлення просто не добереться до адресата, що може загрожувати в ряді випадків серйозними неприємностями, найменше з яких - марне очікування відповідного електронного листа.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

4. Уникайте пересилати електронною поштою конфіденційну інформацію. Не забувайте про можливі помилки при вказівці адреси (на основі даних книги адрес або при введенні вручну). Пам'ятайте також, що в Всесвітній павутині активно працюють хакери. Інформацію закритого характеру найкраще відправляти звичайним рекомендованим листом або повідомляти при особистій зустрічі. Важливу оперативну інформацію відкритого характеру, наприклад про майбутню зустріч з адресатом, направляйте з проханням підтвердити отримання чи повідомляйте особисто або по телефону.

5. Заздалегідь готуйте текст електронного листа. Для його введення в відповідне поле e-mail-повідомлення зовсім не обов'язково підключатися до Інтернету. Можна зробити це і за допомогою звичайного текстового редактора, після чого перенести текст шляхом копіювання і вставки з буфера пам'яті. Уникайте розлогих електронних листів. Не забувайте, що це оперативний вид ділової комунікації. Додаткову інформацію надсилайте адресату вкладеним файлом (до речі, у випадку з відправкою зображень та звуків це єдина можливість переправити їх за призначенням).

Що потрібно знати автору електронного листа. Спеціальні рекомендації є і для відправників e-mail-повідомлень. Вони зводяться до наступного:

1) перед відправленням обов'язково ще раз перевіряйте адресу, за якою ви маєте намір вислати електронного листа;

2) завжди заповнюйте графу "Тема" (Subject) у вікні програми для роботи з електронною поштою;

3) перевіряйте дату відправлення електронного листа, особливо, якщо ви посилаєтеся на ніс у змісті; НЕ довіряйтеся цілком комп'ютерному календарем, дивіться іноді й на звичайний календар;

4) не використовуйте прописні букви для набору окремих слів або пропозицій. Замість цього ви можете збільшити розмір відображуваного шрифту;

5) у необхідних випадках використовуйте смайлики, що стали загальноприйнятими скорочення; при цьому ви повинні бути впевнені, що використані вами в листі скорочення будуть правильно зрозумілі адресатом;

6) використовуйте універсальні кодування; це дозволить уникнути вашому адресату неприємностей з нечитаність присланого повідомлення; в тих випадках, коли ви не впевнені, що адресат самостійно вибере потрібне кодування, можна вказати її найменування в темі листа, наприклад, win 1251. У безвихідних випадках набирайте текст латинськими літерами або пишіть по-англійськи;

7) пишіть коротше і по можливості ясніше; чим коротше повідомлення, тим менше його обсяг, тим простіше його отримати і прочитати, тим легше на нього відповісти; використовуйте там, де це можливо, стандартну підпис, що додається до основного тексту автоматично (у вигляді шаблону);

8) полегшуйте стиль викладу; пам'ятайте, що формальності роблять електронного листа неприродним і до того ж затягують процес його підготовки і читання;

9) зберігайте копії найбільш важливих повідомлень у вигляді файлу або роздруківки; при випадку ви зможете на них посилатись;

10) перед відправленням ще раз уважно прочитайте текст повідомлення; пам'ятайте, що повернути його з віртуального простору ви вже не зможете.

Що потрібно знати адресату електронного листа. Кілька спеціальних рекомендацій для адресатів e-mail-послань:

1) ніколи не намагайтеся прочитати ділові листи, повідомлення про надходження яких вселяє вам підозри; найкраще відразу ж знищувати їх щоб уникнути зустрічі з вірусами і чужими таємницями; після відправки подібного повідомлення у кошик комп'ютера не забудьте очистити і кошик;

2) якщо ви все-таки випадково відкрили чуже електронний лист, відправлений вам помилково, не читайте його, а також знищіть; пам'ятайте, що і ви самі не застраховані від подібних неприємностей;

3) на що надійшли електронні листи, що вимагають відповіді, реагуйте відразу; якщо але якихось причин це неможливо, повідомте про отримання листа його автора і повідомте, що відповісте, як тільки у вас з'явиться для цього можливість;

4) на листи, які ви не можете прочитати через проблеми з кодуванням, негайно відправляйте коротке стандартне повідомлення про це, написане латинськими літерами або по-англійськи;

5) вносите адресу автора послання в адресну книгу тільки в тому випадку, якщо мають намір підтримувати з цією людиною постійні контакти;

6) у всіх випадках відповідайте коротко і по суті; цим ви збережете і свій час, і час вашого ділового партнера; при відповідях використовуйте той же вид кодування, який був використаний автором отриманого вами листи;

7) у необхідних випадках включайте в зміст відповіді і текст отриманого вами листи; це спростить процедуру ознайомлення з вашим посланням;

8) листи, на які ви не уповноважені (некомпетентні) відповісти, переадресовуйте за призначенням, використовуючи для цього стандартну можливість програмного забезпечення;

9) листи, отримані вами, але з тих чи інших причин залишені без відповіді, розподіляйте по тематичним папках;

10) своєчасно видаляйте з "поштової скриньки" всю переглянуту вами кореспонденцію; в цьому випадку вам не загрожує зіткнення з проблемою "раптового" переповнення "поштової скриньки".

Етикет користування електронною поштою. Електронна пошта - це, мабуть, найпоширеніша па сьогодні послуга Інтернету. Багато правила етикету для користувачів електронної пошти схожі з прийнятими в суспільстві нормами для пошти класичною. Наявні відмінності або доповнення обумовлені в основному застосуванням нових технологій і способів передачі інформації.

Користувач електронної пошти своєю поведінкою сам багато в чому визначає конфіденційність листування.

Відзначимо ряд основних правил, яких слід дотримуватися, працюючи з електронною поштою.

1. Якщо до вашого комп'ютера (або до вашого електронного поштової скриньки) мають доступ кілька людей, то необхідно встановити систему паролів та ідентифікації користувачів, при цьому ніколи самі не передавайте іншим свій пароль або ідентифікатор і не намагайтеся дізнатися паролі інших користувачів. Зазвичай розподілом паролів для "поштових скриньок" займається адміністратор мережі підприємства чи установи, здійснити ідентифікацію користувачів однієї поштової скриньки може хто-небудь з числа його користувачів.

2. Поштовий (системний) адміністратор має, як правило, повний доступ до вашої пошти. Враховуйте цей факт при листуванні. Адміністратор же не повинен використовувати свій привілей в особистих цілях. Системний адміністратор має право посилати екстрені повідомлення всім користувачам електронної пошти даного сервера (розсилка по всіх поштових скриньках), а користувач може це зробити тільки з дозволу адміністратора. Якщо загальна розсилка була здійснена без дозволу адміністратора, останній може покарати користувача, відключивши його електронний "поштову скриньку".

3. Якщо ви здійснили підписку на отримання тієї чи іншої інформації з автоматичного поштового сервера і не зможете протягом тривалого часу "забирати" листи зі свого "поштової скриньки" (наприклад, плануєте виїхати у відрядження), то відмовтеся від підписки, так як автоматично приходять до вас інформаційні листи дуже скоро переповнять "поштова скринька", а це може порушити нормальну роботу інших користувачів електронної пошти.

4. Ніколи не кладіть у повідомлення інформацію про що-небудь такому, що, на вашу думку, повинні знати тільки учасники вашої конфіденційної переписки. Якщо все ж необхідність пересилання конфіденційної інформації виникла, скористайтеся шифром. Порушивши це правило, ви надасте погану послугу і собі, і своїм колегам по листуванню.

5. Не використовуйте електронну пошту для розсилки по випадково потрапив до вас адресами рекламних повідомлень (у деяких країнах таке застосування пошти кримінально карається).

6. Не використовуйте будь-які безкоштовні мережі (найчастіше локальні мережі в наукових установах і т.п.) для своєї приватної переписки.

7. Налаштуйте вашу поштову програму так, щоб вона в кінці повідомлень проставляється ваш електронний підпис (прізвище та ім'я). Ваша електронна поштова адреса не несе такої інформації. В електронну підпис можна також при бажанні додати номер вашого робочого телефону, факсу, адреса вашої веб-сторінки (якщо вона у вас є) або ваш поштовий індекс і адреса.

8. Кілька разів перечитайте повідомлення, перш ніж його відправляти: ви вже нічого не зможете в ньому виправити або змінити, коли воно буде послано (перехопити або зупинити повідомлення пересічному користувачеві не по силам). Це може зробити ваш системний адміністратор, поки лист знаходиться на вашому поштовому сервері, але "зупинити" лист, коли воно буде за океаном, неможливо.

9. Не зловживайте великими літерами: у листуванні по електронній пошті вважається, що слова, написані у верхньому регістрі, відповідають крику в повсякденному спілкуванні. Якщо ви хочете виділити слово, краще поставте перед ним і відразу за ним будь-які символи, наприклад зірочки, або виділіть слово в окремий рядок.

10. Слідкуйте за тим, щоб в посилає тексті не було керуючих символів, а загальна їх кількість в кожному рядку не перевищувало 70 (найкраще 60-65). Така кількість символів уміщається на екрані стандартного монітора в текстовому режимі. Якщо ваш лист буде містити рядки зазначеної довжини, то його можна буде прочитати за допомогою будь-якого поштового програмного забезпечення. Це дозволить уникнути некрасивого переносу слів при прочитанні вашого повідомлення адресатом, в якого може бути встановлена відмінна від вашої поштова програма.

11. Намагайтеся не вказувати у своїх повідомленнях адреси електронної пошти інших людей: це неетично (як і вказівка чужого телефонного номера) і, крім того, пам'ятайте, що вказану адресу може бути використаний будь-ким в особистих цілях.

12. При пересиланні російськомовних повідомлень в текстовій формі за кордон виникає проблема з прочитанням російських букв. Часто такі повідомлення пишуть латинськими літерами. У цьому випадку слід уважно стежити за дотриманням прийнятої транскрипції російських слів, щоб ваш адресат зміг прочитати повідомлення. Найкраще російськомовні документи пересилати за кордон поштою як вкладення.

13. У разі включення до лист цитат, правильно їх оформляйте, виділяючи і вказуючи автора.

14. Не створюйте великих листів: в електронній пошті: стислість більш доречна, ніж зайва літературність і емоційність. Крім того, слідуючи цій раді, ви збільшите швидкість пересилання свого повідомлення. Занадто велика лист може переповнити електронний "поштову скриньку" як на вашому поштовому сервері, так і на поштовому сервері адресата. У цьому випадку або вам, або вашому адресату доведеться мати справу з системним адміністратором, і велика ймовірність того, що ваш лист буде знищено.

15. Якщо адресат не отримав ваш лист, слід звернутися до адміністратора для перевірки того, чи був лист відправлено з поштового сервера (іноді листи можуть пропадати в результаті збоїв у роботі сервера). Якщо лист пішло, попросіть вашого адресата звернутися до свого адміністратора для перевірки того, чи був лист отримано його поштовим сервером. Зазвичай електронні листи не пропадають! Якщо це все ж сталося, не варто піднімати скандал, надішліть листа заново (щоб це можна було зробити, не поспішайте знищувати відправлені листи, поштові програми зазвичай зберігають кореспонденцію на жорсткому диску доти, поки користувач сам се не знищить).

16. Відповідати на електронний лист прийнято відразу по його прочитанні, якщо час не дозволяє, це можна зробити і пізніше, але обов'язково в той же день. Намагайтеся також регулярно перевіряти свій "поштова скринька", щоб "забирати" звідти адресовані вам листа. Листи в "поштовій скриньці" займають місце на жорсткому диску сервера, велика їх скупчення може призвести до переповнення поштової скриньки.

17. Для того щоб надати тексту велику емоційність, прийнято вибирати набір символів, користуючись яким можна намалювати пику над певним виразом. Така пика називається "смайлик" (від англ. Smile - усмішка). Нижче наводяться приклади деяких смайликів (щоб їх розглянути, поверніть лист на 90 "вправо):

:-) - Усміхнений смайлик (добра усмішка); :-( - Сумний (сумний) смайлик; :-D - хохочущій смайлик;: -0 - здивований смайлик;

18. У неофіційних листах можна для скорочення тексту використовувати загальноприйняті англомовні акроніми-абревіатури, наприклад:

SUL (See you later) - "До зустрічі!", "Побачимося пізніше"; F2F (Face to face) - "Обличчям до обличчя"; TNX (Thanks) - "Спасибі";

ASAP (As soon as possible) - "Якнайшвидше"; 4U (For you) - "Для вас".

Використовуючи дані скорочення, ви повинні бути впевнені, що одержувач листа знайомий з ними і зможе їх правильно розшифрувати.

Телеконференції, дискусійні групи, чати. Сучасні засоби зв'язку і комп'ютерні технології дозволяють людям спілкуватися один з одним за допомогою мережі Інтернет, перебуваючи за комп'ютерами в своїх офісах в різних кінцях земної кулі. Таке спілкування називається телеконференцією. У телеконференціях бере участь іноді дуже велика кількість людей, об'єднаних якою-небудь спільною ідеєю. Від кількості учасників і від пропускної здатності мережі вашого провайдера Інтернету залежить, чи будете ви брати участь у телеконференції і як підписатися на неї.

Найбільшою у світі телеконференцією є дискусійна група USENET, що представляє собою систему електронних дошок оголошень, що містять статті та повідомлення, організовані в новин.

Групи новин розбиті на декілька широких категорій, наприклад бізнес (biz), новини (news), розваги, наука (sei) і т.д. Ви можете підписатися всього на одну групу новин, яка вас зацікавить, або ж на кілька і спілкуватися з людьми, об'єднаними даними інтересом. Пам'ятайте, що дискусійні групи не підлягають цензурі, і тому спілкування цілком грунтується на правилах етикету.

За час існування телеконференцій в Інтернеті виробилися певні правила їх проведення.

1. Тему і характер телеконференції встановлює її адміністратор. Якщо вас щось не влаштовує, зверніться до адміністратора і, якщо ви отримаєте від нього негативну відповідь, не завантажуйте телеконференцію гнівними листами, просто скасуйте підписку на неї: завжди можна знайти або організувати іншу телеконференцію або дискусійну групу.

2. Перш ніж включитися в активну діяльність в телеконференції, уважно вивчіть протягом декількох днів представлені в ній теми, що розглядається коло питань.

3. Якщо ви є новим членом дискусійною групи, то, перш ніж задавати питання адміністратору або іншим членам, слід прочитати файл, що містить часто задають (FAQ).

4. Будьте завжди в курсі обговорюваних в телеконференції питань, намагайтеся у своїх посланнях відхилятися від основних тем дискусії.

5. Пам'ятайте, що в групах новин USENET не допускається ніякої реклами.

6. Якщо у відповідь на ваш лист ви отримаєте адресований особисто вам повідомлення, відповідайте так само особисто адресату, а не через телеконференцію: можливо, людина, яка надіслала вам лист, не хоче, щоб вашу переписку читали інші учасники.

7. У разі якщо ви посилаєте в телеконференцію досить довге повідомлення, обов'язково попередьте про це інших учасників, помістивши в полі повідомлення Subject рядок приблизно наступного змісту: "Увага! Велике повідомлення!".

8. При обміні думками в міжнародних телеконференціях треба враховувати особливості традиції, звичаїв людей різних країн світу. Наприклад, це стосується представлення дати. Так, дата 03.02.13 в Росії буде прочитана як 3 лютого 2013, а в США - як 2 березня 2013

9. Намагайтеся не включати в свої повідомлення цитати з яких-небудь передач радіо чи телебачення, з кінофільмів або інших творів масової культури: такі цитати можуть виявитися незрозумілими іншим учасникам телеконференції. Якщо ж ви все-таки включили в повідомлення цитату, то обов'язково Супроводьте її доступним і зрозумілим поясненням.

10. Після того як ви підписалися на нову телеконференцію або групу новин, ви зазвичай отримуєте лист від адміністратора, яке підтверджує підписку. Зберігайте цей лист, тому що в ньому крім підтвердження підписки вказується ще й порядок відмови від неї.

11. Багато поштові програми при відсилання відповіді дозволяють автоматично цитувати одержаний лист. Намагайтеся звести таке цитування до мінімуму. Відповідь, яку містить повне цитування отриманого листа з вашим коротким зауваженням типу "Я з вами не згоден", суперечить правилам етикету.

12. Якщо ви їдете у відрядження або з якої-небудь іншої причини змушені перервати свою участь в телеконференції більш ніж на сім діб, скасуйте підписку, так як в цей час ви будете не в змозі стежити за об'ємом присилається вам інформації, що може викликати труднощі у інших користувачів вашої мережі.

13. Намагайтеся спілкуватися з іншими учасниками телеконференцій в такому стилі, який ви використовуєте у повсякденному спілкуванні з людьми і який приємний як вам, так і вашим співрозмовникам.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Електронного листа
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Листи-відповіді
Листи, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дій
Листи, пов'язані з вираженням уваги та участі
Письмові звіти, листи, факси, використання електронної пошти
Використання електронного цифрового підпису
Особовий листок з обліку кадрів
Приклади листів сповіщень
Етичні норми при складанні тексту ділового листа
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук