Навігація
Головна
ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУДокументообіг та діловодство в страховій організаціїСистеми електронного документообігуДокументообіг як функція управління знаннямиОрганізація документообігуОрганізація документообігуДокументообіг організаціїОрганізація електронної системи управління документообігомДокументообіг виконавцяПравове регулювання в галузі організації електронного документообігу
 
Головна arrow Аудит та Бухоблік arrow Бухгалтерська справа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація документообігу на підприємстві

Рух первинних документів у бухгалтерському обліку починається з моменту їх створення безпосередньо на підприємстві або отримання їх від інших підприємств, потім продовжується при їх обробці, прийнятті до обліку і закінчується передачею їх в архів і називається документообіг.

Документообіг - це рух документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до завершення їх виконання і передачі в архів.

Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер організації. З цією метою головний бухгалтер з'ясовує, які первинні документи будуть застосовуватися в діяльності організації. Безпосередньо форми первинних документів, право їх підпису посадовими особами організації, графік руху цих документів є елементами облікової політики організації згідно з положеннями ПБО 1/2008. Це означає, що вони повинні бути представлені в додатку до облікової політики організації і підписані керівником організації. Первинні документи, затверджені до застосування, можуть бути перераховані відповідно до їх номерами, які вони мають в альбомах уніфікованих документів. Якщо організація самостійно розробляє первинний документ, то в цьому випадку показується форма документа з обов'язковими для нього реквізитами. Графік документообігу показується в додатку до облікової політики і може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, відповідним відображенням господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку, виконуваних кожним підрозділом організації і всіма виконавцями, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

Оптимізація документообігу дозволяє встановити кількість необхідних документів і раціональне число підрозділів організації та працівників, які звертаються з даними документами в мінімальний термін перебування його в кожному підрозділі.

Приклад графіка документообігу представлений на рис. 4.3.

Графік документообігу на підприємстві

Рис. 4.3. Графік документообігу на підприємстві

У графі "Створення документа" передбачені наступні колонки:

1 - кількість примірників документа;

2 - відповідальний за виписку;

3 - відповідальний за оформлення;

4 - відповідальний за виконання;

5 - термін виконання.

У графі "Перевірка документа":

1 - відповідальний за перевірку;

2 - хто представляє на перевірку;

3 - порядок подання;

4 - термін подання на перевірку.

У графі "Обробка документа":

1 - хто виконує;

2 - термін виконання.

У графі "Передача в архів":

1 - хто виконує;

2 - термін передачі.

При складанні графіка документообігу повинні бути дотримані наступні вимоги:

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

• первинні облікові документи, прийняті бухгалтерією, повинні мати всі обов'язкові реквізити;

• при прийомі документів повинна перевірятися правильність арифметичних обчислень;

• документи повинні оформлятися відповідно до вимог законодавчих і нормативних актів;

• всі виправлення в документах повинні бути завірені підписами осіб, відповідальних за їх складання, із зазначенням дати виправлення;

• виправлення повинні бути виконані тільки дозволеними прийомами (коректурна запис, додаткова бухгалтерська запис, червоне сторно);

• по будь-якій угоді повинні бути представлені всі необхідні документи (договір та доповнення до нього, накладна або акт про виконання, рахунок-фактура, платіжне доручення).

На початковому етапі складання графіка документообігу головний бухгалтер встановлює коло осіб, які працюють з первинними документами (працівники відділу постачання, особи, відповідальні за реалізацію, - маркетологи). В офіційному порядку до їх відома доводяться правила оформлення первинних документів та строки подання даних документів до бухгалтерії. Для цього кожному виконавцю може бути вручена виписка з графіка документообігу. У виписці перераховуються документи, які до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, до яких видаються зазначені документи. У відповідному наказі керівника організації також повинна встановлюватися відповідальність за несвоєчасне надання документів до бухгалтерії.

Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне і якісне оформлення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.

Своїм розпорядженням по бухгалтерії головний бухгалтер зобов'язує приймати тільки документи, оформлені в установленому порядку. Бухгалтер, який прийняв документи, оформлені з порушенням правил, несе персональну відповідальність.

Контролю підлягає також правильність відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку, для цього встановлюється контроль за правильністю оформлення первинних облікових документів і відображення на їх підставі господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Головному бухгалтеру необхідно періодично оптимізувати документообіг. При цьому встановлюється:

• перелік первинних документів, які застосовуються на підприємстві;

• хто з працівників підприємства має право підписувати дані документи і несе відповідальність за правильність їх оформлення і своєчасність подання в бухгалтерію;

• робоча схема діючих відділів організації;

• порядок руху кожного документа між відділами організації та крайній термін подання документів кінцевому споживачеві інформації (наприклад, бухгалтерії);

• графік руху документів усередині бухгалтерії, що дозволяє своєчасно організувати нарахування податків та складання бухгалтерської звітності.

Графік документообігу дозволяє поліпшити контроль з боку бухгалтерії за всією роботою організації, тобто підвищує ефективність всієї облікової роботи організації. При складанні графіка документообігу враховують вимоги, пропоновані до раціональної організації документообігу: найкоротший шлях руху документів, вказівка конкретних виконавців, мінімальні терміни проходження по інстанціях.

Раціональна організація документообігу підсилює контрольні функції обліку, прискорює терміни складання бухгалтерської звітності, підвищує оперативність бухгалтерського обліку, необхідну при управлінні підприємством.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
Документообіг та діловодство в страховій організації
Системи електронного документообігу
Документообіг як функція управління знаннями
Організація документообігу
Організація документообігу
Документообіг організації
Організація електронної системи управління документообігом
Документообіг виконавця
Правове регулювання в галузі організації електронного документообігу
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук