Навігація
Головна
Положення про службу документаційного забезпечення управлінняОрганізаційна структура служби документаційного забезпечення...Служби документаційного забезпечення управлінняАВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯНормування документаційних робіт служби документаційного забезпечення...Права і відповідальність служби документаційного забезпечення...Документаційний супровід обстеження на прикладі процесів аналізу...Інструкція з документаційного забезпечення управлінняВиди ІС управління документаційне забезпеченняФорми організації документаційного забезпечення управління
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Завдання та функції служби документаційного забезпечення управління

В організації ДОУ здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику організації. Основною метою служби ДОУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління.

Служба ДОУ вирішує наступні завдання:

- Вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі в відомчий архів відповідно до вимог Єдиної державної системи документаційного забезпечення, ГОСТів та інших чинних нормативів;

- Скорочення документообігу, кількості форм документів і документів;

- Розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації та підвідомчій системі (для організацій, що мають підвідомчу систему), прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, спрямованих на реалізацію діяльності організації.

Відповідно до покладених завдань служба ДОУ здійснює такі функції:

розробка, впровадження та ведення табеля і альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін;

- Здійснення експедиційної обробки, реєстрації документів та обліково-довідкової роботи за документами;

- Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву вступників документів, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються па підпис керівництву;

- Регулювання ходу виконання документів, контролю проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін;

- Узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;

- Організація машинописного виготовлення, копіювання і оперативного розмноження документів;

- Розробка та проектування бланків документів;

- Розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації;

- Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

- Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах;

- Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни;

- Здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами організації справ, що підлягають здачі в архів;

- Організація роботи архіву;

- Підвищення кваліфікації працівників служби ДОП та архівів, проведення нарад і консультування з питань, що належать до компетенції служби ДОУ;

- Організація робочих місць, АРМ, умов праці співробітників служби ДОУ.

Структура служби документаційного забезпечення управління

Найменування і структура служби ДОУ встановлюються з урахуванням належності їх до певної групи організацій, підприємств, установ.

Так, в міністерствах і відомствах федерального рівня створені управління справами.

До складу управління справами, як правило, включаються:

- Секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);

- Інспекція при міністрі (керівнику відомства);

- Канцелярія (бюро урядової листування, бюро обліку та реєстрації, експедиція, машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, телетайпна та ін.);

- Відділ листів (скарг);

- Відділ вдосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів;

- Центральний архів.

На державних підприємствах, в науково-дослідних, проектних, конструкторських та інших організаціях, у навчальних закладах функціонує відділ ДОП, адміністративний відділ або канцелярія. До їх складу, як правило, включаються підрозділи: з обліку та реєстрації; контролю; удосконалення роботи з документами і впровадження технічних засобів; розгляду листів (скарг); секретаріат; експедиція; машинописне бюро; копіювально-розмножувальне бюро; архів.

У асоціаціях, концернах, акціонерних товариствах склад і структура служби ДОУ визначається керівництвом організації (правлінням, установчою конференцією). В апараті управління органів муніципального самоврядування створюється загальний відділ. До його складу включаються: секретаріат, канцелярія, група контролю, протокольна група, група вдосконалення роботи з документами, група листів (скарг), копіювально-розмножувальне бюро, архів.

У невеликих за обсягом роботи з документами підприємствах і фірмах, що не мають служби ДОП, в структурних підрозділах роботу з документами виконує секретар керівника (інспектор, референт) або спеціально призначена особа.

Необхідно, щоб штатна чисельність служби ДОУ відповідала обсягу роботи і забезпечувала високу якість діловодства в організації. Служби ДОУ повинні бути укомплектовані фахівцями з відповідною вищою і середньою спеціальною освітою.

Для визначення кількості працівників служби ДОУ застосовуються галузеві нормативи чисельності, що розробляються на підставі типових міжгалузевих нормативів чисельності службовців, запитах в економічних та адміністративно-господарських службах виробничих підприємств, і укрупнені нормативи часу - на роботи з діловодних обслуговуванню.

Працівники служби здійснюють свої функції відповідно до посадової інструкції, затвердженої керівником організації. Посадова інструкція працівника служби ДОУ складається з наступних розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права працівників, взаємини (зв'язку за посадою), відповідальність працівника, оцінка роботи.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Положення про службу документаційного забезпечення управління
Організаційна структура служби документаційного забезпечення управління
Служби документаційного забезпечення управління
АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
Нормування документаційних робіт служби документаційного забезпечення управління
Права і відповідальність служби документаційного забезпечення управління
Документаційний супровід обстеження на прикладі процесів аналізу кадрового забезпечення в системі управління
Інструкція з документаційного забезпечення управління
Види ІС управління документаційне забезпечення
Форми організації документаційного забезпечення управління
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук