Навігація
Головна
Електронного листаВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВЛисти-відповідіЛисти, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дійЛисти, пов'язані з вираженням уваги та участіПисьмові звіти, листи, факси, використання електронної поштиВикористання електронного цифрового підписуОсобовий листок з обліку кадрівПриклади листів сповіщеньЕтичні норми при складанні тексту ділового листа
 
Головна arrow Документознавство arrow Мистецтво юридичного письма
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Електронного листа

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Як уже неодноразово зазначалося, кожен вид юридичного письма має специфікою. У цьому відношенні значною своєрідністю відрізняється такою стрімко охопив нас в останнє десятиліття спосіб спілкування як листування по електронній пошті (e-mail - "імейл"). Для початківця юриста за уявною простотою електронного листи таїться безліч небезпек, які чреваті негативними наслідками. Важливо тому мати на увазі наступне.

По-перше, в результаті електронного листування встановлюються ще більш особисті стосунки з адресатом, ніж при звичайній листуванні. Імейл максимально наближений до усній бесіді. І хоча це не усний розмову, все ж виникає відчуття близькості "співрозмовника". Це пояснюється тією швидкістю, з якою такий лист може бути створено, з якою інформація доходить до адресата і з якою ми отримуємо відповідь. Тому легкість спілкування, яку забезпечує нам електронний зв'язок в технічному відношенні, часто переноситься на стиль спілкування і надає йому підчас оманливий характер неофіційності. Дійсно, за допомогою імейлу буває простіше надати діловим відносинам легкий, неформальний, дружній характер.

Однак, як би легко такі відносини не встановлювалися, дійсно особистими вони, як правило, тільки в силу цієї легкості не стають. Небезпека полягає в тому, що ми можемо піддатися на невимушений тон спрямованого нам листи і відповісти кореспонденту в тому ж дусі, випустивши з уваги, що ми ще не знайомі або що він набагато старше нас, або займає більш високе положення. У такому випадку невимушений тон нашої відповіді буде виглядати як фамільярність і справить на адресата несприятливе враження.

Грань між фамільярністю і зайвої офіційністю в електронному листі ще більш тонка, ніж у звичайному діловому листі. Непросто знайти правильну тональність і написати імейл, який прозвучав би дружньо - але не безцеремонно, по-діловому - але без зайвої офіційності. Так, бажаючи висловити прихильність до адресату, ви можете, самі того не підозрюючи, помилково обрати тон, який розцінять як необгрунтоване панібратство. І, навпаки, ви можете написати, як вам здається, витримане в строгому діловому стилі лист, який сприймуть як сухе і навіть невежливое [1]. Наприклад, якщо, обговорюючи яке-небудь питання з вашим колегою, з яким ви вчилися разом на юридичному факультеті, ви кожного разу починаєте лист зі слів "шановний" або "дорогою", це буде виглядати претензійно. Недоречно таке звернення і на адресу партнера вашої юридичної фірми, якщо ви відправляєте йому вже третій чи четвертий імейл за останню годину: у такій ситуації можна обмежитися зверненням по імені або обійтися без звернення. Для порівняння нагадаю, що в звичайному листі, адресованому певній людині, відсутність звернення неприпустимо. Тому, якщо ви тільки починаєте трудову діяльність і ще не знайшли навички ділового електронного спілкування (яке відмінно від тієї манери, в якій спілкуються між собою студенти), будьте особливо уважні при виборі правильної тональності.[1]

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Інша небезпека, яка обумовлена швидкістю і легкістю електронного зв'язку, пояснюється тим, що наш настрій відбивається на тональності листи. Тому не пишіть листів, якщо ви сердиті, засмучені або роздратовані. Постарайтеся заспокоїтися або відкладіть написання листа на пару годин, або, якщо це можливо, на наступний день. Ваш настрій може непомітно для вас передатися адресату. Через якийсь час ви заспокоїтеся, а ваше відправлене електронного листа - ні, і ваш стан буде передано адресату, а можливо - доведено до відома широкого кола осіб, якщо лист відправлялося в розсилці або буде пересилатися пізніше.

По-друге, незважаючи на "особистий" характер електронного листа і легкість його видалення, цей вид комунікації аж ніяк не забезпечує конфіденційності спілкування. Ви завжди повинні пам'ятати, що його зміст може стати відомим необмеженому колу людей в результаті пересилки (forward). Крім того, електронний лист, навіть якщо його видалити, зберігається на сервері, а також може жити довго в "пам'яті" чужого комп'ютера. Воно може бути виявлено кілька років по тому в результаті якої-небудь перевірки, проведеної, наприклад, в ході судового розслідування [2]. Тому не використовуйте імейл для передачі конфіденційної інформації; Не довіряйте електронного листа, якщо не хочете, щоб інформація стала відома третім особам [3].[2][3]

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

По-третє, намагайтеся висловлювати думку в електронному листі якомога більш компактно. Якщо максимальний розмір звичайного листа - дві сторінки, електронний лист - значно коротший. Слід пам'ятати, що, як правило, ми читаємо імейли з екрану комп'ютера, а текст на дисплеї сприймається важче, ніж на папері. Більш того, в наше життя все більше входять електронні засоби зв'язку, що дозволяють отримувати пошту в будь-який момент, де б ми не знаходилися (у аеропорту, готелі, кафе, на діловій зустрічі). У такій ситуації читання довгих листів буває особливо незручно. Вважається, що текст, кількість слів у якому перевищує 300, важко сприймається в електронному вигляді [4]. Тому краще оформити його як звичайний лист. Постарайтеся, крім того, максимально полегшити зорове сприйняття тексту, виділивши абзаци або збудувавши список.[4]

Для того щоб адресату було легше сприймати міститься у вашому листі інформацію, слід також дотримуватися трьох правил:

• обов'язково вказуйте максимально інформативно основну тему вашого листа в графі "тема / предмет" (subject): наприклад, "Зустріч +7 жовтня по проекту АБВ" скаже вашому адресату більше, ніж просто "Зустріч 7 жовтня"; пам'ятайте, що ваш адресат бачить в першу чергу тему листа, а не його текст; тому ваше завдання полягає в тому, щоб по темі листа адресат міг зорієнтуватися в його змісті; правильне значення теми листа застрахує вас також і від помилкового видалення вашого листа як непотрібного;

• якщо ви відповідаєте на прислане лист, використовуйте функцію "відповісти", а не пишіть новий лист; це дозволить адресату відразу зрозуміти, про що йде мова у вашій з ним листуванні;

• організуйте вашу пошту таким чином, щоб при відповіді на лист текст вашої відповіді розміщувався на самому початку листа, а не в кінці присланого вам спочатку тексту: якщо ваша відповідь розташовується в самому кінці, вашому адресату доведеться "прокрутити вниз" всю переписку, а це заняття, яке зазвичай викликає тільки роздратування [5].[5]

По-четверте, електронного листа з легкістю перетинає тимчасові пояса. Ваш "співрозмовник", з яким ви в даний момент переписуєтеся, може перебувати в іншій частині земної кулі. Тому важливо вказувати час таким чином, щоб ви обидва розуміли його однаково. Наприклад, мова йде про термін, до якого повинна бути виконана робота або присланий якийсь матеріал, або про час планованої зустрічі. Юрист, з яким ви разом працюєте над проектом, перебуваючи в Хабаровську чи Токіо, просить вас, що знаходиться в Москві, прислати до вечора остаточний варіант меморандуму. Незрозуміло, вечір якого дня мається на увазі. Неважко уявити собі, які проблеми створює подібного роду невизначеність. Уникнути непорозумінь можна, вказавши, що матеріал повинен бути присланий до 8 години вечора (або 20.00) за московським часом 7 жовтня.

У зв'язку з цим виникає питання, як вітати адресата. Написати "добрий ранок", якщо ми пишемо лист вранці, може бути неправильно, якщо у адресата вже глибока ніч. Також невірно було б "підганяти" наше привітання під тимчасові параметри нашого адресата - ми можемо не знати, в якій точці земної кулі він знаходиться в даний момент. Спроби подолати це розбіжність тимчасових поясів призвели до появи в електронних листах таких "словесних виродків" [6] як "Доброго времени суток!" або, ще гірше, "Доброго часу!". Правильніше було б у такій ситуації написати "Здрастуйте!" або відмовитися від подібного вітання, обмежившись зверненням "Шановний (-а) ..." або "Дорогий (-а) ..." або просто звернутися по імені.

По-п'яте, якщо у вас кілька адресатів, важливо визначити, кого ви ставите в основну рядок «Кому», а кого ставите в копію. У цьому відношенні необхідно слідувати логіці, а не просто ділити адресатів, розміщуючи когось із них в основний рядку, а когось - у рядку "Копія". При довільному розподілі може виявитися, що ваш шеф, якому лист призначався в першу чергу, виявиться в копії, а його асистент - в основній рядку. Можлива зворотна ситуація, коли вашого шефа слід поставити саме в копію, що не буде розцінено як неввічливість з вашого боку. Наприклад, якщо ви відправляєте лист клієнту фірми, а копію - партнеру для його відома.

По-шосте, в електронних листах нам все частіше доводиться стикатися з різними іноземними абревіатурами. Широко поширеними є такі скорочення, як: "FYT" ("для вашої інформації"), "TBD" або "ТВА" ("буде визначено пізніше" - наприклад, дата або час зустрічі), "ASAP" ("якомога швидше" ) і "СОВ" ("до кінця робочого дня") [7]. Такі абревіатури припустимі в неформальній листуванні, але небажані в офіційних електронних листах. Їх використання виключається у звичайних листах.[7]

Зверну увагу читача на поширену абревіатуру "RSVP". Вона з'явилася задовго до Інтернету і, навпаки, часто використовується в звичайних листах-запрошеннях. Нерозуміння цього скорочення може створити незручну ситуацію. "RSVP" розшифровується як "repondez s 'il vous plait" і перекладається з французької мови як "дайте відповідь, будь ласка". "RSVP" ставиться зазвичай на запрошеннях на ділові зустрічі або інші заходи подібного роду. Як неважко здогадатися, ця абревіатура означає, що, якщо ви збираєтеся прийняти запрошення, ви повинні підтвердити вашу участь: з'явитися на захід, не відповівши на "RSVP", неважливо.

Серед користувачів Інтернету поширені також значки, отримали найменування "смайлики" [8]. Вони позначають настрій і мають емоційне забарвлення. Краще утримуватися від використання таких значків в діловому листуванні юристів - це може зашкодити вашій репутації [9].[8][9]

По-сьоме, може виявитися важливим, який електронну адресу ви собі створили. Бажано не використовувати в назві адреси жартівливі, претензійні найменування або імена власні: "MatildaValua @ ..." [10], Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. ..." і подібні їм. Такі адреси, можливо, і будуть оцінені вашим кореспондентом, яка має почуття гумору, але напевно будуть сприйняті ним негативно і розцінені як свідчення вашої недостатньої зрілості та невміння відрізняти ділові відносини від суто особистих.

І останнє: щоб відправити електронний лист, потрібно менше секунди. Зупиніться на мить і подумайте, перш ніж клікнути мишкою. Прочитайте лист ще раз не поспішаючи, задайте собі питання: чи всі ви зробили правильно? Також подумайте як слід, перш ніж натискати на кнопку "відповісти всім" [11].[11]

9. Цитування та посилання в юридичному листі

Неодмінною складовою культури юридичного письма, як і культури в цілому, є вказівка джерел, з яких ви брали інформацію при підготовці документа. Здавалося б, це є само собою зрозумілим. Проте останнім часом чужі тексти без вказівки джерела, на жаль, стали використовуватися дуже часто. Тому слід запам'ятати правило: якщо ви приводите чиюсь фразу, думка, факт, будь-який фрагмент чужого тексту, ви повинні обов'язково вказати автора або джерело, звідки ви цю ідею або фрагмент взяли. Не слід приписувати собі чужі думки.

Використання чужого матеріалу без зазначення імені автора є порушенням авторських прав і може спричинити цивільно-правову, а за певних обставин - і кримінально-правову відповідальність.

Крім захисту авторських прав, посилання на використані матеріали виконують дві функції. По-перше, читач переконується в тому, що ваша робота серйозна. По-друге, посилання, будь то зноски або бібліографічний список, допомагають читачеві знайти вказаний вами матеріал (книгу, статтю, закон, судову практику та ін.). Тому важливо не тільки вказувати джерело, але і вказувати його правильно. Довіра до вас як до юриста-аналітику залежить від того, наскільки коректні ваші цитати і посилання [12].[12]

Посилання в юридичному листі також використовують, щоб розвантажити основний текст. Інформація в посиланнях не є необхідною для сприйняття суті питання, проте її не можна опустити, оскільки вона вказує на джерело. Цій меті служать, наприклад, посилання на закон чи інший нормативний акт, текст якого наводиться в документі.

Питання про те, чи робити посилання, в якій формі і кількості, залежить від виду та характеру тексту, над яким ви працюєте. Достаток посилань характерно для академічних праць. Значний обсяг відсильний матеріалу зазвичай свідчить про те, що ви глибоко опрацювали питання, а також відображає коло джерел, на яких грунтується робота.

У меморандумах посилань зазвичай небагато, а в юридичних висновках вони взагалі є винятками (це, однак, не означає, що в цих випадках питання опрацьовується неглибоко). Тим не менш, якщо в меморандумі (рідше - в юридичному висновку) на підтримку вашої позиції необхідно привести чиюсь думку, посилання на джерело необхідна.

Який формат посилань обрати, також залежить від виду та мети вашого документа. Існує кілька варіантів посилань на використані джерела: підрядкові (посторінкові), внутрітекстовие і кінцеві (кінцеві).

Найбільш традиційними є посторінкові посилання. Вони зручні, оскільки дозволяють читачеві побачити на одній і тій же сторінці як матеріал, так і цитоване джерело. Однак, якщо важливо, щоб текст сприймався як єдине ціле і ніщо не відволікало увагу читача, краще віддати перевагу кінцеві виноски.

Внутрішньотекстові посилання використовуються рідко. Однак якщо обраний саме такий формат посилань, то, щоб не перевантажувати текст, можна використовувати скорочене найменування джерела. Воно відішле до пункту бібліографічного списку в кінці роботи.

У меморандумах прийнято робити посторінкові посилання, вказуючи джерело або даючи пояснення до тексту. Іноді меморандуми містять також бібліографію, яка розміщується в кінці документа. Внутрішньотекстові посилання (але з повним зазначенням джерела) використовуються, наприклад, у листі, якщо вам потрібно вказати адресату на нормативний акт, конкретну справу, розглянуте арбітражним судом, або дати посилання на статтю або книгу. Посторінкові і кінцеві посилання неприйнятні в листах.

Якщо формат вашого документа передбачає ні посилань, ні бібліографії, все ж у своєму архіві слід мати список літератури, до якої вам довелося звертатися в процесі написання вашої роботи. Такий список може знадобитися в майбутньому.

Основні вимоги, які пред'являються до цитування, полягають в наступному [13].[13]

По-перше, цитований фрагмент наводиться в лапках - дослівно без змін. Пропуск слів допускається, тільки якщо це не спотворює вкладений автором сенс. Пропуск слів обов'язково позначається трьома крапками.

Одне з небагатьох виключень, коли можна змінити цитований текст, стосується наступної ситуації: цитата в оригіналі починається з великої літери, але вводиться в ваш текст як його складова частина. У такому випадку цитату починають з малої літери. Приклад такого цитування наводиться нижче:

Стаття +1274 Цивільного кодексу РФ допускає "без згоди автора чи іншого правовласника та без виплати винагороди, але з обов'язковим зазначенням імені автора, твір якого використовується, і джерела запозичення:

1) цитування в оригіналі і в перекладі в наукових, полемічних, критичних чи інформаційних цілях правомірно оприлюднених творів у обсязі, виправданому метою цитування, включаючи відтворення уривків з газетних і журнальних статей у формі оглядів преси ... "1.

1 ГК РФ (частина четверта) від 18.12.2006 № 230-ФЗ - СЗ РФ. 2006. №52 (1 ч.). Ст. +5496.

По-друге, якщо вам потрібно ввести пояснення до цитаті, їх укладають в квадратні або круглі дужки і супроводжують ініціалами автора або вказівкою на те, що це авторські пояснення.

За словами В. А. Дозорцева, в російському праві "немає підстав для застосування цієї складної, заплутаної системи [переходу права власності до довірчого власнику - Д. Д.], Немає <...> і механізму, що дозволяє застосовувати цю систему" 1 .

1 Дозорців В. А. Довірче управління майном // Цивільний кодекс Російської Федерації, частина друга / під ред. О. М. Козир, А. Л. Маковського, С. А. Хохлова. М., 1996. С. 531 [14].[14]

Якщо вам потрібно акцентувати увагу читача на певному слові цитати, його можна виділити курсивом, підкресленням або розрядкою тексту і супроводити ваше "вторгнення" в чужий текст поясненнями.

Так, О. С. Іоффе вважає, що в подібних випадках угода сторін означає "згода підкоритися умовам, які за законом поширюються на договірні відносини відповідного виду або на всі договори взагалі (виділено нами -Авт.)" 1.

1 Іоффе О. С. Зобов'язальне право. М.: Госюриздат, 1975.

С. 31 [15].[15]

По-третє, якщо ви цитуєте не прямо, а переказуєте своїми словами, необхідно бути гранично точним при викладі чужих думок. Непряме цитування зручно, оскільки дозволяє скоротити текст.

... в суперечці з Б. Віндшайдом, які вважали, що право третьої особи існує в останнього з моменту укладення основного договору,

Г. Ф. Шершеневич визнавав відповідне право виникли лише з моменту, коли третя особа висловило на те свою волю [16].[16]

1 Шершеневич Г. Ф. Підручник російського громадянського права. М., 1912. С. 520.

По-четверте, будь цитування повинно обов'язково супроводжуватись посиланням на джерело. Знак посилання ставиться відразу після цитованого слова або висловлювання або в кінці речення, яке цитується цілком.

Існують правила цитування, затверджені Держстандартом, які стосуються, в тому числі, оформлення виносок і бібліографічного списку [17]. Ці правила обов'язкові при оформленні дисертацій. Багато видавництв слідують їм, однак повного однаковості немає. У різних організаціях, у тому числі в юридичних фірмах, також можуть бути встановлені свої вимоги. Тому краще заздалегідь поцікавитися, який формат посилань прийнятий, щоб не довелося потім переоформляти посилання і бібліографію.[17]

При цитуванні фрази, обсяг якої перевищує чотири рядки або 50 слів, цитату краще оформляти Втяжка, тобто відступом від лівого і правого краю тексту. У цьому випадку цитата друкується шрифтом меншого розміру і з меншим інтервалом. Лапки не ставляться, оскільки очевидно, що наведений текст - цитата [18]. Це правило строго дотримується в західному юридичному листі [19], проте воно не набуло поширення у вітчизняній практиці, і його більш широке використання слід було б тільки вітати.

Кримінальний кодекс РФ. Стаття 146. Порушення авторських і суміжних прав

1. Привласнення авторства (плагіат), якщо це діяння зашкодило великий збитки автору або іншому правовласнику, - карається штрафом у розмірі до двохсот тисяч рублів або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період до вісімнадцяти місяців, або обов'язковими роботами на строк від ста вісімдесяти до двохсот сорока годин, або арештом на строк від трьох до шести місяців.

  • [1] Див .: Armstrong S. V., Terrell Т. Р. Thinking Like a Writer: A Lawyer's Guide to Effective Writing and Editing. 2nd ed. NY: Practicing Law Institute, 2003. P. 323.
  • [2] За даними, оприлюдненими в 2006 р в США, 24% наймачів були змушені надати електронну переписку своїх службовців через судових процесів або проведених в організаціях перевірок. Див.: Shipley 6., Schwalbe W. Send: The How, Why, When - And When Not - Of Email. Edinburg: Canongate Books Ltd, 2007. P. 204-205.
  • [3] Cm .: Haigh R. Oxford Handbook of Legal Correspondence. Oxford: Oxford University Press, 2006. P. 23.
  • [4] Cm .: Stark S. D. Op. cit. P. 244.
  • [5] Див .: Shipley D., Schwalbe W. Op. cit.
  • [6] Якщо використовувати вираз Н. Галь. Галь Н. Указ. соч. С. 25.
  • [7] Які розшифровуються, відповідно, як: "for your information", "to be determined" або "to be announced / agreed", "as soon as possible", "close of business".
  • [8] Від англ, smile - посміхатися.
  • [9] Haigh R. Op. cit. Р. 27.
  • [10] Володарка даного електронної адреси, мабуть, знехтувала правильним написанням французького імені Mathilde Valois і написала його так, як воно чується.
  • [11] Armstrong S. V., Terrell Т. Р. Op. cit. Р. 327.
  • [12] Див. матеріали тренінгів для підготовки до конкурсу ім. Ф. Джессопа // abanet.org/ceeli/countries/kazakhstan/jessup_book_excerpt_ chapt_8.pdf.
  • [13] Дані вимоги наводяться в публікаціях, присвячених питанням оформлення письмових робіт. Тут взяті за основу вимоги, сформульовані в кн .: Кузін Ф. А. Кандидатська дисертація. Методика написання, правила оформлення та порядок захисту: практичний посібник для аспірантів і здобувачів наукового ступеня. М .: Ось-89,2006. С. 83-84.
  • [14] Наводиться за: Дождев Д. Міжнародна модель трасту і унітарна концепція права власності // Людина і його час: життя і робота серпня Рубанова / сост. і відп. ред. О. А. Хазова. - М.: Волтерс Клувер, 2006. С. 282.
  • [15] Наводиться за: Брагинський М. І., Витрянский В. В. Договірне право. Книга перша: загальні положення. М .: Статут, 2005. С. 300.
  • [16] Наводиться за: Брагинський М. І., Витрянский В. В. Указ. соч. С. 365.
  • [17] Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Бібліографічна посилання. Загальні вимоги та правила складання. М .: Стандартинформ, +2008.
  • [18] Еко У. Як написати дипломну роботу. Указ. соч. С. 183.
  • [19] Див .: Garner В. A. The Elements of Legal Style. Op. cit. P. 84.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Електронного листа
ВИДИ І РІЗНОВИДИ СЛУЖБОВИХ ТА ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Листи-відповіді
Листи, пов'язані із зверненнями з приводу тих чи інших дій
Листи, пов'язані з вираженням уваги та участі
Письмові звіти, листи, факси, використання електронної пошти
Використання електронного цифрового підпису
Особовий листок з обліку кадрів
Приклади листів сповіщень
Етичні норми при складанні тексту ділового листа
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук