Навігація
Головна
Діловодство на початку XXI стВиконавче діловодствоІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ДІЛОВОДСТВА. СУЧАСНА СИСТЕМА ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО...Сучасні інформаційні технології в діловодствіІнформаційні системи діловодства в органах прокуратуриНаказове діловодствоСистеми автоматизації діловодстваОгляд сучасних систем електронного діловодстваДЕРЖАВНІ ОРГАНИ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ (ОРГАНИ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ):...Початок складання товариств та систем суспільних цінностей
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Система міністерського "виконавчого" діловодства XIX - початку XX ст

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Початок XIX ст. було ознаменоване нової реформою державного управління та діловодства, яка, головним чином, торкнулася верхній рівень управління - вищі і центральні установи, і разом з реформами, проведеними Катериною II в останній чверті XVIII ст., завершила формування нової системи центральних і місцевих установ.

Нова система управління - міністерська, заснована на принципі єдиноначальності, визріла в надрах старої коллежской системи: в колегіях кінця XVIII ст. президенти мали ширші права, ніж в ранній період, деякі з них називалися вже не президентами, а міністрами.

Створення міністерств з одноосібно керуючими міністрами було необхідно для підвищення оперативності системи управління, тим не менш, колегіальний принцип прийняття рішень не був виключений з нової системи: спочатку колегії були введені до складу новостворених міністерств, а пізніше при міністрах були створені ради, що мали статус колегіального дорадчого органу. Однак ставлення до міністрів як до одноосібним виконавцям волі імператора визначило діловодство міністерств як "виконавче" діловодство.

У 1802 р були створені перші вісім міністерств: військово-сухопутних сил, військово-морських сил, закордонних справ, внутрішніх справ, комерції, фінансів, народної освіти, юстиції. Кожному міністру наказувалося створити канцелярію плюс товариша (помічника). Одночасно з міністерствами було засновано Комітет міністрів - вище адміністративне установа, що діяло на колегіальних засадах і рассматривавшее справи, що виходять за рамки компетенції окремого міністра і потребують спільного узгодженого рішення. Дещо пізніше, в 1810 р, було створено Державну раду - вища законосовещательное установу. Одночасно з цим була проведена реформа Сенату, який став найвищою судовою інстанцією, виконуючи також функцію нагляду за урядовим апаратом.

Ухвалений 25 червня 1811 законодавчий акт - "Загальне установа міністерств", - визначив систему міністерського пристрої, включаючи діловодство та систему взаємовідносин з іншими установами та посадовими особами. Відповідно до цим актом збільшилася кількість міністерств і відбулися деякі зміни у перерозподілі справ між ними.

Міністри призначалися самим імператором і були відповідальні лише перед ним. Принцип єдиноначальності був покладений в основу всієї організації міністерств: директори департаментів підпорядковувалися безпосередньо міністру, начальники відділень - директорам департаментів, столоначальники - начальникам відділень. Дорадчий орган при міністрі - рада міністра, складався з керівників основних підрозділів і мав значення органу "розгляду справ, потребують по важливості їх загального міркування". У департаментах роль рад виконували загальні присутності департаментів.

Канцелярія міністерства діяла на правах департаменту і підпорядковувалася безпосередньо міністру, канцелярії департаментів за своїм внутрішнім пристрою були простіше. Посадовий і кількісний склад канцелярії залежав від обсягу і змісту справ.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

"Загальним установою міністерств" вводилося однаковість в систему документообігу міністерств: від створення документів і до їх архівного зберігання, особливе місце було приділено порядку "зносин" (листуванням) міністерств з іншими установами.

Документи в діловодстві міністерств можна розділити на три групи:

- Документи, що складали внутрішнє діловодство установи (записки, довідки, виписки, журнали засідань, реєстраційні журнали, настільні реєстри та ін.);

- Документи, які надходили в установу з інших установ;

- Документи, що прямували в інші установи, в тому числі, "виконавчі папери".

Характерно, що ще в останній чверті XVIII ст. склалася так звана "ієрархія влади і місць", що визначила систему взаємозв'язків установ різних типів, і міністерське діловодство виявилося вписаним в цю систему. Від вищестоящих установ міністерства отримували: від імператора - укази, веління, від Державної ради - височайше затверджені думки, від Сенату - сенатські укази, від Комітету міністрів - виписки з журналів засідань. У вищі інстанції міністри направляли найвищі доповіді (імператору), думки, пропозиції, уявлення. З рівними установами міністерства обмінювалися допомогою відносин, повідомлень, офіційних листів. Підвідомчим місцям і особам направляли приписи міністрів, від них отримували рапорти, донесення, уявлення.

Згідно "Загальному установі міністерств" діловодство включало: вступ справ, їх рух (або виробництво), відправку, ревізію справ і звітність в справах.

Справи могли надходити в канцелярію міністерства або безпосередньо в департаменти. У канцелярію міністерства надходили укази і веління верховної влади, листування міністра з іншими міністрами, губернаторами і взагалі особами рівного звання. Подання від підпорядкованих органів прямували міністру в разі крайньої важливості або терміновості, на його ім'я надходили також відгуки на його приписи і скарги на рішення департаментів, а також секретні справи.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Безпосередньо в департаменти надходила листування з іншими установами та особами рівного становища і підлеглими, подання від підпорядкованих установ, приписи міністра і справи з його канцелярії з резолюцією міністра.

Усі які у міністерство справи поділялися на три категорії:

- Поточні (що надійшли на загальних підставах відповідно до встановленого порядку: донесення, відомості, уявлення, листування та ін.);

- Надзвичайні справи (для їх вирішення потрібне прийняття нових постанов) і справи за виявленими зловживань;

- Справи, "не терплять часу", або термінові.

Справи надзвичайні і термінові розглядалися в першу чергу.

Про надійшли справах міністру доповідав директор його канцелярії, директору департаменту - правитель справ канцелярії департаменту. Ця стадія була попереднім розглядом справи і не тягла за собою ніяких рішень, по визначала подальший хід папери в міністерстві. Загальний порядок руху справ у міністерствах був суворо регламентований: від окремого столу в складі того чи іншого відділення, через директора департаменту, а нерідко і через загальне присутність департаменту або поєднане присутність кількох департаментів в разі крайньої складності справи, до міністра, а іноді й ради міністра .

Спочатку в міністерському діловодстві переважав "колезький" порядок складання документів, при якому розгляд кожного питання вимагало складання доповідної записки, що повторювала "слово в слово" всі попередні документи. Справи при цьому досягали величезних розмірів. Приблизно до середини XIX ст. склався новий порядок підготовки справи - у формі короткої записки, излагавшей тільки суть питання.

Такий пристрій перетворювало документообіг установ у складний ієрархічно організований процес, тривалий за часом, оскільки основними інструментами канцелярії були перо і папір, а єдиною реєстраційною формою - журнал.

Це цікаво!

Автор "Керівництва до наочного вивчення адміністративного течії паперів в Росії" (1858 г.) Μ. Н. Катков називав 54 стадії проходження справи в Губернській правлінні, 34 - в департаменті міністерства, 36 - в Комітеті міністрів.

Самостійну стадію "провадження справи" становила його "відправлення", що включала реєстрацію документів, що відправляються в журналах і безпосередньо відправку (складання документа, написання адреси та ін.). До появи в Росії в середині XIX ст. поштових конвертів та марок закон передбачав, що всі вихідні папери повинні відправлятися у вигляді пакетів, для чого документ складався у вигляді конверта і запечатує сургучною печаткою.

Особливістю реєстрації було існування окремих журналів для реєстрації документів, які направляються у вищестоящі установи і підлеглим місцям і особам; особливістю журналів було те, що вони передбачали запис відомостей про виконання відправленої папери, які повинно було повідомляти кожне присутствене місце особливими рапортами. Ці відомості використовувалися для контролю виконання документів, і справа не вважалося завершеним, поки не було отримано рапорту про виконання або про неможливість виконати рішення з поважних причин.

Ревізія - перевірка ведення справ, за "Загальному установі міністерств", становила самостійну ділянку діловодства. Ревізія справ передбачала перевірку порядку зберігання документів і справ, правильності складання заголовків справ, строків розгляду справ, причин затримки у розгляді справ. Ревізія була функцією керівників. Начальники відділень перевіряли виконання документів по столах і повідомляли відомості директору департаменту, який щомісяця проводив перевірку виконаних і невиконаних документів за реєстраційними журналам і настільним реєстрів та представляв про це відомості міністру. На основі цих відомостей в кінці кожного року в канцелярії складалася загальна відомість по всіх департаментах і канцелярії міністерства.

Остання стадія діловодства, по "Загальному установі міністерств", - звітна. Законом встановлювалося три види звітів: звіти в сумах (фінансові), звіти у справах (про діяльність) і звіти в "видах і припущеннях" (плани роботи на наступний рік). Звіти готувалися відділеннями, кожним по своєму напрямку, потім узагальнювались в департаментах, і на їх основі директор канцелярії становив зведені звіти по міністерству.

Зразок документа XIX ст.

Протягом усього XIX і початку XX ст. відбувалася законодавча регламентація діловодства установ. Поряд з цим з'явилася досить велика діловодна література. Велике значення в цей період мали так звані листовники - збірники зразків документів. Перші такі збірники з'явилися вже в другій половині XVIII ст., А з кінця XVIII - початку XIX ст. вони видавалися регулярно. Відомо більше ста збірників зразків документів, виданих до 1917 р Метою таких видань ставало повне керівництво про порядок провадження справ у людних місцях з описом "обряду діловодства" і додатком форм документів.

Зміни в системі управління і ведення справ призвели і до змін форми документа. У діловодстві міністерств з'явилися бланки установ з кутовим розташуванням реквізитів. Бланки друкувалися типографським способом або писалися від руки. До складу реквізитів бланка були включені найменування установи, найменування структурних підрозділів (департамент, відділення, стіл), дата і реєстраційний номер документа. Відокремлений місце займав заголовок до тексту документа, розташовуючись безпосередньо під реквізитами бланка (так само, як і в сучасних документах). З'явилося посилання на надійшов документ (прототип сучасного реквізиту "Посилання на дату і номер документа, що поступив"), яка ще не була уніфікована і могла виглядати по-різному: "Відповідь на № ..." або: "Від такого-то" і т .п.

Стійкий вигляду набув реквізит "Адресат", що з'явився ще в XVIII ст. в колезького діловодстві, - це вказівка посади особи в давальному відмінку або найменування присутнього місця. Певну форму отримало посвідчення документа: підписи і скріпи (візи) на документі включали найменування посади особи, яка підписала або скріпив документ і його особистий підпис.

На фойє обширної діловодної літератури цього періоду особливе значення мала робота Н. В. Варадінова, присвячена діловодства в Росії [1].[1]

Історичний досвід

Н. В. Варадинов так визначав значення своєї роботи: "... видання одноманітних форм ділових паперів і теоретичних ... правил буде, можливо, мати наслідком введення однаковості, а разом з тим і спрощення діловодства нашого ... Я переконався, що не для всіх родів паперів, що становлять канцелярську і ділову переписку, існують в законах зразки і що нс у всіх людних місцях і відомствах вживаються однакові для них форми. Обравши з цих форм ті, які встановилися в діловій практиці більш одноманітно і більш подібно до вказівок і духом нашого законодавства, і приєднавши до них зразки паперів адміністративного та межового діловодства, а також зразки актів, уживаних приватними особами, я склав збірник усім можливим родів та видів ділових паперів, а по ретельному вивченні їх написав і теоретичні правила для їх складання [2]2].

Діловодство Варадинов поділяв на теоретичне і практичне. У теоретичному значенні - це "наука, викладає правила складання ділових паперів, актів і самих справ", практичне діловодство - це "загальний порядок виробництва справ у людних місцях за даними законами формам і але сталим образам ділових паперів". У цьому розділі роботи Варадінова надзвичайно цінною є запропонована ним класифікація документів (канцелярські справи і паперу, зносини присутствених місць і "просітельскіе" справи і папери), детальний опис кожного різновиду документа і зразки конкретних документів по кожному різновиді, які складають більше половини його об'ємного праці.

Незважаючи на істотні зміни, яких зазнала система міністерського діловодства, до кінця XIX ст. життя вимагало більш гнучких форм діловодства та його прискорення. Для швидко мінливих суспільних відносин система діловодства продовжувала залишатися громіздкою і неповороткою, незважаючи на те, що в останній третині XIX ст. спочатку у військовому відомстві, а потім і в цивільних установах почали використовувати друкарські машинки. Їх поява була воістину революційним кроком в документуванні: воно прискорило ведення письмових робіт, дозволило одночасно з оригіналом виготовляти кілька копій документів, істотно скоротивши обсяг рукописних робіт. Більше того, машинописний текст набув більш компактну форму, за рахунок чого скоротився обсяг документів.

Поява телеграфу викликало до життя новий вид листування - телеграму, а винахід телефону призвело до появи телефонограм - письмових документів, переданих по телефону.

Наприкінці XIX - початку XX ст. все більша увага приділялася системі реєстрації документів, висловлювалися думки про необхідність її спрощення за рахунок централізації. Ця ідея в корені суперечила принципу, реалізованому "Загальним установою міністерств", за яким створювалася безліч пунктів реєстрації документів в установі.

Велика робота по спрощенню діловодства велася в окремих відомствах, зокрема у військовому, де в 1916 р "Положенням про письмоводство та діловодстві у військовому відомстві" була введена система спрощеного діловодства. Положення спрощувало техніку листування, скорочувало кількість службових документів: для письмових взаємин чиновників військового відомства встановлювалося три види документів - рапорт, припис, ставлення. Регламентувалися випадки обміну телеграфними повідомленнями, були встановлені чіткі значення написів, що обмежували доступ до документів: "таємно", "не підлягає оприлюдненню", "поспіхом" та ін.

У положенні встановлювався порядок застосування пишучих машин для виготовлення документів, гектографах для копіювання та інших технічних пристосувань, які могли прискорити роботу з документами.

Робота з удосконалення діловодства, що проводилася у військовому відомстві, через що почалася незабаром Першої світової війни не була перенесена на інші міністерства та відомства. Стався в 1917 р соціально-політичний переворот - Лютнева буржуазно-демократична, потім Жовтнева соціалістична революції - призвели до повного зламу державного апарату і створення нового, який, хоча і засвоїв багато старих традицій, але створювався на принципово нових засадах.

  • [1] Варадинов Н. В. Діловодство, або Теоретичне і практичне керівництво до цивільного та кримінального, колегіальному і однолічно письмоводство, до складання всіх урядових і приватних ділових паперів до ведення самих справ, з додатком до оним зразків і форм. Ч. 1-2. СПб .: С. П. Лоскутов, 1857.
  • [2] Див .: Варадинов Н. В. Указ. соч.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Діловодство на початку XXI ст
Виконавче діловодство
ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ДІЛОВОДСТВА. СУЧАСНА СИСТЕМА ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ РОСІЇ
Сучасні інформаційні технології в діловодстві
Інформаційні системи діловодства в органах прокуратури
Наказове діловодство
Системи автоматизації діловодства
Огляд сучасних систем електронного діловодства
ДЕРЖАВНІ ОРГАНИ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ (ОРГАНИ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ): СИСТЕМА І КОМПЕТЕНЦІЇ
Початок складання товариств та систем суспільних цінностей
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук