Навігація
Головна
Організаційно-розпорядча документація (ОРД)Облікова документаціяОблікова документаціяАудиторська документаціяУніфіковані системи управлінської документаціїХарактеристика комплексів кадрової документаціїСклад документації управління персоналом
 
Головна arrow Документознавство arrow Документознавство
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Системи документації

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Документ - це одиничний акт документування факту чи дії. Але діяльність будь-якої організації або юридичної особи цим не обмежується і характеризується сукупністю документів, певним чином взаємопов'язаних і взаємодіючих, тобто системою документації.

Система документації - це "сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення" [1].[1]

Виходячи з положення, що документи є формою відображення діяльності, можна виділити безліч систем документації, взаємопов'язаних і супідрядних.

Найзагальнішими і цілісними, що займають верхню позицію в комплексі систем варто вважати загальнодержавні (міжгалузеві) системи документації, які можна класифікувати за різними ознаками: функціональним, галузевим, за рівнями управління і т.д. Так, функціональними системами документації визначаються ті області діяльності, які в тому чи іншому обсязі притаманні майже всім організаціям або юридичним особам: планування, облік, фінансування та ін .; галузевими системами - сфери, які притаманні тільки певним групам організацій, пов'язаних єдністю (схожістю) діяльності: навчальна, митна, податкова та ін.

Однотипність значного числа вирішуваних завдань, однакові технології їх документування, повторюваність значного обсягу обов'язкової інформації дозволили в практичних цілях виділити ряд систем документації та базових вимог до їх застосування.

Першою з цих систем слід поставити Державну систему стандартів і технічних умов. Розроблена вперше в 1965 р система включила державні стандарти, якими визначаються основні цілі та завдання стандартизації, організація та методика проведення робіт по стандартизації в країні; порядок розробки, впровадження, звернення стандартів та іншої нормативно-технічної документації, внесення до них змін; організація державного нагляду та відомчого контролю з їх впровадження і дотримання.

У рамках цієї системи визначено об'єкти стандартизації, категорії та види створюваних стандартів: державні, галузеві стандарти і технічні умови, стандарти конкретних підприємств, а також єдині правила побудови, змісту та викладу стандартів незалежно від їх виду та категорії, аж до метрологічного забезпечення та вимог безпеки , що містяться в стандартах і технологічних умовах.

У 1971 р був розроблений основний комплекс, що складається більш ніж з 20 стандартів і керівних документів Єдиної системи технологічної документації (ЕСТД). Комплекс дозволяв різні завдання в області оформлення та обігу технологічної документації як загального призначення, так і спеціалізованої, за видами робіт на підприємствах і організаціях незалежно від їх типу і характеру виробництва.

ЕСТД встановив загальні положення і призначення єдиної системи, загальні вимоги, пов'язані з розробкою форм технологічних документів, виконання бланків документів та оформлення технологічних документів, правила виконання основних написів, правила оформлення документів з урахуванням їх автоматизованої обробки, комплектність документів, термінологію вимоги до складу застосовуваних у документах системи класифікаторів техніко-економічної інформації.

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

Одночасно проводилося створення аналогічної з побудови та змісту Єдиної системи конструкторської документації. Стандартизація конструкторської документації здійснюється в рамках міжнародних вимог ISO / ТК10 "Технічні креслення" і МЕК / ТКЗ "Графічні позначення".

Кожна з вищеназваних систем включає нормативні документи, що визначають порядок виготовлення і оформлення відповідних документів, організації їх обліку, особливостей зберігання.

Існують інші системи документації виробничого призначення: Єдина система проектної документації на капітальне будівництво, Єдина система технологічної підготовки виробництва (виробів машинобудування, приладобудування і засобів автоматизації). Близькі до них Єдина система стандартів автоматизованих систем управління, Єдина система програмної документації.

В останні роки активно поповнюється новими нормативними документами та Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи (СИБИД), зокрема, нормативами з управління документами в умовах застосування комп'ютерних технологій.

Найбільш обширним за складом завдань і документів є комплекс нормативних документів (стандартів) і розроблених на їх основі Уніфікованих систем управлінської документації (УСД), що включає кілька сотень форм документів. Характерними рисами цього комплексу документів є:

- Однаковість побудови форм та регламентації змісту документів, що входять в кожну систему; виключення з документів дубльованих даних, а також традиційно включаються в них даних, але не використовуються при вирішенні конкретних завдань, що дозволяє домагатися однократності введення інформації в процесі вирішення управлінської задачі;

data-override-format="true" data-page-url = "http://stud.com.ua">

- Єдність застосовуваної термінології і умовних позначень, що дозволяє домагатися порівнянності показників при переході з одного рівня управління на інший і від однієї системи до іншої на основі уніфікації алгоритмів формування показників і документів;

- Певна кінцева сукупність реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей побудови видів документів і конкретних форм;

- Встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, спільних для всіх систем документації та конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей.

Уніфіковані системи, а також окремі форми управлінської документації затверджуються органами стандартизації та розробниками як обов'язкові для будь-яких структур управління і організацій, які застосовують різні технології документального забезпечення управління (ДОП). Наприклад: керівництво російської національної стандартизацією здійснює національний орган зі стандартизації - Федеральне агентство з технічного регулювання і метрології (Держстандарт, до 15 червня 2010 г. - Ростехрегулювання). Він як орган по стандартизації, визнаний на національному рівні, має право представляти інтереси країни в галузі стандартизації в відповідної міжнародної або регіональної організації зі стандартизації.

Кожен з документів, представлений в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД) [2]Це кодове позначення підтверджує відповідність затвердженому для обов'язкового застосування зразку-еталону.

При уніфікації документів необхідно дотримувати наступні принципи:

- Уніфікація від загального до приватного, що полягає в побудові формуляра-зразка документів та розробці на його основі конкретних форм документів;

- Однаковість побудови форм документів, що забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціідокументів текстів, вироблення єдиних вимог до документації різних рівнів управління, уніфікації розташування даних по полю документа;

- Комплексність уніфікації, що охоплює всі вимоги до документа на стадіях його створення, виконання, обробки та зберігання;

- Інформативність, тобто включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, а також для надання документам юридичної сили;

- Стабільність вимог до документів, виходячи з використання форм документів протягом досить тривалого періоду часу;

- Економічність за рахунок обгрунтованого включення документів систему документації та широкого застосування бланків;

- Пару з діючими системами класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

В даний час в Російській Федерації встановлена наступна класифікація загальноросійських уніфікованих систем управлінської документації [3]:[3]

1. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації:

- По створенню організації, підприємства;

- По реорганізації організації, підприємства;

- З ліквідації організації, підприємства;

- По приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;

- По розпорядчої діяльності організації, підприємства;

з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;

- По оперативно-інформаційного регулюванню діяльності організації, підприємства;

- По документуванню кадрової діяльності;

- З оформлення дисциплінарних стягнень та заохочень.

2. Уніфікована система банківської документації:

- Платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки;

- По емісійно-касових і бюджетним операціями банків;

- За кредитними операціями банків;

- Але контролю за витрачанням коштів на оплату купа та виплати соціально-трудових ресурсів;

- За операціями банків, пов'язана з міжнародними розрахунками;

- Вихідна документація банків;

- По депозитарним операціям банків.

Внутрішньобанківські форми встановлені на наступні види документації:

- Платіжна документація але безготівковими розрахунками через банки;

- По емісійно-касових і бюджетним операціями;

- З контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових пільг (на споживання);

- Вихідна документація банків;

- Документація по грошовому обігу;

- За кредитними операціями банків;

- Бухгалтерська документація.

3. Уніфікована система фінансової облікової та звітної документації бюджетних установ і організацій:

- Фінансова документація;

- Звітна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій;

- Облікова бухгалтерська документація.

4. Уніфікована система звітно-статистичної документації:

- За статистикою національних рахунків і економічних балансів;

- За статистикою науково-технічного потенціалу та інноваційного прогресу;

- З статистики праці

- За статистикою матеріальних ресурсів;

- За статистикою фінансів;

- По соціальній статистиці;

- За статистикою промисловості;

- За статистикою сільського господарства і заготівель сільськогосподарської продукції;

- За статистикою капітального будівництва;

- За статистикою зовнішньоекономічних зв'язків;

- За статистикою споживчого ринку та його інфраструктури;

- За статистикою транспорту і зв'язку;

- За статистикою спостереження та реєстрації зміни цін і тарифів.

5. Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств:

- Звітна бухгалтерська документація;

- Регістри бухгалтерського обліку;

- Первинна облікова документація.

6. Уніфікована система документації з праці:

- Станом ринку праці;

- З трудових відносин;

- З підвищення кваліфікації працівників органів з праці;

- З охорони праці;

- За мінімальними споживчим бюджетам

- За зверненнями до органів з праці.

7. Уніфікована система документації Пенсійного фонду РФ:

- З обліку та розподілу коштів;

- По планово-економічної діяльності;

- По контрольно-перевірочній діяльності.

8. Уніфікована система зовнішньоторговельної документації:

- Оперативно-комерційна документація;

- Товаросупровідних документація;

- Розрахункова зовнішньоторговельна документація;

- Документація, що оформляється при ввезенні (вивезенні) товару;

- Транспортна зовнішньоторговельна документація;

- Еспедіторская зовнішньоторговельна документація.

Всі уніфіковані системи включають в себе комплекти конкретних документів, оновлюваних в міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали з заповнення і застосування цих документів.

Уніфіковані форми галузевої документації

Поряд з міжгалузевими системами документації існують форми документів, що відображають специфіку інформаційного забезпечення конкретних галузей діяльності або окремих організацій. Подібного роду специфіка обумовлена, по-перше, особливими додатковими вимогами до інформації для вирішення типових управлінських функцій (оформлення прийому, переміщення і звільнення кадрів в освіті, охороні здоров'я і т.д.); по-друге, тим видом діяльності, для реалізації якого і була сформована та чи інша галузь і управління нею. Даний вид документації фіксує основну діяльність галузі, наприклад:

- Документація з охорони здоров'я (рецепти, лікарняні листи, історії хвороб і т.д.);

- Документація з архівної справи (опису справ, лист-засвідчувач, путівники і т.д.);

- Документація геологорозвідувального виробництва (карти, профілі, справи свердловин і т.д.);

- Навчальна документація (розкладу, відомості успішності, програми курсів і т.д.).

Питаннями визначення складу даної документації, її інформаційного наповнення, внутрішньої організації та оформлення займаються відомства та / або інші організації офіційно визначені головними в конкретній галузі діяльності, наприклад, Російська державна бібліотека - для решти бібліотек країни.

Галузеві форми документів мають нормативний характер в рамках адміністративної (відомчої) системи (судова, нотаріальна та ін.), Або для всіх організацій, що займаються одним видом діяльності (документація страхова, медична й ін.).

  • [1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Діловодство та архівна справа ...
  • [2] ОК 011-93. Загальноросійський класифікатор управлінської документації (затв. Постановою Держстандарту Росії від 30 грудня 1993 № 299) - введено в дію замість Загальносоюзного класифікатора управлінської документації на території Російської Федерації.
  • [3] В системі ГАРАНТ можна знайти потрібні уніфіковані форми у форматі MS Word та / або MS Excel, а також затверджують їх документи.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Cхожі теми

Організаційно-розпорядча документація (ОРД)
Облікова документація
Облікова документація
Аудиторська документація
Уніфіковані системи управлінської документації
Характеристика комплексів кадрової документації
Склад документації управління персоналом
 
Дисципліни
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук