Навігація
Головна
ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ФОРМУВАННЯ СПРАВ, СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ОБЛІК...Загальні принципи формування справТЕХНІКА СИСТЕМАТИЗАЦІЇ ТА ІНТЕРПРЕТАЦІЇ ЮРИДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВЗагальні вимоги до бланків документів та оформлення документівОперативне зберігання документів і формування справФормування справФормування, оформлення та зберігання справ, що містять конфіденційні...Вимоги до оформлення реквізитів документівЗагальні вимоги до юридичної сили і оформленню документівОформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Загальні вимоги до систематизації документів і формуванню справ

Вдосконалення роботи апарату управління, оперативність і якість вирішення питань, що містяться в документах, значною мірою залежать від організації храпения документів, тобто від методів їх класифікації. Науково обгрунтована класифікація документів має велике значення не тільки для оперативної роботи в організаціях, але і для подальшого зберігання і використання документів у відомчих, державних архівах.

Єдиний підхід до класифікації документів в організації забезпечує номенклатура справ, яка:

- Являє собою систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку;

- Є класифікаційним довідником, обов'язковим для складання у всіх державних організаціях, і повинна містити повний перелік справ, що заводяться усіма структурними підрозділами;

- Закріплює класифікацію (угруповання) виконаних документів у справи, систематизацію і індексацію справ, терміни зберігання справ;

- Служить основним обліковим документом у діловодстві, у відомчому архіві вона використовується як облікового документа для справ тимчасового (до 10 років включно) храпения, а також як основа при складанні описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання;

- Необхідна для організації інформаційно-пошукової системи, тобто класифікаційна основа номенклатури є одночасно і основою для побудови різних картотек, довідників і покажчиків.

Складаються і використовуються три вила номенклатури справ: типова, приблизна і номенклатура справ організації (конкретна, індивідуальна).

Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документації організацій, що мають підвідомчу мережу. Вони можуть конкретизувати типовий та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання. Це дає можливість домогтися єдності в класифікації документів однорідних організацій всередині галузі, тобто організацій з однотипним характером діяльності і складом документації.

Зазначені номенклатури справ мають велике значення для оптимізації та скорочення складу документів, що включаються до складу Архівного фонду РФ. Наприклад, при вступі в один державний архів документів від вищестоящих і підпорядкованих організацій, дублювання може бути виявлено вже при складанні їх номенклатур справ. У цьому випадку в приблизною (або типової) номенклатурі робиться відмітка, від якої конкретно організації буде прийматися на зберігання дана категорія документів.

Особливо доцільно складання примирних (типових) номенклатур справ для груп супідрядних організацій, з яких одна є організацією суцільного, а інша - вибіркового прийому документів до складу державної частини Архівного фонду РФ. Наприклад, подібний ряд номенклатур може бути складений для обласних і районних (муніципальних) організацій: шкіл, фінансових органів, органів статистики та ін.

Типові номенклатури справ встановлюють уніфікований склад справ, що заводяться в діловодстві певної категорії організацій, єдину індексацію цих справ у галузі. Типова номенклатура справ є нормативним документом, обов'язковим для застосування в тих організаціях, для яких вона розроблена.

Зразкові номенклатури справ можуть бути складені як в межах конкретної галузі, так і в рамках адміністративно-територіальної одиниці для державних і комерційних організацій, промислових підприємств, навчальних закладів, науково-дослідних і проектних інститутів, видавництв, творчих спілок, громадських організацій, сільськогосподарських кооперативів та асоціацій тощо (далі - організацій). Такі номенклатури, на відміну від типових, носять рекомендаційний характер і встановлюють рекомендований склад та індексацію справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вони поширюються.

Примірні й типові номенклатури справ в порядку надання методичної допомоги можуть розроблятися організаціями Федеральним архівним агентством на договірних засадах.

Типові і зразкові номенклатури справ повинні бути узгоджені з центральною експертною комісією конкретній організації, розглянуто та погоджено в експертно-перевірочної комісії відповідного архівного органу і затверджені керівником організації галузевого, адміністративно-територіального органу управління.

Федеральні і республіканські організації можуть стверджувати зразкові номенклатури справ для всіх категорій організацій своєї системи, обласні відповідно - для організацій районної ланки і нижче. При стабільності функцій переробку та перезатвердження примирних (типових) номенклатур справ проводять, як правило, один раз на 10 років.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Незалежно від наявності типовий або приблизною номенклатури справ кожна організація повинна складати власну номенклатуру. Відповідальність за розробку номенклатури справ організації несе її служба ДОУ; архів надає методичну та практичну допомогу і контролює правильне комплектування справ документами. Номенклатура справ розробляється для всіх структурних підрозділів організації. До розробки номенклатури справ зазвичай залучають провідних фахівців.

Одним з перших етапів складання номенклатури справ є вивчення документів організації.

У номенклатуру справ включаються всі документи, що складаються в даній організації і надійшли в ніс з інших організацій. При цьому вивчаються положення (статут) організації та її структурних підрозділів, планові і звітні документи, посадові інструкції співробітників, різні класифікатори документів, що використовуються в роботі, типовий відомчий перелік документів із зазначенням термінів зберігання номенклатури справ за минулі роки, описи для постійного і довготривалого зберігання , документи, що характеризують основну діяльність організації, а також документи громадських організацій (профспілкової, добровільних товариств і т.д.).

Крім того, в номенклатуру включаються справи тимчасово діючих органів, документи яких служать правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності.

У номенклатуру включаються і незакінчені діловоднихдокументи справи, які надійшли з інших організацій для їх продовження. У номенклатурі повинні бути враховані всі довідкові картотеки і журнали до документів.

У процесі роботи організації протягом року можуть виникати нові документовані ділянки і, відповідно, нові справи, які також включаються до номенклатуру справ.

Документи з грифом, довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом "Для службового користування" (ДСП) підлягають обов'язковому включенню в номенклатуру справ організації або на них складається самостійна номенклатура справ.

У номенклатуру справ не включаються різні друковані видання, що надходять в організацію. Вони обліковуються та зберігаються в довідково-інформаційних фондах, науково-технічних бібліотеках або інших підрозділах організації.

Номенклатура справ організації на наступний діловодний рік складається в III-IV кварталах поточного року.

Складені в структурних підрозділах проекти номенклатури справ візуються їх керівниками. При наявності в організації експертних комісій у структурних підрозділах вони узгоджують номенклатури справ своїх структурних підрозділів.

Номенклатура справ організації узгоджується експертні (центральні експертні) комісії організації і направляється керівником служби ДОУ на узгодження з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної органу. Тільки після узгодження з експертно-перевірочною комісією номенклатура справ організації затверджується її керівником (заступником керівника організації, який курирує питання ДОП).

Затверджена номенклатура справ організації вводиться в дію з початку наступного діловодного року і діє протягом п'яти років. Вона підлягає позапланового Перескладений і перезатвердження лише у випадках докорінної зміни функцій і структури організації (або її структурного підрозділу).

За відсутності таких змін номенклатуру справ в кінці кожного року уточнюють, при необхідності корегують і автоматично вводять в дію. У випадку, якщо організації мають сезонний характер діяльності (експедиції, театри, навчальні заклади та ін.), Діловодний рік в яких починається і закінчується відповідно до сезонністю діяльності, номенклатура справ на наступний рік складається в кінці попереднього сезону.

Коригування номенклатури справ рекомендується проводити наступним чином: в кінці поточного року керівники служби ДОУ і відомчого архіву спільно з відповідальними за діловодство в структурних підрозділах аналізують розділи номенклатури справ поточного року, визначають правильність формулювань заголовків справ, перевіряють дотримання зазначених строків зберігання справ, повноту відображення в номенклатурі всього комплексу документів. У процесі обговорення та аналізу номенклатури справ визначається необхідність її коригування.

Номенклатура справ організації друкується в необхідній кількості примірників. При цьому необхідно враховувати, що перший примірник міститься в справу, другий використовується в службі ДОП в якості робітника, третій використовується як облікового документа у відомчому архіві, четвертий залишається після узгодження у відповідному архівній установі, п'ята може у вигляді виписок передаватися для роботи у відповідні структурні підрозділи організації.

Усі примірники крім першого можуть не виводитися па папір за погодженням з відповідними органами архівної служби.

Затверджений екземпляр номенклатури справ організації є документом постійного зберігання та включається в розділ номенклатури служби ДОУ у вигляді самостійного справи, так само, як і всі контрольні та довідкові картотеки.

Порядок складання та затвердження номенклатур справ організацій, що не передають документи на зберігання до державних архівів, відрізняється від описаного вище. Для них узгодження з експертно-перевірочною комісією архівного органу замінюється узгодженням з центральною експертною комісією або експертною комісією вищестоящої організації.

Розділами номенклатури справ організації є в основному назви її структурних підрозділів, розташованих відповідно до затвердженої структурою організації. При цьому в якості першого розділу в номенклатурі справ слід вказувати службу ДОП, оскільки саме там збирається організаційно-розпорядча документація, що характеризує діяльність організації в цілому.

Послідовність розташування розділів в номенклатурі повинна збігатися з послідовністю, закріпленої в нормативних документах (затверджена структура, структура і штатна чисельність), наприклад: служба документаційного забезпечення, плановий відділ, виробничо-технічний відділ, відділ техніки безпеки, бухгалтерія, відділ кадрів і т.д . При наявності в організації класифікатора структурних підрозділів він використовується в якості класифікаційної схеми номенклатури справ, тобто служить її розділами. При вказівці назви розділу обов'язково проставляється і його індекс, наприклад: канцелярія - 01, навчальний відділ - 02 і т.д.

У графі 1 номенклатури вказуються індекси справ. Індекс конкретної справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах цього структурного підрозділу. Наприклад: 01-1, 01-2 .., 01-12 .., 02-1, 02-2 .., 02-35 і т.д.

Класифікаційна схема міністерств, відомств, інших організацій зі складною структурою зазвичай складається з розділів і підрозділів, відповідних конкретним управлінням та відділам. У цьому випадку номенклатура справ структурного підрозділу (управління міністерства, відомства і т.д.) оформляється на загальному бланку, як заголовок вказується діловодний рік.

У назві розділу номенклатури вказують найменування структурних підрозділів (відділів) конкретного управління та його індекс. Індекс в даному випадку буде складатися з індексу управління, індексу відділу всередині управління і порядкового номера справи.

Наприклад, управління справами має індекс 01, його структурні підрозділи матимуть індекси: канцелярія - 01.1, відділ урядової листування - 01.2, бюро скарг - 01.3 і т.д. Індекси справ усередині підрозділів - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 і т.д.

У графі 2 номенклатури вказуються заголовки справ. При цьому в розділі може бути використана наступна послідовність найменувань справ:

- Організаційно-розпорядча документація;

- Планова документація;

- Звітна документація;

- Документація, що відноситься до виконання питань основної діяльності;

- Документація, що відноситься до перевірок (ревізій) виконання основної діяльності;

- Документація, що відноситься до обліково-довідковій роботі з документами.

Усередині кожного виділеного комплексу документів найменування справ рекомендується систематизувати за рівнями: документація вищестоящих організацій, документація організації-фондоутворювача.

Так, наприклад, спочатку в номенклатурі будуть вказані справи, в яких згруповані розпорядчі документи вищих органів, а потім справи з розпорядчими документами свого керівництва, колегіального органу і т.д. Доцільно використовувати єдину послідовність розташування заголовків справ у різних розділах номенклатури однієї організації.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці року. Кожне справа не повинна перевищувати 250 аркушів, тому при великому обсязі документів, належала до однієї справи, допускається формування томів, частин.

У графі 4 номенклатури проставляються терміни зберігання справ у відповідності з певними переліками.

Графа 5 номенклатури справ "Примітка" заповнюється протягом терміну дії номенклатури службою ДОП. У ній проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про співробітників, відповідальних за документацію і формування справ у структурних підрозділах, про передачу справ в іншу організацію, про місцезнаходження оригіналу, про передачу справ до відомчого архіву і т.п. Використання цієї графи підвищує якість і ефективність номенклатури справ.

При оформленні зведеної номенклатури справ використовується загальний бланк організації або титульний лист.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ФОРМУВАННЯ СПРАВ, СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ ОРГАНІЗАЦІЇ
Загальні принципи формування справ
ТЕХНІКА СИСТЕМАТИЗАЦІЇ ТА ІНТЕРПРЕТАЦІЇ ЮРИДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ
Загальні вимоги до бланків документів та оформлення документів
Оперативне зберігання документів і формування справ
Формування справ
Формування, оформлення та зберігання справ, що містять конфіденційні документи
Вимоги до оформлення реквізитів документів
Загальні вимоги до юридичної сили і оформленню документів
Оформлення службових документів відповідно до вимог ГОСТу Р 6.30-2003
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук