Навігація
Головна
РЕЄСТРАЦІЯ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВПодання документів для реєстрації кандидатів, списків кандидатівОрганізація контролю виконання документівТерміни виконання документівПорядок реєстрації документів і облік громадян РФ в готелях...Вимоги до документів, що подаються на державну реєстрацію правОсобливості виконання окремих виконавчих документівРобота з текстом документаДокументи на контроліЦілі і рівні контролю виконання
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Реєстрація і контроль виконання документів

Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. При реєстрації вступників документів проставляється дата та індекс надходження в реєстраційному штампі.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікаторами кореспондентів, виконавців і ін.

В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою або тире.

Реєстрації підлягають всі документи, потребують обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові й ін.), Як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих , підвідомчих та інших організацій і від приватних осіб. Цей порядок поширюється як на традиційні паперові документи, так і на створювані комп'ютерними засобами (електронні).

Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день полпісанія або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Реєстрація документів провадиться в межах груп, залежно від назви виду документа, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, плани роботи підвідомчих організацій та ін. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної реєстрованої групи.

Реєстрація надходять і які створюються проводиться, як правило, децентралізовано: в місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація - в плановому відділі, постачальницька - у відділі постачання, бухгалтерська - у бухгалтерії. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з діловодства або в наказі керівника.

Документи реєструються у реєстраційних журналах або інших реєстраційних формах (наприклад, картках).

На вибір форми реєстрації впливають:

- Кількість вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

- Наявність документів, що вимагають суворого обліку;

- Прийнята в організації система діловодства (централізована або децентралізована);

- Можливість використання організацією комп'ютерних технологій обробки документів.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Журнальна форма реєстрації використовується, коли необхідно реєструвати документи суворого обліку (наприклад, конфіденційні), документи про освіту (атестати, дипломи), документи, що засвідчують що-небудь, і т.п. Така форма реєстрації забезпечує умови для кращого захисту відомостей про документах.

У сучасній управлінській практиці журнали для реєстрації документів доцільно застосовувати при невеликому обсязі документообігу. Вхідні, вихідні, внутрішні документи, а також документи, що мають гриф обмеження доступу, реєструються в окремих журналах.

Карткова форма реєстрації дозволяє зробити процес реєстрації документів більш швидким і зручним, тому вона широко застосовується в самих різних організаціях. Відомості про реєстроване документі заносяться в реєстраційно-контрольну картку. Форма картки, її розмір, необхідні реквізити та їх розташування визначаються організацією самостійно.

Реєстраційна картка має лицьову і оборотну сторони. Лицьова сторона призначена для реєстрації вхідних документів, оборотна - для вихідних і внутрішніх. Так, при реєстрації листів-відповідей відомості про них заносяться на зворотний бік картки, яка вже використовувалася для реєстрації вхідного листа.

Кількість примірників реєстраційної картки визначається організацією самостійно в залежності від централізації ведення діловодства, кількості довідкових картотек, виконавців документа і т.д. Зазвичай потрібно три екземпляри карток: один поміщається в контрольну картотеку, другий - у довідкову, а третій передається виконавцю разом із документом.

Останнім часом все більшого поширення набувають автоматизовані системи реєстрації, які дозволяють заповнювати реєстраційні форми на комп'ютері і створювати при цьому базу даних у документах організації.

Для досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних і створення умов переходу до автоматизованої реєстрації встановлюється наступний склад реквізитів реєстрації:

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Автор (кореспондент);

- Назва виду документа;

- Дата документа;

- Індекс документа (дата та індекс надходження документа) - для вступників в організацію документів;

- Заголовок документа або його короткий зміст;

- Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

- термін виконання;

- Позначка про виконання (короткий запис вирішення питання але суті, дата фактичного виконання і індекс документа - відповіді);

- Номер справи.

У разі необхідності склад реквізитів може бути доповнений такими даними: виконавці, розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання, додатки та ін.

Реєстрацію документів можна розглядати як початковий етап контролю їх виконання. Можливість перевірки виконання документів повинна бути закладена в системі діловодства, прийнятої в організації.

Припустимо, керівник організації дає доручення секретарю поставити на контроль виконання окремих документів. Отримавши відповідні вказівки, секретар проставляє червоним маркером літеру "К" на лівому полі документа напроти реквізиту "Заголовок".

Потім в реєстраційному журналі робиться відмітка про контроль, терміни виконання і відповідальних виконавців. Ці дані беруться з резолюції керівника на документі. У деяких організаціях на контрольовані документи додатково заповнюються контрольні картки, з яких формується контрольна картотека.

Якщо документ призначений для виконання кількома посадовими особами, секретар робить необхідну кількість копій і передає їх всім виконавцям (оригінал - відповідальному виконавцю).

Термін виконання для більшості документів не повинен перевищувати 10 днів. Протягом цього періоду секретарю надолужити відзначити проміжні терміни перевірки виконання документа. В результаті попередніх перевірок секретар отримує інформацію про хід виконання документа.

У разі суттєвої затримки виконання необхідно доповісти про це керівнику організації для прийняття екстрених заходів. Продовження термінів виконання може проводитися тільки за вказівкою керівника.

Для реєстрації та контролю виконання документів можуть використовуватися засоби оргтехніки.

Перелік типових термінів виконання документів представлений у додатку 9.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

РЕЄСТРАЦІЯ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Подання документів для реєстрації кандидатів, списків кандидатів
Організація контролю виконання документів
Терміни виконання документів
Порядок реєстрації документів і облік громадян РФ в готелях Російської Федерації
Вимоги до документів, що подаються на державну реєстрацію прав
Особливості виконання окремих виконавчих документів
Робота з текстом документа
Документи на контролі
Цілі і рівні контролю виконання
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук