Навігація
Головна
Цінна інформація і конфіденційні документиВизначення документа, електронного документа та інших форм...Цінність комерційної інформаціїВизначення форм представлення необхідної інформаціїНадання інформації інвестору професійним учасником ринку цінних...ІНФОРМАЦІЯ. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇРозкриття інформації професійними учасниками ринку цінних паперівІнформація про випуск цінних паперів, розкривана емітентомІнформація та інформаційні процеси в організаційно-економічній сферіМетодика визначення викривлення інформації
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Визначення цінності документів і документної інформації

Повний цикл взаємодії фахівця з документної середовищем включає наступні стадії:

- Документування, розуміється як особливими способами засвідчена фіксація інформації на різних носіях;

- Використання, що включає облік документів в поточній діяльності громадян і організацій;

- Хропіння документів і відомостей про них з метою наступного, можливо неодноразового, використання.

Значення і цінність документів, що утворюються в діяльності організації, отриманих нею від кореспондентів на різних носіях і з використанням всіляких засобів їх доставки, неоднакова.

Одні документи необхідні тільки для оперативної роботи з ними протягом досить обмеженого часу.

Інші, які містять нормативну базу і основні віхи становлення і розвитку організації, фірми, корпорації, представляють цінність тільки для даного підприємства.

Треті, що відображають науково-технічні досягнення, роботу системи управління, громадське життя, мають важливе науково-технічне, історичне, економічне значення; як пам'ятники історії і культури вони, як і архітектурні, матеріальні пам'ятки епохи, повинні зберігатися максимально довго, в ідеалі - безстроково, тобто, по документної термінології, постійно.

Четверті, що містять інформацію про громадян, випускників навчальних закладів та інші, мають соціальне значення і повинні зберігатися протягом всього життя людини, але в кінцевому рахунку втрачають свою цінність, оскільки мають особистісний характер і становлять інтерес в силу їх масовості тільки для конкретного індивідуума.

В силу типовості і неодноразової повторюваності завдань системи управління з'являється можливість проведення оцінки цінності документної інформації, що циркулює в будь-якій системі управління, на основі єдиних критеріїв.

Оцінка документів проводиться практично на всіх етапах їх створення та обробки. Це узгодження проекту, визначення форми документа і порядку доведення його до адресата (виконавців), встановлення системи реєстрації і, нарешті, контролю за виконанням документів.

Найбільш тісно саме реєстрація пов'язана з вивченням цінності документів для визначення термінів зберігання (і відбору частини з них для тривалого і постійного зберігання). Така діяльність в системі управління отримала професійний термін "експертиза цінності документів".

В установах, організаціях і на підприємствах для проведення експертизи цінності документів, створених та отриманих ззовні, а також для розгляду нормативно-методичних документів по роботі служб документаційного забезпечення, посадових інструкцій у частині роботи з інформацією, табелів форм документів та інших питань, створюються постійно діючі експертні комісії.

В архівних органах, в державних архівах діють експертно-перевірочні комісії. Загальне керівництво цією роботою здійснює центральна експертно-перевірочна комісія Росархіву.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

У великих організаціях з великим обсягом документообігу створюється центральна експертна комісія (далі - ЦЕК), основними завданнями якої стають, крім перерахованих, розгляд і узгодження результатів роботи експертних комісій структурних підрозділів, цехів, філій.

Функціонування центральної експертної комісії визначається "Примірним положенням про ЦЕК міністерства (відомства) Російської Федерації", затвердженим наказом Росархіву від 17 березня 1998 № 19.

Положення застосовується для створення експертних служб міністерств і відомств суб'єктів РФ, інших установ, що зберігають документи державної частини Архівного фонду РФ, які мають підвідомчу мережу організацій.

Міністерствам і відомствам РФ рекомендовано на основі Примірного положення розробити індивідуальні положення про центральні експертних комісіях і за погодженням з Росархивом ввести їх у дію.

Центральні експертні комісії створюються для того, щоб забезпечити збереження цінних історичних документів, що утворюються в діяльності федеральних органів державної влади, організацію та проведення методичної роботи з експертизи цінності документів та відбору їх на постійне державне зберігання.

Правовими підставами розробки та впровадження Примірного положення про ЦЕК є те, що Росархів, згідно з Положенням про Державну архівну службу Росії (нині Росархів), зобов'язаний забезпечувати державне регулювання розвитку архівної справи в країні, здійснювати міжгалузеву координацію діяльності державних та відомчих архівів і контролювати дотримання законодавства РФ в галузі архівної справи. Головними завданнями ЦЕК є:

- Формування, забезпечення збереження і використання документів архівного фонду РФ;

- Координація діяльності федеральних органів державної влади в галузі архівної справи і діловодства, розвиток спільно з цими органами державної системи діловодства та уніфікованих систем документації.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Міністерства та відомства зобов'язані протягом певного часу зберігати цінну документацію, що вийшла з оперативного використання в управлінні, у відомчих архівах.

Право визначати цінність документів на підставі їх експертизи належить Федеральної архівної службі, для чого вона розробляє і затверджує типові переліки документів, що підлягають передачі на державне зберігання; федеральні органи державної влади розробляють і затверджують але погодженням з Росархивом відомчі переліки документів зі строками зберігання.

Федеральні органи влади зберігають документи протягом 15 років, а потім у впорядкованому вигляді, відповідно до вимог архівної обробки, передають їх у федеральні державні архіви.

Ці документи включаються в державну частину архівного фонду РФ і надаються для використання всім юридичним і фізичним особам.

Центральна експертна комісія МОЗ (відомства) здійснює організаційно-методичне керівництво і контроль за всіма процедурами визначення цінності документів, забезпечення їх збереження та обліку, архівної обробки та опису, передачі документів з діловодства в відомчий архів, передачі документів на державне зберігання.

Експертна комісія - це дорадчий орган, її рішення набувають чинності після затвердження керівником організації, так як згідно з законодавством він несе відповідальність за збереження документів.

Об'єктами розгляду експертної комісії насамперед є:

- Щорічно составляемая номенклатура справ;

- Описи справ постійного і довготривалого (понад 10 років) зберігання;

акти про анулювання і про виділення до знищення документів і справ незалежно від виду носія;

- Комплекси документів: справи, проекти, одиниці зберігання на непаперових носіях на предмет правильності їх оформлення для постійного і довготривалого зберігання.

Експертиза здійснюється на основі загальних критеріїв оцінки походження, змісту, зовнішніх особливостей документів критеріями оцінки походження є роль і місце організації, діяча науки, культури, політики в системі державного управління, економіки, політики, соціального життя суспільства, значимість її (його) діяльності, час і місце освіти документів.

Критеріями оцінки змісту можна назвати значимість події, явища, предмета і фактів, відображених у документах, значення зафіксованої в документах інформації, її повторюваність в інших документах, цільове призначення, вид і різновид конкретного документа.

До критеріїв оцінки зовнішніх особливостей документа відносяться: юридична достовірність, тобто наявність необхідних підписів, дат. печаток, резолюцій, отметок- про проходження і виконанні, особливості передачі тексту, матеріальної основи носія інформації, його фізичного стану, способу передачі інформації.

Крім того, для кожної групи документів існують і власні, специфічні критерії їх оцінки: значимість інформації для розвитку науки, техніки, виробництва, новизна поставлених завдань і запропонованих рішень, пріоритетність авторства, економічна ефективність, соціальна значимість, комплектність і повнота викладу суті проблеми та ін .

Відповідно до багатогранністю оцінки документів і формується склад експертної комісії. Члени комісії повинні добре знати функції, структуру своєї організації, систему документаційного забезпечення - склад і зміст всієї сукупності документів. Експертна комісія створюється відповідно до положення про неї з найбільш кваліфікованих співробітників.

Протоколи експертної комісії про погодження (схвалення) номенклатури справ, описів на справи постійного зберігання та але особовому складу, про збільшення типових термінів зберігання документів, про встановлення строків зберігання документів, не передбачених діючими переліками Росархіву, акти про виділення документів до знищення в державних установах і інших організаціях затверджуються керівником тільки після їх узгодження з відповідним органом архівної служби.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Цінна інформація і конфіденційні документи
Визначення документа, електронного документа та інших форм представлення інформації
Цінність комерційної інформації
Визначення форм представлення необхідної інформації
Надання інформації інвестору професійним учасником ринку цінних паперів
ІНФОРМАЦІЯ. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ
Розкриття інформації професійними учасниками ринку цінних паперів
Інформація про випуск цінних паперів, розкривана емітентом
Інформація та інформаційні процеси в організаційно-економічній сфері
Методика визначення викривлення інформації
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук