Навігація
Головна
Про що ще потрібно пам'ятати у зв'язку з юридичним листомВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВЛисти-відповідіЛисти, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дійЛисти, пов'язані з вираженням уваги та участіІнші слідиКриміналістичне дослідження слідів нігОсобовий листок з обліку кадрівСліди зубівПриклади листів сповіщень
 
Головна arrow Документознавство arrow Мистецтво юридичного письма
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Про що слід пам'ятати при написанні листів

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

По-перше, в ділових листах повинні бути дотримані формальності - це обов'язкова вказівка адресата, дати листи, іноді також короткий виклад предмета листи і певний порядок розташування тексту.

Ділові листи зазвичай пишуть на бланку організації, який містить обов'язковий набір реквізитів, що визначаються Держстандартом [1]. Як правило, тільки обмежене коло співробітників - керівників організації уповноважений підписувати папери, складені на таких "офіційних" бланках. Крім того, у багатьох організаціях також існують бланки, які можна назвати "неофіційними" і які містять тільки шапку листи, тобто найменування організації, її адресу і телефон. Такими бланками, в принципі, може скористатися будь-який співробітник даної організації, якому по роботі потрібно написати листа. Керівництво організації, однак, може встановити певний порядок користування такими бланками.[1]

На бланку пишеться тільки перша сторінка, а наступні - на звичайному папері. При цьому перша сторінка зазвичай не нумерується. Якщо ваш лист супровідний до якому- або документом, то на бланку пишеться тільки супровідний лист, а сам документ, надрукований на звичайному папері, оформляється як додаток.

Генеральному директору юридичної фірми "К. і партнери" пану А. М. Петрову Безіменний пров., Буд. 5 р Москва

1 квітня 2014

Про купівлю акцій ЗАТ "АБВ"

Шановний Андрію Михайловичу!

У відповідь на Ваш лист від 25.03.2010 повідомляємо, що ми розглянули питання про можливість покупки акцій ЗАТ "АБВ" і готові зустрітися з Вами в будь-який зручний для Вас час, щоб обговорити умови угоди.

Ми підготували проект договору купівлі-продажу акцій, який направляємо Вам разом з цим листом.

З повагою,

Керуючий партнер (підпис) В. М. Акціонерів

Додаток: проект договору на 20 стор. - 1 екз.

Іванова Олена Миколаївна (495) 123-456 Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. '; document.write( '' ); document.write( addy_text37217 ); document.write( '<\/a>' ); //-->\n Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. [2]

Необхідно мати на увазі, що форма листа (розташування найменування адресата, заголовка, обігу), що направляється за кордон, часто відрізняється від прийнятої у нас в країні. У кожній країні існують свої правила оформлення листів, і бажано їм слідувати (зрозуміло, якщо така інформація доступна). Так, в багатьох західних країнах прийнято розташовувати інформацію про адресата листи в лівій верхній частині сторінки, а не як у нас - в правій верхній.

По-іншому пишеться і дата. У першу чергу, мова йде про практику, що склалася в США, де зазвичай пишуть спочатку місяць, а потім день. У листі американського колеги дата

"1 квітня 2014" може виглядати як 04.01.2014. Ми прочитаємо її зовсім інакше, а саме: "4 січня 2014". Тому щоб уникнути непорозумінь в листах та інших документах, особливо якщо вони готуються в російських філіях або представництвах іноземних організацій або, тим більше, призначені для відправки за кордон, місяць краще писати словами. У такому випадку послідовність при вказівці дня і місяця не принципова: незалежно від того, напишемо ми "1 квітня 2014" або "April 1, 2014", наш адресат зрозуміє дату правильно. Так ми застрахуємо себе від можливих негативних правових наслідків (невірне визначення моменту вступу договору в силу, виконання зобов'язань, початку перебігу позовної давності та ін.).

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

По-друге, у кожного листа, як і у будь-якого ділового тексту, повинні бути вступна частина, основна частина і висновок. Цей поділ умовно, так як вступна і заключна частини можуть фактично складатися тільки з однієї фрази: вітання і прощання. Основна частина ділового листа повинна починатися з короткого викладу суті питання. Як і адресат меморандуму, адресат ділового листа хоче знати дві речі відразу: чому ми йому пишемо і що він повинен буде робити [3]. Тому на початку листа слід коротко викласти суть проблеми, яка є предметом письма. Вказівка на предмет листи в стислому вигляді нагорі сторінки (як у наведеному вище прикладі) полегшує облік кореспонденції, але не звільняє вас від необхідності короткого викладу суті справи на початку тексту.[3]

Не варто починати лист зі слів: "Я пишу Вам у зв'язку з ... (з питання про ...)". Ваш адресат, читаючи ваш лист, і так розуміє, що ви йому пишете, і немає ніякої необхідності йому про це повідомляти. Тому уникайте багатослів'я і переходите до суті відразу ж, з перших слів.

Трапляється, що наші листи містять неприємну для адресата новину чи прохання, яка може бути сприйнята адресатом без захвату. У таких випадках юристи іноді намагаються "сховати" неприємну інформацію всередині листа, щоб не відразу було зрозуміло, в чому проблема. Таким чином, мабуть, вони намагаються підготувати адресата до цієї новини або прохання і згладити негативний ефект листи. Однак навряд чи цей спосіб допоможе читачеві. Швидше за все, це тільки подовжить лист і зробить його менш ясним [4]. Тому, якщо ви знаєте, що ваш лист не потішить адресата або навіть його засмутить, не «ховайте" неприємну інформацію всередині тексту і не залишайте її на кінець, а знайдіть у собі мужність почати саме з неї.[4]

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

По-третє, вимоги, які пред'являються до будь-якій юридичній тексту, відносяться і до діловій письма. Воно повинно бути написано ясним і простою мовою, стисло і компактно; адресат повинен легко зрозуміти його суть.

Юридичний текст повинен читатися легко - про це вже багато разів йшла мова, але до діловій письма це відноситься в першу чергу. Безумовно, стиль і манера письма залежать від адресата і істоти питання. Проте лист не місце для обговорення складних питань, навіть якщо ми звертаємося до фахівця-юриста, відмінно розбирається в предметі листа. Доречніше викласти вашу позицію в окремому документі і направити його адресату як додаток до супровідного листа, а в супровідному листі пояснити, який документ ваш адресат знайде в додатку і, можливо, коротко ввести його в курс справи.

Лист також не місце для розлогих міркувань - воно коротко. Якщо ваш лист перевищує дві сторінки (приблизно 700 слів), навряд чи воно буде прочитано адресатом уважно [5]. Якщо написати потрібно більше, подумайте про інший формат. Наприклад, формат додатки прийнятний і в даному випадку, а в супровідному листі коротко викладіть суть проблеми.[5]

По-четверте, намагайтеся викладати питання послідовно і логічно. Структуруйте лист таким чином, щоб читачеві було легше зрозуміти суть написаного вами, а не так, як це приходить вам в голову. Намагайтеся також бути максимально конкретним і чітко висловлювати свою думку. Не слід розраховувати, що ваш адресат буде читати між рядків і зрозуміє те, що ви мали на увазі, але не сказали.

Складання такого листа може зайняти більше часу, але це полегшить вашому адресату сприйняття міститься у вашому листі інформації; воно буде зрозуміліше адресату. Наприклад, уявіть собі, що ви пишете про постанові Пленуму ВАС РФ, яке зачіпає один з аспектів діяльності вашого клієнта. Порівняйте два варіанти листи.

Очевидно, що при написанні другого варіанту (праворуч) юрист більше думав про своє адресаті і виклав суть питання більш зрозуміло.

Шановний Андрію!

Пленум ВАС РФ прийняв минулого тижня постанову, яка стосується угод із зацікавленістю. У ньому зачіпаються деякі аспекти діяльності Вашого товариства, зокрема, ті про які ми говорили минулого разу.

У своїй Постанові Пленум ВАС роз'яснив наступне ...

Шановний Андрію!

Під час останньої зустрічі в травні Ви висловили стурбованість у зв'язку з майбутнім укладенням угоди з компанією АБВ. Я, на жаль, не міг тоді дати вичерпну відповідь на ваше запитання, так як позиція арбітражних судів була суперечлива. Проте минулого тижня Пленум Вищого Арбітражного Суду РФ прийняв Постанову "Про деякі питання практики застосування положень законодавства про угоди із зацікавленістю", в якому дані чіткі роз'яснення з питання, який має безпосереднє відношення до укладення даної угоди.

Зокрема, Пленум ВАС роз'яснив наступне ...

Як і меморандум, ділове лист повинен містити всю інформацію, необхідну для розуміння проблеми. Іншими словами, діловий лист також має бути самодостатнім. Якщо ви відповідаєте на лист, слід включити дату і вихідний номер спрямованого вам листи в текст вашого листа або розмістити цю інформацію нагорі, під датою чи позначенням теми листа. Відсилання до інших документів або подіям, якщо вони необхідні, повинні супроводжуватися відповідними поясненнями.

Наприклад, якщо ви на початку листа вкажете, що пишете в продовження вашого розмови, яка відбулася 3 вересня, це мало про що скаже вашому адресату: у нього могло бути кілька розмов у цей день, і він міг забути про розмову з вами. Однак, якщо ви вкажете, що пишете в продовження вашої розмови з адресатом, який відбувся 3 вересня і в якому ви обговорювали питання майбутнього укладення договору купівлі-продажу акцій ЗАТ "АБВ", то ваш адресат, швидше за все, відразу зрозуміє, про що мова .

По-п'яте, лист, незважаючи на свій діловий характер, - це найбільш особистий спосіб письмового спілкування між людьми.

Тому потрібно бути уважним і обережним, щоб не розірвати цю "особисту" зв'язок зі своїм адресатом, навіть якщо ви звертаєтеся до лиця, якого ніколи не бачили або яке займає значно більш високе положення, ніж ви.

Кому б ви не писали, краще звертатися на ім'я та батькові або по імені, а не на прізвище. "Шановний Андрію Михайлович" (або "Шановна Марія") звучить більш коректно і менш відчужено, ніж "Шановний пане Петров" (або "Шановна пані Петрова"). Якщо вам відомі тільки ініціали адресата, краще потрудитися дізнатися ім'я та по батькові - це зробить лист більш ввічливим і особистим. Якщо адресат іноземець та звернення на ім'я та по батькові неможливо, краще утриматися від звернення тільки по імені, хоча це і прийнято в офіційній переписці на Заході, а обрати більш офіційний спосіб звернення: "Шановний (а) пан (пані) ..."

Якщо ви повідомляєте клієнту інформацію, яка може його порадувати або, навпаки, засмутити, проявіть свою небайдужість, розділіть його радість чи висловіть жаль у зв'язку з отриманими новинами.

Однак важливо, надаючи свого листа "особистий" характер, не стати фамільярним або настирливим. Ця грань зазвичай дуже тонка.

І нарешті, по-шосте, будьте коректні і ввічливі і за формою, і по суті, навіть якщо ви роздратовані поведінкою адресата або в корені не згодні з його позицією. Намагайтеся згладжувати гострі кути і нівелювати конфлікти, а не нагнітати. Важкі за змістом листи слід писати так, щоб вони викликали у вашого адресата "конструктивну реакцію, а не роздратування або ворожість через те, що вам вдалося загнати його в кут" [6].[6]

"Государ мій премілостівий!

Я доти не збирається їхати в Покровське, поки не вишліть Ви мені псаря Парамошку з повинною; а буде моя воля покарати його чи помилувати, а я терпіти глузувань від Ваших холопьев не має наміру, та й від вас їх не стерплю - тому що я не блазень, а старовинний дворянин. - За сим залишаюся покірним до послуг ".

Андрій Дубровський

А. С. Пушкін. Дубровський

З етичної точки зору цей лист був "вельми непристойним" за часів Пушкіна з причини "дивного складу і розташування", а також загального тону, незважаючи на формально ввічливе звернення і ввічливу заключну фразу. Навряд чи подібного роду тональність у листі клієнтові або колезі могла б бути визнана прийнятною і в наші дні.

  • [1] Див .: Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів // Енциклопедія діловодства. URL: termika.ru/dou/enc/razdl/rekvizitl3.html.
  • [2] Телефон та електронна адреса вигадані.
  • [3] Див .: Stark S. D. Op. cit. Р. 237.
  • [4] Див .: Stark S. D. Op. cit. Р. 238.
  • [5] Див .: Ibid.
  • [6] yтброд Г. Професійне ділове спілкування / пер. з англ. М .: Волтерс Клувер, 2007. С. 73.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Про що ще потрібно пам'ятати у зв'язку з юридичним листом
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Листи-відповіді
Листи, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дій
Листи, пов'язані з вираженням уваги та участі
Інші сліди
Криміналістичне дослідження слідів ніг
Особовий листок з обліку кадрів
Сліди зубів
Приклади листів сповіщень
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук