Навігація
Головна
Управлінська документація. Види документів та їх класифікаціяОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ...ДОКУМЕНТУВАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВКласифікація документівКласифікатори та уніфіковані системи документаціїУніфіковані системи управлінської документаціїДокументальна основа системи менеджменту якостіПорядок створення системи управління документамиОрганізаційно-розпорядча документація (ОРД)Облікова документація
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Класифікація управлінських документів і систем документації

Класифікація документів - процес упорядкування або розподілу документів по класах з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.

Класифікація (лат. Classik - розряд, група) документів - це система їх супідрядності, використовувана як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті.

Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми.

Рід (клас) - це сукупність (безліч) документів, що мають певний спільний ознака, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів.

Послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиду, різновиду і т.д. засноване на принципі дихотомії, наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ тощо

Вид - другий рівень ділення, при якому родове поняття "документ" ділиться на видові поняття, тобто на види документів.

Відповідно до термінологічним державним стандартом термін "вид документа" визначається як класифікаційне поняття, що означає приналежність документа до певної групи за ознакою спільності функціонального призначення [1]. Вид - це класифікаційна дефініція більш високого рівня по відношенню до конкретного документа.[1]

Відповідно з певним видом історично складався загальний порядок оформлення груп документів, правова значимість, структура тексту, порядок введення в дію. Різні види документів мають різний набір інформаційних елементів (реквізитів). Оскільки основною функцією документа є запечатление, надання юридичної сили і збереження офіційної інформації, відсутність або неправильне оформлення в документі цих інформаційних елементів може зробити його сумнівним або недійсним для системи управління в цілому.

Найменування багатьох видів документів сформувалися досить давно. З початку XVIII ст. відомі такі документи, як протокол, диплом, патент, рапорт, акт, відомість тощо. Тільки до кінця XIX ст. з'явилася постанова як вид документа. З плином часу у вживанні документів відбувалися істотні зміни: переслали вживатися одні види, їм на зміну приходили інші. Так, наприклад, в 1990-х рр. у федеральних органах виконавчої влади набув поширення такий вид документа, як доручення. Листування, оформляемая у XVIII ст. у вигляді відносин, доношених і рапортів, звелася до листа, яким оформляються зовнішні зв'язки організації; до доповідної, пояснювальній і службові записки, використовуваним для різної з управлінського змістом внутрішнього листування.

Сформована система видів документів є однією з характерних рис вітчизняного діловодства в даний час. Назви видів документів не формулюються авторами конкретних документів довільно, а вибираються з числа регламентованих нормативною базою. Так, в діючий Загальноросійський класифікатор управлінської документації [2] включено близько 5000 уніфікованих форм документів, в їхніх назвах використовується тільки 80 найменувань видів [3].[3]

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Працівники служб документаційного забезпечення повинні мати чіткі уявлення про те, яким видом документа оформляється документування того чи іншого питання або дії, та здійснювати контроль за правомочним застосуванням конкретних видів документів у відповідній структурі управління.

Документи одного виду можуть бути різні за призначенням, змісту, порядку оформлення, сфері застосування. Наприклад, всередині виду документа "акт" виділяють його різновиди: акт про виділення до знищення документів з минулими термінами зберігання, акт ліквідації організації та ін. Тому важливе значення для оформлення конкретного документа має і його приналежність до тієї чи іншої системи документації.

Все різноманіття документів, застосовуваних для документування управлінської діяльності, можна класифікувати і за іншими підставами (ознаками). На рис. 2.1 представлені деякі критерії класифікації.

Документи можна класифікувати за призначенням. Распорядительная діяльність оформляється виданням наказів і вказівок, постанов, рішень, розпоряджень. Організаційна діяльність знаходить відображення в статутах, положеннях, правилах, інструкціях та ін. Інформаційний обмін в системах управління здійснюється за допомогою листів, телефонограм, довідок, звітів і т.д. [4]

За походженням розрізняють документи особисті та офіційні. Документи особового походження включають особисту переписку, спогади особистого характеру, щоденники. Вони створюються поза сферою службової діяльності людини або виконання громадських обов'язків.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Офіційні документи створюються юридичними або фізичними особами з обов'язковим оформленням (посвідченням) у встановленому порядку.

Серед офіційних документів слід виділити групи особистих документів: засвідчують особу (паспорт, пропуск), спеціальність, освіту (диплом, атестат), трудовий стаж (трудова книжка) та ін.

Класифікація документів

Рис. 2.1. Класифікація документів

У залежності від сфери застосування офіційні документи поділяються на управлінські, наукові, технічні, виробничі (технологічні) та ін.

За кількістю порушених у них питань документи можна розділити на прості і складні. Прості документи містять виклад одного питання, наприклад, пояснювальні записки, акти, більшість листів. Складні документи включають кілька запитань і можуть відноситися до кільком посадовим особам, структурним підрозділам, установам. До таких документів можна віднести протоколи, постанови, накази.

За унікальності тексту документи можуть бути індивідуальними, типовими і трафаретними.

В індивідуальних документах зміст викладається у вигляді пов'язаного тексту. Укладач індивідуального документа готує оригінальний текст, присвячений виконанню конкретної управлінської задачі. Ці документи пишуться, як правило, літературною мовою.

Типові документи використовуються для документування однотипних повторюваних ситуацій і складаються на основі зразка, наприклад, типові листи, типові інструкції, типові договори та ін. Метод типізації використовується, як правило, при розробці типових текстів, тобто еталонів, на основі яких створюються конкретні документи.

У трафаретних документах структура викладу тексту формалізована, в них використовуються заздалегідь підготовлені стандартні фрази або окремі частини постійно повторюваного тексту і пропуски для заповнення змінної інформації: анкети, довідки, уніфіковані бланки документів.

За способом документування (фіксації інформації) можна виділити: письмові (текстові, табличні), графічні (документи, виконані графічним способом), фонодокументи (зафіксовані шляхом запису звуку), відеодокументи (зафіксовані за допомогою фото- і відеотехніки), цифрові (комп'ютерні записи документної інформації), образотворчі (фіксують інформацію за допомогою художнього зображення об'єкта).

Залежно від ролі в системі управління документи можна розділити на вхідні (надійшли в організацію), вихідні (відправляються з організації), внутрішні (створювані в даній організації і використовувані у внутрішніх зв'язках).

За обмеженню доступу (ступенем гласності) документи поділяються на секретні, конфіденційні і відкриті (несекретні). Документи обмеженого доступу забезпечуються додатковими позначками і грифами; використання і робота з ними здійснюються з особливих технологій і вимагають спеціального дозволу і персоналу.

За ступеня автентичності (юридичної значимості) документи поділяються на оригінали, оригінали, копії та дублікати. Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою. Документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення), вважається справжнім. Синонімом першотвору є оригінал (за винятком креслень). Складені в кількох примірниках оригінали називаються "помноженими"; всі вони володіють однаковою юридичною силою, наприклад, договору.

Дублікат - це копія офіційного документа, що має юридичну силу оригіналу і супроводжувана відміткою "Дублікат", наприклад, трудової книжки, атестата. Дублікати створюються замість втраченого або зіпсованого першотвору, у яких, з метою запобігання їх одночасного використання робиться відмітка "Виданий дублікат".

Копія документа може бути факсимільного чи вільною. Факсимільна копія, як правило, повністю відтворює зміст документа і все що містяться в оригіналі реквізити, особливості їх розташування. Факсимільна копія виготовляється на копіювальній техніці. Для документів, виготовлених за допомогою друкувальних пристроїв, факсимільного копією є другий і наступні екземпляри документів. Вільна копія містить всі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму. Копії можуть відтворювати весь документ або частина тексту документа (виписки). Для кожного виду копій застосовується своя технологія запевнення, незавірені копії не мають юридичної сили.

За термінами зберігання документи діляться на документи постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

Класифікації, в основу яких покладено ознака змісту (сенсу) документа, називають семантичними. У них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, тем, предметів, проблемам.

  • [1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
  • [2] ОК 011-93 Загальноросійський класифікатор управлінської документації.
  • [3] Сокова А. Н. Поняття виду в документоведении (документний систематика) // Діловодство. 2002. № 3. С. 7-12.
  • [4] Призначення документів і стало основою їх видової класифікації.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Управлінська документація. Види документів та їх класифікація
ОСНОВНІ ВИДИ І СИСТЕМИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ І ПРАВИЛА ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ
ДОКУМЕНТУВАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Класифікація документів
Класифікатори та уніфіковані системи документації
Уніфіковані системи управлінської документації
Документальна основа системи менеджменту якості
Порядок створення системи управління документами
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)
Облікова документація
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук