Навігація
Головна
ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУДокументообіг та діловодство в страховій організаціїСистеми електронного документообігуДокументообіг як функція управління знаннямиОрганізація документообігуОрганізація документообігуОрганізація документообігу на підприємствіОрганізація електронної системи управління документообігомПравове регулювання в галузі організації електронного документообігуДокументообіг виконавця
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Документообіг організації

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

За загальним принципам організації документообігу можна віднести наступні:

- Оперативність руху документів, його цілеспрямоване регулювання і оптимальне здійснення;

- Забезпечення однаковості в порядку проходження і технології обробки основних категорій документів;

- Виключення інстанцій проходження і дій з документами, не обумовлених ділової необхідністю.

Таким чином, головним правилом організації документообігу є оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами праці і часу.

Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення називається документообігом.

Вся документація установи ділиться на три документопотока:

- Вхідні (надходять) документи;

- Вихідні (відправляються) документи;

- Внутрішні документи.

Кількість документів всіх потоків за рік складе обсяг документообігу установи. Величина документообігу потрібна для розрахунку необхідної чисельності діловодного персоналу.

У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити наступні етапи:

- Прийом і первинна обробка документів;

- Попередній розгляд і розподіл документів;

- Реєстрація документів;

- Контроль за виконанням;

- Інформаційно-довідкова робота;

- Виконання документів і відправлення.

Порядок проходження документів та операції з ними у федеральних органах виконавчої влади регламентуються:

- Типовим регламентом взаємодії федеральних органів виконавчої влади, затвердженим постановою Уряду РФ від 19 січня 2005 № 30;

- Типовим регламентом внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади, затвердженим Постановою Уряду РФ від 28 липня 2005 № 452.

До регламентуючих документів відносяться також: інструкція але діловодства; регламент федерального органу виконавчої влади; табель уніфікованих форм документів; положення про структурні підрозділи; посадові інструкції та посадові обов'язки.

На основі цих документів в кожній організації розробляються внутрішні регламенти та інструкції, затверджувані керівником організації та є нормативними документами з діловодства в організації.

Вся документація організації по відношенню до апарату управління ділиться на три документопотока: вхідні документи, вихідні документи та внутрішні документи.

Основними параметрами цих потоків, що враховуються при організації документообігу, є:

- Напрямок потоку, яке визначається пунктами відправлення та призначення;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через його перетин в одиницю часу;

- Структура потоку, обумовлена різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікаційного поділу;

- Режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.

Рух документів в кожному потоці повинно бути прямоточним, тобто виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Різні операції по обробці документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання.

Документообіг сучасної організації формується па основі синтезу традиційних "паперових" і комп'ютерних технологій. Документи, як правило, створюються за допомогою сучасних інформаційних технологій, а їх пересилання, обробка та зберігання здійснюються як в електронному, так і в паперовому вигляді.

Для автоматизації документаційного забезпечення управління використовують різні інформаційні технології:

- Програмне забезпечення для підготовки графічних і текстових документів, обробки зображень і оптичного розпізнавання символів (дозволяє працювати з графічними образами документів і текстовими файлами);

- Системи управління документами, що забезпечують автоматизацію зберігання, пошуку і управління електронними документами;

- Системи автоматизації ділових процедур, призначені для забезпечення колективної обробки документів у процесі реалізації різних бізнес-процесів;

- Програмні системи для робочих груп, службовці організації електронної взаємодії виконавців на основі постійного обміну документами.

Основні положення по організації документообігу відображаються в статуті організації, положеннях про підрозділи, наказах про розподіл обов'язків, організаційній структурі, а головними документами, що регламентує конкретні способи організації документообігу, є інструкція з діловодства та графік документообігу.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Інструкція з діловодства. Для встановлення та закріплення єдиного порядку складання документів та організації роботи з ними на кожному підприємстві розробляється інструкція з діловодства.

Інструкція з діловодства повинна містити:

- Зразки оформлення документів із зазначенням імен файлів, при цьому на комп'ютерах співробітників повинні бути встановлені шаблони документів, що застосовуються в роботі організації;

- Номенклатуру справ організації та порядок її складання, затвердження і перегляду;

- Порядок реєстрації документів;

- Правила зберігання файлів (із зазначенням директорії і папки, в якій слід зберігати файли різних видів документів);

- Терміни храпения документів і файлів;

- Правила роботи з версіями документів, для яких передбачено знищення всіх попередніх варіантів (тобто зберігання тільки одного файлу з останнім підписаним (затвердженим) варіантом документа);

- Терміни, порядок і відповідальних за виконання та розсилку документів;

- Порядок інформування керівництва організації про стан виконання документів;

- Правила складання та оформлення справ;

- Порядок тимчасового вилучення документів із справ;

- Правила проведення науково-технічної обробки документів для передачі їх на архівне зберігання;

- Порядок знищення документів після розгляду описів та актів експертною комісією;

- Методичне керівництво роботою з документами.

Якщо в організації з яких-небудь причин (фірма дуже невелика, тільки почала свою діяльність і т.д.) ще не розроблена інструкція з діловодства, то при роботі з документами можна скористатися "Правилами підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації "і" Методичними рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади ".

Графік документообігу. Створення та обробка документів провадяться відповідно до порядку і термінів, встановлених графіком документообігу організації.

Графік документообігу складається у вигляді схеми або переліку робіт, виконуваних кожним підрозділом організації, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Для кожної організації графік документообігу повинен розроблятися з урахуванням її конкретних особливостей: розміру, виду діяльності, структури управління тощо

Рекомендується за кожним документом включати в графік документообігу наступні розділи:

1) порядок створення документа:

- Кількість примірників;

- Відповідальний за виписку;

- Відповідальний за оформлення;

- Відповідальний за виконання;

- термін виконання;

2) порядок перевірки документа:

- Відповідальний за перевірку;

- Хто представляє;

- Порядок подання;

- Термін подання;

3) порядок обробки документа:

- Виконавець;

- термін виконання;

4) порядок передачі документа в архів:

- Виконавець;

- Термін передачі.

Кожному виконавцю доцільно вручити виписку з графіка, в якій перераховані документи, які стосуються СТО Робота. Особи, складає і підписує управлінські документи, повинні забезпечувати своєчасне і якісне оформлення документів, а також достовірність які у них даних.

Роботу зі складання графіка документообігу і контроль його виконання організовує керівник спеціального структурного підрозділу (управління справами, загального відділу, канцелярії, секретаріату та ін.). Графік документообігу затверджується керівником організації.

Організація документообігу із застосуванням комп'ютерних технологій повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.

Правильне складання графіка документообігу і його дотримання сприяють раціональному розподілу посадових обов'язків між працівниками та посиленню контрольних функцій, забезпечують своєчасність підготовки необхідних управлінських документів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
Документообіг та діловодство в страховій організації
Системи електронного документообігу
Документообіг як функція управління знаннями
Організація документообігу
Організація документообігу
Організація документообігу на підприємстві
Організація електронної системи управління документообігом
Правове регулювання в галузі організації електронного документообігу
Документообіг виконавця
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук