Навігація
Головна
СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВЗберігання в камерах зберігання транспортних організаційЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВДокументи бухгалтерського облікуВИКОРИСТАННЯ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І МАТЕРІАЛІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ...Організація зберігання документів з кадрів (особового складу)Організація вилучення бухгалтерських документівАРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВРоздільне зберігання товарів підвищеного і зниженого споживчого попитуОЦІНКА ЗНАЧИМОСТІ ДОКУМЕНТІВ І ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
 
Головна arrow Аудит та Бухоблік arrow Бухгалтерська справа
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація зберігання бухгалтерських документів

Складовою частиною бухгалтерської справи є організація бухгалтерського архіву. Відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік" всі організації зобов'язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку і фінансову звітність протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, по не менше п'яти років.

НК РФ встановлює для зберігання даних бухгалтерського обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків, термін в чотири роки.

Документи, що підтверджують збиток, стерпний на майбутнє, необхідно зберігати протягом усього терміну, поки підприємство зменшує оподатковуваний прибуток на суму раніше отриманого збитку.

Документи з обліку кадрів, у тому числі особові рахунки працівників за розрахунками заробітної плати, повинні зберігатися протягом 75 років. Термін зберігання будь-якого документа обчислюється з 1 січня року, наступного за роком його оформлення.

Оброблені бухгалтерські документи можуть зберігатися як у самій організації, так і в спеціальних установах - державних і приватних архівах. Питання про вибір місця зберігання документів вирішує керівництво підприємства. Порядок зберігання бухгалтерських документів безпосередньо в організації встановлює головний бухгалтер.

Зазвичай первинна документація, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси перші два-три роки зберігаються безпосередньо в бухгалтерії, в спеціальному приміщенні або закритих шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером. Потім вони передаються до архіву підприємства або в державні приватні архіви.

Порядок систематизації первинних документів для зберігання визначає бухгалтер, що має з ними справу. Нерідко виникають такі ситуації, коли документи, передані на зберігання в архів, можуть бути затребувані. Це відбувається в тих випадках, коли організація змушена з тих чи інших причин вирішувати спірні питання в арбітражі, суді і т.д. Тому порядок зберігання документів в архіві також важливий, і необхідно заздалегідь визначити, в якому складі підшивати або складати документи в папки. Приміром, за документами, пов'язаним з розрахунковими операціями, одні бухгалтери комплектують всі виставлені на адресу підприємства рахунки з договорами, інші - з платіжними документами, треті - складають рахунки в окремі папки в розрізі облікових регістрів.

Найчастіше первинні документи поточного місяця, які стосуються певному обліковому регістру (журналу-ордеру, відомості тощо), комплектуються в хронологічному порядку. Касові ордери, авансові звіти, виписки банків з відносяться до них первинними документами повинні бути підібрані в хронологічній послідовності і переплетені. Окремі види первинних документів (наряди на відрядну роботу, змінні рапорти, маршрутні листи) можуть зберігатися непереплетеннимі, але підшитими в папках щоб уникнути їх втрати або можливих зловживань.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

За деякими видами первинної документації нормативні положення з бухгалтерського обліку та оподаткування передбачають особливий порядок систематизації та зберігання. Так, рахунки-фактури, отримані від постачальників, і другі примірники рахунків, відправлених підприємством покупцям, слід зберігати разом з книгами продажів і журналами продажів.

Бланки та документи суворої звітності необхідно зберігати в сейфах і металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх повне збереження.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів, на машиночитаних носіях визначений у відповідних нормативних положеннях і посібниках, що регламентують ведення бухгалтерського обліку в умовах автоматизації обробки економічної інформації. Бухгалтеру необхідно скласти список регістрів бухгалтерського обліку, які повинні дублюватися на паперові носії і зберігатися у відповідних папках, а окремі бухгалтерські регістри зберігаються на електронних носіях інформації.

Якщо керівництвом підприємства прийнято рішення зберігати бухгалтерську документацію в державному чи приватному архівній установі, з ним укладається договір надання послуг. У типових договорах з територіальними підрозділами Росархіву передбачається необхідність періодичної перевірки стану архівної справи на підприємстві і їх згоду на знищення документів після закінчення терміну зберігання.

Для приватних архівних установ необхідна ліцензія на здійснення цього виду діяльності. Зазвичай вони не тільки зберігають, але і знищують документи з вичерпаним терміном схоронності.

При ліквідації підприємства без правонаступника всі документи, що стосуються особового складу (облікові картки, особові рахунки по заробітній платі тощо), та документацію, по якій ще не закінчився термін зберігання, необхідно здати в територіальне відділення Росархіву. Туди ж передаються і установчі документи ліквідованої організації.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Відповідальність за збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів в бухгалтерії і архіві підприємства, за своєчасну передачу їх до архівної установи несе головний бухгалтер. Видача цієї документації з архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів, як правило, не допускається. В окремих випадках документація видається тільки за розпорядженням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів може проводитися органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судами на підставі постанови цих органів відповідно до чинним процесуальним законодавством. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку посадовій особі підприємства. У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства можуть зняти копії з документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати вилучення.

У разі надзвичайних ситуацій втрати документів організаціям необхідно вжити відповідних заходів.

Якщо документи пропали в результаті чиїхось неправомірних дій (наприклад, розкрадання), то цей факт повинен бути підтверджений правоохоронними органами. Втрата документів в результаті стихійних лих також оформляється відповідними органами. При пожежі це може бути довідка органів пожежного нагляду. Наявність таких довідок не звільнить організацію від податкового контролю, але дасть можливість просити податковий орган про відстрочку проведення контрольних заходів.

Чинним законодавством (ст. 120 НК РФ) передбачена матеріальна відповідальність за грубе порушення правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування. Грубим порушенням правил в першу чергу визнається відсутність первинних документів у платника податків, що виникає при порушенні правил збереження документів. При відсутності документів або їх пропажу підприємство зобов'язане сплатити штраф у таких розмірах:

• 5000 руб., Якщо немає бухгалтерських документів, які стосуються одного податковому періоду;

• 15000 руб., Якщо відсутні документи за кілька податкових періодів;

• 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб., Якщо відсутність документів спричинило заниження податкової бази.

Відповідальність за недотримання посадовими особами організації схоронності первинних облікових документів встановлена також ст. 21 Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації від 07.07.1993 № 5341-1, згідно з якою посадові особи та громадяни несуть кримінальну, адміністративну та іншу встановлену законодавством РФ і республік у складі Російської Федерації відповідальність за порушення законодавства про архівний фонд Російської Федерації і архівах.

Що стосується адміністративної відповідальності, то застосовується ст. 15.11 КоАП РФ, згідно з якою за грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, а також порядку та строків зберігання облікових документів накладається адміністративний штраф на посадових осіб у розмірі від 20 до 30 МРОТ.

Штрафні санкції не застосовуються, якщо підприємство доведе, що пропажа документів сталася з форсмажорних обставин, наприклад в результаті стихійних лих. У всіх випадках пропажі чи загибелі бухгалтерської документації керівник підприємства повинен призначити наказом комісію із з'ясування причин втрати документів.

При необхідності для участі в роботі комісії запрошуються представники правоохоронних органів та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджується керівником організації. Причина пропажі чи загибелі від пожежі бухгалтерської документації вважається поважною, яка позбавляє від штрафних санкцій, якщо в акті буде вказано, що приміщення, де знаходилися документи, було обладнано охоронною і протипожежною сигналізацією. До акта має бути додана довідка міліції про порушення за фактом крадіжки кримінальної справи або довідка пожежної служби про те, що трапилося пожежу та його наслідки.

Актом створеної наказом по підприємству комісії оформляють і знищення або здачу в утиль документації з вичерпаним терміном придатності. Решта первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. До передачі в архів підприємства вони повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальному приміщенні або закритих шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності зберігаються в сейфах, металевих шафах або спецприміщеннях, що забезпечують їх збереження. Первинні документи поточного місяця, які стосуються певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і супроводжуються довідкою з архіву підприємства.

Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з відносяться до них первинними документами повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені.

Документи, необхідні для використання в практичних цілях строком до п'яти років, зберігаються в бухгалтерському архіві об'єднання, підприємства, а після цього знищуються без дозволу архівної установи.

Документи, що мають науково-історичну та практичну цінність, підлягають постійному зберіганню, передають в державний архів. Архівні документи зазвичай зберігаються в папках (справах) з підрозділом по назвах регістрів. Усередині папок документи розташовуються в порядку послідовності їх запису в той чи інший регістр.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів в архіві підприємства, установи визначається Головним архівним управлінням РФ, але не менше п'яти ліг. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних повинні зберігатися не менше п'яти років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз.

Зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

У разі вилучення недооформлені томи документів (нс підшиті, що не пронумеровані і т.д.), з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати , завірити своїм підписом, печаткою).

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Зберігання в камерах зберігання транспортних організацій
ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ
Документи бухгалтерського обліку
ВИКОРИСТАННЯ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ І МАТЕРІАЛІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ПРИ ВИЯВЛЕННЯ І ДОВЕДЕННІ ЗЛОЧИНІВ
Організація зберігання документів з кадрів (особового складу)
Організація вилучення бухгалтерських документів
АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Роздільне зберігання товарів підвищеного і зниженого споживчого попиту
ОЦІНКА ЗНАЧИМОСТІ ДОКУМЕНТІВ І ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук