Навігація
Головна
ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТА В СУЧАСНОМУ СУСПІЛЬСТВІПОЛІТИЧНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМІ УПРАВЛІНСЬКИХ ВІДНОСИН СУЧАСНОГО...Сучасне суспільствоСучасні трактування громадянського суспільстваПРЕСА І ІНТЕРЕСИ ПОЛІТИЧНИХ СИЛ: ОСОБЛИВОСТІ КОМУНІКАЦІЇ В СУЧАСНОМУ...
Зовнішньоекономічні зв'язки як предмет вивченняОгляд предметів і документівПредмет історичної науки. Методологічні підходи до вивчення історіїПРЕДМЕТ ВИВЧЕННЯ ПОЛІТОЛОГІЇ ТА ЇЇ МІСЦЕ В СИСТЕМІ НАУКПредмет і система курсу "Судові та правоохоронні органи Росії",...
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ДОКУМЕНТ У СУЧАСНОМУ СУСПІЛЬСТВІ

У результаті вивчення цієї теми студент повинен:

- Знати функції та властивості документа, його відмінність від інформації, способи уніфікації та стандартизації документів;

- Вміти застосовувати засоби і способи документування в управлінській діяльності;

- Володіти навичками віднесення документа до тій чи іншій системі документації.

Документ, як предмет вивчення

Для правильного розуміння документознавства, як наукової дисципліни, необхідно ознайомитися з поняттям "документ" та етапами його розвитку.

У ряді випадків може виникати плутанина в розумінні значень документа та інформації. Інформація оточує людину в житті, але далеко не всяка інформація буде зафіксована і перетвориться на документ, тому поняття документа не ідентичне з поняттям інформації.

Інформація - відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх подання [1].[1]

Таким чином, поняття "інформація" значно ширше поняття "документ".

В управлінській практиці інформація створюється і використовується для цілеспрямованого управління яким-небудь об'єктом, виробництвом, структурою. До управлінської інформації висувають такі вимоги: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність для сприйняття людиною. Крім того, істотні вимоги юридичної сили, своєчасності, достатності інформації.

До другої половини XIX ст. основу інформаційної технології документування становили перо, чорнильниця і бухгалтерська книга. Комунікація здійснювалася шляхом спрямування окремих документів і пакетів. Продуктивність управлінської інформаційної системи була невисокою: кожен документ копіювався вручну, крім рахунків, сумміруемих також вручну, і статистичних облікових журналів; склад інформації для прийняття рішень був обмежений.

Па зміну "ручний" інформаційної технології в кінці XIX ст. прийшла "механічна". Винахід друкарської машини, телефону, диктофона, модернізація системи суспільної пошти зумовили принципові зміни в технології створення і обробки документів і, як наслідок, в продуктивності роботи. По суті механічна технологія проклала дорогу до формування технології документаційного забезпечення управління сучасних установ.

Для того щоб інформація стала основою для прийняття, закріплення та виконання управлінського рішення вона повинна бути зафіксована, записана.

Документування - це запис інформації па різних носіях за встановленими правилами, яка є обов'язковою умовою включення інформацією інформаційні ресурси.

Документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління: "Законодавством Російської Федерації або угодою сторін можуть бути встановлені вимоги до документування інформації. У федеральних органах виконавчої влади документування інформації здійснюється у порядку, що встановлюється Урядом Російської Федерації. Правила діловодства та документообігу, встановлені іншими державними органами, органами місцевого самоврядування в межах їх компетенції, повинні відповідати вимогам, встановленим Урядом Російської Федерації в частині діловодства та документообігу для федеральних органів виконавчої влади "[2].[2]

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Сучасне документування включає використання всіх доступних способів фіксації і передачі інформації. В апараті управління документування здійснюється як природною мовою (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма, машинограмма, відеограма), так і на штучних мовах з використанням відповідних носіїв (магнітні, лазерні диски, ін.). Залежно від застосовуваних засобів документування розрізняють кілька способів документування: текстове; кіно-, фото-, фоно-, відеодокументування (аналогове) та електронне (цифрове) [3].[3]

На відміну від інформації документ (від лат. Documentum - зразок, свідоцтво, доказ) можна визначити як:

- Зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати [4];[4]

- Файл тексту, який виробляється чи читається за допомогою текстового процесора або програми настільної видавничої системи [5];[5]

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Обсяг інформації в документі можна розрахувати за формулою

де - обсяг описової частини документа; Wн - обсяг інформаційної частини документа, КБ.

У свою чергу, обсяг описової частини

де W i - обсяг інформації в i-му полі описовій частині документа; п - кількість полів в записі описовій частині документа.

Обсяг інформаційної частини документа

де N 3 - кількість записів в інформаційній частині документа; W j - обсяг інформації в j- му полі інформаційної частини документа; т - кількість полів в записі інформаційної частини документа.

За допомогою цих залежностей можна визначити потребу в дискової пам'яті для зберігання документів, навантаження на локальну мережу, обгрунтовано вибрати технічні засоби і тип системи управління базами даних (СКБД) при проектуванні інформаційних систем.

Функції документа безпосередньо пов'язані з функціями інформації, які документ приймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носії.

Функції документа можна розділити на загальні та специфічні, первинного і вторинного порядків, явні і приховані (латентні).

До основних функцій документа належать:

- Інформаційна (фіксація і збереження інформації);

- Соціальна (забезпечення соціальних потреб, виконання важливих суспільних завдань);

- Культурна (закріплення і передача культурних традицій);

- Комунікативна (забезпечення зв'язку між окремими елементами громадської структури, людьми).

Специфічні функції документа:

- Правова (закріплення і зміна правових норм і правовідносин у суспільстві);

- Управлінська (забезпечення організації системи і процесів управління);

- Функція історичного джерела (віддзеркалення історичних відомостей про розвиток суспільства);

- Пізнавальна (когнітивна);

- Гедонічна.

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, підтвердження авторського авторитету та ін.

В управлінській діяльності надзвичайно важлива юридична значимість документа. Документ служить основою для прийняття управлінських рішень, фіксує прийняті рішення, підтверджує факт їх виконання, є джерелом для узагальнень і аналізу отриманих результатів. Документ вважається і предметом, і результатом праці.

Правова функція документа - його необхідна властивість, яким володіють, насамперед, документи, які фіксують правові норми. Але будь управлінський документ несе в собі цю функцію, оскільки володіє певною юридичною силою.

Документ фіксує інформацію, надає їй об'єктивність (юридичну силу), тим самим забезпечує її збереження й нагромадження, можливість передачі іншій особі в системі управління, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до інформації в часі. Таким чином, найважливіша функція будь-якого документа - інформаційна.

Комунікативна функція документа - це його властивість служити засобом зв'язку, комунікації між різними посадовими особами, структурними підрозділами, між державними організаціями, керуючої і керованої системою і т.д. Документ володіє цією функцією, оскільки слугує засобом передачі офіційної управлінської інформації і в часі, і в просторі.

Пізнавальна (когнітивна) функція документа полягає в можливості служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи і суспільства.

Гедонічна функція документа пов'язана з його здатністю служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу.

Таким чином, будь-який документ поліфункціонален. Документи виступають одночасно засобом і способом реалізації покладених на апарат управління функцій, відображають всі форми управлінської діяльності [6]. Як носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників.[6]

Розвиток інформаційного обміну, виділення із загального інформаційного потоку книги як носія знань, а згодом бази даних з одного боку, а також документів, як специфічних носіїв офіційної управлінської інформації, з іншого боку, пройшло довгий історичний шлях. Вчені вважають, що тільки близько 100 тис. Років тому з розвитком мови стало можливим накопичення інформації в пам'яті людини.

Спочатку це був індивідуальний процес, тобто кожен індивідуум запам'ятовував інформацію для себе, потім передавав свої знання дітям, онукам, учням. Такий спосіб передачі носив миттєвий (оперативний) характер, більш серйозна інформація забувалася, спотворювалася, перетворювалася на билини і казки.

Колективну пам'ять людству дало виникнення писемності 5-6 тисячоліть тому. Саме писемність дозволила реалізувати повний набір процесів переробки інформації: збір, фіксацію інформації на матеріальних носіях, передачу і її збереження. Всі види писемності: текстова, цифрова, картографічна, технічна графіка проходили певні послідовні етапи свого розвитку, поки придбали сучасну форму.

Це цікаво!

У ряді випадків надлишкова інформація, звана інформаційним шумом, приносить користь. Причому необхідність надмірності доведена еволюційним розвитком, оскільки надлишковими є практично всі існуючі алфавіти і мови. Приміром, в російській мові надмірність становить 40% (за іншими даними - до 60-70%), у французькому - 55%. Без деякої надмірності людина не в змозі тривалий час сприймати інформацію. Це вимагало б від нього постійного напруженої уваги і призвело б до швидкого стомлення і втрату здатності до сприйняття. Крім того, мовна надмірність сприяє кращому запам'ятовуванню інформації, на відміну від смислового надмірності, яка, навпаки, перешкоджає розумінню і запам'ятовуванню інформації.

Документную інформацію характеризує ряд важливих властивостей:

- Доступність, тобто можливість отримання споживачем;

- Захищеність від несанкціонованого доступу і змін, спотворень з боку інших осіб;

- Ергономічність, тобто відповідність обсягу інформації конкретному споживачеві;

- Визначеність;

- Новизна.

Крім зовнішніх властивостей, існують внутрішні властивості документної інформації. Вони знаходять своє вираження в обсязі інформації, в її внутрішньої організації, структурі.

  • [1] Федеральний закон від 27 липня 2006 № 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації". Ст. 2.
  • [2] Федеральний закон від 27 липня 2006 № 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації". Ст. 11.
  • [3] Конявскій В. А., Гадасін В. А. Основи розуміння феномена електронного обміну інформацією. Мінськ, 2004. С. 18-33.
  • [4] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення (затв. Наказом Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 17 жовтня 2013 № 1185-ст) (Система стандартів з інформ., Бібл. І вид. Справі).
  • [5] Великий тлумачний словник комп'ютерних термінів. М., 1999. С. 512.
  • [6] Павлюк Л. В., Воробйов Н. І. Довідник з діловодства та основам роботи на комп'ютері. М .; СПб., 1997; Організація роботи з документами. М., 1998; Кузнєцова Т. В. Секретарська справа. М., 2 002.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТА В СУЧАСНОМУ СУСПІЛЬСТВІ
ПОЛІТИЧНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМІ УПРАВЛІНСЬКИХ ВІДНОСИН СУЧАСНОГО СУСПІЛЬСТВА
Сучасне суспільство
Сучасні трактування громадянського суспільства
ПРЕСА І ІНТЕРЕСИ ПОЛІТИЧНИХ СИЛ: ОСОБЛИВОСТІ КОМУНІКАЦІЇ В СУЧАСНОМУ СУСПІЛЬСТВІ
Зовнішньоекономічні зв'язки як предмет вивчення
Огляд предметів і документів
Предмет історичної науки. Методологічні підходи до вивчення історії
ПРЕДМЕТ ВИВЧЕННЯ ПОЛІТОЛОГІЇ ТА ЇЇ МІСЦЕ В СИСТЕМІ НАУК
Предмет і система курсу "Судові та правоохоронні органи Росії", методи його вивчення
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук