Навігація
Головна
Організація роботи з вихідними документамиОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИМЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ОРГАНІЗАЦІЇ позааудиторної роботи...ОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИОрганізація роботи з вхідними документамиЗагальні правила роботи з документами. Слідчий огляд документів -...Організація роботи з документамиОрганізація роботи з нормативними правовими документами в установах...ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З КОНФІДЕНЦІЙНИМИ ДОКУМЕНТАМИІндивідуальна форма організації роботи учнів
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Форми організації роботи з документами

Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті - централізовану, децентралізована і змішану.

Централізована форма передбачає зосередження всіх технологічних операцій по роботі з документами у віданні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярії, загального відділу) або одного співробітника (секретаря установи). У цьому підрозділі (або цим співробітником) виконується повний цикл технологічних операцій з обробки документів від моменту їх отримання або створення до здачі в архів: прийом та обробка документів, що надходять, їх реєстрація, контроль за виконанням, довідково-інформаційна робота, систематизація та зберігання документів, відправка документів, обробка документів для їх передачі в архів.

Централізація окремих операцій з обробки документів є найбільш раціональною формою організації діловодства, оскільки дозволяє знизити витрати на обробку документів, поліпшити організацію праці працівників служби справу виробництва за рахунок спеціалізації і взаємозамінності окремих працівників, ефективно використовувати оргтехніку, досягти єдності організаційного та методичного керівництва документаційне забезпечення. Однак повна централізація роботи з документами можлива тільки в невеликих установах з обсягом документообігу до 10 тис. Документів на рік.

Децентралізована форма організації документаційного обслуговування являє собою повну протилежність централізованої служби. Кожен структурний підрозділ однієї організації створює свою власну службу для роботи з документами, в якій автономно виконується весь цикл операцій по створенню, зберіганню, систематизації документів даного структурного підрозділу. Ця форма характерна для організацій та установ, апарат яких територіально роз'єднаний, а також для тих, в яких документування діяльності має специфічні особливості (наприклад, виходячи з міркувань захисту інформації або самостійності діяльності структурних підрозділів).

Змішана форма організації роботи з документами -найпоширеніше. При цьому частина операцій (найчастіше прийом і обробка вступників та відправляються документів, їх реєстрація, контроль за термінами виконання, виготовлення, тиражування, архівне хропіння) зосереджується в центральній службі діловодства, а в кожному структурному підрозділі (в департаментах, управліннях, відділах) виконуються операції по створенню (друку) документів, їх систематизації, зберіганню справ, їх Предархівна обробці.

Варіантом змішаної форми є така організація роботи з документами, при якій одна і та ж технологічна операція (наприклад, реєстрація документів або контроль за їх виконанням) проводиться для одних масивів документів централізовано (в канцелярії), а для інших - децентралізовано (у структурних підрозділах) .

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Поділ масивів документів у разі використання традиційних (ручних) методів роботи проводиться за критерієм адресування: якщо документ адресований керівництву організації, він реєструється в канцелярії, якщо керівництву структурного підрозділу, то в цьому підрозділі. Найчастіше в структурних підрозділах реєструють внутрішні документи - за місцем їх створення. Наприклад, в бухгалтерії - бухгалтерські документи, у відділі кадрів - документи по особовому складу і т.д.

Використання новітніх комп'ютерних технологій, наявність факсимільних апаратів, факс-модемних пристроїв комп'ютерів дозволяють організувати прийом і реєстрацію документів, що надходять, контроль за їх виконанням, інформаційно-довідкову роботу в структурних підрозділах.

У створенні та організації служби діловодства питання вибору організаційної форми - один з найскладніших. Діючі державні нормативні методичні акти не регламентують форму роботи з документами.

У кожному конкретному випадку вибір організаційної форми роботи з документами залишається прерогативою самої служби діловодства та керівництва установи. Вирішення цього питання пов'язане з первісної організацією служби діловодства.

Залежно від змін, які відбуваються у зв'язку з перетвореннями самої організації (фірми), від модернізації технології обробки документів змінюється і ступінь централізації і децентралізації роботи з документами.

Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.

Технологічний ланцюжок руху та обробки документів у загальному вигляді включає кілька етапів: прийом і первинну обробку; попередній розгляд і розподіл; реєстрацію; направлення на виконання; виконання; оформлення і посвідчення; відправку.

Документообіг ділиться на складові - потоки, що забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні.

По відношенню до системи управління виділяють наступні документопотоки:

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Вхідний (документи, що надходять в організацію);

- Внутрішній (документи, що не виходять за межі організації);

- Вихідний (документи, що відправляються з організації).

Названі вище документопотоки розрізняються складом документів, порядком їх обробки і напрямком руху. Кожен документопоток має свій досить стабільний маршрут руху, який залежить від розподілу обов'язків між керівниками, ступеня регламентації функцій останнього і структурних підрозділів, а також прийнятої в організації технології роботи з документами.

Розглянемо деякі особливості організації цих документопотоков.

Порядок обробки вхідних документів. Прийом та обробка вхідних документів проводиться працівником служби діловодства або секретарем. Ці документи можуть надходити поштою, телеграфом, факсом, через кур'єра або електронною поштою. Необхідно організувати облік надходження документів з усіх джерел, їх первинну обробку, а також координувати їх рух.

Рух документів, що надійшли і робота з ними відбувається за такими етапами:

- Прийом і первинна обробка;

- Попередній розгляд, розподіл, розмітка;

- Реєстрація;

- Розгляд керівництвом;

- Направлення на виконання;

- Контроль виконання;

- Виконання;

- Підшивка у справи;

- Використання в інформаційно-довідковій роботі.

Прийом надходять в організацію документів проводиться після ретельної перевірки адресних даних кореспонденції, а також її кількості. Поштові відправлення приймаються під розпис у книзі видачі разом з описом-реєстром на всі отримувані документи. В окремих випадках перевіряється також вага відправлень, цілісність упаковки і збереження печаток.

Після розкриття конвертів перевіряється комплектність і збереженість вкладень. При виявленні на конвертах ушкоджень, відсутності документів, додатків до них або окремих сторінок, а також невідповідності документів або додатків, про це повідомляють відправникові й роблять відмітку на самому документі і в журналі реєстрації вхідних документів в графі "Примітка".

Після первинної обробки всі конверти знищуються. Лише у разі необхідності визначення адреси відправника, часу відправлення або отримання конверти зберігаються, тому що можуть служити підтвердженням відповідних фактів.

При обробці надходить кореспонденції конверти з позначкою "Особисто" Чи не розкриваються, а передаються безпосередньо адресату. При цьому на конвертах можуть проставлятися дата і обліковий номер. Кореспонденція, яка має позначку "Конфіденційно", обробляється співробітником, які мають до неї допуск.

Отримання вхідних документів допомогою технічних засобів здійснюється безпосередньо в офісі. При цьому па особливо важливі документи або повідомлення запитується підтвердження і тільки після цього їх зміст доводиться до керівника. Обов'язково перевіряється загальна кількість отриманих сторінок та їх відповідність числу сторінок, зазначеній у документі. Про які-небудь невідповідності або поганій якості переданого тексту слід негайно повідомити відправнику.

Попередній розгляд документів, що надходять проводиться в першу чергу з метою їх розподілу на нереєстровані і реєстровані. Нерегістріруемого документи передаються безпосередньо в структурні підрозділи організації.

На реєстрованих документах проставляється штамп, де вказується їх порядковий обліковий номер і дата надходження. У штампі також може бути передбачено місце для наступного проставлення вхідного реєстраційного індексу.

Крім того, на етапі попереднього розгляду вхідних документів необхідно здійснити їх відбір з метою спрямування керівнику найбільш важливих і термінових, адже більша частина рішень з інформації може бути прийнята заступниками керівника, а також керівниками або спеціалістами структурних підрозділів.

При перегляді надійшли на ім'я керівника документів виявляються ті, які повинні бути йому представлені в обов'язковому порядку. Це розпорядчі документи вищих органів влади та управління, документи з ключових питань діяльності організації і т.д. Перелік таких питань може бути складений самим керівником.

Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, які мають в адресі вказівка структурного підрозділу або прізвище співробітника організації.

Документи, призначені для декількох структурних підрозділів, передаються їм по черзі або в копіях. На документах, переданих в структурні підрозділи, у правому верхньому кутку першого аркуша проставляється умовне позначення відповідного департаменту або відділу (наприклад, "ВП" - відділ продажів або 07 - шифр цього підрозділу).

При передачі документів безпосереднім виконавцям зазначаються їх прізвища та ініціали. При розмітці і направленні документів також можуть застосовуватися умовні позначення посадових осіб (наприклад, 01 - директор, 02 - заступник директора і т.д.).

Процес попереднього розгляду документів може полегшити використання настільного пристрою сортування, яке являє собою набір лотків, що мають наклейки з умовним позначенням структурних підрозділів та посадових осіб організації. У ці лотки розкладаються надходять документи. При невеликому обсязі документів можна використовувати спеціальні папки з роздільниками.

При здійсненні попереднього розгляду документів також слід з'ясувати, чи не потребують документи, передані керівництву організації, в підборі додаткових матеріалів (нормативних документів, попередньої листування і т.д.). Відповідні документи підбираються діловодом і передаються керівникові разом з вхідними документами.

Якщо в обов'язки діловода входить доповідь керівнику про надійшли документах, необхідно попереднє ознайомлення з усіма матеріалами.

При підготовці отриманих документів на доповідь керівнику здійснюється їх розмітка (виділення заголовків і деяких інших реквізитів кольоровим маркером) і укладання (документи, що вимагають першочергового розгляду, кладуться в папку поверх інших або містяться в окрему папку).

Передача вхідних документів на розгляд керівнику повинна здійснюватися після їх реєстрації. Зазвичай це відбувається в день надходження документів в організацію.

Керівник розглядає документи, як правило, в день їх надходження і в той же день передає їх діловоду, якому слід переконатися в наявності резолюції керівника на кожному повернутому документі. У резолюції призначаються виконавці, визначаються терміни виконання і даються конкретні вказівки по виконанню даного документа.

Ці відомості повинні бути занесені в реєстраційний журнал, після чого документ передається на виконання. Резолюція може послужити підставою для постановки документа па контроль.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то посадова особа, вказаний першим, вважається відповідальним виконавцем. Для забезпечення оперативного виконання документа кількома особами секретар робить відповідну кількість копій.

При цьому необхідно стежити, щоб копіювання документів не виходило за рамки розумного, оскільки збільшення обсягу документообігу призводить до додаткових витрат праці, матеріалів і часу, що в кінцевому підсумку знижує ефективність роботи всієї організації.

Документ, переданий відповідальному виконавцю під розпис у журналі реєстрації (з проставленням дати отримання), знаходиться у нього до остаточного вирішення питання.

Коли робота з документом завершена (виконано конкретне завдання, складений у відповідь документ і т.д.), на ньому проставляється відмітка про виконання і направлення його до справи. Потім документ підшивається в справу, яка може мати, наприклад, заголовок "Листування з зовнішніми організаціями за 2013 (вхідні)". Надалі цей документ може бути використаний для інформаційно-довідкової роботи.

Порядок обробки вихідних документів. Документи, які відправляються організацією, називаються вихідними.

Обробка таких документів відбувається за такими етапами:

- Складання виконавцем проекту;

- Узгодження проекту;

- Доопрацювання проекту (у разі необхідності);

- Візування (у разі необхідності);

- Перевірка правильності оформлення проекту;

- Підписання керівником (у необхідних випадках - утверждение);

- Реєстрація;

- Відправка адресату;

- Підшивка другого примірника (копії) у справу;

- Використання в інформаційно-довідковій роботі.

Підготовка проекту документа починається зі збору необхідної інформації. Виконавець вивчає нормативні акти з відповідної тематики, аналізує видані раніше документи і т.д. Потім розробляється проект документа.

Правильність оформлення проекту документа перевіряє працівник служби діловодства або секретар. Вихідні документи оформляються у двох примірниках (за винятком факсограм і телефонограм, які складаються в одному примірнику).

Далі в разі необхідності проект документа проходить узгодження з керівниками структурних підрозділів, яке оформляється візами, проставляє на лишається в організації екземплярі. Крім того, в окремих випадках погодження може бути зовнішнім.

Узгодження може відбуватися паралельно (коли для попереднього ознайомлення проект документа передається всім бере участь у його підготовці організаціям та особам) і послідовно (коли проект направляється по черзі в різні організації та підрозділи відповідно до їх функціями).

Після отримання на проекті документа всіх віз його передають на підпис керівнику організації разом з усіма додатками. За необхідності разом з ним можуть бути надані інші документи, на підставі яких був складений даний проект (контракти, рекламації, ініціативні листи, акти, нормативні документи і т.д.). Керівник може внести зміни і в що підписується документ або повернути його на доопрацювання виконавцю.

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню і на яких ставиться гербова печатка, представлений в додатках 7-8.

Вихідні документи можуть бути підписані не лише керівником організації, а й керівниками структурних підрозділів. Чим вище рівень підписання документів, тим більше інстанцій повинен пройти документ. У зв'язку з цим по багатьох випадках слід надавати право підпису на вихідних документах керівникам структурних підрозділів відповідно до їх функціями.

Після підписання документ передається секретарю для реєстрації (внесення необхідних відомостей в журнал реєстрації вихідних документів). Після реєстрації і присвоєння що виходить документа номери необхідно проставити його на обох примірниках. У той же день після перевірки правильності адресування та комплектності документ повинен бути відправлений адресату.

Другий примірник відправленого документа (або єдиний екземпляр факсограми) підшивається в справу з виходить перепиской. Згодом він може бути використаний в інформаційно-довідковій роботі.

Порядок роботи з внутрішніми документами. Внутрішні документи складаються, виконуються і зберігаються в рамках даної організації.

На етапах підготовки та оформлення порядок роботи з ними такий же, як і з вихідними документами:

- Складання проекту виконавцем;

- Перевірка правильності оформлення;

- Узгодження проекту;

- Підписання керівником (у необхідних випадках - утверждение);

- При підвищених вимогах до забезпечення схоронності документів або їх великих обсягах - реєстрація.

На етапах виконання і завершення роботи з внутрішніми документами порядок роботи з ними буде таким же, як з вхідними документами:

- Передача виконавцю (при наявності декількох виконавців - копіювання документа);

- Контроль виконання;

- Виконання;

- Проставлення відмітки про виконання;

- Підшивка у справу;

- Використання в інформаційно-довідковій роботі.

Надалі внутрішні документи можуть використовуватися в інформаційно-довідковій роботі протягом терміну від одного року до трьох років. За рішенням експертної комісії цей термін може бути продовжений або документи можуть бути передані в архів або знищені.

Удосконалення документообігу найрозумніше почати з внутрішніх документів. У роботі з такою документацією необхідно вирішити питання скорочення дублюючих один одного документів, зменшення кількості виготовляються копій, а також більш широкого використання без документного вирішення поточних питань всередині організації.

Для цього слід використовувати можливості локальної комп'ютерної мережі, яка дозволяє замінити традиційні документи електронними. При цьому зростає оперативність передачі і пошуку необхідних документів всередині організації, економиться папір і тонер, забезпечується можливість роботи над одним документом відразу декількох виконавців на своїх робочих місцях.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Організація роботи з вихідними документами
ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЛОКАЛЬНИХ СИСТЕМ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ОРГАНІЗАЦІЇ позааудиторної роботи СТУДЕНТІВ
ОРГАНІЗАЦІЯ ПОТОЧНОЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Організація роботи з вхідними документами
Загальні правила роботи з документами. Слідчий огляд документів - речових доказів
Організація роботи з документами
Організація роботи з нормативними правовими документами в установах соціального захисту
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З КОНФІДЕНЦІЙНИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Індивідуальна форма організації роботи учнів
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук