Навігація
Головна
Зберігання цінностей у комерційному банкуАРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВРоздільне зберігання товарів підвищеного і зниженого споживчого попитуСИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВОЦІНКА ЗНАЧИМОСТІ ДОКУМЕНТІВ І ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯПриймання на зберігання документівЗберігання електронних документівОрганізація зберігання бухгалтерських документівДоговір зберігання
 
Головна arrow Аудит та Бухоблік arrow Теорія бухгалтерського обліку
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Зберігання документів

Заключним етапом документообігу є передача документів в архів. Зберігання документів має бути організовано так, щоб можна було забезпечити їх повне збереження, а при необхідності - використання.

Документи необхідні при документальних ревізіях господарської діяльності, для складання різних довідок, при вирішенні спірних питань і т.д.

Протягом звітного року первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси зберігаються в поточному архіві бухгалтерії. Це, як правило, пронумеровані папки, укомплектовані документами, розташованими в хронологічному порядку, переплетені. Окремі види документів (наряди на роботу, змінні рапорти) можуть зберігатися не переплетеними, але підшитими в папках щоб уникнути їх втрати або зловживань.

Документи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності підлягають зберіганню в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, дозволяють забезпечити їх збереження.

Після закінчення звітного року документи передаються в загальний архів.

Організація зобов'язана зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років.

Конкретні терміни зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності визначені наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 "Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання".

Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися організацією не менше п'яти років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз.

Головна книга і основні бухгалтерські регістри (журнали-ордери, відомості) зберігаються 10 років, документи з оплати праці - до 75 років.

Після закінчення термінів зберігання документи знищують.

Збереження бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер організації. Відповідальність за організацію зберігання несе керівник організації.

За будь-які порушення в галузі архівної справи на посадових осіб організацій, а також на юридичних осіб може бути накладено штраф.

Згідно ст. 120 Податкового кодексу РФ (НК РФ) відсутність первинних документів є грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування. За нього передбачений штраф у розмірі:

• 10000 руб. - Якщо ці діяння вчинені протягом одного податкового періоду;

• 30000 руб. - Якщо вони вчинені протягом більше одного податкового періоду;

• 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб. - Якщо вони спричинили заниження податкової бази.

Згідно ст. 15.11 КоАП РФ за порушення термінів зберігання облікових документів передбачений адміністративний штраф на посадових осіб у розмірі від 2000 до 3000 руб.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії та архіву організації працівникам інших структурних підрозділів організації, як правило, не допускається. В окремих випадках вони можуть видаватися тільки за розпорядженням головного бухгалтера.

Первинні документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими органами на підставі їх постанов відповідно до законодавства РФ. Постанова про вилучення повинно містити перелік документів, що вилучаються і вказівка причин їх вилучення, тобто підставу, що дає привід припускати, що дані документи містять відомості про порушення організацією чинного законодавства. Вилучення документів "на перевірку" чинним законодавством не передбачено. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі організації.

Головний бухгалтер чи інша посадова особа організації вправі з дозволу та в присутності представників органів, які проводять вилучення документів, зняти з них копії із зазначенням підстави і дати вилучення.

Якщо вилучаються недооформлені томи документів (непідшиті, непронумеровані і т.д.), то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи організації можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, завірити своїм підписом , печаткою).

У разі пропажі чи загибелі первинних документів незалежно від причини втрати вони повинні бути відновлені.

Послідовність дій по відновленню документів наступна:

- По-перше, якщо встановлено відсутність будь-яких первинних облікових документів або їх неправильне оформлення (відсутність чи незаповнення обов'язкових реквізитів), то керівник організації повинен своїм наказом призначити комісію з розслідування причин пропажі, загибелі документів. У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду;

- По-друге, комісія повинна зажадати письмові пояснення в осіб, які відповідно до затвердженого в організації графіком документообігу є відповідальними за створення і зберігання відсутніх документів;

- По-третє, після з'ясування причин втрати документа комісія повинна вжити заходів по його відновленню;

- По-четверте, результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником організації.

Згідно ст. 29 Закону про бухоблік № 402-ФЗ первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року.

Документи облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, у тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, підлягають зберіганню економічним суб'єктом не менше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності в останній раз.

Економічний суб'єкт повинен забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Cхожі теми

Зберігання цінностей у комерційному банку
АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Роздільне зберігання товарів підвищеного і зниженого споживчого попиту
СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
ОЦІНКА ЗНАЧИМОСТІ ДОКУМЕНТІВ І ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
Приймання на зберігання документів
Зберігання електронних документів
Організація зберігання бухгалтерських документів
Договір зберігання
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук