Навігація
Головна
Мета доказування - встановлення формальної істини у справіЗберігання цінностей у комерційному банкуРоздільне зберігання товарів підвищеного і зниженого споживчого попитуПорядок обчислення строків, встановлених законодавством про податки і...Оперативне зберігання особистих справВиди процесуальних строків за способом встановленняЗберігання особистих справЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВДоговір зберіганняРОЗГЛЯД СПРАВ ПРО ВСТАНОВЛЕННЯ ФАКТІВ, що мають юридичне значення
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Встановлення строків зберігання справ

Значення документів, відкладаються в організації-фондоутворювача, неоднаково. Одні необхідні тільки для оперативної роботи протягом певного часу, і їх довготривале зберігання недоцільно і неефективно через обмежених площ відомчих архівів організації. Інші документи мають великий період практичного використання, володіють науковим, історичним значенням і повинні зберігатися постійно в державних архівах.

Проставлення термінів зберігання проводиться на основі спеціальних переліків типових і відомчих документів. Встановлені ними терміни храпения документів є обов'язковими, скорочувати терміни не дозволяється, але у випадках, викликаних специфікою діяльності окремих організацій, вони можуть бути збільшені.

При встановленні термінів типовим переліком слід користуватися лише за відсутності відомчого переліку, оскільки в останньому склад і зміст документів організації відображені з великою повнотою і конкретизацією.

Терміни зберігання документів, не передбачених типовими або відомчим переліками, встановлюються експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи після подання необхідних матеріалів відомчим архівом і центральної експертною комісією або експертною комісією організації.

Встановлення термінів зберігання документів на підставі типових або відомчих переліків здійснюється поетапно.

Спочатку визначається категорія даної організації. Наприклад, у переліку типових документів всі організації розділені на дві категорії: здають документи на постійне хропіння I! державні архіви та організації, документи які на постійне зберігання до державних архівів не приймаються.

Потім в залежності від категорії даної організації встановлюються за переліком та терміни зберігання документів. Наприклад, за вказаною переліком організації 1-ї категорії у своїх номенклатурах для справи із заголовком "Доручення (завдання) урядових і вищих органів і документи по виконанню доручень" вкажуть термін зберігання "Постійно", а організації 2-ї категорії для аналогічної справи вкажуть термін зберігання 10 років.

При встановленні термінів храпения треба також враховувати, що деякі статті переліків можуть бути розбиті на пункти, що мають різні терміни, наприклад: "Плани фінансування та кредитування": а) річні - постійно; б) квартальні - 3 роки; в) місячні - 1 рік. Тому в номенклатуру справ організації зі статті переліку переноситься той пункт і термін зберігання, до якого відноситься конкретна група документів.

У номенклатуру справ організації повинні переноситися з переліків та спеціальні позначки, що відносяться до термінів зберігання документів. Відмітка в переліку "5 л. ЕПК" означає, що після закінчення зазначеного терміну питання про подальшому зберіганні документів вирішується експертною комісією організації та експертно-перевірочною комісією архівного органу. Залежно від прийнятого рішення термін зберігання цих справ може залишатися тимчасовим без відмітки

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

"ЕПК" (експертно-перевірочна комісія) або замінюватися па постійний, якщо експертна та експертно-перевірочна комісія прийдуть до висновку, що документи мають наукове та історичне значення.

До документів розпорядчого, нормативного, методичного характеру в організації, котра є автором, в номенклатурі проставляються відмітки "До заміни новими", "До відпадання потреби".

Правильне визначення термінів зберігання недостатньо проводити лише на підставі заголовків справ та їх співвіднесення зі статтями переліку. Необхідно проводити і аналіз фактичного змісту наявних у справах документів.

Обчислення строків зберігання документів, закінчених діловодством у поточному році, починається з 1 січня наступного року. Якщо в справі містяться документи з одного питання, але різної значущості, з різними термінами зберігання (наприклад, 3 роки, 5 років, 10 років), то час зберігання встановлюється але документів, що мають більш тривалий термін зберігання (у наведеному випадку - 10 років) .

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Мета доказування - встановлення формальної істини у справі
Зберігання цінностей у комерційному банку
Роздільне зберігання товарів підвищеного і зниженого споживчого попиту
Порядок обчислення строків, встановлених законодавством про податки і збори
Оперативне зберігання особистих справ
Види процесуальних строків за способом встановлення
Зберігання особистих справ
ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ
Договір зберігання
РОЗГЛЯД СПРАВ ПРО ВСТАНОВЛЕННЯ ФАКТІВ, що мають юридичне значення
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук