Навігація
Головна
Ведення особової справиФормування особової справи співробітникаОформлення та ведення номенклатури справДокументальне оформлення особового складу організації, робочого часу...ДОКУМЕНТУВАННЯ КАДРОВИХ ПРОЦЕСІВ
Формування особової справи співробітникаВедення особової справиЗагальні принципи формування справФормування позиції у справіФормування справ
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Процес оформлення і ведення особових справ

Особиста справа являє собою систематизований комплекс необхідних персональних і вихідних облікових документів, що характеризують трудову діяльність працівника на різних посадах в даній організації, фірмі або на керівних посадах в певній галузі господарства.

Формування особової справи

Особові справи заводяться на керівних працівників усіх рангів, фахівців, працівників, які мають матеріальними або інформаційними ресурсами, які володіють цінними або конфіденційними відомостями, документами, базами даних. На робітників і технічний персонал організацій особисті справи зазвичай не заводяться. Всі необхідні відомості відображаються в особистому обліковій картці форми № Т-2 (див. Додаток 15).

Технологічний ланцюжок процесу формування особової справи включає в себе:

- Отримання дозволу керівника кадрової служби організації на заклад особової справи знову прийнятого працівника;

внесення в опис (журнал) інвентарного обліку особистих справ записи про заклад нового особової справи;

- Підготовка обкладинки особової справи: оформлення обкладинки у відповідності зі стандартом, вказівка облікового номера особової справи та дати його закладу; позначення номера особової справи на корінці папки;

- Підшивка в папку чистих аркушів внутрішнього опису документів особової справи, заповнення і приміщення в конверт на зворотному боці обкладинки контрольної картки видачі особової справи;

- Отримання співробітником кадрової служби від керуй! е. 1я е гой служби первісного комм, документів для включення в особову справу (під розпис в передавальному журналі);

- Систематизація отриманих документів; заповнення заголовної частини доповнення до особового листка але обліку кадрів;

- Внесення у внутрішню опис документів відомостей про які розміщені в особову справу документів;

- Валова нумерація аркушів документів та позначення листів розташування документів проти кожного запису у внутрішній опису;

- Підшивання документів у папку особової справи в послідовності номерів листів; перевірка правильності нумерації аркушів;

- При необхідності прошивка документів міцним шнурком і опечатування решт шнурка на зворотному боці задньої кришки папки;

приміщення особистої справи в металеву шафу для храпения;

- Отримання від керівника кадрової служби подальших документів для включення в особисті справи працівників (під розпис в передавальному журналі);

- Систематизація документів за прізвищами працівників, знаходження відповідних особистих справ;

- Систематизація документів, що підлягають включенню в кожне особиста справа, відповідно до необхідною послідовністю їх розташування у справі;

- Нумерація аркушів документів, внесення чергових записів у внутрішню опис документів особової справи, підшивка документів до особової справи, перевірка правильності нумерації аркушів;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Ведення особистого справи: внесення необхідних записів і позначок про перевірку наявності документів особової справи в доповнення до особового листка по обліку кадрів, включення у справу копії наказу про звільнення працівника;

- Видача особової справи керівництву організації та кадрової служби під розпис у контрольній картці справи; при поверненні справи - перевірка наявності та цілісності документів;

- Ознайомлення у приміщенні кадрової служби працівників організації з документами особистих справ відповідно до діючої дозвільною системою доступу до особистих справах і з дозволу керівника кадрової служби; внесення відмітки про ознайомлення на додаток до особового листка по обліку кадрів; завірення позначки розписами співробітника, відповідального за ведення особових справ, і який ознайомився з особовою справою особи;

- Закриття особової справи: перевірка наявності всіх документів особової справи, вилучення всіх аркушів (включаючи аркуші опису документів) з папки, оформлення листа-завірителя наприкінці справи та внесення підсумкової запису на внутрішню опис документів справи, брошурування комплекту документів, оформлення обкладинки особової справи в відповідно до вимог архівної служби, прошивка документів і опечатування решт шнурка на зворотному боці задньої кришки папки;

- Здача особової справи в архів організації під розпис керівника архіву в опису (журналі) інвентарного обліку особистих справ;

- Реєстрація особової справи в опису особистих справ архіву; проставлення номери опису і номера одиниці зберігання на обкладинці особової справи;

- Внесення архівного номера особової справи в опис (журнал) інвентарного обліку особистих справ кадрової служби.

Спочатку особиста справа включає в себе документи, що супроводжували процедуру прийому громадянина на посаду, і заводиться після видання наказу про прийняття його на роботу.

До особової справи особи, що заміщає державну посаду Російської Федерації чи державну посаду федеральної державної служби, долучаються додатково:

- Заява про згоду на заміщення державної посади або про надходження па федеральну державну службу;

- Копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;

- Відомості про доходи особи і про майно, що належить йому на праві власності;

- Документи та довідки про результати перевірки достовірності та повноти відомостей, наданих громадянином при призначенні на посаду, та інші документи.

Документи в особовій справі розташовуються в певній послідовності.

Для зручності ведення особової справи та довідкової роботи, починаючи зверху, поміщаються:

- Внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;

- Трудовий договір (контракт);

- Доповнення до особового листка (анкети) з обліку кадрів;

- Особовий листок (анкета) з обліку кадрів;

- Біографічна довідка, довідка з особової справи (довідка-об'єктивка);

- Автобіографія;

- Напрям або подання до призначення на посаду, обгрунтування до призначення, при перекладі - лист;

- Лист вищого органу управління про згоду з призначенням на посаду;

- Рішення (або витяг з протоколу) конкурсної комісії або колегіального органу про призначення па посаду, при необхідності - копія рішення профспілкового органу;

- Заява про прийом на роботу;

- Характеристики, рекомендаційні листи, резюме, медична довідка;

- Копії дипломів про освіту та присудження вчених ступенів, атестатів про присвоєння вчених і почесних звань, документів про нагородження, різних свідоцтв та інших документів, що підтверджують тс чи інші персональні дані;

- Список наукових праць і винаходів;

- Копія наказу (або виписка з наказу) про призначення на посаду;

- Копії інших наказів (при необхідності).

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Ведення особової справи
Формування особової справи співробітника
Оформлення та ведення номенклатури справ
Документальне оформлення особового складу організації, робочого часу і виробітку
ДОКУМЕНТУВАННЯ КАДРОВИХ ПРОЦЕСІВ
Формування особової справи співробітника
Ведення особової справи
Загальні принципи формування справ
Формування позиції у справі
Формування справ
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук