Навігація
Головна
СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВОперативне зберігання особистих справОсобливості формування у справи деяких груп документівФормування, оформлення та зберігання справ, що містять конфіденційні...Підготовка документів до передачі на зберігання в архівОформлення документів і справ до тривалого і постійному зберіганнюЗберігання документівЗагальні вимоги до систематизації документів і формуванню справЗберігання цінностей у комерційному банку
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Оперативне зберігання документів і формування справ

Оперативне зберігання документів проводиться в службах ДОУ, інших структурних підрозділах організацій до здачі їх в відомчий архів. Оперативне зберігання підрозділяється на зберігання документів в процесі їх виконання і зберігання виконаних документів.

Документи під час їх виконання повинні зберігатися у виконавця в спеціальних папках з написами "Срочно", "На виконання", "На засідання", "На підпис", "На відправку" і т.п. На папках вказуються також прізвище, ініціали, телефон виконавця.

Папки зберігаються протягом дня на столі виконавця, а після закінчення роботи прибираються в ящик столу або шафа. Папки з невиконаними документами зберігаються таким чином, щоб у разі хвороби або відрядження виконавця їх можна було відразу ж передати на виконання іншому співробітникові.

Зберігання виконаних документів здійснюється в спеціальних різних панках. Папки типу "швидкозшивач" використовуються для документів короткочасних термінів зберігання, оскільки в скоросшивателях документи розташовуються в зворотній хронологічній послідовності: документ з більш пізньою датою виявляється першим (зверху), а з більш ранньою - наприкінці (знизу).

Для документів тривалих і постійних термінів зберігання доцільно використовувати папки з м'якою системою кріплення (на шнурках). Документи пробиваються діркопробивачем, через отвори пропускаються шнурки, які зав'язуються знизу підшитих документів. Це трохи ускладнює роботу, але дає можливість групувати документи у справу в прямій хронологічній послідовності. Документи, що зберігаються в подібних папках, можуть прийматися до відомчого архіву в тому вигляді, в якому вони сформувалися в діловодстві.

Справи, що залишаються в оперативній діяльності, зручно зберігати в шафах, на стелажах-Компактус, механічних картотеках елеваторного типу. Забороняється зберігати закінчені справи в столах співробітників. Організація зберігання справ повинне забезпечувати їх збереження і зручність використання.

Виконані документи групуються в справи за спеціальними правилами. Ця робота по угрупованню документів носить назву "формування справ".

Загальні вимоги до формування справ.

Робота з формування справ складається з наступних операцій:

- Розподіл виконаних документів у справах відповідно до номенклатури справ;

- Розташування документів всередині справи в певній послідовності;

- Оформлення обкладинки справи.

Ці операції виконуються протягом року, що прискорює і полегшує роботу з документами в службах ДОУ та інших структурних підрозділах організацій, а також при подальшому їх зберіганні у відомчому архіві.

В організаціях формування справ здійснюється централізовано або децентралізовано. У першому випадку справи формуються тільки службою ДОП, у другому - усіма структурними підрозділами організації.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Формування справ у структурних підрозділах здійснюється за допомогою відповідальних за документацію або виконавців, ведучих певне коло питань у своєму структурному підрозділі. Методичне керівництво правильністю формування справ забезпечує служба

ДОУ і відомчий архів. Правильність формування справ досягається дотриманням низки правил, положень.

У справи групуються документи одного календарного року, за винятком перехідних, судових, особистих справ, документів органів представницької влади, інших виборних органів, які групуються за період їх скликання; документів навчальних закладів, що формуються в справи за навчальний рік та ін.

Формування справ здійснюється з метою найбільш раціональної організації зберігання документів, яка забезпечує швидкий пошук необхідних документів та інформації. Документи постійного і тимчасового термінів храпения групуються в справи окремо.

Наприклад, слід зберігати в різних справах оригінали та копії документів, річні та квартальні плани роботи і т.д., оскільки ці документи мають різні терміни зберігання. У той же час допускається тимчасова угруповання в одній справі документів різних термінів зберігання, якщо вони відносяться до одного питання. Після закінчення календарного року та вирішення питання такі документи рекомендується перегрупувати в самостійні справи.

У справу включається тільки один екземпляр документа. Не включаються документи, що підлягають поверненню, чернетки, робочі варіанти (проекти) документів, розмноження копії. Виняток становлять чорнові і дублетні матеріали, копії, які мають резолюції, візи, позначки, які є доповненням до основного документа. Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних, галузевих стандартів ДОП та інших нормативних документів.

Групування документів у справи проводиться згідно з відмітками виконавців на документах "е справа № .., дата і підпис виконавця" - відповідно до номенклатури справ. Недооформлені або неправильно оформлені документи повертають виконавцям на доопрацювання.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Не допускається роз'єднання в справах запитів і відповідей, підшивка супровідних листів без додатків або без відміток про їх місцезнаходження, підшивка у справи документів, що підлягають поверненню кореспондентам. Сформована справа повинна містити не більше 250 аркушів, що становить 4 см в товщину. Обмежень за мінімальним обсягом справ не існує.

При великому обсязі документів, що відносяться до однієї справи, проводять їх розподіл на самостійні томи, частини або створюють нові справи, систематизуючи документи за хронологією, питально принципом.

Усередині справи документи розташовуються в певній послідовності. Від обраної послідовності розташування документів у справі залежить оперативність пошуку необхідних документів, а також розкриття ходу і повноти вирішення питань. Зазвичай документи всередині справи розташовуються в хронологічній послідовності, починаючи від більш ранніх по датах документів і закінчуючи більш пізніми датами.

Документи можуть бути розташовані за порядковими номерами (накази, розпорядження, протоколи, рішення та ін.), Але і в цьому випадку зберігається хронологічна послідовність вирішення питань.

Це відноситься, наприклад, до листування, коли документ-відповідь підшивається в справу не за датою реєстрації, а слідом за ініціативним документом, або до додатків, які незалежно від дати їх затвердження або складання приєднуються до відповідних документів.

Якщо додаток становить 25 аркушів і більше, то з нього, як правило, формується окремий том, а в документі робиться про це відповідна відмітка.

Документи можуть розташовуватися і в алфавітній послідовності. У такому порядку, наприклад, розташовуються пропозиції, заяви і скарги громадян. В алфавітному порядку доцільно групувати різні опитувальні анкети, зведення, звіти, що надходять від підвідомчих підприємств (в алфавітному порядку назв підприємств), та інші документи.

Групування в справи окремих категорій документів. Існують особливості угруповання окремих категорій документів у справах.

Розпорядчі документи формуються в окремі справи за назвами (накази, розпорядження, вказівки, рішення), які уточнюють авторської приналежністю (накази міністерства, накази організації і т.д.).

Накази організації групуються в окремі справи виходячи з питальній спрямованості, тобто окремо групуються накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, накази по особовому складу.

Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, як додатки до них, групуються разом з розпорядчими документами. Якщо ж при їх затвердженні розпорядчі документи не видавалися, то ці документи формуються в самостійні справи.

Доручення вищестоящих організацій та документи по їх виконанню групуються в справи за напрямками діяльності організації.

Протоколи формуються у справи з урахуванням авторського ознаки (протоколи колегії, протоколи наради у директора, протоколи профспілкових зборів і т.д.). Протоколи групуються, як правило, разом з документами, па підставі яких вони готувалися (порядок денний, доповіді, проекти рішень та ін.).

Ці документи поміщаються після протоколів у послідовності розгляду питань. При значному обсязі таких документів їх формують в окрему справу за номерами протоколів і в послідовності вирішення питань.

Стенограми засідань, як правило, формуються в окремі справи.

Затверджені плани, звіти, ліміти, титульні списки групуються в справи окремо від проектів цих документів і розрахунків по ним. Планові, звітні документи у справах того року, до якого відносяться але змістом, незалежно від часу складання, наприклад: звіт за 2013 р складений в 2012 р, повинен бути підшитий у справу 2013 р а не 2012 р .; план на 2014 р складений в 2013 р, - у справу 2014

Перспективні плани відносяться до початкового року їх дії, звіти про виконання перспективного плану до останнього року дії плану. Корективи до перспективного плану розвитку відносяться до того року, на який вони складені. Документи у звітах необхідно розташовувати в систематичному порядку.

Так, документи звіту про фінансову діяльність підприємства, що складається з балансу, пояснювальної записки та додатків до нього, розташовуються в наступному порядку: спочатку пояснювальна записка до звіту, потім баланс і в кінці - додатки. Послідовність додатків визначається послідовністю статей балансу або відповідними посиланнями в пояснювальній записці.

Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в алфавітному порядку за прізвищами.

Статистична документація, що утворюється в управлінській діяльності, групується самостійно або в одній справі з іншими документами з даного питання. Наприклад, до звіту підприємства по основній діяльності за 2013 будуть додаватися форми статистичної звітності, що характеризують діяльність даного підприємства з основної діяльності.

Переписку рекомендується групувати у справи в хронологічній послідовності дозволу питань, починаючи з більш ранніх документів і закінчуючи більш пізніми в межах даного питання. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи групуються в справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року. Залежно від специфіки організації листування групується в справи протягом календарного року, терміну скликання і т.д.

Особові справи займають значне місце серед документації організації. У них групуються документи, що відносяться до кадрових питань всіх працюючих в організації. Виняток становлять копії наказів про заохочення і стягнення, довідки в місця проживання, про стан здоров'я, про зміну прізвища та ін., Які в особисті діла не групуються, оскільки відомості з них переносяться на додаток до анкети (особового листка по обліку кадрів) і інші кадрові документи. При необхідності зазначені документи можуть формуватися у справи тимчасового зберігання.

В особистих справах документи групуються в наступній послідовності:

- Внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;

- Заява про прийом на роботу, напрямок або подання;

- Анкета (особовий листок з обліку кадрів);

- Автобіографія;

- Документи про освіту;

- Виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення;

- Доповнення до анкети (особового листка по обліку кадрів);

- Довідки та інші документи, що відносяться до даної особи.

Усередині перерахованих груп документи розташовуються в хронологічному порядку.

При формуванні справ за пропозиціями, заявами і скаргами громадян слід мати на увазі, що роздільно групуються в самостійні справи пропозиції, заяви громадян з питань вдосконалення та зміни роботи організацій та їх заяви і скарги з особистих питань.

Документи у справі групуються за алфавітом. Всі документи, які стосуються одному заявнику, складають самостійну групу. Повторні пропозиції, заяви, скарги громадян підшивають до цієї групи документів. Усередині документи розташовуються по хронології.

Документи підвідомчих організацій (плани, звіти, зведення, огляди, довідки, доповідні записки і т.д.), що надходять у вищі організації, групуються, як правило, в самостійні справи по кожній організації. Крім того, може бути використана угруповання у справи документів однієї назви по всіх підвідомчим організаціям, наприклад: "Готові звіти філій про виконання плану по реалізації товарів".

Раціоналізаторські пропозиції, авторські свідоцтва, патенти на винахід, заявки про видачу диплома на відкриття, стандарти, нормативи в організаціях, які їх розробили або стверджують, групуються в самостійні справи по кожному окремому конкретному питанню. Причому комплекс документів, группіруемих у справі, та порядок "їх розташування визначаються спеціальними правилами.

В організаціях, що користуються цими документами, перераховані документи можуть групуватися в одній справі або з окремих питань.

Документний інформація на машинних носіях даних, що має довгострокове значення, обумовлений за відповідними статтями переліків на загальних підставах, також включається в номенклатуру справ. При значному обсязі документів на машинних носіях, що утворилися в процесі електронного документування, для їх зберігання організовується самостійне (або в складі діючого архіву) сховище машиночитаних (електронних) документів.

Основною одиницею організації обліку та зберігання документної інформації на машинних носіях даних є файл даних. У номенклатурі справ систематизація файлів повинна відповідати внутрішній структурі бази даних. При внесенні змін до структур) 'бази даних, кількість і зміст файлів відповідні зміни повинні знайти відображення і в номенклатурі справ.

Оформлення обкладинки справи. Справа вважається заведеним після включення в папку для зберігання першого виконаного документа. Одночасно оформляється обкладинка заведеного справи. На обкладинку кожного заведеного справи виносяться такі відомості: назва організації; назва структурного підрозділу організації, в якому оформилося справу; кількість аркушів у справі; термін зберігання справи.

Більшість елементів опису справи позначається па обкладинці на початку заведення справи, за винятком позначення кількості аркушів, яке проставляється на обкладинці після завершення справи.

При позначенні назви організації може вказуватися її відомча приналежність. Назва організації вказується повністю в називному відмінку, в дужках дасться се скорочену назву, також вказується і назва структурної частини. Індекс справи проставляється у відповідності до номенклатури справ. Індекс є адресою зберігання справи, який також є пошуковою ознакою.

Оформлення заголовків на обкладинках справ полегшується при наявності правильно складених номенклатур справ. У цих випадках досить перенести заголовок з номенклатури справ на обкладинку. При відсутності номенклатури справ заголовок складається за загальними правилами для кожної справи.

Дата справи показує, за який період часу в справі згруповані документи. При закладі справи на обкладинці вказується рік його закладу.

Якщо справа ділиться на тому, частини, на їх обкладинках вказується число, місяць, рік закладу. Дата закінчення тому, частини проставляється після закінчення угруповання в них документів. Терміни храпения справ переносяться на обкладинку з номенклатури справ.

За аналогією з обкладинками паперових документів оформляються і етикетки (вкладиші в упаковку) машиночитаних документів.

- Використання в інформаційно-довідковій роботі;

- Підписання керівником (у необхідних випадках - утверждение);

- Відправка адресату;

- Підшивка другого примірника (копії) у справу.

Б. Етапи підготовки та оформлення внутрішніх документів:

- Бреши підвищених вимогах до забезпечення схоронності документів або їх великих обсягах - реєстрація;

- Перевірка правильності оформлення;

- Складання проекту виконавцем;

- Підписання керівником (у необхідних випадках - утверждение);

- Узгодження проекту.

В. В особистих справах документи групуються в наступній послідовності:

- Документи про освіту;

- Доповнення до анкети (особового листка по обліку кадрів);

- Анкета (особовий листок з обліку кадрів);

- Автобіографія;

- Заява про прийом на роботу, напрямок або подання; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення;

- Внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;

- Довідки та інші документи, що відносяться до даної особи.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ
Оперативне зберігання особистих справ
Особливості формування у справи деяких груп документів
Формування, оформлення та зберігання справ, що містять конфіденційні документи
Підготовка документів до передачі на зберігання в архів
Оформлення документів і справ до тривалого і постійному зберіганню
Зберігання документів
Загальні вимоги до систематизації документів і формуванню справ
Зберігання цінностей у комерційному банку
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук