Навігація
Головна
Організація зберігання документів з кадрів (особового складу)Облік особового складу працівниківВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Мемуари і автобіографіїДовідки"Історична довідка
Рекомендаційний листВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВЛисти-відповіді
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Особовий листок з обліку кадрів

Основна маса необхідних відомостей про кандидата на посаду концентрується в особистому листку по обліку кадрів, який має широко поширену типову анкетну форму.

Особовий листок з фотокарткою (розміром не менше 5 * 6 см) включає основні анкетному-біографічні показники (пункти): прізвище, ім'я, по батькові; рік і місце народження;

освіту, виконувану роботу з початку трудової діяльності; участь у виборних органах; ставлення до військового обов'язку та ін. Всі пункти заповнюються чітко і розбірливо, скорочення і прокреслюванню не допускаються.

Форма листка по обліку кадрів представлена в додатку 14.

Автобіографія і довідка-об'єктивка

Інший анкетне документ - автобіографія - пишеться поступає на роботу в довільній формі з обов'язковим викладом основних етапів життя і трудової діяльності.

В автобіографії повинні бути відображені: прізвище, ім'я, по батькові, причини зміни прізвища, рік і місце народження, соціальний стан, освіта, які навчальні заклади закінчував і за якою спеціальністю, трудова діяльність із зазначенням в прямому хронологічному порядку часу, посади і місця роботи, причини переходу з однієї роботи на іншу і перерв у роботі більше одного місяця, служба в Російській армії, нагороди, заохочення, стягнення, судимість, сімейний стан, основні відомості про найближчих родичів, інші відомості, які громадянин бажає повідомити про себе.

У даному документі використовується оповідна форма викладу. Автобіографія підписується і датується составившим її обличчям. У деяких установах діють типові бланки, що полегшують процес складання автобіографії.

У відділі кадрів на підставі особового листка (анкети) і автобіографії може складатися біографічна, кадрова довідка або довідка з особової справи (довідка-об'єктивка) претендента па посаду, в якій вказуються основні анкетні дані і етапи його трудової діяльності.

У подальшому, після призначення громадянина на посаду, ця довідка періодично (раз на два-три роки) оновлюється, а попередній екземпляр знищується.

Рекомендаційний лист і характеристика

Рекомендаційний лист складається організацією, фірмою або авторитетним приватною особою. Лист не носить офіційного характеру. У ньому оцінюється та робота громадянина, яку він виконував в даній організації. У документі описуються знання та навички претендента на посаду і оцінюються його особисті якості.

За згодою громадянина на рекомендаційний лист може бути зроби запит або необхідні відомості отримані по телефону і зафіксовані співробітником відділу кадрів. По суті, рекомендаційний лист виконує ту ж функцію, що і характеристика.

Характеристика (рекомендація) є офіційним документом і дає оцінку діяльності даної особи в цілому. Вона зазвичай видається за запитами військкоматів, слідчих органів, судів, державних установ, великих фірм і подібних організацій, представляється в атестаційні комісії.

Характеристика складається керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, підписується першим керівником організації або повноважним заступником першого керівника та представником профспілкового органу. Характеристика відображає думку цих осіб про даний працівника, оформляється па загальному бланку і обов'язково датується. Підписи завіряються гербовою печаткою організації.

У характеристиці вказуються анкетні дані і посада працівника, час роботи в організації, на підприємстві, просування по службі, ставлення до роботи, зростання професійного рівня, наявність урядових нагород і заохочень. Оцінюється ділової та моральний рівень працівника, його особисті якості, риси характеру.

Текст викладається від третьої особи. Наприкінці характеристики повідомляється її цільове призначення, тобто для представлення в яку організацію або з якою метою вона видана.

Рекомендаційний лист і характеристика видаються на руки громадянину або пересилаються але запиту.

Характеристика складається на бланку організації в довільній формі і містить такі реквізити: найменування виду документа ("ХАРАКТЕРИСТИКА"), текст, підписи, дату, печатку.

У тексті характеристики можна виділити логічно пов'язані між собою складові частини.

Перша частина - анкетні дані, наступні за назвою документа, де вказуються ім'я, по батькові, прізвище, посада, вчений ступінь і звання (якщо є), рік народження і освіту.

Друга частина - дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи в даній організації, відомості про просування по службі, рівень професійної майстерності тощо).

Третя частина - власне характеристика, тобто оцінка ділових та особистих якостей співробітника як з позитивною, так і з негативного боку.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Четверта частина - заключна - містить висновки та рекомендації відповідно до призначення характеристики.

При складанні розглянутого документа слід відмовитися від тих шаблонів і узагальнених формулювань, які склалися в практиці роботи багатьох організацій і не відображають потреб сьогоднішнього дня в питаннях підбору і розстановки персоналу.

Формальні, неконкретні, односторонні письмові відгуки не виконують своєї головної задачі - об'єктивно охарактеризувати співробітника, дати повне уявлення про його професійних, ділових і особистих якостях з метою використання його знань і досвіду в тій чи іншій сфері діяльності.

У зв'язку з цим найважливішою частиною характеристики є реальна оцінка безпосередньої діяльності співробітника, його відношення до дорученої роботі, якості і термінів її виконання, прагнення до підвищення кваліфікації, перспектив професійного росту та ін.

Характеристика підписується начальником підрозділу, в якому працював (-ет) співробітник, а на вищих керівників, їх заступників і провідних фахівців - керівником організації. Нижче проставляється дата складання характеристики. Підписи на характеристиці завіряються печаткою організації.

Якщо характеристика затверджувалася на засіданні правління організації, то в тексті дається посилання на помер і дату протоколу його проведення.

Сформулюємо деякі вимоги до письмової характеристиці:

- Перш за все вона повинна створювати в уяві читаючого живий образ конкретної людини, щоб після її прочитання виникало відчуття знайомства з ним;

- Вона повинна провокувати своєю очевидністю конкретні управлінські рішення щодо характеризуемого особи;

- Вона повинна містити в собі пояснення можливої поведінки працівника (як "позитивного", так і "негативного");

- В ній повинні бути показані сильні і слабкі сторони працівника в їх взаємозалежності і взаємозумовленості;

- Працівник повинен відчувати позитивні емоції від пред'явлення характеристики (не тому, що він там зображений хорошим, а тому, що схожий); так деякі із задоволенням показують свої фотографії, якщо вважають, що вони "вийшли";

- Слід не доводити, а "показувати" наявність тих чи інших якостей (рис); навіть у ряді випадків апелювати не до логіці, а до інтуїції;

- Характеристика повинна допомогти працівнику стати краще, розібратися в самому собі, зрозуміти, яким він представляється оточуючим.

Видають характеристику працівникові на руки або з його відома пересилають в ту організацію, яка її запросила.

У ряді випадків керівники, що дають характеристики, можуть провести роз'яснюють бесіди з тими, на кого вони складалися.

Наведемо приблизний хід проведення такої бесіди.

1. Привітання, пропозиція сісти, особисті слова.

2. Пояснення причини складання характеристики (якщо підлеглий не знає).

3. Висловлення похвали про поведінку і роботі характеризуемого, а також досягнутих ним успіхи у навчанні та підвищенні кваліфікації.

4. Обговорення позитивних оцінок. При цьому необхідно що характеризується дати стимул до роздумів; мотивувати до досягнення ще більш високих результатів; торкнутися питання підвищення по службі і т.д.

5. Докладне обґрунтування і підкріплення конкретними прикладами негативних оцінок. При цьому потрібно висловити свою точку зору і пояснити її; ніколи не порівнювати характеризуемого з іншими працівниками або приводити їх як приклад; показати позитивні паростки; дати поради про можливості поліпшення; запропонувати допомогу і т.д.

6. Вислуховування думки характеризуемого про отримані оцінках за кожним критерієм, його заперечення і аргументи. При цьому слід зробити так, щоб характеризуемий відчув себе партнером по бесіді, не виставляти себе начальником, але й не ставати на рівень "приятеля", дати можливість "випустити пар" і т.д.

7. При обговоренні кожного окремого критерію визначити збіг його з характеристикою. При цьому обов'язково запитати, чи згоден характеризуемий з оцінками, а при розбіжності ще раз перевірити характеристику щодо спірного ознакою або зробити на ній позначку, що по цьому пункту згоди досягнуто не було.

8. Пояснення та обґрунтування наслідків, що випливають з даної характеристики.

9. З'ясування відповідної реакції.

10. Підбадьорливе заключне слово; подяку за відверту розмову; надія на подальшу хорошу спільну роботу; прощання.

Ще одна важлива проблема - це недопущення помилок при складанні характеристики. Розглянемо окремі ситуації.

Симпатія / антипатія. Потрібно спробувати виключити необгрунтоване розташування чи негативне ставлення до характеризується людині або окремим рисам його характеру.

Настрій. Через поганого настрою чи неприємностей помилки здаються більш серйозними, ніж вони є насправді. Слід пізніше проконтролювати зроблені записи.

Не всі міряти тільки по самому собі. Своє власне поведінку або результати не рахувати єдиним мірилом при складанні характеристики. Хто не так темпераментний, як ви, не обов'язково повинен бути "млявим", він може бути "спокійним і розважливим".

Егоїзм / заздрість. Часто випускники шкіл або люди, що прийшли з боку, свідомо оцінюються суворіше людиною, яка намагається показати свою власну компетентність. Потрібно не переоцінювати самого себе.

Теорія про особистостях. Необхідно постаратися не робити узагальнень "з багаторічного досвіду". Так, наприклад, рудоволосі необов'язково агресивні. Слід об'єктивно спостерігати і оцінювати.

Накладки. Певні позитивні або негативні результати, властивості затінюють інші результати і властивості, у зв'язку з чим легко можна дати неправильну характеристику. Потрібно спробувати з'ясувати, чи не чи справляють ці враження впливу на характеристику.

Узагальнення - це, як і упередженість, заздалегідь сформовані думки, наприклад, що всі блондинки обов'язково мають проблеми з логікою мислення. Слід перевірити свою думку при складанні характеристики.

Тенденція до м'якості. Боязнь сказати в своїй характеристиці правду або бажання пощадити певних осіб. Потрібно запитати себе, може бути, ви щадите інших, щоб вони не затаїли на вас образу і не підвели у важких ситуаціях.

Строгість і поблажливість. Деякі керівники можуть бути навмисно поблажливими до ряду співробітників, щоб дати їм можливість просунутися по роботі, створити враження про зроблену послугу і потім використовувати це чи щоб завоювати їхню прихильність. Начальник, помиляючись, також може вважати, що низькі результати оцінки співробітників можуть говорити про сто нездатності до об'єктивної оцінки. Слід бути більш вимогливим.

Доцентрова тенденція. Під впливом кон'юнктурних міркувань начальник може оцінювати роботу своїх підлеглих з мінімальним розкидом оцінок навколо середнього рівня. У цьому випадку вся попередня робота за систематичною оцінкою їхньої праці, на жаль, руйнується. Потрібно бути більш об'єктивним.

Ефект "гало". Це, можливо, найбільш поширена помилка у проведенні оцінок, обумовлена суб'єктивним ставленням до підлеглих, які, з точки зору начальника, не здатні зробити нічого поганого або, навпаки, нічого хорошого. В останнього вже сформувалося свою думку про окремих працівників, і саме це суб'єктивна думка визначає результати оцінки їхньої праці. Слід відкинути всяку упередженість і по-новому поглянути на роботу своїх підлеглих.

Висловлювання третіх осіб. Покладіться на свої власні спостереження і висновки. Не перевіривши думки або поради третіх осіб, не враховуйте їх.

Останнім часом в практиці роботи сучасних організацій все частіше використовується інший різновид характеристик - розглянуті вище рекомендаційні листи. Їх відмінна риса від перших полягає в тому, що даний вид документа не регламентований, не обов'язковий і необхідний лише в тих випадках, коли потрібне підтвердження про роботу в солідних компаніях, адміністрація яких ручалася б за професійні, ділові та особисті якості своїх колишніх співробітників, проявлені ними за час роботи.

Нерідко, щоб уникнути проблем при звільненні недобросовісних співробітників, адміністрація надає їм позитивні відгуки та рекомендаційні листи. Разом з тим з метою недопущення подібних помилок у ряді країн при складанні подібних документів використовується так званий езопова мова, наприклад, колишнього працівника, зловживав алкоголем, в рекомендаційному листі називають "дружелюбним", а нестриманого до жінок характеризують як "общительного".

В ідеалі, поки в Росії ще не виробилися єдині вимоги до відгуків, для отримання об'єктивних відомостей про потенційних претендентів на зайняття вакантних посад в рекомендаційних листах необхідно поряд з підписом склали їх осіб давати номери службових телефонів останніх, за якими можна отримати необхідну консультацію.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Організація зберігання документів з кадрів (особового складу)
Облік особового складу працівників
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Мемуари і автобіографії
Довідки"
Історична довідка
Рекомендаційний лист
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Листи-відповіді
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук