Навігація
Головна
Процес оформлення і ведення особових справФормування особової справи співробітникаОформлення та ведення номенклатури справВедення чужих справ у своєму інтересіЧи обов'язково запрошувати адвоката для допомоги у веденні цивільної...
Оперативне зберігання особистих справЗберігання цінностей у комерційному банкуРоздільне зберігання товарів підвищеного і зниженого споживчого попитуЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВДоговір зберігання
 
Головна arrow Документознавство arrow Документаційне забезпечення управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Ведення особової справи

У процесі трудової діяльності працівника в його особиста справа включаються в хронологічному порядку за періодами часу наступні документи: підтверджують зміни анкетному-біографічних даних (копії дипломів, свідоцтв, документів органів РАЦС тощо), матеріали, що характеризують працівника (атестаційні листи, копії актів ревізій його діяльності, укладання з обстеження діяльності працівника, завірені копії виданих йому характеристик тощо) та інші, які містять оцінку ділових, особистих і моральних якостей працівника.

Включаються до особової справи також копії наказів про переміщення за посадою, копії документів про заохочення та нагороди, присвоєння класних чіпів, кваліфікаційних розрядів.

Зазначені документи можуть хронологічно ставитися до періодів і до призначення працівника на посаду. При звільненні працівника особова справа підшивається наказ (витяг з наказу) про припинення дії трудового договору.

Всі зміни в анкетному-біографічних даних працівника, що відбулися після заповнення їм особистого листка по обліку кадрів, а також процес проходження ним служби або роботи фіксуються в доповненні до особового листка по обліку кадрів. У зв'язку з цим може відпасти необхідність включення в особову справу виписок з наказів про переклади по службі, заохочення, накладення та зняття дисциплінарних стягнень.

Частина змін може бути зафіксована виписками з протоколів рішень профспілкових та інших зборів і засідань. Виписки досить ефективні в реєстрації персональної інформації такого роду (наприклад, обраний головою профкому і т.п.).

Під внутрішній опис документів особової справи записуються по мірі включення у справу всі документи із зазначенням їх найменувань, номерів, дат і посилань на номери аркушів справи. Листи внутрішнього опису мають самостійну нумерацію. Внутрішній опис містить такі графи табличної частини: помер записи, індекс документа, дата документа, заголовок документа, номери аркушів справи, примітка.

При закритті справи нижче переліку документів цифрами і прописом проставляється кількість документів і кількість аркушів внутрішнього опису. Нижче ставиться підпис посадової особи, яка склала опис, і дата.

До особової справи не включаються документи тимчасового терміну зберігання: довідки з місця проживання, довідки про стан здоров'я та подібні документи, а також чорнові і дублетні екземпляри документів, якщо на них не містяться персонально цінні поноси. Зазначені документи можуть формуватися у справи тимчасового терміну зберігання. Підшивка у справу неперевірених або неправильно оформлених документів, вилучення чи заміну їх у справі не допускаються.

Особові справи реєструються в книзі (журналі) інвентарного обліку особистих справ. У журналі є графи: номер справи, прізвище та ініціали працівника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку, розпис працівника, відповідального за ведення особових справ.

У номенклатурі справ кадрової служби особисті справи вписуються одним рядком "особисті справи співробітників".

Скарги громадян на співробітників організації і матеріали щодо їх розгляду в особисті діла не підшиваються. Вони формуються у справу згідно з номенклатурою справ кадрової служби. В особовій справі співробітника, па якого є скарга, може робитися посилання на листи цієї справи.

Зберігання особистих справ

Особові справи зберігаються в кадровій службі і ведуться працівником цієї служби, призначеним наказом керівника організації відповідальним за цю роботу. Особові справи співробітників, що займають номенклатурні посади, зберігаються в управлінні кадрів вищестоящої організації.

Доступ до особових справ регламентується першим керівником організації відповідно до загального порядку доступу до конфіденційних документів.

Особиста справа формується в спеціально призначеній для цього картонній обкладинці (панке-реєстраторі), на якій заздалегідь позначений присвоєний їй номер по журналу обліку особистих справ. Обкладинки особистих справ мають порядкову нумерацію, відповідну загальної кількості справ.

Обкладинки використовуються для зберігання поміщеного в неї особистої справи тільки працюючого співробітника.

При звільненні співробітника його особиста справа витягується з папки, оформляється відповідно до вимог архівної служби і здається в архів організації. При цьому початковою датою особової справи є дата заяви про прийом на роботу, кінцевою - дата звільнення.

Для полегшення підготовки особової справи до архівного зберігання не слід формувати його на швидкозшивачі, оскільки в подальшому буде необхідно проводити пересістематізацію документів справи з зворотного хронологічного порядку на прямій.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

При підготовці справи до передачі в архів в особову справу підшивається лист-засвідчувач (засвідчувальний аркуш) справи. У лист-засвідчувач вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, особливості нумерації (літерні аркуші, пропущені листи) і окремо кількість аркушів внутрішнього опису. Нижче характеризуються особливості фізичного стану документів, порядку формування справи і номери аркушів.

Лист засвідчується підписом працівника відділу кадрів, що склав заверительную напис, нижче підпису вказується дата. Перераховані відомості не допускається вміщувати на обкладинці справи.

Звільнена обкладинка повинна бути використана при формуванні нового особової справи під тим же номером.

У відділі кадрів особисті справи зберігаються в послідовності номерів, в архіві - за прізвищами працювали, розташованим в алфавітному порядку. Для швидкого пошуку справ служить алфавітна картотека або покажчик. У невеликих організаціях справи розташовуються в шафі в порядку алфавіту. Особові справи зберігаються окремо від трудових книжок.

Особові справи повинні зберігатися в металевих шафах або сейфах, що мають відмінкові запори. В кінці робочого дня працівник кадрової служби, відповідальний за особисті справи, проводить перевірку наявності останніх, замикає і опечатує шафи з особистими справами.

Щорічно спеціальнопризначається комісія проводить перевірку наявності та стану особових справ. Факт перевірки фіксується в кожному особовій справі, у доповненні до особового листка по обліку кадрів. При виявленні втрати особової справи або його псування складається акт і проводиться службове розслідування.

Правильне формування і зберігання особистих справ співробітників установи, організації або фірми дає можливість забезпечити повну конфіденційність знаходяться в особистих справах документів, виключити несанкціонований доступ до особистих справах сторонніх осіб. При чіткому веденні особистих справ значно полегшується робота зі справами і своєчасне внесення до них необхідних додаткових документів і відомостей.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Процес оформлення і ведення особових справ
Формування особової справи співробітника
Оформлення та ведення номенклатури справ
Ведення чужих справ у своєму інтересі
Чи обов'язково запрошувати адвоката для допомоги у веденні цивільної справи?
Оперативне зберігання особистих справ
Зберігання цінностей у комерційному банку
Роздільне зберігання товарів підвищеного і зниженого споживчого попиту
ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ
Договір зберігання
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук